Geschäftsordnung für die Geschäftsführung des MitOst e.v.

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1 Geschäftsordnung für die Geschäftsführung des MitOst e.v. Präambel Die Geschäftsordnung für die Geschäftsführung des MitOst e.v. (GO-GF) regelt die Arbeit sowie die Kompetenz- und Aufgabenabgrenzung der Geschäftsführerin/ des Geschäftsführers (im Weiteren: Geschäftsführung GF) des Vereins ( 18 der Satzung) soweit in der Satzung des Vereins nicht geregelt. Die GO-GF wird vom Vorstand mit einfacher Mehrheit beschlossen. Der Vorstand veröffentlicht die GO-GF, um Transparenz über die wesentlichen Abläufe im Verein zu gewährleisten. Die Zusammenarbeit zwischen Vorstand und GF ist durch gegenseitiges Vertrauen und Transparenz geprägt. 1. Bestellung der Geschäftsführung (GF) Der Vorstand stellt für den Verein eine oder mehrere Personen als GF ein. 2. Aufgaben der Geschäftsführung (GF) 2.1. Geschäftsführung Die GF führt die Geschäfte des Vereins auftragsgemäß nach Maßgabe des Gesetzes, der Satzung des MitOst e.v. sowie dieser Geschäftsordnung, soweit der Vorstand die Geschäfte nicht selbst führt. Die GF setzt - vorbehaltlich besonderer Regelungen im Einzelfall - die Beschlüsse des Vorstandes um und führt sonstige den Vorstand obliegende Maßnahmen durch. Die GF berät den Vorstand, wird von diesem in alle wesentlichen Entscheidungen mit einbezogen und wirkt an der Entwicklung des Vereins sowie der strategischen Ziele aktiv mit. Die GF hat den vom Vorstand erteilten geschäftsleitenden Weisungen zu folgen. Die GF ist dem Vorstand gegenüber verantwortlich. Wird die GF von mehr als einer Person ausgeübt, dann ist ein Geschäftsverteilungsplan zu führen, der die Aufteilung der Verantwortlichkeiten regelt Finanzmanagement und Mittelakquise Die Verantwortung für das Finanzmanagement des Vereins, einschließlich der von MitOst durchgeführten Stiftungsprogramme und Kooperationsprojekte, liegt bei der GF. Die GF ist darin beschränkt durch die Vorgaben des durch den Vorstand beschlossenen Haushalts sowie durch jederzeit mögliche direkte Weisungen von Vorstandsseite. In diesem Rahmen handelt die GF eigenständig, schließt Verträge, weist Zahlungen an und trifft wirtschaftliche Entscheidungen. Die GF ist verpflichtet zu professioneller Sorgfalt und stellt gegenüber dem Vorstand und Prüfern jederzeit die nötige Transparenz aller finanziellen Vorgänge sicher. Die GF führt die Bücher des Vereins und bereitet die jährlichen Rechnungsabschlüsse vor. Die GF überwacht die Einhaltung des Budgets und schlägt dem Vorstand drei Monate vor Beginn eines neuen Haushaltsjahres ein neues Jahresbudget zur Genehmigung vor.

2 Die GF ist im Rahmen der festgelegten Jahresziele verantwortlich für die Einwerbung von Finanzmitteln. Diese Mittel können Mitgliedsbeiträge, Projektfördermittel, Gemeinkostenanteile aus Kooperationsprojekten, Spenden oder Sponsorenbeiträge sein. Die GF berichtet dem Vorstand laufend (6-mal pro Jahr) über die Entwicklungen auf diesem Gebiet Personalverantwortung und -management Die Personalverantwortung für die Mitarbeitenden des Vereins tragen die Vorsitzenden ( ). Operativ delegieren sie diesen Bereich an die GF, die Dienstvorgesetzte aller Mitarbeitenden des MitOst e.v. ist. Die GF ist für die konzeptionelle und operative Personalentwicklung und die Führung der Mitarbeitenden verantwortlich. Unbefristete Einstellungen und Kündigungen von Mitarbeitenden erfolgen im Einvernehmen mit den Vorsitzenden. Die Auswahl von Personal bei MitOst erfolgt nach dem Prinzip der Transparenz. Neue Stellen und nachzubesetzende Stellen, die nicht aus wichtigen Gründen intern, d.h. mit einer bereits bei MitOst beschäftigten Person besetzt werden sollen, werden grundsätzlich öffentlich ausgeschrieben (Mailinglisten und MitOst-Homepage). Ein abweichendes Verfahren, etwa eine freihändige Vergabe, ist nur in gut begründeten Ausnahmefällen möglich. Für Werk- und Honorarverträge von geringerem Umfang und für studentische Hilfskräfte und Praktikumsstellen kann aber ein vereinfachtes Verfahren gewählt werden. Die Personalauswahl erfolgt durch eine Kommission, in der das Vier-Augen-Prinzip eingehalten wird. Entscheidend für die Auswahl ist die Kompetenz, Erfahrung und persönliche Eignung im Hinblick auf die ausgeschriebene Aufgabe. Die GF verantwortet das Personalentwicklungskonzept des Vereins, führt jährliche Zielgespräche mit den Referentinnen und Referenten, den Programmleiterinnen und Programmleitern (falls nicht an Referenten delegiert) sowie den Mitarbeitenden der Geschäftsstelle. Die GF verhandelt mit Stiftungen über die personelle Ausstattung der von MitOst durchgeführten Stiftungsprogramme. Diese Aufgabe kann an Referentinnen und Referenten bzw. Programmleiterinnen und Programmleiter delegiert werden. Innerhalb der Referate tragen die Referentinnen und Referenten und in den Stiftungsprogrammen die Programmleiterinnen und Programmleiter die Personal- und Budgetverantwortung und führen die Jahresgespräche mit ihren Mitarbeitenden. Sie informieren die GF über aktuelle Entwicklungen. Bei allen Gehalts- und Vertragsfragen entscheiden Referats- bzw. Programmleitung und Geschäftsführung gemeinsam. Über wichtige Entwicklungen im Personalmanagement berichtet die GF den Vorsitzenden des Vorstands schriftlich 6-mal im Jahr sowie in dringenden Fällen ad-hoc mündlich und stimmt Ziele und Vorgehensweisen mit ihnen ab. 2.4 Mitgliedermanagement Zu den Aufgaben der GF gehört die Verantwortung für Mitgliederbetreuung und Mitgliedergewinnung, ehrenamtliche Projektarbeit und Alumniarbeit. Einzelne Aufgaben des Mitgliedermanagements delegiert die GF an die Referentin / den Referenten für den Mitgliederverein.

3 2.5. Koordinierung der Öffentlichkeitsarbeit Zu den Aufgaben der GF gehört die Verantwortung für die Öffentlichkeitsarbeit des Gesamtvereins. Einzelne Aufgaben delegiert die GF an die Referentinnen / Referenten und die Mitarbeiterin/ den Mitarbeiter für interne und externe Kommunikation Koordinierung der Vereinstätigkeit Im Auftrag des Vorstands koordiniert die GF als besonderer Vertreter im Sinne von 30 BGB die gesamte Tätigkeit von MitOst, so auch die durchgeführten Stiftungsprogramme und Kooperationsprojekte und ist für das gesamte Personal- und Finanzmanagement des Vereins zuständig. Die GF dient damit als Schnittstelle für Gremien des Vereins und Mitarbeitende sowie für die Zusammenarbeit mit Partnern und Förderern. Im Allgemeinen gilt, dass die Dienstaufsicht für die Mitarbeitenden beim Arbeitgeber MitOst liegt, die Fachaufsicht aber zwischen MitOst und der beauftragenden Stiftung geteilt ist. Die konkreten Absprachen werden in Form von regelmäßigen Jours fixes getroffen. Grundlage dafür ist für jedes Programm eine Kooperationsvereinbarung zwischen MitOst und der jeweiligen Stiftung Repräsentation des Vereins Die GF vertritt den Verein in Absprache mit dem Vorstand nach außen. Die GF führt in allen den MitOst e.v. betreffenden Angelegenheiten den Schriftverkehr nach innen und nach außen. Der GF obliegt in Absprache mit dem Vorstand und in Zusammenarbeit mit der Mitarbeiterin/ dem Mitarbeiter für Kommunikation und den Referenten die Außendarstellung des Vereins in Form von Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie generell durch interne und externe Kommunikation Teilnahme an den Sitzungen des Vorstands Die GF nimmt an den Sitzungen des Vorstandes teil. Die GF beteiligt sich an der Fertigung des Protokolls. Das Protokoll wird binnen 10 Arbeitstagen nach der Sitzung an die Mitglieder des Vorstandes und die GF versandt. Die Regelungen dieses Absatzes stehen unter dem Vorbehalt, dass der Vorstand im Einzelfall nichts anderes beschließt Berichtspflicht Die GF hat den Vorsitzenden des Vorstandes und ggf. die Gremien des Vereins über alle wesentlichen Vorgänge aus dem jeweiligen Zuständigkeitsbereich dieser Organe zu unterrichten. Die GF legt dem Vorstand zu den Vorstandssitzungen einen Bericht über den Stand der Geschäfte vor, in dem auf etwaige zu erwartende oder bereits eingetretene Abweichungen von dem genehmigten Budget besonders eingegangen wird. Wichtige Informationen werden in Form von nummerierten Vorstands-Rundbriefen abgefasst, die ebenfalls archiviert werden. Über besonders bedeutende Vorfälle oder Planungen ist der Vorstand unverzüglich und unaufgefordert zu unterrichten. Die GF holt darüber hinaus von den Referenten und Leitern der Programme und Kooperationsprojekte des Vereins Quartalsberichte ein und übermittelt diese an den Vorstand zur Kenntnisnahme. 3. Zustimmungsbedürftige Geschäfte Die GF holt bei allen Grundsatzfragen sowie bei allen wesentlichen Maßnahmen eine vorherige Zustimmung des Vorstandes ein, sofern diese von der gemeinsam verabschiedeten strategischen Grundlinie abweichen. Als wesentliche Maßnahmen gelten insbesondere: a. Aufnahme neuer und Aufgabe bisher ausgeübter Tätigkeiten;

4 b. grundlegende Änderungen in der Organisation des Vereins und seiner Gremien; c. Geschäftsführungsmaßnahmen mit Budgetwirkung, die nicht im Budget berücksichtigt sind; d. Abschluss von Dauerschuldverhältnissen und Bürgschaften e. Abschluss und Aufhebung unbefristeter Dienstverhältnisse f. Maßnahmen, die nicht im Einklang mit einer durch ein Organ des Vereins verabschiedeten Planung oder Strategie stehen; g. Einleitung oder Abwehr von Rechtsstreitigkeiten oder behördlichen Verfahren; h. sonstige Geschäfte oder Maßnahmen, welche die Mitgliederversammlung oder der Vorstand für zustimmungsbedürftig erklärt haben. Durch Beschluss des Vorstandes kann der Katalog der zustimmungsbedürftigen Geschäfte erweitert werden. Die GF hat die Zustimmung bei allen zustimmungsbedürftigen Maßnahmen grundsätzlich im Voraus einzuholen. 4. Zusammenarbeit mit Gremien des Vereins 4.1. Grundlagen der Zusammenarbeit Die GF unterstützen den Vorstand und die weiteren Gremien des Vereins durch Zuarbeit und Beratung. Die GF trägt aktiv zu einer Entlastung des ehrenamtlichen Vorstands und sonstigen gewählten Vertretern des Vereins bei und ermöglicht es den Ehrenamtlichen, sich im Rahmen ihres beschränkten Zeitbudgets auf ihre wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren Vorstandssitzungen und -beschlüsse Die GF unterstützt den Vorstand bei der Vorbereitung und Abwicklung von Sitzungen des Vorstandes. Dem Vorstand werden der Entwurf der Tagesordnung und der Beschlussvorlagen sowie sonstige Anlagen eine Woche vor der Sitzung übermittelt. Desgleichen bereitet die GF Beschlussvorschläge für Vorstandsbeschlüsse, die außerhalb von Sitzungen gefasst werden sollen, vor und versendet sie nach Freigabe durch die/ den Vorsitzenden an die Vorstandsmitglieder. Nach Eingang aller Stimmabgaben unterrichtet die GF die Vorstandsmitglieder unverzüglich von dem Abstimmungsergebnis. 4.3 Beschlussvorlagen Beschlussvorlagen zu Sitzungen sollen eine detaillierte Beschreibung des Beschlussgegenstandes, einen konkret ausformulierten Beschlussvorschlag sowie Vorschläge für Maßnahmen zur Erfolgskontrolle beinhalten. 5. Fachaufsicht bei Kooperations- und Eigenprojekten Die Verantwortung für die Vorbereitungs- und Planungsarbeiten für neue Kooperations- und Eigenprojekte sowie die Fachaufsicht und die Verantwortung für das Qualitätsmanagement bei laufenden Kooperations- und Eigenprojekten liegt bei der GF. Die GF kann die Fachaufsicht an andere Mitarbeitenden, insbesondere an die Referenten übertragen, die für diese Zusatzaufgabe an anderer Stelle entlastet werden sollten. 6. Abwesenheitsregelung Längere Urlaubstermine und Dienstreisen stimmt die GF mit den Vorsitzenden des Vorstands ab. Für den Fall einer längeren Abwesenheit kann in Absprache mit dem Vorstand eine Vertretung als besonderer Vertreter des Vereins im Sinne von 30 BGB ernannt werden.

5 7. Vertretung des Vereins Im Rahmen seines Aufgabenbereiches ist die GF ein besonderer Vertreter des Vereins im Sinne von 30 BGB. Die Vertretungsmacht der GF ist nach Maßgabe der Satzung und dieser Geschäftsordnung beschränkt. Jede Geschäftsführerin/ jeder Geschäftsführer ist im Rahmen des verabschiedeten Haushalts sowie der Jahresziele allein zeichnungsberechtigt. Die jeweils andere Geschäftsführerin/ der jeweils andere Geschäftsführer wird hierüber informiert. Für Geschäft und Maßnahmen die einer Zustimmung des Vorstands bedürfen (siehe 3) bedarf es der Mitzeichnung eines der beiden Vorstandsvorsitzenden. Alternativ zur Mitzeichnung kann die Zustimmung eines der beiden Vorstandsvorsitzenden schriftlich eingeholt werden. Die vorliegende Fassung der Geschäftsordnung wurde am vom Vorstand beschlossen.