Was sind eigentlich Managed Print Services?

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1 Was sind eigentlich Managed Print Services? Wie Sie ihre Druckkosten sofort senken und ihre Produktivität erhöhen, erfahren Sie in unserem Report. Das Problem: Mangelnde Transparenz Ein Grossteil der Unternehmen kann weder Druckkosten noch Druckvolumen benennen. Und was kostet eigentlich der Druck einer Seite, wenn man auch die Wartung der Geräte mitrechnet? Bezüglich der eigenen Druckerinfrastruktur tappen die meisten Unternehmen noch im Dunkeln und können dementsprechend weder die Druckkosten senken, noch ihre Produktivität erhöhen. Die Lösung: Managed Print Services Hier kommen Managed Print Services ins Spiel. Hierbei wird ihr gesamter Druckerpark, ihr Druckverhalten und die zugehörige Infrastruktur analysiert und optimiert. Bei Managed Print Services kaufen sie nicht nur einen Drucker, sondern sie kaufen einen für Sie maßgeschneiderten Druckprozess.

2 Durch die Analyse werden die Druckerinfrastruktur und deren Gesamtkosten in Ihrem Unternehmen transparent und auf dieser Basis werden dann die Druckprozesse optimiert. So wird zum Beispiel auch der Serviceaufwand der bei alten Geräten besonders hoch ebenfalls in die Druckkosten einbezogen, um die wahren Druckkosten zu ermitteln. Das ist besonders wichtig, wie Sie gleich sehen werden Weiterhin wird auch der gesamte Druckerpark unter die Lupe genommen: Zu viele Arbeitsplatzdrucker und Multifunktionssysteme wie Kopierer und Scanner benötigen viel Platz, sind oft ungenügend ausgelastet und beeinträchtigen mit hohen Seitenpreisen das Budget. Wenn Sie Managed Print Services nutzen, dann gibt es ein individuell angepasstes Servicemodell für Ihre Ansprüche, deshalb brauchen Sie keine zusätzlichen Serviceverträge und behalten die volle Kostenkontrolle. Und das Beste: Die Vorteile der Managed Print Services, die normalerweise den grossen Organisationen vorbehalten waren, sind nun für alle Unternehmen erhältlich und eignen sich hervorragend für kleine und mittelständische Unternehmen. Kennen Sie die Antwort? Kennen Sie Ihre Kosten pro gedruckte Seite? Wie hoch ist Ihr Druckvolumen pro Jahr? Haben Sie Service-Richtlinien für Drucker und Kopierer? Bei wem ist das Verbrauchsmaterial vorrätig? Entspricht Ihr Druckerpark dem neusten Stand? Existiert bei Ihnen ein einheitliches Abrechnungsverfahren? Haben Sie ein Gesamtpaket (All inclusive) Die Wahrscheinlichkeit ist sehr hoch, dass Sie nicht auf alle Fragen eine Antwort haben. Vermutlich auch deshalb, weil ihre Druckerinfrastruktur zerstückelt ist. Denn oft

3 werden das EDV-System und die Drucker von verschiedenen Dienstleistern bedient und eine wahre Abstimmung findet deshalb nicht statt. Bei Managed Print Services bekommen Sie dagegen nicht nur einen Drucker, sondern die entsprechende Software und damit die volle Kostenkontrolle. Wie funktionieren Managed Print Services? Das System von Managed Print Services ermöglicht Ihnen, Ihre Hardware zu mieten und dann für die Verbrauchsmaterialien auf einer pro Klick Basis zu bezahlen. So bezahlen Sie nur das, was Sie wirklich drucken. So wissen Sie dann auch genau, was der Druck einer Seite kostet. Sie haben dadurch keine unvorhersehbaren Kosten durch Wartung, Service oder Reparatur. Vorsicht vor halben Sachen Es gibt Angebote auf dem Markt, die zwar Managed Print Services im Titel tragen, aber die Wartung der Druckerflotte nur gegen eine optionale Servicegebühr anbieten haken Sie hier im Zweifel nach. Denn echte Managed Print Services sind ein all inclusive Modell, um transparente und faire Preise zu ermöglichen. Achten Sie deshalb darauf, dass es sich wirklich um Managed Print Services handelt und nicht um einen weiteren zusätzlichen Servicevertrag. Wer braucht Managed Print Services? Managed Print Services beinhaltet die Erfassung, Optimierung, Umsetzung, und Verwaltung Ihrer Druckerinfrastruktur. Von MPS profitieren Unternehmen jeder Grösse, einschliesslich Kleinbetriebe. Für KMU stellt sich nun die Frage, wann die Nutzung von MPS für Sie Sinn macht.

4 So vermeiden Sie unnötige Ausgaben Ausschlaggebend ist dafür meist nicht das Druckvolumen, sondern der vorhandene Gerätepark. Für jeden Franken, den Ihr Unternehmen für den Druck einer Seite ausgibt, fallen nämlich 9 Franken für die Verwaltung der Seite an. Mit MPS ermitteln Sie die aktuelle Verwendung, erkennen versteckte Kosten und erstellen eine Kosten-Nutzen-Analyse für Änderungen. Sie stellen so sicher, dass die richtigen Geräte installiert sind und Endbenutzer auch wissen, wie sie optimal genutzt werden. 30 Prozent Einsparpotenzial, lesen Sie die Fakten Mit MPS senken Sie die Kosten fürs Drucken und Kopieren um bis zu 30%, selbst dann, wenn Sie kein Grossunternehmen sind: auch in Kleinbetrieben wird das Optimierungspotential beim Drucken und Kopieren oft unterschätzt. Es lohnt sich also genauer hinzuschauen. Prozesse straffen, günstiger drucken, weniger drucken. Die Erstellung von Dokumenten, ist in der Regel einer der grössten Kostenfaktoren für ein Unternehmen, mit Ausgaben bis zu 3 Prozent des Umsatzes. Doch viele Unternehmen haben nicht die Zeit, das Personal oder die Erfahrung zur effektiven Überwachung und Verwaltung Ihrer Druckumgebung. Doch Achtung: MPS ist mehr als ein einfacher Druckerkauf Managed Print Services vereinen Technologien und Prozesse und tragen so dazu bei, dass Sie kostengünstig drucken können. MPS ist viel mehr als einfach nur ein Druckerkauf. Sie kaufen keinen Drucker, sondern das gedruckte Blatt ohne versteckte Kosten. Auch der Verbrauch von Strom, Arbeitszeit, Lagerraum, sowie Sicherheitsaspekte lassen sich optimieren. Als KMU Unternehmer ist es Ihnen zudem wichtig, dass die eingesetzte Infrastruktur Ihren Bedürfnissen entspricht.

5 Das papierloses Büro: nur ein Traum? Viele Unternehmen wollen ihre Prozesse optimieren und ihr Druckaufkommen senken. Doch häufig fehlt es an Zeit, Personal, Erfahrung, Tools und dem Willen, sich wirklich darum zu kümmern. Trotz der seit vielen Jahren verfügbaren Lösungen für Dokumentmanagement und Workflow, ist und bleibt das vielbeschworene, papierlose Büro ein Traum. Druckkosten waren und bleiben damit ein wichtiger Posten in der Unternehmensbilanz. Mit dem Einsatz von Managed Print Services lassen sich die hohen Druckkosten stark reduzieren und dies nicht nur in Grossunternehmen. Es werden nicht nur die Technik und die Infrastruktur analysiert, sondern auch das Druckverhalten der Mitarbeiter. Wie der Königsweg für Sie aussieht Der Königsweg des Druckens beginnt bei einer gründlichen Bedarfsanalyse und reicht über ein gut organisiertes Rollout, bis hin zur Bereitstellung von Service und Verbrauchsmaterialien. Der MPS Anbieter nimmt sich ausreichend Zeit für die Kundenbedürfnisse. Kunden, die lediglich über einen konventionellen Leasing- oder Servicevertrag verhandeln wollen, können dies weiterhin tun und ihre Druckanforderung als typische Handelsware behandeln dann kommen Sie jedoch nicht in den Genuss der Vorteile von MPS-Lösungen. Beim Königsweg soll das Druckmanagement mit Ihnen wachsen können, keinen internen Aufwand generieren und möglichst kostengünstig sein. Umfassender Blick Sie haben die Wahl: Abrechnung pro Seite oder pro Arbeitsplatz. Kunden sollten das branchenspezifische Fachwissen ihres MPS-Anbieters nutzen, um ihre Dokumente besser in elektronische Prozesse zu integrieren. Involvieren Sie alle Beteiligten. Apple ist so erfolgreich, weil es Software und Hardware aufeinander abstimmt und alles aus einer Hand kommt. Nutzen Sie dieses Zusammenspiel von Software und Hardware auch für ihr Unternehmen und erhöhen Sie ihre Produktivität und senken Sie dabei gleichzeitig ihre Druckkosten.

6 Die Vorteile von Managed Print Services auf einen Blick Niedrige Kosten rund um Geschäftsdokumente Kontrollierte Ausgaben Höhere Mitarbeiterproduktivität Erheblich weniger oder gar kein Abfall Ständige Verbesserungen des Dokumenten-Leben Zyklus Verbesserter Status als umweltfreundlicher Corporate Citizen Bereitstellen von technischem Support Durchführung von Reparatur- und Wartungsarbeiten Reduktion von Ausfallzeiten Garantierter Service und Support Also: Nicht alle MPS Verträge sind richtige Managed Print Services Lassen Sie Ihren Druckerpark vom Profi prüfen, entscheiden Sie erst dann. Das kann sehr nützlich sein, denn wenn Sie noch lange warten, dann verlieren Sie Woche für Woche Geld. Fragen? Wenn Sie Fragen zu Managed Print Services haben oder Sie sich fragen, ob sich MPS für Ihr Unternehmen lohnt, dann können Sie einfach und unverbindlich mit uns Kontakt aufnehmen: Simonelli Büromaschinen AG Dorfstrasse Rüti ZH Schweiz Telefon: Fax: