???? ???? Prozessoptimierung durch e-invoicing

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1 «LTR_Name» «LTR_Name_2» Chief Financial Officer «LTR_Street» «LTR_Postal_Code» «LTR_Region» «LTR_City» «Vendor_Country_LONG» Account: «Vendor» FO-PTP/ ???? ???? Prozessoptimierung durch e-invoicing Sehr geehrte Damen und Herren, wir sind ständig bestrebt, unsere Geschäftsprozesse und unseren Service sowohl für Kunden als auch für Lieferanten zu verbessern. Vor diesem Hintergrund implementieren wir zurzeit die nächste Stufe unserer Strategie mit dem Ziel, papierbasierte Abrechnungsprozesse auf einen elektronischen Abrechnungsprozess umzustellen. Diese Änderung betrifft unsere Lieferanten in Europa und Nordamerika. Mit Wirkung vom Mai 2012 plant Henkel für Europa und Nordamerika, Rechnungen von Lieferanten nicht mehr in Papierform zu akzeptieren. An Stelle dessen wird die Übermittlung elektronischer Rechnungen über unseren ausgewählten Partner die Firma OB10 der Weg sein, Rechnungen zu übermitteln und Zahlungen zu veranlassen. Die Vorteile des neuen Prozesses für Ihr Unternehmen sind erheblich: Der Rechnungsversand wird beschleunigt, und der garantierte Empfang durch Henkel wird bestätigt Probleme in der Rechnungsübermittlung werden umgehend erkannt und kommuniziert. Dies erlaubt eine pro-aktive Lösung von Problemen und vermeidet kostenintensive Nacharbeiten Keine Kosten für Papier, Druck und Postversand Reduzierung des CO 2 -Ausstoßes. Wir haben OB10 beauftragt, Ihr Unternehmen innerhalb der nächsten Tage zu kontaktieren, um Sie bei der Umstellung auf den neuen Rechnungsprozess zu unterstützen. Mit dem Zugang zum OB10-Netzwerk können Sie Rechnungen an jeden Ihrer Kunden senden, der bereits

2 Seite 2 / 5 Belege über OB10 empfängt. Auf diesem Weg wird auch die Effizienz Ihrer Prozesse weiter verbessert. Das beigefügte Informationsblatt beschreibt die möglichen Optionen und Kosten der OB10- Dienstleistungen, sowie weitere Informationen zum OB10-Netzwerk und die zahlreichen Vorteile, die Ihr Unternehmen nutzen kann. Diese Vorteile wird OB10 Ihnen gerne im Detail erläutern. Wir haben OB10 gebeten, uns über den Fortschritt Ihrer Registrierung zu informieren. Das Henkel OB10 e-invoicing Programm in Europa und Nordamerika hat begonnen und wir freuen uns darauf, auch Ihre Rechnungen spätestens ab dem 01. Mai 2012 auf diesem Weg zu erhalten. Damit Sie diesen Termin einhalten können, ist eine Registrierung bis zum 30. März 2012 erforderlich. Wir bedanken uns schon heute für Ihre Unterstützung bei dieser wichtigen Initiative. Wenn Sie OB10 ansprechen möchten, senden Sie bitte einfach eine an clientservices@ob10.com. Sollten Sie zum Inhalt dieses Schreibens mit einem Henkel-Vertreter sprechen wollen, wenden Sie sich bitte per an einvoicing.ssc@henkel.com. Mit freundlichen Grüßen Henkel AG & Co. KGaA Bertrand Conquéret Corporate Senior Vice President Purchasing Dr. Joachim Jaeckle Corporate Senior Vice President Financial Operations

3 Seite 3 / 5 Häufig gestellte Fragen Warum sollten wir OB10 für den Versand unserer Rechnungen einsetzen? Weil dies mittelfristig die einzige Lösung ist, die Henkel für die Rechnungsbearbeitung akzeptiert. Ist der elektronische Rechnungsversand über OB10 Voraussetzung für eine Geschäftsbeziehung mit Henkel? Ja. Falls Sie in Zukunft weiterhin Papierrechnungen an uns senden, kann es zu Verzögerungen in der Bearbeitung kommen. Welchen Nutzen bietet mir der elektronische Rechnungsversand über OB10? Aufgrund der Rechnungszustellung innerhalb weniger Stunden können Rechnungen schneller bearbeitet und fristgerecht bezahlt werden. Der Versand jeder elektronisch übermittelten Rechnung wird von OB10 bestätigt. Verloren gegangene Rechnungen auf dem Postweg gehören damit zur Vergangenheit. Verarbeitungsverzögerungen und Ausnahmebehandlungen aufgrund unvollständiger Rechnungen entfallen durch die automatische Prüfung auf Vollständigkeit. Die ANY-TO-ANY DATA FORMATTING Technologie ermöglicht die Nutzung der bestehenden IT-Infrastruktur jede Rechnungsapplikation kann problemlos angebunden werden. Höhere Prozesstransparenz und besseres Cash Flow Management, denn der Status offener bzw. bezahlter Rechnungen kann jederzeit im System abgerufen werden. Umsatzsteuer- und Signaturgesetz konforme Rechnungen. Leicht zu bedienende und effiziente Dienstleistungsplattform für den Versand elektronischer Rechnungen. Wird der elektronische Rechnungsversand über OB10 für neue Lieferanten Pflicht sein? Ja, der elektronische Rechnungsversand über OB10 wird Teil des Auswahlprozesses für neue Lieferanten sein. Wir werden zukünftig alle Lieferanten dazu anhalten, uns ihre Rechnungen über das OB10 Netzwerk zu senden. Muss ich diesen Service nutzen, wenn ich bereits fristgerecht bezahlt werde? Ja. Wenn Sie den Service von OB10 nutzen, können wir Sie auch weiterhin fristgerecht bezahlen. Was geschieht, wenn ich weiterhin Papierrechnungen sende? In der Zeit, in der Sie mit OB10 zusammenarbeiten, um Ihr Konto einzurichten, sind wir gerne bereit, weiterhin Papierrechnungen anzunehmen. Sie sollten jedoch spätestens bis zum 30. März 2012 an das Netzwerk angeschlossen sein und dann nur noch elektronische Rechnungen an uns senden. Ist der Service kostenpflichtig? Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung entscheiden, mit der Sie Rechnungsdaten direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation an OB10 senden können, fällt neben einer Transaktionsgebühr

4 Seite 4 / 5 auch eine Jahresgebühr an. Für weitere Information besuchen Sie bitte oder kontaktieren Sie OB10 direkt. Was beinhaltet die Jahresgebühr für die Integrierte Lösung? Die Gebühr umfasst die Einrichtung Ihres Kontos im OB10 Netzwerk sowie allgemeine Kosten für die Bereitstellung des Services. Sie ist einmal pro Jahr fällig und unabhängig von der Anzahl der Rechnungsempfänger, an die Sie elektronische Rechnungen über das Netzwerk versenden. Warum übernimmt Henkel nicht die Kosten? Da sowohl Sie als Rechnungssteller als auch wir als Rechnungsempfänger von dem Service profitieren, entrichten beide Seiten eine Gebühr für die Nutzung. Darüber hinaus möchten wir Sie darauf hinweisen, dass wir die zur Erstellung von Papierrechnungen anfallenden Kosten auch nicht übernehmen. Die Kosten für Papier, Druck, Versand usw. entfallen mit der Umstellung auf e-invoicing. Unserer Einschätzung nach ist die elektronische Rechnungsstellung für Rechnungssteller sogar kostengünstiger, weil die Prozesse optimiert und Rechnungen zeitnah bearbeitet werden können. Vor diesem Hintergrund verfolgt Henkel das Ziel, Rechnungen in Zukunft fristgerecht zu bezahlen. Werden Zahlungen von Henkel über OB10 vorgenommen? Nein, OB10 ist ein Netzwerk für den elektronischen Rechnungsversand und Empfang, keine Plattform für Zahlungen. Henkel wird seine Zahlungen wie bisher vornehmen. Muss ich einen Vertrag mit OB10 abschließen? Ja. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung entscheiden, werden Sie eine Dienstleistungsvereinbarung mit OB10 abschließen. Falls Sie sich jedoch für das Webformular entscheiden, werden Sie gebeten, den Allgemeinen Geschäftsbedingungen zuzustimmen. Ist es erforderlich, eine Software zu installieren? Nein. Eine Software ist nicht erforderlich. OB10 bietet eine einfache Lösung, bei der keine Datenformate vorgegeben werden. Die ANY-TO-ANY DATA FORMATTING Technologie ermöglicht den Versand der Rechnungsdaten in dem von Ihnen gewünschten Format. Ich sende bereits elektronische Rechnungen an andere Kunden. Kann ich EDI/XML- Rechnungen direkt an Henkel senden? Aus der Sicht von OB10 sind EDI und XML lediglich Datenformate. Wenn Sie sich für die Integrierte Lösung zur Rechnungsübermittlung entscheiden, können Sie Daten über EDI VAN an OB10 senden. Henkel wird direkt versandte elektronische Daten von Lieferanten nicht akzeptieren, weil wir lediglich eine konsolidierte Rechnungsdatei von OB10 übernehmen können. Welche Möglichkeiten des elektronischen Rechnungsversands haben wir, wenn wir keine Rechnungsapplikation einsetzen? Sie haben die Möglichkeit, über das Webformular online Rechnungen zu erstellen. Auch hierfür wird keine Software benötigt, Sie brauchen lediglich eine Internetverbindung und einen Standardbrowser.

5 Seite 5 / 5 Kann ich über OB10 elektronische Rechnungen an all meine Kunden versenden? Sie können über OB10 elektronische Rechnungen an all Ihre Kunden senden, die im OB10 Netzwerk registriert sind. Es fallen dafür keine zusätzlichen Gebühren an. Ich plane in absehbarer Zeit die Umstellung auf eine andere Rechnungsapplikation. Kann ich solange mit der Umstellung auf OB10 warten? Unser Ziel ist es, Rechnungen von allen Lieferanten ab dem 01. Juni 2012 auf elektronischem Weg zu erhalten. OB10 ermöglicht den Versand der Rechnungsdaten in jedem beliebigen Format, so dass Sie nach Einführung der neuen Rechnungsapplikation problemlos auf ein anderes Format umstellen können. Sie brauchen OB10 lediglich das neue Datenformat mitzuteilen. Die entsprechenden Änderungen werden dann in Ihrem Profil vorgenommen, ohne dass die Übermittlung elektronischer Rechnungen unterbrochen werden muss. Kann OB10 in mehreren Sprachen Unterstützung bei der Anbindung leisten? Ja, OB10 kann Rechnungssteller in folgenden Sprachen bei der Anbindung unterstützen: Französisch, Deutsch, Holländisch, Spanisch und Italienisch. Darüber hinaus hat OB10 auch Servicenummern in folgenden Ländern eingerichtet: Australien +61 (0) Belgien +32 (0) Dänemark +45 (0) Finnland +358 (0) Frankreich +33 (0) Deutschland +49 (0) Irland +353 (0) Italien Malaysia +60 (0) Niederlande +31 (0) Neuseeland +64 (0) Singapur +65 (0) Spanien +34 (0) Schweden +46 (0) Wo finde ich weitere Informationen über die OB10 Services? Weitere Informationen finden Sie unter Wo finde ich weitere Informationen über den elektronischen Rechnungsempfang über OB10? Weitere Informationen finden Sie unter

6 1 / 3 Optionen für den Rechnungsversand Mit e-invoicing von OB10 profitieren Sie von den folgenden Vorteilen: Sichere und garantierte Zustellung Ihrer Rechnungen Es dauert nur wenige Stunden, Ihre Rechnungen an die Kreditorenbuchhaltung des Kunden zu senden. So vermeiden Sie den Verlust von Rechnungen auf dem Postweg. Keine Verzögerungen der Bearbeitung durch fehlende Referenzangaben, Zustellungsfehler oder manuelle Eingriffe. Pünktliche Bezahlung Da Zustellung und Bearbeitung Ihrer Rechnungen deutlich beschleunigt werden, ist es einfacher, eine fristgerechte Bezahlung sicherzustellen. OBconnect ermöglicht Ihnen einen einfachen Rechnungsversand ohne zusätzliche Hardund Software. Höhere Prozesstransparenz und Cashflow-Management Sie können rund um die Uhr den Status Ihrer Rechnungen überprüfen und auswerten und dadurch Ihr Cashflow-Management verbessern. Umsatzsteuerkonforme Lösung OB10 erfüllt die Umsatzsteueranforderungen in Europa, Nordamerika und Asien. Ganz gleich, woher Rechnungen kommen und wohin sie gehen, wir garantieren umsatzsteuerkonforme Dokumente. Einfache und kosteneffiziente Rechnungsübertragung - jederzeit Sie haben zwei Möglichkeiten für den Versand von Rechnungen und Gutschriften über OB10. Mit der integrierten Lösung können Sie Rechnungsdaten direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation versenden. Über das Webformular hingegen können Rechnungsdaten online eingegeben und versendet werden. Die Gebühren für die Nutzung des Services werden abhängig von der gewählten Option direkt von OB10 erhoben. Bitte lesen Sie dieses Dokument sorgfältig durch, bevor Sie sich für eine der Optionen entscheiden. OptionsOverviewEUR, EN, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

7 2 / 3 So funktioniert es: Lieferant Käufer Rechnungen werden im System auf Dubletten und Vollständigkeit geprüft um eine automatische Weiterverarbeitung und fristgemäße Zahlung sicher zu stellen. Über das OBportal haben Sie Zugang zu verschiedenen Reporting-Funktionen und dem OBarchive, in dem jede Rechnung als lesbare PDF-Datei abgelegt und jederzeit abrufbar ist. Die beiden Optionen für den elektronischen Rechnungsversand Integrierte Lösung und Webformular werden auf der Rückseite genauer beschrieben. 1. Integrierte Lösung: Versand der Rechnungsdaten aus Ihrer Rechnungsapplikation Sie profitieren von einer voll automatisierten Lösung, denn OB10 ermöglicht Ihnen den Versand von Rechnungsdaten direkt aus Ihrer Rechnungsapplikation. Diese Daten können in sämtlichen Formaten und Strukturen gesendet werden. OB10 richtet für Sie ein Konto ein, über das Sie Ihre Rechnungsdaten versenden können, und OBexchange konvertiert diese in ein von Ihrem Kunden definiertes Format. Datenströme können entweder über das sichere OBportal, EDI oder FTP gesendet werden. Wenn Sie sich an die Richtlinien von OB10 zur Erstellung Ihrer Dateien halten, sollten Änderungen nicht erforderlich sein, wenn in Zukunft weitere Ihrer Kunden am OB10-Rechnungsprozess teilnehmen. Gebühren für die integrierte Lösung Jahresgebühr * Transaktionskosten je Rechnung 1 20 Transaktionen pro Monat 1, Transaktionen pro Monat 0, Transaktionen pro Monat 0, Transaktionen pro Monat 0,44 Mehr als 2001 Transaktionen pro Monat 0,32 OptionsOverviewEUR, EN, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.

8 3 / 3 Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. * Für die Einrichtung einer Verbindung zu Kunden wird eine zusätzliche Gebühr erhoben. Der Jahresbeitrag deckt die Kosten für die Einrichtung und Instandhaltung eines einzigen steuerpflichtigen Unternehmens. Für Rechnungssteller, die Rechnungen an verschiedene steuerpflichtige Gesellschaften ausstellen, können zusätzliche Kosten anfallen. Die Höhe dieser Kosten hängt u. a. von der Anzahl der verschiedenen Formate und der Anzahl unterschiedlicher Anbindungen ab. Bitte besprechen Sie dies mit Ihrem Ansprechpartner bei OB10. Hinweis: Transaktionen werden auf monatlicher Basis in Rechnung gestellt. 2. Webformular: Webbasierter Service für die manuelle Eingabe von Rechnungsdaten Das Webformular wurde für Unternehmen entwickelt, die ihre Rechnungen gegenwärtig manuell erstellen und eine geringe Anzahl an Rechnungen pro Jahr und Kunde versenden. Über das Webformular können alle Rechnungsbestandteile online eingegeben werden. OB10 stellt eine sichere Verbindung für den elektronischen Rechnungsversand bereit und garantiert, dass die Rechnung innerhalb von wenigen Stunden übermittelt wird. Dadurch können Ihre Rechnungen zeitnah bearbeitet und fristgemäß bezahlt werden. Gebühren für das Webformular OB10 verlangt keine Aufnahme- oder Jahresgebühr für die Nutzung des Services. Sie bezahlen lediglich für eine bestimmte Anzahl an Transaktionen im Voraus. Für jede gestellte Rechnung oder Gutschrift wird Ihnen eine Transaktion von Ihrem Guthaben abgezogen, unabhängig von der Anzahl der Positionen oder des Rechnungsbetrags. Gebühren für den Kauf im Voraus Transaktionspakete Transaktionen , ,00 3* ,00 Alle Preise verstehen sich zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. * Falls Sie Ihr Transaktionspaket auf Rechnung bezahlen möchten, wählen Sie bitte Paket 3. Für den Service wird zzgl. eine Bearbeitungsgebühr von 15% auf den Preis von 125 Transaktionen erhoben. ** Ihr erstes Transaktionspaket ist gültig für 12 Monate vom Verkaufsdatum. Registrierung für die Nutzung des Webformulars Von Ihrem OB10 Ansprechpartner erhalten Sie einen Link per , über den Sie sich für die Nutzung des Webformulars registrieren können. Im Rahmen der Registrierung werden Sie aufgefordert, eine Vorauszahlung für mindestens 25 Transaktionen zu leisten. Nachdem Sie Ihre Daten übermittelt haben, erhalten Sie eine Registrierungsbestätigung per und Sie können beginnen, Ihre Rechnungen über OB10 zu versenden. OptionsOverviewEUR, EN, 10/10 Copyright 2010 OB10. OB10 and the OB10 logo are trade marks of OB10 and protected by law.