Von der Pflicht zur Kür: Lasten- und Pflichtenhefte. tekom, RG Berlin/Brandenburg

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1 Von der Pflicht zur Kür: Lasten- und Pflichtenhefte tekom, RG Berlin/Brandenburg

2 Zur Person Johannes Dreikorn Bereichsleiter Technische Kommunikation Fachlicher Hintergrund: Linguist doctima GmbH Standort: Erlangen Angebot: Kunden- und Servicekommunikation Branchen: Industrie: IT, Medizintechnik, Maschinenbau Institutionen: Banken, Krankenkassen, Versicherungen Mitarbeiter: zwischen 25 und 30 (feste Mitarbeiter) Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 2

3 Technische Kommunikation Produktlebenszyklus: informierende und instruierende Texte, z. B. Lastenhefte Pflichtenhefte Anwenderdokumentation dazu jeweils: Seminare und Coachings Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 3

4 Institutionelle Kommunikation Sehr geehrte Frau, die Einkommensarten Rente, Versorgungsbezug, Arbeitseinkommen sind unter bestimmten Voraussetzungen beitragspflichtig zur Krankenversicherung oder Pflegeversicherung. Sehr geehrte Frau, als Krankenkasse sind wir gesetzlich verpflichtet regelmäßig zu prüfen, ob sich Ihre Einkünfte verändert haben. Denn aus diesen Einkünften berechnet sich Ihr monatlicher Beitrag zur Krankenund Pflegeversicherung. Kunden- und Service-Kommunikation für Banken, Krankenkassen, Versicherungen, z. B. Anschreiben Formulare Redaktionsprozesse Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 4

5 Der Kontext Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 5

6 Warum Thema für die TD? Technische Redakteure sind Spezialisten fürs Schreiben haben genug Abstand zum Produkt sind aber hinreichend vertraut mit dem/den Produkt(en) sind es gewohnt, in die Rolle des Kunden zu schlüpfen Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 6

7 TRs in Entwicklung Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 7

8 Hintergrund: Wovon reden wir eigentlich? Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 8

9 Beispiel Entwicklung eines Outdoor-Notebooks Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 9

10 Dokumente Lastenheft Was? Wofür? Auftraggeber Requirement Anforderung arroyo outdoor Wir Feature Lösung Was? Womit? Auftragnehmer digital pioneers Pflichtenheft Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 10

11 Funktion und Nutzen Lastenheft AG Zwang zur Konkretisierung bei Entwicklungsvorhaben (neue Erkenntnisse durch Versprachlichung von Ideen) Matrix zur Auswahl von Entwicklungspartnern (Ausschreibungen) Rechtssicherheit Imageaspekt (Nachweis von Professionalität) AN Klarheit über Bedürfnisse des Kunden (Lastenheft = Festlegung) Einblick in Strukturiertheit und Professionalität des Kunden Pflichtenheft fachliche Spiegelung eines Entwicklungsvorhabens (Sicherheit zu realistisch erreichbaren Entwicklungsergebnissen) Know-how-Gewinn durch lösungsbezogene Strukturierung Einblick in Leistungsfähigkeit des AN Plattform zum Nachweis von Kompetenz und Leistungsfähigkeit (Marketingfunktion) teilweise einzige Möglichkeit, um Entwicklungsvorhaben zu akquirieren (Ausschreibungen). Vorlage für weitere Entwicklungsschritte (je besser das Pflichtenheft, desto leichter die Umsetzung) Einnahmequelle Rechtssicherheit Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 11

12 Kernstücke Lastenheft: Anforderungen funktionale Anforderungen (Eigenschaften, Aktionen, Interaktionen) nicht-funktionale Anforderungen (z. B. Qualitäten, Technik, Lieferbestandteile, Entwicklungsprozess, Vertragsgestaltung) Pflichtenheft: Lösungen fachliche gespiegelte Antwort und Gesamtkonzept Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 12

13 Entwicklungsprozess Lasten- und Pflichtenhefte sind Bestandteile eines (hoffentlich) strukturierten Entwicklungsprozesses Steuerungsinstrumente Kristallisationspunkte Lasten- und Pflichtenhefte sind kein Ersatz für direkte Kommunikation der Projektbeteiligten Flexibilität und Fairness So wichtig ist die (direkte) Kommunikation 90 Prozent aller gescheiterten Projekte scheitern an mangelnder Kommunikation der Projektpartner Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 13

14 Blick in die Praxis holpriger Projektverlauf unzufriedene Kunden Entwicklung als Draufzahlgeschäft Wie viel kostet ein Planungsfehler? Viel Geld und viel Imageverlust. Experten sagen, das Verhältnis liegt bei 1:200. Ein Fehler ist 200-mal kostspieliger zu beheben, wenn er am Ende der Produktentwicklung entdeckt wird als wenn er am Anfang entdeckt wird Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 14

15 Schritt 1: Was gehört in ein Lastenheft? Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 15

16 Themen: Was gehört in ein Lastenheft? Zweck des Dokuments Was & Warum darlegen Wie viel Spielraum möchte ich lassen? Wo reichen Ziele und Szenarien? (offen in Umsetzung) Wo verlange ich ganz bestimmte technische Lösungen? Anforderungsarten siehe Checkliste Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 16

17 Gliederung: Beispiele Adobe Reader starten Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 17

18 Mustergliederung (IEEE ) Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 18

19 Gliederung: IDs für Anforderungen Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 19

20 Schritt 2: Was gehört in ein Pflichtenheft? Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 20

21 Was gehört in ein Pflichtenheft? Muss Antwort auf alle Anforderungen des Lastenheftes. Klares Bild der Lösung(en). Was ich selbst unbedingt platzieren möchte. (z. B. Abnahmekriterien/Testszenarien, Liste offener Punkte) Was für die Zielgruppe wichtig ist. (z. B. Management-Summary) Identifikations-Daten (Stand, Version, Änderungshistorie) Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 21

22 Was gehört in ein Pflichtenheft? Erweiterungen Reformulierung von Projektidee und Zielen (z. B. Ist-Zustand und Soll-Zustand) Organisatorisches (z. B. Namen von Projekt-Beteiligten) Wünsche/Vorschläge/Bedingungen für die Projektabwicklung: (soweit nicht gefordert) Zeitplan Lieferbestandteile Vertragliches Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 22

23 Gliederung: Wie geht s? In Pflichtenheften Fast immer eine Einzelfall-Entscheidung Grad der Entscheidungsfreiheit hängt stark davon ab, wie stark die Vorgaben des Lastenheftes sind. Je standardisierter mein Produkt, desto mehr kann ich standardisieren und wiederverwenden. (z. B. Pflichtenheft zu Standard-Software, die nur in Teilbereichen auf individuelle Kundenbedürfnisse angepasst wird.) Muss Kunde findet sich zurecht. Alles Wichtige steht an logisch nachvollziehbarem Ort. Es gibt keine inhaltlichen Doppelungen. Notfalls: Querverweise anstatt Verdoppelung der Information Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 23

24 Mustergliederung Pflichtenheft (DIN) Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 24

25 Schritt 3: Inhalte formulieren Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 25

26 Beispiel Thema Display Vorschlag!? Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 26

27 Formulierung: Welche Fehler werden deutlich? Basiskriterien Textverständlichkeit zu viel Fließtext unverständliche Sprache Basiskriterien Zielgruppenorientierung Stakeholder nicht berücksichtigt (z. B. Manager) Potenziale der Leseransprache nicht genutzt Besondere Qualitätskriterien Anforderungen nicht prüfbar (Checkliste) Anforderungen nicht vollständig Falsche Darstellungstyp für Inhalte gewählt Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 27

28 Basiskriterien Textverständlichkeit (1) Tempus (Zeitform) Präsens (Gegenwartsform) Modus Indikativ (kein Konjunktiv) keine Modalisierungen ( eigentlich, sollte ) Aktiv/Passiv Passiv nur dort verwenden, wo die Akteure nicht genannt werden brauchen. Was wichtig ist, nicht verstecken, sondern deutlich sagen. Notfalls in einem eigenen Satz Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 28

29 Basiskriterien Textverständlichkeit (2) Information ist Trumpf In Lasten- und Pflichtenheften kommt es sehr auf die einzelne Information an. Besonders wichtig für Beschreibung von Anforderungen bzw. Leistungen. Die richtige Textstruktur finden Welche Funktion hat eine Textpassage? (Detailinformation oder begleitend/argumentativ) Ist eine Passage statisch oder dynamisch? Listen und Tabellen als optimale Textstruktur für Detailinformationen Einzelne Information kann volle Wirkung entfalten. keine Konkurrenz durch andere Informationen oder Satz-Infrastruktur leicht erweiterbar verschiedene Stände optisch vergleichbar natürlicher Zwang zur Prägnanz Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 29

30 Anforderungen unklar Das geplante System soll besser sein als das Vorgängersystem. Die Antwortzeiten des geplanten Systems sollen um 20% kürzer sein als die Antwortzeiten des Vorgängersystems. Das geplante System soll leicht benutzbar sein. Das geplante System soll intuitiv benutzbar sein. Das geplante System soll von Personen ohne Verkenntnisse und ohne eine umfassende Schulung benutzt werden können. Das geplante System soll intuitiv benutzbar sein. Hintergrund: 80% der Nutzer verwenden das System lediglich 2 bis 3 mal pro Jahr Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 30

31 Konkretheit von Anforderungen (1) Anforderungen können Sie formulieren in Form von Zielen Szenarien lösungsorientierten Anforderungen Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 31

32 Konkretheit (2): Ziele Beispiele Das geplante System soll von Personen ohne eine umfassende Schulung genutzt werden können. Das System soll Quartalsberichte in der Hälfte der vom Vorgängersystem benötigten Zeit erstellen. Das geplante System soll intuitiv benutzbar sein. Hintergrund: 80% der Nutzer verwenden das System lediglich 2 bis 3 mal pro Jahr Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 32

33 Konkretheit (3): Szenarien Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 33

34 Konkretheit (4): Lösungsorientierte Anforderungen Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 34

35 Herzlichen Dank für Ihr Interesse! Haben Sie Fragen? Anregungen? Diskussionswünsche? Gerne auch nach der Veranstaltung: doctima GmbH Gerberei 19, Erlangen Fon: Fax: Web: Lasten- und Pflichtenhefte doctima Johannes Dreikorn 35