Anl. 1 - Leistungsbeschreibung. Zur Erstellung von Druckaufträgen und Lieferung für das

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1 Anl. 1 - Leistungsbeschreibung Zur Erstellung von Druckaufträgen und Lieferung für das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen (Auftraggeber) im Rahmen der europaweiten Ausschreibung des Druck- und Lieferauftrags im offenen Verfahren. Auskünfte erteilt: Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen als Vergabestelle Große Langgasse Mainz Bieterfragen @impp.de

2 1.Vorbemerkung Das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen- IMPP ist für die Fächer Medizin, Pharmazie und Psychotherapie in Bezug auf die Erstellung, Bereitstellung und Auswertung der Prüfungsunterlagen im Rahmen der schriftlichen Staatsprüfungen zuständig. Die Staatsprüfungen finden mehrmals jährlich deutschlandweit an den Prüfungsstandorten der einzelnen Landesprüfungsämter statt. Ziel der Ausschreibung ist der Abschluss einer Rahmenvereinbarung. Diese umfasst den Druck von Prüfungshefte und Bildbeilagen (Los 1) und Heften mit Praktischen Hinweisen (Los 2). Der Bieter soll die Prüfungshefte und Bildbeilagen nach Vorgabe des Auftraggebers konfektionieren und bundesweit an die einzelnen Landesprüfungsämter und Hausexemplare sowie die Praktischen Hinweise an den Auftraggeber liefern. Aufgrund der besonderen Bedeutung der Staatsprüfungen bestehen erhöhte Anforderungen an die Geheimhaltung während des gesamten Produktionsprozesses bis zur Belieferung der Prüfungsämter. 2. Druckumfang: Gegenstand der Vergabe ist der Druck von jährlich jeweils ca Prüfungsheften (Los 1) Bildbeilagen (Los 1) Praktische Hinweise (Los 2) 2.1 Prüfungshefte und Bildbeilagen (Los 1): Für die viermal im Jahr stattfindenden Prüfungstermine sind unterschiedliche Prüfungsunterlagen zu drucken: Fachbereiche Medizin und Pharmazie = Für jeden Prüfungstag 2 Versionen Prüfungshefte (Auflagen A und B), Umfang jeweils ca Seiten, DIN A4 und optional eine farbige Bildbeilage, Umfang jeweils ca Seiten, DIN A4. Fachbereich Psychotherapie = Für jeden Prüfungstag ein Prüfungsheft (nur eine Version), Umfang jeweils ca Seiten, DIN A4. Die spezifischen Anforderungen an die Druckwerke sind der Anlage 5 (Los 1 -Exemplarische Kostenkalkulation Reguläres Staatsexamen) zu entnehmen.

3 Die Tabelle zeigt die unterschiedlichen Prüfungen, die Anzahl der Prüfungstage, die Anzahl der verschiedenen Prüfungshefte und der verschiedenen Bildbeilagen. Prüfungen Erster Abschnitt Pharmazie (P1) Erster Abschnitt Medizin (M1) Psychologische Psychotherapeuten (PP) Kinder- und Jugendpsychotherapeu ten (KJP) Zweiter Abschnitt Medizin (M2) Erster Abschnitt Pharmazie (P1) Erster Abschnitt Medizin (M1) Psychologische Psychotherapeuten (PP) Kinder- und Jugendpsychotherapeu ten (KJP) Zweiter Abschnitt Medizin (M2) Prüfungstermine Anzahl Prüfungs tage Anzahl verschiedene Prüfungshefte März März März März April August August August August Oktober Anzahl der verschiedenen Bildbeilagen Die Anzahl der zu jedem Prüfungstag zu druckenden Prüfungshefte orientiert sich an den jeweiligen Meldezahlen der Studierenden zuzüglich eines Sicherheitszuschlags. Die Meldezahlen können abweichen. Durchschnittlich umfasst der jährliche Druckumfang ca. folgende Volumina: Ca Prüfungshefte Ca Bildbeilagen Die nachfolgende Tabelle (Meldungen der Jahre 2009 bis 2013) bildet daher lediglich einen Orientierungsrahmen für die Angebotskalkulation. Mit jedem Druckauftrag wird der Auftraggeber dem Bieter jeweils die konkrete Auflagenhöhe mitteilen (siehe auch Nr. 4 Prozessablauf Los 1 Produktion ).

4 Die Produktionsmenge ist auf die Versionen A und B verteilt. Meldungen Jahre 2009 bis 2013 M1 M2 P1 PP KJP F H F H F H F H F H Praktische Hinweise (Los 2): Die Produktion der Praktischen Hinweise umfasst den Druck von Heften mit Praktischen Hinweisen im Umfang von ca. 20 bzw. 22 Seiten, DIN A5. Diese sind halbjährlich (April/Oktober) zu drucken. Die spezifischen Anforderungen an die Praktischen Hinweise sind der Anlage 12 Exemplarische Kostenkalkulation Praktische Hinweise zu entnehmen. Insgesamt beträgt der Druckumfang pro Jahr folgendes Volumen: ca Hefte Die Auflagenhöhe kann schwanken; die nachfolgende Tabelle (Auflagenhöhe der Jahre 2010 bis 2015) bildet daher lediglich einen Orientierungsrahmen für die Angebotskalkulation. Mit jedem Druckauftrag wird der Auftraggeber dem Bieter jeweils die konkrete Auflagenhöhe mitteilen (siehe auch Nr. 3 Produktion ). Auflagenhöhen der Jahre 2010 bis 2015 Medizin Pharmazie Psychotherapie Frühjahr Herbst insgesamt Frühjahr Herbst insgesamt

5 Frühjahr Herbst insgesamt Frühjahr Herbst insgesamt Frühjahr Herbst insgesamt Frühjahr Herbst insgesamt Durchschnittlich Prozessabläufe bei Los 1 und Los 2: Die Prozessabläufe sind bei den Losen 1 und 2 unterschiedlich. 3.1 Prozessablauf bei Los 1: Der Gesamtprozess gliedert sich für das Los 1 in nachfolgende Schritte: Datenanlieferung Datenkontrolle Druck Konfektionierung Empfänger Datenanlieferung Der Auftraggeber stellt dem Bieter die Druckdaten als PDF-Dateien ca. sechs - vier Monate vor Druckbeginn über eine verschlüsselte Verbindung zur Verfügung. Die gesicherte Kommunikation muss in beide Richtungen (Auftraggeber -> Bieter -> Auftraggeber) erfolgen können. Der Bieter hat hierfür ein gesichertes Verfahren zur Verfügung zu stellen. Datenkontrolle Der Bieter hat die Druckdaten unverzüglich nach dem Eingang auf Konformität zu überprüfen. Die gesamte Datenkontrolle ist zu protokollieren und das Protokoll dem Auftraggeber bei Bedarf zur Verfügung zu stellen. Sollte der Bieter Probleme feststellen, müssen diese in Absprache mit dem Auftraggeber unverzüglich bereinigt werden.

6 Der Bieter hat anhand der Druckdaten einen Proof / Plot in der späteren Produktionsqualität zu erstellen. Dies bezieht sich auf jede Auflage und jede Bildbeilage. Für die Prüfung der Druckdaten inkl. der Erstellung der Proofs / Plots hat der Bieter maximal 10 Arbeitstage zur Verfügung. Die Proofs/Plots hat er dem Auftraggeber zur Verfügung zu stellen. Der Auftraggeber prüft die Proofs / Plots und gibt diese schriftlich frei; diese sind Grundlage für die spätere Produktion. Druck Der jeweilige Einzelauftrag wird ca. 8-7 Wochen vor den Prüfungsterminen auf der Grundlage der Prüfungsanmeldungen erteilt. Mit diesem teilt der Auftragnehmer die für jeden Prüfungstermin und jede Prüfungsart zu produzierenden Mengen mit. Die Produktion unterliegt strengster Geheimhaltung. Alle Störungen während der Produktion sind vollständig zu dokumentieren und dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies kann z.b. in Form eines Druckprotokolls erfolgen (Prüfungsart, Zählerstände, Art der Störung, beteiligte Personen, ergriffene Maßnahmen). Die jeweilige Tagesproduktion, die Gesamtproduktion sowie nicht sofort vernichtete Makulatur müssen einbruchssicher gelagert werden. Konfektionierung Der jeweilige Konfektionierungsauftrag wird ca. 7-6 Wochen vor den Prüfungsterminen erteilt. Mit diesem übersendet der Auftraggeber eine Verpackungsliste (vgl. Anlage 8 Muster-Verpackungsliste ) und einen verbindlichen Zeitplan mit Angabe des Lieferortes und der Anlieferdaten. Nach Maßgabe der Verpackungsliste sind die Prüfungshefte und Bildbeilagen grundsätzlich wie folgt vorzubereiten und zu konfektionieren: 1. Verpackungseinheiten: Eine Verpackungseinheit bilden: Medizin: 5 Prüfungshefte der Version A und 5 Prüfungshefte der Version B, ggf. inkl. 10 Bildbeilagen Pharmazie: 5 Prüfungshefte der Auflage A und 5 Prüfungshefte der Auflage B, ggf. inkl. 10 Bildbeilagen Psychologische Psychotherapeuten: je 10 Prüfungshefte Kinder- und Jugendlichentherapeuten: je 10 Prüfungshefte Die Verpackungseinheiten sind in feste Folie einzuschweißen.

7 2. Pakete Die Verpackungseinheiten sind pro Prüfungsstandort entsprechend dem Verteilungsschlüssel in umweltfreundlichem Pappkarton zu Paketen zusammenzufassen. Die Pakte müssen von außen einen Hinweis auf den Inhalt tragen. 3. Gesamtkartonage Die Pakete sind zu einer oder mehreren Kartonagen auf Einwegpaletten (80cm x 60 cm) zusammenzufassen. Formular Der Auftraggeber stellt dem Bieter ein Formular zur Verfügung. Dieses hat der Bieter mit folgenden Angaben zur späteren Verteilung zu befüllen Anzahl Paletten Anzahl Pakete Anzahl Verpackungseinheiten (Medizin/Pharmazie/ Psychotherapie) und der Lieferung von außen sichtbar beizufügen. Empfänger: Der Prüfungshefte und Bildbeilagen sind nach Vorgabe des Auftraggebers bundesweit an die einzelnen Landesprüfungsämter und Hausexemplare an den Auftraggeber zu liefern (Anlage 9 - Adressliste für Auslieferungen der Prüfungsunterlagen ). Der konkrete Empfängerkreis wird jeweils mit dem Konfektionierungs- und Lieferauftrag benannt. Derzeit sind die Prüfungshefte und Bildbeilagen Ende Februar/Anfang März bzw. Anfang August für die Prüfungen M1/P1/PTG an 26 Landesprüfungsämter zu liefern. An die Landesprüfungsämter in Bremen und Brandenburg (=nur PTG-Prüfungsunterlagen) sind diese mit sicherer Post zu senden. Ende März/Anfang April bzw. Ende September/Anfang Oktober sind Prüfungshefte und Bildbeilagen für die Prüfungen M2 an 23 Landesprüfungsämter zu liefern. Der Bieter hat nach Druckfertigstellung die Landesprüfungsämter gemäß Zeitplan pünktlich zu beliefern. Sonderfall: Notfallexamen Im Ausnahmefall kann es zu Störungen in der Prüfungsvorbereitung bzw. Prüfungsorganisation kommen. In diesem Fall kann es erforderlich werden, sehr kurzfristig neue Prüfungsunterlagen (sog. Notfallexamen ) zu drucken, konfektionieren und auszuliefern. Dieses muss vom Bieter innerhalb eines kurzen Zeitfensters gewährleistet werden, damit die Durchführung der Examensprüfungen sichergestellt ist.

8 Auch in diesem Fall gelten - der zeitliche Vorlauf bei der Beauftragung des Drucks und der Konfektionierung ausgenommen - dieselben Anforderungen wie im regulären Prozessablauf (vgl. zuvor). 3.2 Prozessablauf bei Los 2 Der Gesamtprozess gliedert sich für das Los 2 in nachfolgende Schritte: Datenanlieferung Datenkontrolle Druck Konfektionierung Empfänger Datenanlieferung Der Auftraggeber stellt dem Bieter die Druckdaten als PDF-Dateien unmittelbar vor Produktion zur Verfügung. Datenkontrolle Der Bieter hat die Druckdaten unverzüglich nach dem Eingang auf Konformität zu überprüfen. Die gesamte Datenkontrolle ist zu protokollieren und das Protokoll dem Auftraggeber bei Bedarf zur Verfügung zu stellen. Sollte der Bieter Probleme feststellen, müssen diese in Absprache mit dem Auftraggeber unverzüglich bereinigt werden. Druck Der jeweilige Einzelauftrag wird rechtzeitig vorher bekanntgegeben. Mit diesem teilt der Auftragnehmer die zu produzierenden Mengen mit. Die Produktion der Praktischen Hinweise unterliegt keiner gesonderten Geheimhaltungspflicht. Konfektionierung Die Praktischen Hinweise sind zu jeweils 100 Stück zusammenzufassen und zu kennzeichnen. Lieferung Die Hefte mit Praktischen Hinweisen sind auf Wunsch des Auftraggebers an seine Hauptadresse in Mainz bzw. sein Lager in Ginsheim-Gustavsburg zu liefern.

9 4. Anforderungen vom Bieter zu Prüfungsheften und Bildbeilagen (Los 1) und Praktischen Hinweisen (Los 2) zur Angebotswertung Vom Bieter werden je nach Gebot für das Los 1 oder Los 2 unterschiedliche Erklärungen bzw. Probedrucke erwartet. Für die Erfüllung der Positionen werden Bewertungspunkte vergeben, die in die Angebotswertung einfließen. 4.1 Anforderungen zu Los 1: Dem Angebot sind beizufügen: Preiskalkulation Die Preiskalkulation ist anhand der Anlage 5 (Los 1 - Exemplarische Kostenkalkulation Reguläres Staatsexamen ) und Anlage 6 (Los 1 - Exemplarische Kostenkalkulation Notfallexamen) darzustellen für: Prüfungshefte und Bildbeilagen Herstellung Konfektionierung/ Lieferung Herstellung Konfektionierung/ Lieferung (regulärer Druck) (regulärer Druck) (Notfallexamen) (Notfallexamen) Qualität- Probedrucke Probedrucke sind jeweils vorzulegen für:. ein Prüfungsheft und eine Bildbeilage Achtung! Die elektronischen Druckdaten sowie Ansichtsexemplare von alten Prüfungen sind vom Bieter in der Angebotsphase unter der -Adresse Bieterfragen @impp.de

10 anzufordern. Die Probedrucke müssen identisch mit der Qualitätsstufe der tatsächlichen Produktion sein. Sie müssen auf Papier auf dem gleichen Drucksystem also des gleichen Herstellers und des gleichen Modells/Typs erstellt werden, das der Bieter zur Leistungserbringung dieses Vergabeverfahrens anbietet. Geschwindigkeit - Notfallexamen Darzustellen ist, innerhalb welchen Zeitraums ein fiktives Notfallexamen gedruckt, konfektioniert und ausgeliefert werden kann. Der zeitliche Gesamtaufwand ist anhand der in Anlage 7 (Los 1 - Geschwindigkeit Notfallexamen) genannten Kriterien zu beschreiben. 4.2 Anforderungen zu Los 2: Dem Angebot ist beizufügen: Die Preiskalkulation ist anhand der Anlage 12 (Los 2 - Exemplarische Kostenkalkulation Praktische Hinweise) darzustellen für: 1. Herstellung 2. Konfektionierung/Lieferung 5. Zuschlagskriterien: Es gelangen nur diejenigen Angebote in die Wertung, die sämtliche Anforderungen nach diesem Aufforderungsschreiben erfüllen. Im Falle der Gleichheit mehrerer Angebote entscheidet jeweils das Los. Es gelten für die Lose 1 und 2 unterschiedliche Wertungskriterien. 5.1 Zuschlagskriterien zu Los 1: Der Zuschlag wird unter Berücksichtigung aller Umstände auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Der niedrigste Angebotspreis allein ist nicht entscheidend. Bewertet werden: Preis (55%) Druck und Konfektionierung/Lieferung von Prüfungsheften und Bildbeilagen (reguläres Staatsexamen) und Druck und Konfektionierung/Lieferung von Prüfungsheften und Bildbeilagen (Notfallexamen)

11 Qualität der Probedrucke (35%) Unterkriterien: Ein Prüfungsheft (10%) (davon Bildschärfe = 5 %) (davon Farbhaftung = 5%) Eine Bildbeilage (25%) (davon Farbwiedergabe = 10% (davon Bildschärfe = 5%) (davon Kontrast = 5%) (davon Farbhaftung = 5%) Geschwindigkeit im Falle eines Notfallexamens (10%) Anzahl Kalendertage für Druck, Konfektionierung/Lieferung Bitte beachten Sie hinsichtlich der Kriterien, Unterkriterien und Gewichtung die Leistungsbeschreibung (Anl.1) mit Bewertungsmatrix (Anlage 2)! 5.2 Zuschlagskriterien zu Los 2: Als Zuschlagskriterium wird alleine der Preis (100%) zu Grunde gelegt. 6. Geheimhaltung: Aufgrund der besonderen Bedeutung der Staatsprüfungen bestehen erhöhte Anforderungen an die Geheimhaltung von der Datenlieferung über den Produktionsprozess bis zur Auslieferung. Jeder am Herstellungs- und Auslieferungsprozess des Auftragsnehmers Beteiligte, ist deshalb zu strengster Geheimhaltung verpflichtet. Der Bieter darf keine Studierenden der Fächer Medizin, Pharmazie oder Psychotherapie an dem Herstellungsbzw. Auslieferungsprozess beteiligen. 7. Zulassung von Nebenangeboten: Nebenangebote sind nicht zugelassen. 8. Beauftragung von Subunternehmen durch den Bieter:

12 Die Beauftragung von Subunternehmen für Teile des Auftrages ist zulässig. Im Fall der geplanten Beauftragung eines Subunternehmens ist dieses mit dem Angebot schriftlich zu benennen. Es sind im Angebot die Leistungen zu benennen, die an den Subunternehmer vergeben werden sollen. Der Vergabestelle sind die in den Vergabeunterlagen befindlichen Eigenerklärungen auch für den Subunternehmer vorzulegen. 9. Angebots- und Bindefrist: Die (verlängerte) Angebotsfrist endet am 15. Juli 2016, 09:00 Uhr. Die Zuschlags- und Bindefrist endet mit Ablauf des 19. August Laufzeit der Rahmenvereinbarung: Die Rahmenvereinbarung hat eine Laufzeit vom 01. Januar 2017 bis 31. Dezember Der Auftraggeber kann die Verlängerung der Rahmenvereinbarung einmalig um weitere 2 Jahre verlangen. Im Falle der Verlängerung endet die Rahmenvereinbarung mit Ablauf des 31. Dezember Sicherheitsleistungen: Entfällt. 12. Zahlungsbedingungen: Die Zahlungsbedingungen werden vertraglich geregelt. Dem Auftrag werden die Allgemeinen Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen Teil B der Vergabeund Vertragsordnung für Leistungen (Anlage 4) zugrunde gelegt. Die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters gelten nicht. 13. Kosten: Für die Kalkulation und Erstellung der Angebote sowie für die Teilnahme am Vergabeverfahren erstattet der Auftraggeber dem Bieter keine Aufwendungen. 14. Zusätzliche Informationen für Bieter: Die Vergabeunterlagen stehen für einen uneingeschränkten und vollständigen direkten Zugang gebührenfrei zur Verfügung unter:

13 Interessenten, die sich an der Ausschreibung beteiligen möchten, müssen sich hier periodisch über eventuelle neue Angaben und die Beantwortung etwaiger Bieterfragen informieren. Für etwaige Bieterfragen an die Vergabestelle verwenden Sie folgende -Adresse: 15. Angebotsabgabe: Angebote können abgegeben werden: a. Elektronisch mit fortgeschrittener Signatur b. Elektronisch mit qualifizierter Signatur c. Papierform Elektronische Angebote Probedrucke ausgenommen - sind zu richten an: Angebotsabgabe @impp.de Angebote, Probedrucke etc. in Papierform sind in deutscher Sprache rechtsverbindlich unterschrieben - in einem Umschlag ohne Fenster und ohne Absenderangabe mit der Aufschrift Ungeöffnet an die Zentralen Dienste Achtung: Angebot Druck und Lieferung Öffentliche Ausschreibung Nr. 01/2016 zu verschließen und kostenfrei in einem zweiten Umschlag mit Absenderangabe an das Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen, Große Langgasse 8, Mainz, zu senden. Der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber ist in deutscher Sprache zu führen. Soweit Bescheinigungen verlangt werden, haben ausländische Bieter eine gleichwertige Bescheinigung ihres Herkunftslandes in deutscher Sprache oder beglaubigter deutscher Übersetzung vorzulegen.

14 Nicht form- und fristgerecht eingehende sowie unvollständige Angebote werden bei der Auswertung nicht berücksichtig. Verzeichnis der Anlagen zu dieser Leistungsbeschreibung 2- Bewertungsmatrix 3- Rahmenvereinbarung 4- VOL/B 5- Los 1 Exemplarische Kostenkalkulation - Reguläres Staatsexamen 6- Los 1 -Exemplarische Kostenkalkulation Notfallexamen 7- Adressliste für Auslieferung der Prüfungsunterlagen 8- Musterverpackungsliste 9- Geschwindigkeit Notfallexamen 10- Liste vorzulegender Eigenerklärungen, Unterlagen etc. 11- Kontrollliste für Bieter 12- Los 2 Exemplarische Kostenkalkulation Praktische Hinweise a. Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne des 123 Abs. 1-3 GWB b. Erklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen im Sinne des 124 Abs. 1 GWB c. Erklärung Schwarzarbeit d. Erklärung über das Bestehen einer Betriebshaftpflichtversicherung e. Erklärung finanzielle Situation f. Eigenerklärung Handelsregister g. Eigenerklärung Referenzen h. Eigenerklärung Qualitätssicherung i. Eigenerklärung Technische Fachkräfte j. Eigenerklärung Ausstattung, Geräte und technische Ausrüstung k. Eigenerklärung - Lieferkettensystem und Lieferkettenüberwachung Zusätzliche Erklärungen für Bieter-/Bewerbergemeinschaften: l. Bietergemeinschaftserklärung nach Muster der Vergabestelle Zusätzliche Erklärungen im Falle des Einsatzes von Subunternehmern: m. Erklärung zum Einsatz von Subunternehmern Mainz, den 01. Juni 2016 Institut für medizinische und pharmazeutische Prüfungsfragen Große Langgasse Mainz