Sascha Armutat, Wolfgang Neumeier (Hrsg.)

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1 Sascha Armutat, Wolfgang Neumeier (Hrsg.) Grundlagen Handlungshilfen Praxisbeispiele Impat-Management befristete Entsendungen nach Deutschland im Unternehmen gestalten

2 DGFP-PraxisEdition Band 85 Herausgegeben von der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.v.

3 Sascha Armutat, Wolfgang Neumeier (Hrsg.) Impat-Management befristete Entsendungen nach Deutschland im Unternehmen gestalten Grundlagen Handlungshilfen Praxisbeispiele

4 Sascha Armutat, Wolfgang Neumeier (Hrsg.) Impat-Management befristete Entsendungen nach Deutschland im Unternehmen gestalten Grundlagen Handlungshilfen Praxisbeispiele DGFP-PraxisEdition Band 85 Reihenherausgeber: Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.v., Düsseldorf Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. 1. Auflage 2007 Gesamtherstellung und Verlag: W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG Postfach , Bielefeld Telefon: (05 21) , Telefax: (05 21) service@wbv.de, Internet: Umschlagkonzept: Grafikstudio HÜGEMO Titelgrafik: Christiane Zay, Bielefeld Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Werkes darf ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers und des Verlages in irgendeiner Form reproduziert, in eine andere Sprache übersetzt, in eine maschinenlesbare Form überführt oder in körperlicher oder unkörperlicher Form vervielfältigt, bereitgestellt oder gespeichert werden. Die Wiedergabe von Warenbezeichnungen, Eigennamen oder sonstigen Bezeichnungen in diesem Werk berechtigt nicht zu der Annahme, dass diese frei verfügbar seien und von jedermann benutzt werden dürfen, auch wenn diese nicht eigens als solche gekennzeichnet sind. ISBN 13: Bestell-Nr , W. Bertelsmann Verlag GmbH & Co. KG, Bielefeld

5 Inhalt 1 Vorwort 9 Impat-Management konzeptionelle Grundlagen Impats und Impat-Management Begriffsbestimmungen Gründe für den Einsatz von Impats Formen der Impat-Entsendung Leitidee des Impat-Managements Gestaltung der Impat-Policy Gliederung und organisatorische Zuordnung des Impat-Managements Arbeitsbeziehungen Grundlagen der Impat-Organisation Mögliche Organisationsformen 27 2 Vorbereitende Schritte: Planung und Mitarbeiterauswahl Planung der Entsendung Auswahl der Mitarbeiter 34 3 Beratung und Vertragsabschluss Beratungsgespräch im Heimatland Orientierungsreise der Look-and-see-Trip Vertragsgestaltung Entgeltfindung Entgeltanpassung 44 Inhalt 5

6 4 Integration und Einsatz Vorbereitung auf den Deutschlandaufenthalt Grundlagen zur Integration von Impats Interkulturelles Training Sprachausbildung Visum und Aufenthaltstitel Steuerrechtliche Aspekte einer Arbeitnehmerentsendung nach Deutschland: Steuerpflicht, Steuerfreistellung, Verfahrenshinweise Vorbemerkungen Steuerpflicht und Umfang der Steuerpflicht Steuerfreistellung bei Staaten mit Doppelbesteuerungsabkommen Vermeidung der Doppelbesteuerung bei Staaten ohne Doppelbesteuerungsabkommen Verfahrenshinweise Zuordnung von Aufwendungen zwischen international verbundenen Unternehmen Unternehmensinterne Steuerleitlinien für Auslandseinsätze Sozialversicherung und Altersversorgung nach deutschem und EU-Recht Vorbemerkungen Deutsches Sozialversicherungsrecht EU-Recht (EWG-Verordnungen) Abkommen über soziale Sicherheit Ausnahmevereinbarung Übersicht zur Sozialversicherung Schulausbildung Wohnung Umzug Mobilität und Pkw-Regelung Relocation Service Integrationshilfen 83 6 Inhalt

7 Organisation der Rückkehr des Impats in das Heimatland 85 Reintegration 91 Controlling des Impat-Managements Ansatzpunkte 93 Ausblick 99 9 Anhang Checkliste Impat-Policy Vor oder zu Beginn der Entsendung Während der Entsendung Am Ende oder nach der Entsendung Checkliste Sozialversicherungszweige nach Länderabkommen Beispiel eines Versetzungsprozesses Internetadressen Literaturhinweise Checklistenverzeichnis Abbildungsverzeichnis Autorenverzeichnis 137 Inhalt 7

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9 Vorwort Ob es um kleine und mittelständische Unternehmen oder um die großen Global Player geht die internationalen Unternehmenstätigkeiten haben in den letzten Jahren zugenommen und werden in den nächsten Jahren weiter an Gewicht gewinnen. Damit wächst auch die Bedeutung des internationalen Personalmanagements: Mitarbeiter aus unterschiedlichen Kulturen müssen auf dem globalen Arbeitsmarkt rekrutiert, unternehmensintern über Landesgrenzen hinweg versetzt und in den Betrieb integriert werden. 1 Diese Feststellungen sind schnell getroffen in der Praxis steckt die Tücke aber im Detail! Fest steht: Je internationaler Unternehmen werden, umso wichtiger wird ein unternehmensinterner Personalaustausch über die nationalen und kulturellen Grenzen hinaus. Zum einen bedeutet das: Unternehmen müssen sich mit der Gestaltung von Auslandsentsendungen beschäftigen. Expatriates (oder kurz: Expats), also Mitarbeiter des Stammhauses, werden befristet oder unbefristet in die ausländischen Unternehmenseinheiten entsandt, um dort die Geschäfte im Sinne der Zentrale zu führen. Zum anderen heißt das: Deutsche Unternehmen müssen sich mit Impatriates (oder kurz: Impats) auseinandersetzen, mit Fach- und Führungskräften aus den ausländischen Unternehmenseinheiten, die zeitlich befristet in Deutschland eingesetzt werden. Beide Fälle folgen der Grundlogik des internationalen Personalaustauschs, die meist in einer unternehmensspezifischen Regelungsarchitektur festgelegt wird. Zugleich gibt es allerdings wesentliche Unterschiede, die ein internationaler Personalmanager beim zeitlich befristeten Einsatz eines ausländischen Mitarbeiters in Deutschland beachten sollte. Hier setzt die vorliegende Publikation an: Sie beschreibt, welche Herausforderungen sich für ein Unternehmen ergeben, das ein systematisches Impat-Management betreiben will oder bereits betreibt, und richtet sich an interessierte und erfahrene Führungskräfte und Personalmanager eines Unternehmens, die sich mit Fragen des internationalen Personalmanagements beschäftigen. 1 Um das Lesen zu vereinfachen, werden nur die männlichen Funktions- und Positionsbezeichnungen verwendet. Da gerade beim Thema Auslandsentsendungen Anglizismen die Personalpraxis dominieren, wird im Folgenden da, wo es geübte Praxis ist, mit gängigen englischsprachigen Bezeichnungen gearbeitet. Vorwort 9

10 Im ersten Kapitel geht es um eine Bestimmung der wesentlichen Elemente und Voraussetzungen des Impat-Managements: Was versteht man darunter? Welche strategischen Gründe haben Unternehmen für den Impat- Einsatz? Welche organisatorischen Konsequenzen ergeben sich daraus? Im zweiten bis sechsten Kapitel werden die wesentlichen Aufgaben des Impat-Managements sowie der sich daraus ergebende Aufbau einer Impat- Policy beschrieben. Darüber hinaus werden erprobte Handlungsmöglichkeiten für die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des Impat-Einsatzes aufgezeigt. Kapitel sieben enthält Hinweise für ein Controlling des Impat-Managements. Kapitel acht widmet sich aktuellen Tendenzen und Trends in diesem wichtigen Feld des internationalen Personalmanagements. Das neunte Kapitel schließlich enthält eine Vielzahl von Checklisten, Orientierungsdokumenten und Hilfen für die praktische Arbeit. Die Veröffentlichung dokumentiert die Ergebnisse des Arbeitskreises Impat-Management der DGFP. Sie bündelt das Erfahrungswissen der Impulse gebenden und an der Verschriftlichung beteiligten Experten: Dr. Sascha Armutat Gabriele Chedor Thomas Förster Andrew Jenkinson Julianne Kalb Carmen Iris Klinker Iris Kollek Séverine Liebscher Wolfgang Neumeier Jean-Philippe Sandrock Heike Schilling Heidelore Schmidt DGFP e.v., Düsseldorf Siemens AG, Erlangen Bayer AG, Leverkusen Robert Bosch GmbH, Stuttgart Volkswagen AG, Wolfsburg Kerkhoff Consulting GmbH, Düsseldorf Bayer AG, Leverkusen EnBW Holding AG, Karlsruhe DGFP e.v., Leonberg EnBW Holding AG, Karlsruhe Hewlett Packard GmbH, Frankfurt/Main Lurgi AG, Frankfurt/Main Allen sei für ihre Mitarbeit herzlich gedankt. 10 Vorwort

11 Der Herausgeberrat der DGFP-Schriftenreihe Prof. Heinz Fischer, Hochschule Pforzheim und Univ.-Prof. Dr. Christian Scholz, Universität des Saarlandes, Saarbrücken hat die Veröffentlichung befürwortet. Dr. Hans Böhm, Geschäftsführer der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.v. Vorwort 11

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13 1 Impat-Management konzeptionelle Grundlagen 1.1 Impats und Impat-Management Begriffsbestimmungen Impats sind Mitarbeiter eines mit ausländischen Gesellschaften verbundenen Unternehmens, die zeitlich befristet in Deutschland beschäftigt werden, ohne die Anbindung an ihre Heimatgesellschaft zu verlieren, und die nach Ablauf ihrer befristeten Tätigkeit dorthin zurückkehren. Ein typischer Impat ist die Nachwuchsführungskraft A eines fiktiven Unternehmens im folgenden Beispiel: Ein Unternehmen der Chemiebranche hat Werke in vielen Regionen der Welt, unter anderem auch in China. Die chinesische Nachwuchsführungskraft A aus einem Werk in China, dort zuständig für Logistik, wird für zwei Jahre auf eine vakante Stelle im Controlling der Konzernmutter in Deutschland versetzt. Dort erhält A Einblicke in die nationale Kultur, in die Unternehmenskultur und in die Art und Weise der Arbeitsgestaltung. Mit diesem Wissen geht er nach zwei Jahren zurück nach China, um dort eine lokale Managementfunktion zu übernehmen. Damit der internationale Personaleinsatz von A reibungslos und effektiv abläuft, muss er systematisch geplant, durchgeführt und nachbereitet werden. Das ist die Aufgabe eines Impat-Managements: Das Impat-Management in Unternehmen umfasst alle Maßnahmen der Planung sowie der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des befristeten Einsatzes von Mitarbeitern in Deutschland. Dazu gehören: die Definition der strategischen Ziele, die im Unternehmen durch den Einsatz von Impats erreicht werden sollen die Formulierung des Selbstverständnisses, mit dem das Impat-Management betrieben wird, und der unterschiedlichen Formen der Impat-Entsendung das Aufstellen von Regelungen zur Organisation der Impat-Aktivitäten Impat-Management konzeptionelle Grundlagen 13

14 die Mitwirkung an der Planung der Entsendung und im Idealfall an der systematischen Auswahl der potenziellen Impats die Beratung der Impats zur Vorbereitung auf den Deutschlandeinsatz und die Unterstützung bei der Gestaltung des Entsendungsvertrages die Begleitung der Integration des Impats und seiner Familie in den neuen kulturellen Zusammenhang und das Unternehmen unter Beachtung des relevanten rechtlichen Regelungsrahmens die Unterstützung des Impats bei der Rückkehr und der Reintegration ins Heimatland und in das Heimatunternehmen die Steuerung der Impat-Aktivitäten nach Kosten-Nutzen-Gesichtspunkten im Rahmen eines Impat-Controllings. Dabei sind zum einen die maßgeblichen rechtlichen Rahmenbedingungen zu beachten, zum anderen muss der Wertschöpfungsbeitrag des Impat-Managements transparent gemacht werden. Abbildung 1 verdeutlicht diese Zusammenhänge: Recht Strategisches Impat-Management Arbeitsrecht Entsendungsformen Steuerrecht Sozialversicherungsrecht Aufenthaltsrecht... Planung und Auswahl Strategische Ziele Impat Selbstverständnis Impat-Policy Operatives Impat-Management Beratung und Vertrag funktional Integration und Einsatz Organisation Rückkehr und Reintegration Wertschöpfung Effizienz/Effektivität Controlling sozial Abb. 1: Aspekte des Impat-Managements 14 Impat-Management konzeptionelle Grundlagen