Webbasierte Groupware

Transkript

1 Webbasierte Groupware C. Bachmaier, M. Forster, A. Pick, M. Raitner 23. Juli Zielbestimmung Die webbasierte Groupware ist eine Internetanwendung (im folgenden auch als Dienst oder Anwendung bezeichnet) zur Termin- und Aufgabenplanung von Einzelpersonen und Arbeitsgruppen. Die Bedienung erfolgt für alle Benutzer sehr einfach und komfortabel über einen Webbrowser. Jeder Benutzer der Groupware erhält einen Account über den er sich am System anmelden kann. Ein angemeldeter Benutzer kann sich seine Termine und Aufgaben ansehen, neue Termine und Aufgaben anlegen oder bestehende bearbeiten. Da die Benutzer auch die Terminkalender anderer Benutzer einsehen können, gibt es für Termine und Aufgabe verschiedene Abstufungen von Sichtbarkeit. Die restriktivste Stufe ist geheim, ein solcher Termin ist für andere nicht sichtbar. Von Terminen die als privat gekennzeichnet sind sehen andere Benutzer nur Anfangs- und Endzeit, aber keine Beschreibung. Öffentliche Termine schliesslich sind für alle sichtbar. Es wird eine grosse Vielfalt von Termin- und Aufgabenarten erwartet, u. a. Termine mit Anfangs- und Endzeiten, ganztägige Termine ohne bestimmte Zeit, sich wiederholende Termine mit Ausnahmen und Aufgaben mit und ohne Endzeit. 2 Produkteinsatz Die Groupware unterstützt Arbeitsgruppen und Einzelpersonen bei der Termin- und Aufgabenplanung. Die wichtigste Benutzergruppe sind also Einzelpersonen, die über der Dienst ihre Termine und Aufgaben verwalten. Zur Verwaltung des Dienstes gibt es zusätzlich die Benutzergruppe der Administratoren, die die Benutzeraccounts anlegen. 3 Produktfunktionen 3.1 Benutzer Um die folgenden Funktionen nutzen zu können muss sich der Benutzer über seinen Account beim Dienst anmelden. 1

2 3.1.1 Persönliche Daten Nicht alle Daten eines Benutzers können von diesem geändert werden, z. B. der Loginname oder sein Titel. Diese Daten müssen bei Bedarf vom Administrator geändert werden (vgl. /LF500/). /LF10/ Anzeige der persönlichen Daten, u. a. Loginname Vorname und Name Strasse und Hausnummer Telefon (geschäftlich, privat und mobil) Fax /LF20/ Ändern der folgenden persönlichen Daten Strasse und Hausnummer Zimmernummer Telefon (geschäftlich, privat und mobil) Fax Passwort (nach Abfrage des alten Passworts) Such- und Anzeigefunktionen /LF50/ Suche nach Benutzern anhand einer beliebigen Kombination mindestens der folgenden Kriterien (es wird jeweils nach einem Teilstring gesucht): Name Strasse Zur Anzeige der Ergebnisse kann eine Sortierung nach mindestens den folgenden Kriterien spezifiziert werden: nach Name nach Strasse /LF60/ Suche nach Terminen und Aufgaben im eigenen Kalender. /LF70/ Suche nach Terminen und Aufgaben im Kalender eines anderen Benutzers. Es können nur Termine und Aufgaben gefunden werden die für den Suchenden sichtbar sind. 2

3 /LF80/ Suche nach einem freien möglichen Terminen vorgegebener Länge für eine beliebige Menge von Benutzern innerhalb eines wählbaren Zeitraums. Die Menge kann durch eine beliebige Kombination vom Einzelpersonen und vom Benutzer vordefinierten Gruppen (vgl. /LF440/) angegeben werden Termine und Aufgaben Termine bestehen aus aus mindestens den Feldern Titel und Beschreibung. Dabei dient der Titel der kurzen Zusammenfassung zur Anzeige im Kalender. Die restlichen Felder werden erst in einer detaillierten Ansicht angezeigt. Anzeige /LF100/ Anzeige des eigenen Kalenders in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Es müssen jeweils Verweise auf die entsprechende nächste und vorherige Periode zur Navigation vorhanden sein. /LF110/ Anzeige des Kalenders eines anderen Benutzers (soweit sichtbar) in Tages-, Wochen- und Monatsansicht. Es müssen jeweils Verweise auf die entsprechende nächste und vorherige Periode zur Navigation vorhanden sein. /LF120/ Anzeige der eigenen Aufgaben. /LF130/ Ausgabe von /LF80/ als temporärer Kalender mit den freien Terminen. Anlegen /LF150/ Anlegen eines neuen einfachen Termins (mit Anfangs- und Endzeit). /LF160/ Anlegen eines neuen ganztägigen Termins (wird einem Tag, aber keiner Uhrzeit zugeordnet) /LF170/ Anlegen eines neuen (einfachen oder ganztägigen) Termins mit Wiederholung. Dabei muss es mindestens die Wiederholungsmuster täglich, wöchentlich und monatlich geben. Es kann optional ein Enddatum für die Wiederholung angegeben werden. /LF180/ Anlegen einer neuen Aufgabe optional mit Fälligkeitsdatum. /LF190/ Anlegen einer Erinnerung für Termine aus /LF150/, /LF160/ und /LF170/. Die Erinnerung muss in der Form x Tage, Stunden oder Minuten vor dem Termin angegeben werden können. /LF200/ Festlegen der Sichtbarkeit eines Termins oder einer Aufgabe. Standardmäßig sind alle Termine und Aufgaben privat. Zur Auswahl müssen mindestens geheim, privat und öffentlich stehen. 3

4 /LF210/ Anlegen eines Gruppentermins mit einer beliebigen Menge von Benutzern. Die Menge kann durch eine beliebige Kombination vom Einzelpersonen und vom Benutzer vordefinierten Gruppen (vgl. /LF440/) angegeben werden. Der Termin wird als öffentlicher Termin in die Kalender der betroffenen Benutzer eingetragen und jeder von ihnen erhält eine zu seiner Information. /LF220/ Wie /LF210/, aber die Daten des Termins werden aus der Anzeige /LF130/ übernommen. /LF230/ Annahme oder Ablehnen eines Gruppentermins aus /LF210/ oder /LF220/. Gruppentermine sind zunächst vorläufig und werden erst durch Annahme durch die Benutzer fest. Falls ein Benutzer einen Gruppentermin ablehnt, wird derjenige Benutzer der den Termin angelegt hat darüber informiert. Ändern und Löschen Grundsätzlich können nur eigene Termine geändert werden. Dies ist insbesondere bei Gruppenterminen zu beachten. Ein solcher gehört immer demjenigen der ihn angelegt hat. Auch wenn die anderen Benutzer den Termin annehmen, können sie ihn nicht ändern. Die einzige Aktion die als Nicht-Eigentümer auf einem angenommenen Gruppentermin zulässig ist, ist Ablehnen. /LF250/ Ändern der Beschreibung eines Termins oder Aufgabe. /LF260/ Ändern der Wiederholung eines Termins (wie /LF170/). /LF270/ Ändern der Erinnerung eines Termins (wie /LF190/). /LF280/ Ändern der Sichtbarkeit eines Termins oder einer Aufgabe (wie /LF200/). /LF290/ Verschieben eines Termins. /LF300/ Teilnehmer zu Gruppentermin hinzufügen (nur durch Eigentümer). neue Teilnehmer erhält eine zur Information. Der /LF310/ Ändern des Status einer Aufgabe (Un-/Erledigt) /LF320/ Löschen eines Termins ohne Wiederholung. /LF330/ Löschen eines Termins mit Wiederholung. Der Benutzer kann angeben ob er nur diesen Termin, alle Termine oder alle zukünftigen Termine löschen will. /LF340/ Löschen eines Gruppentermins durch den Eigentümer. bekommt zur Information. Jeder Teilnehmer /LF350/ Löschen einer Aufgabe. 4

5 3.1.4 Sonstiges /LF400/ Die Erinnerung an einen Termin (vgl. /LF190/) erfolgt durch rechtzeitiges Zusenden einer and den bzw. die Benutzer. /LF410/ Der Benutzer der einen Gruppentermin anlegt muss die Möglichkeit haben die an die Teilnehmer (vgl. /LF210/) um einen persönlichen Kommentar zu erweitern. /LF420/ Ein Benutzer der einen Gruppentermin ablehnt muss die Möglichkeit haben einen Kommentar bzw. Begründung in die (vgl. /LF230/) an den Eigentümer einzufügen. /LF440/ Anlegen und Löschen von vordefinierten Personengruppen. Diese werden für jeden Benutzer persistent gespeichert und können zur Angabe der Teilnehmer eines Gruppentermins verwendet werden. 3.2 Administratoren /LF500/ Anlegen, Löschen und Bearbeiten von Benutzeraccounts. 4 Produktdaten Es sollen (mindestens) folgende Daten persistent gespeichert werden. /LD100/ Benutzerdaten: Alle Informationen zu einem Benutzer. Dazu gehören Loginname Passwort (verschlüsselt) Vorname und Name Strasse und Hausnummer Telefon (geschäftlich, privat und mobil) Fax /LD110/ Gruppendaten: Jeder Benutzer kann sich eine beliebige Menge von Benutzergruppen vordefinieren. Für jede Gruppe muss mindestens gespeichert werden Kurzbeschreibung Teilnehmer /LD120/ Termindaten: Tag und Uhrzeit 5

6 Beschreibung Sichtbarkeit (geheim, privat, öffentlich) Wiederholungsmuster (täglich, wöchentlich, monatlich) Ausnahmen der Wiederholung Enddatum der Wiederholung Teilnehmer (nur bei Gruppenterminen) Erinnerungsmodus /LD130/ Aufgabendaten: Beschreibung Fälligkeitsdatum Status (offen, erledigt) 5 Produktleistungen und Qualitätsanforderungen Für die persistente Speicherung der Daten soll eine Datenbank verwendet werden. Besondere Beachtung soll der Einfachheit der Bedienung des Systems geschenkt werden. Dabei sollen nicht nur Daten leicht auffindbar und gut lesbar sein, sondern auch leicht einzugeben. Bei Fehleingaben in ein HTML-Formular und der darauffolgenden Korrektur sollen die zuvor eingetragenen Felder nicht erneut einzugeben sein, sondern schon vorbesetzt sein. Außerdem sollte die Überprüfung der Eingaben nicht nach der ersten fehlerhaften Eingabe abbrechen, sondern alle Eingaben überprüfen und eine akkumulierte Fehlermeldung an den Benutzer zurückgeben. 6 Ergänzungen Die Benutzung des Dienstes sollte mit Hilfe aller gängiger WWW-Browser möglich sein. Wir raten allerdings davon ab, für jeden Browsertyp unterschiedlichen HTML- Code zu generieren. Der HTML-Code soll logisches Markup darstellen und nicht dazu missbraucht werden, eine bestimmte graphische Darstellung zu erzwingen. Deswegen sollen Features wie Frames oder Javascript nicht eingesetzt werden. Der HTML-Code muss HTML-konform sein und z.b. durch validierbar sein. Die Sessionverwaltung darf die Verwendung von Cookies nicht erzwingen. Die Servlets müssen ein Log über alle Fehler führen, um das Debugging der Anwendung zu vereinfachen. Achten Sie darauf, dass die Fehlerbeschreibungen detailiert genug sind, um auf einen Fehler bzw. dessen Ursache schließen zu können. Die Verwendung von Cascading Stylesheets (CSS) wird angeraten. 6