Checklisten für jeden Anlass

Transkript

1 Checklisten für jeden Anlass Workshop tekom Regionalgruppe Berlin Brandburg, doctima GmbH 2017 Johannes Dreikorn

2 # Sie sind dran: Checklisten checken!

3 Zum Einstieg Agenda & Referent Seite 3

4 Was wir heute Nachmittag miteinander tun Agenda Denkfutter Was macht Checklisten als Textsorte aus? Hintergrund & Systematik In 3 Schritten zur individuellen Checkliste Schritt 1: Checklisten planen Schritt 2: Inhalte und Struktur festlegen Schritt 3: Inhalte ausformulieren 5 Aufgaben in Gruppen Präsentation & Diskussion Seite 4

5 Wer bin ich? Leiter Unternehmensbereich 'Redaktion' / doctima GmbH, Fürth Diplomierter Sprachwissenschaftler Journalismus & PR in TK seit 1999 Content-Engineer Standardisierer Trainer & Coach Seite 5

6 Denkfutter oder ein bisschen Systematik zur Textsorte 'Checklisten' Seite 6

7 # Was assoziieren Sie mit einer Checkliste? Seite 7

8 Workshop-Ergebnisse I: Das haben wir zusammengetragen Seite 8

9 Assoziationen zur Textsorte 'Checkliste' interaktiv Stichpunkte abhaken einfach Formularartig prägnant Seite 9

10 Was ist eine Checkliste Definition(sversuche) Checkliste als Prüfliste Eine Checkliste ist ein Fragenkatalog oder eine Prüfliste mit einer Sammlung von Fragen zu einem bestimmten Thema mit dem Ziel, durch die Befragung von Personen/Abarbeitung der Liste den Istzustand einer Situation zu ermitteln. nach Wikipedia.de/fragenkatalog Zentrales Charakteristikum: Prüffrage (Checkpunkt), den man beantwortet durch Abhaken oder beantwortet durch eine andere einfache Eingabeform. Aber Checklisten können auch instruktiv oder deskriptiv sein. Die Checkpunkte beinhalten dann Aufgaben, Aufforderungen oder Erläuterungen. Seite 10

11 Inhaltliche Klassifikation Welche Arten von Checklisten gibt es? Was schaue ich an? unser Fokus heute Person Prozess Informationsorientiert Fokus liegt auf Informationen, die man benötigt, um die Prozessvorgaben zu erreichen. Ergebnisorientiert Fokus liegt auf dem Ergebnis eines Arbeitsprozesses. Aus der Retrospektive wird beurteilt, ob die Vorgaben für den Prozess erreicht wurden. Seite 11

12 Nutzen von Checklisten Strukturierung von Prozessen (Zwang zur Ordnung und Strukturierung) Fokussierung auf besonders wichtige und wesentliche Aspekte (Erfahrungswissen wird wirksam) Geringer technischer Erstellungsaufwand Hohe Flexibilität Operationalisierung von Prozess-Schritten (z. B. Vier-Augen-Prinzip) Einarbeitungshilfe Seite 12

13 Funktion von Checklisten in einem Arbeitsprozess Checkliste als Vorgabedokument (informationsorientiert, instruktiv) Checkliste als Nachweisdokument (ergebnisorientiert) Wo kommen hier Checklisten vor? Seite 13

14 Grenzen Checklisten müssen kondensieren und vereinfachen (Wer den Gesamtzusammenhang nicht kennt, kann/darf damit eigentlich nicht arbeiten.) Hoher konzeptioneller Erstellungsaufwand Aktualität Akzeptanz (Der Tod im Topf: gedankenmüdes abhaken) Seite 14

15 # Wir bilden Gruppen aus 5 oder 6 Leuten. Seite 15

16 # Zu welchem Thema möchten Sie heute eine Checkliste entwickeln? Seite 16

17 Workshop-Ergebnisse II: Unsere vier Gruppen Seite 17

18 Schritt 1 Eine Checkliste planen Seite 18

19 Kommunikationsstrategie Vier Dimensionen Unser Medium heute: "klassisch" Print Seite 19

20 # Wir konzipieren eine Checkliste: zum Thema??? in der Funktion als???-dokument für die Zielgruppe(n)??? Seite 20

21 Schritt 2 Inhalte und Struktur festlegen Seite 21

22 Die relevanten Inhalte finden Eine Checkliste ist ein Kondensat. Sie hilft nur weiter, wenn sie extrem fokussiert und prägnant ist. Die Ergebnisse aus Ihrer Kommunikationsstrategie wirken wie ein Filter auf die Menge der möglichen Inhalte. Brainstorming: Nichts vergessen Filtern: Unwichtiges weglassen Seite 22

23 # Machen Sie ein Brainstorming: Was könnte für Ihr Thema inhaltlich alles wichtig sein?! Noch nicht filtern und bewerten. Seite 23

24 Struktur geben Bereiche einer Checkliste Header: Meta-Informationen Body: Inhalte Footer: Meta-Informationen Seite 24

25 Klassen von Inhalten Body Checkpunkte informativ, instruktiv, fragend Zusatzinformationen/Vertiefung zu den Checkpunkten in die Länge (Unterpunkte) in die Breite Zwischenüberschriften als strukturierende Informationen Meta-Informationen (Header, Footer) dokument-spezifisch (z. B. Titel, Dokumentklasse, Version, Seitenzahl) dokumenttyp-spezifisch (z. B. Geprüft von, geprüft am) Seite 25

26 Gliederung und Portionierung Gliederungsprinzipen prozessorientiert nach Priorität thematisch vom Allgemeinen zum Speziellen Unterstützung der Struktur durch Blockbildung Sinnabschnitte unterstützt durch Zwischenüberschriften Seite 26

27 # Entwickeln Sie Ihre Checkliste inhaltlich & strukturell fertig. - Welche Informationen in welcher Länge und Breite? - Welche Abschnitte? - Welche Meta-Informationen? Seite 27

28 Schritt 3 Inhalte ausformulieren Seite 28

29 Formulierungsmuster Spektrum Stichpunktartig versus satzartig Fragend, auffordernd, beschreibend Form der Leseransprache explizit mit "Sie" oder "Du" implizit (z. B. imperativischer Infinitiv) Herausforderung Muster für jede Klasse von Informationen Seite 29

30 Nicht vergessen! Wort-Ebene Welche Terminologie kann ich meiner Zielgruppe zumuten? Je fachlicher, desto "einfacher" ist Fach-Wortschatz. Je mehr "Laie", desto schwieriger (! Checklisten als kondensierte Dokumente gleichen Wissenslücken nicht aus.) Seite 30

31 # Formulieren Sie repräsentative Teile Ihrer Checkliste aus. Seite 31

32 # Und zum Schluss: Nochmal Checklisten checken jetzt Ihre! Seite 32

33 Johannes Dreikorn doctima GmbH Melli-Beese-Str. 19 D Fürth Tel.: Fax: [email protected] Seite 33