EU-Café. 15. Dezember 2011

Transkript

1 EU-Café 15. Dezember 2011

2 Kostenabrechnung im 7.RP Projektaudits Horizon 2020 Aktuelle Calls

3 Kostenabrechnung im 7. Rahmenprogramm

4 Drei Arten von Kosten Budgetierte Kosten bezahlte Kosten erstattungsfähige Kosten SEITE 4 Mehrwertsteuer ist zb. nicht erstattungsfähig

5 Fördersätze und Kostenarten Fördersätze für Projektaktivitäten Kostenarten Research & Development 75% Management 100% Other Activities (Dissemination) 100% Coordination and Support 100% Demonstration 50% Personnel costs Other direct costs Subcontracting Indirect costs SEITE 5

6 Personalkosten Im 7. Rahmenprogramm gibt es keinen Unterschied zwischen Stammpersonal und Drittmittelpersonal. Lt. Zeitaufzeichnungen Stundensatz (je Mitarbeiter/in) X EU Projektstunden SEITE 6

7 Stundensatzberechnung Gehalt + soziale Gehaltsbestandteile (zb. Urlaubsgeld, Krankenversicherung) + sonstige Gehaltsbestandsteile -> Daten kommen von der Personalverrechnung der WU. Tatsächliche Brutto-Brutto Kosten Tatsächliche Produktivstunden Produktive Stunden lt. Zeitaufzeichnungen = Jährliche Anzahl der geleisteten Stunden - Urlaub / Krankenstand - Abwesenheit aufgrund sonstiger Ansprüche SEITE 7

8 Zeiterfassung Aufzeichnung der gesamten Arbeitszeit und Aufgliederung auf die EU- und nationalen Projekte Aufzeichnung der Lehrtätigkeit Erfassung der Workpackages jedes EU Projekts Unterzeichnet und gegengezeichnet von der/dem Vorgesetzten Template am EU-Portal vorhanden SEITE 8

9 Template am EU Portal SEITE 9

10 Other Direct Costs Travel Consumables Wenn nicht indirekte Kosten Durable Equipment Nur die Abschreibungen können abgerechnet werden Computing Other specific costs zb. Kosten für Projectdinner, so diese im Rahmen bleiben ( 50,- pro Person lt. Rundschreiben Verwendung von WU Budgetmitteln für Sachausgaben von Departments ) SEITE 10

11 Subcontracting Mehr als erwartet... Werkverträge (mit studentischen Mitarbeiter/inne/n) Catering (Mittagessen, wenn dieses geliefert wird) Druckkosten für Flyer, Mappen etc. Blumendekorationen Certificate on Financial Statements (Audit)... Auf Subcontracting gibt es keine indirect costs SEITE 11

12 Indirekte Kosten Die WU erhält eine Flat rate von 60% auf alle Personnel- und Other Direct Costs. Indirekte Kosten decken ab: Verwaltungsgemeinkosten Raummieten Strom- und Heizkosten Aufwendung für Reinigungsdienste Telefon- und Kopierkosten Allgemeine Büroausstattung PC und Standardsoftware Postgebühr, Bürobedarf SEITE 12

13 Financial Reporting Spätestens 60 Tage nach Ende der Reporting Periode: Form C Forschungsservice und Drittmittelstelle unterstützen sehr gerne: Mwst. herausrechnen Berechnung der Personalkosten Kostenaufteilung Form C wird von dem/der Projektleiter/in und von der Vizerektorin für Finanzen unterschrieben SEITE 13

14 Kostenabrechnung am EU- Portal 1/2 Form C SEITE 14

15 Kostenabrechnung am EU- Portal 2/2 Kostenabschätzung SEITE 15

16 Projektaudits

17 Drei Arten von Audits 1. Cetrificate on Financial Statements Bei Fördervolumen > ,- Wirtschaftsprüfer/in kann frei gewählt werden 2. Second Level Audit Prüfung wird von der Kommission gestartet Durchführung durch ein von der EU beauftragtes Wirtschaftsprüfungsunternehmen 3. Third Level Audits Durch den Europäischen Rechnungshof Sehr selten SEITE 17

18 Audits: Allgemeine Tipps 1st Level Auditors möglichst früh involvieren Forschungsservice möglichst früh involvieren: Wir unterstützen gerne gemeinsam mit den anderen Serviceeinrichtungen! Financial Reporting immer so gestalten, dass die Unterlagen sofort einem/r Auditor/in übergeben werden können Verwendung der entsprechenden Templates am EU-Portal Ein klar definierter Point of Contact Opening and Closing Meeting mit allen Beteiligten SEITE 18

19 Lessons learned Vorsicht bei Other Direct Costs vs. Subcontracting Overclaiming durch zu hohe Indirect Costs 1680 als Stundenteiler an der WU ist völlig ungeeignet für die Abrechnung => Echte Produktivstunden verwenden (siehe Folie 7) Personalkosten am Innenauftrag Verrechenbare Personalkosten Entgelt für Lehre bei Stammpersonal (lt. Dienstvertrag) ist durchaus verrechenbar Auch wenn Stammpersonal nicht abgerechnet wird, wäre es günstig Zeitaufzeichnungen zu führen Konsistenz mit Periodic Reports Puffer, falls bestimmte Kosten nicht anerkannt werden SEITE 19

20 8. Rahmenprogramm Horizon 2020

21 7. (laufendes) Rahmenprogramm SEITE 21

22 Basisdaten zu Horizon Laufzeit: Erste Calls wahrscheinlich Ende Draft basierend auf FP7 Midterm Evaluation Konsultationsprozess zum Greenpaper SEITE 22

23 Schlagworte Integriert: Rahmenprogramm, CIP, EIT, etc. Kohärent: Standardisiertes Regelwerk (Simplification) IT-Plattform: Alles läuft über ein Participant Portal Flexibel: Interdisziplinäre Zusammenarbeit Abdeckung des ganzen Innovationszyklus Risikofinanzierung SEITE 23

24 Drei Säulen Excellent Science Base ERC: Exzellente Grundlagenforschung Marie Curie Maßnahmen: Exzellente Ausbildung und Mobilität Future Emerging Technologies Forschungsinfrastrukturen weltweit kompetitive Einrichtungen Industrial Leadership ICT Nanotechnologien Biotechnologien Raumfahrt Societal Challenges Alterung und Gesundheit Nachhaltige Landwirtschaft und Bio-Economy Saubere Energie Transport Klima & Ressourceneffizienz Integrative, innovative und sichere Gesellschaften SEITE 24

25 Säule I: Excellent Science Base 27,8 Milliarden Stärkung der wissenschaftlichen Basis und Exzellenz Keine großen Neuerungen Alle Instrumente werden gegenüber RP7 stark aufgewertet ERC: Exzellente Grundlagenforschung Marie Curie Maßnahmen: Exzellente Ausbildung und Mobilität Future and Emerging Technologies Forschungsinfrastrukturen weltweit kompetitive Einrichtungen SEITE 25

26 Säule II: Industrial Leadership 20,3 Milliarden Forcierung von Innovationsleistung in Industrie und KMU Präsenz und auch Leadership in Schlüsseltechnologien Förderung von risikobehafteten F&E Projekten (Zugang zu Risikokapital) Einbettung von Forschungsorganisationen wahrscehinlich über indirekte Finanzierung Informations- und Kommunikationstechnologien Nanotechnologien Biotechnologien Raumfahrttechnologien SEITE 26

27 Säule III: Societal Challenges 35,8 Milliarden Forschung zu den großen gesellschaftlichen Herausforderungen (Projekte werden größer) Einbindung EIT (eine KIC zu jedem Thema) Förderung nicht - wie bisher - entlang von wissenschaftlichen Themen sondern noch mehr in Richtung gesellschaftlicher Probleme Health, demographic change and wellbeing Food security, sustainable agriculture and bio-economy Secure, clean and efficient energy Smart, green and integrated transport Climate action and resource efficiency including raw materials Inclusive, innovative and secure societies SEITE 27

28 Weiters interessant Simplification Ein Fördersatz pro Projekt (max 100%) über alle Aktivitäten 20% Overheads oder event. actual indirect costs für non-profit legal entities Wenn Personen nur an einem Projekt arbeiten, sind keine Zeitaufzeichnungen mehr notwendig ERA (Europäischer Forschungsraum) wird immer wichtiger Vermehrter Einfluss auf nationale Förderung (Thematisch) Freizügigkeit der Forscher/innen: zb. Verhaltenskodex für die Einstellung von Forscher/inne/n Erkenntnisse frei austauschen: Code of Practice für IP Management SEITE 28

29 Herausforderungen Societal Challenges und Industrial Leadership Themen Werden auch Einfluss auf nationale und andere EU-Schienen haben Internationale Vernetzung wird noch wichtiger: Größere Projekte bedeutet weniger Player, weil die Anzahl der Partner/innen pro Projekt nicht steigen soll Neue ERC-Form bereits in FP7: Synergy Grant SEITE 29

30 Was macht das Forschungsservice der WU? Anpassung der internen Services an das neue RP Laufende Infos zu Horizon 2020 über EU-Portal, Aussendungen und Veranstaltungen Sukzessiver Aufbau eines EU-Portals 2020 Optimierung der internen Abrechnung von EU Projekten (Lessons Learned aus dem laufenden EU-Audit) SEITE 30

31 EU Portal - Überblick Alle Infos im Wiki zu: Projekteinreichung Kalkulation Projektdurchführung (Financial) Reporting WU-interne Regelungen Tools & Templates FAQs Erfahrungsaustausch in Foren Laufende News für Interessierte Werden Sie Mitglied unter: Nach der Anmeldung klicken Sie bitte in der Tabelle in der Zeile EU-Portal auf das Symbol ganz rechts. SEITE 31

32 EU Portal: So schaut s aus SEITE 32

33 EU Portal Beispiel: Tools&Templates SEITE 33

34 Aktuelle FP7 Calls

35 WU-Relevante Themen Cooperation: ICT: SSH: Transport: Ideas Adv. Grant SSH: Synergy Grant: Capacities Science in Soc.: Regions of Knowledge: People Career Integration Grant: IAPP: IRSES: ITN: SEITE 35

36 Kontakt Mag. Reinhard Sefelin Forschungsservice Research Service Center Tel: Fax: SEITE 36