Im Original veränderbare Word-Dateien

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1 Funktionen Im Original veränderbare Word-Dateien Funktionen in Tabellenkalkulationsprogrammen sind im Prinzip nichts anderes als komplizierte Formeln. Um diese Formeln nicht jedes Mal von Hand schreiben zu müssen, bieten die Tabellenkalkulationsprogramme vorgefertigte Funktionen an. Eine Funktion ist eine Rechenvorschrift, die bestimmt, welche Operation mit einem oder mehreren Werten durchgeführt wird, den Funktionsargumenten. Das Ergebnis dieser Operation ist der Funktionswert. Eine Funktion hat folgende Bestandteile: Gleichheitszeichen Funktionsname Argumente (in Klammern) Eine Funktion wird wie eine Formel mit dem Gleichheitszeichen eingeleitet, und zwar in der Zelle, in der das Ergebnis stehen soll. Es folgt der Name der Funktion. Jede Tabellenkalkulation verfügt über Hunderte von Funktionen. Die Funktionsnamen sind in den Programmhilfen, Handbüchern oder den entsprechenden Dialogen zu finden. Zwischen zwei Klammern werden der Funktion ihre Argumente übergeben. Das können eine oder mehrere Zelladressen sein, Zahlen, Zeichenketten, Zwischenergebnisse anderer Berechnungen, Formeln oder weitere Funktionen. Wenn die Funktion mehrere Argumente erhält, werden diese durch jeweils ein Semikolon (Strichpunkt) getrennt. IstgleichzeichenFORMELNAMEKlammeraufArgumenteKlammerzu Eingabeformate für Argumente: Zahlwert (Zahlen; Funktion, die als Ergebnis eine Zahl zurückgibt; Formel) Zellenbezug (absolut oder relativ adressiert, Zellbereiche) Text (Zellenbezug; Text in Anführungszeichen) Logisch (WAHR, FALSCH, Zellenbezug) Datums-/Zeitwert (fortlaufende Zahl; Datum in Anführungszeichen; Zellenbezug) Die Formeln als Argumente können weitere Formeln oder Funktionen enthalten, genauso die Funktionen. Funktionen können also komplex verschachtelt werden. Wichtig bei der Verschachtelung ist, dass jede Einheit für sich in Klammern gesetzt wird. Es gibt auch Funktionen, die kein Argument benötigen, die beiden Klammern müssen jedoch geschrieben werden. Beispiel: die Erzeugung der Zahl Pi. Die Funktion lautet: =PI(). Es erscheint als Ergebnis die Zahl Pi.

2 Es werden keine Leerzeichen zwischen die einzelnen Bestandteile der Formel geschrieben! Funktionen liefern exakt einen Ergebniswert, den sogenannten Funktionswert! Allgemeine Funktionsbeschreibung im Datenflussdiagramm: Die meisten Funktionen befassen sich mit Zahlen. Es gibt auch zahlreiche Funktionen zum Bearbeiten von Zeichenketten, dazu später mehr. Die folgende Tabelle zeigt eine Auswahl an Funktionen verschiedener Kategorien von Excel 2007/2010. Eine Sonderform sind die logischen Funktionen. Sie geben nur die beiden Werte 0 und 1 aus, die auch als FALSCH und WAHR bzw. Wahrheitswerte bezeichnet werden. Name: SUMME(Bereich) MITTELWERT(Bereich) MAX(Bereich) MIN(Bereich) ANZAHL(Bereich) GROSS(Zelladresse) RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen)) Bedeutung: Das Ergebnis ist die Summe aller Zahlen des Zellbereichs, der als Argument eingegeben wurde. Das Ergebnis ist der Durchschnittswert aller Zahlen des angegebenen Bereichs. GANZZAHL(Zelladresse) POTENZ(Zahl;Potenz) KGRÖSSTE(Matrix;k) KKLEINSTE(Matrix;k) Als Ergebnis wird die größte Zahl aus dem Zellenbereich geliefert. Als Ergebnis wird die kleinste Zahl aus dem Zellenbereich geliefert. Diese Funktion zählt, wie viele Werte im Bereich eingetragen sind. Als Ergebnis wird der Text aus der Zelladresse in die aktuelle Zelle kopiert und in Großbuchstaben umgewandelt. Die Zahl an der Zelladresse wird auf n Stellen nach dem Komma gerundet. Diese Funktion rundet eine Zahl an einer angegebenen Adresse auf die nächstkleinere ganze Zahl ab. Gibt als Ergebnis eine potenzierte Zahl zurück. Gibt den k-größten Wert einer Matrix zurück. Gibt den k-kleinsten Wert einer Matrix zurück.

3 Name: SVERWEIS(Suchkriterium, Matrix,Spaltenindex;Bereich_ Verweis) ZÄHLENWENN(Bereich; Suchkriterien) WENN(Prüfung;[Dann_Wert]; Sonst_Wert]) HEUTE() JETZT() Im Original veränderbare Word-Dateien Bedeutung: Prüft, ob Zellbereich/Tabelle einen bestimmten Wert enthält, und liefert einen Wert aus einer anderen Zelle der gefundenen Zeile. Diese Funktion zählt, wie oft ein bestimmter Wert in einem Bereich vorkommt z. B. für die statistische Auswertung von Daten. Logische Funktion, basiert auf der Prüfung von Aussagen mithilfe von Vergleichsoperatoren. Gibt das im Computer eingestellte aktuelle Datum wieder. Gibt das aktuelle Datum mit Uhrzeit wieder. Funktionen werden in Tabellenkalkulationsprogrammen in unterschiedliche Kategorien gegliedert: Die Abbildung zeigt die Funktionskategorien, die bei Excel 2007/2010 angeboten werden. Summe Die wohl meistgenutzte Funktion in einer Tabellenkalkulation ist die Bildung einer Summe. Testen wir die Funktion am Beispiel der Handygebühren. Die Handygebühren aller Familienmitglieder sollen zusammengezählt werden, zunächst mit einer Formel. Die Formel würde lauten: =C7+C6+C5+C4. Die Eingabe der Funktion lautet: =SUMME(C7:C4). Der Funktion wurde als Argument der Zellbereich C4 bis C7 übergeben. Zur Erinnerung: Ein Zellbereich umfasst einen zusammenhängenden Bereich von Zellen in einer Tabelle, der sich über mehrere Spalten und Zeilen erstrecken kann. Die Adresse des Bereiches wird wie folgt beschrieben: Zelle links oben Doppelpunkt Zelle rechts unten. Ein Zellbereich wird auch Matrix genannt. Man kann auch jede Zelle einzeln eintragen: =Summe(C7;C6;C5;C4). Jede Zelladresse stellt nun ein eigenes Argument dar. Das ist natürlich bei längeren Zahlenreihen nicht praktikabel.

4 Es können mehrere Bereiche als Argumente eingefügt werden. Die Abbildung zeigt zwei Bereiche und eine Zelle als Argumente für die Summenbildung. Funktionen sind in der Regel fehlertolerant. Wenn in einem Zellbereich (Matrix) einzelne Eingabefehler auftreten (Zellen zum Beispiel Text statt Zahlen enthalten), werden diese ignoriert. Addiert man in einer Formel Zahlen mit Texten, so führt das zu Fehlermeldungen. Automatische Summenfunktion Da Summen am häufigsten gebildet werden, bieten Tabellenkalkulationen automatische Summenfunktionen in Form einer Schaltfläche, die das Summenzeichen darstellt (Sigma= ). Klickt man auf die Schaltfläche, sucht das Tabellenkalkulationsprogramm automatisch nach Zahlenwerten, die direkt über der Zellmarkierung stehen, und zwar solange, bis entweder eine leere Zelle folgt oder der Datentyp sich ändert (z. B. Text oder Datum bzw. Uhrzeit). Sind direkt oberhalb der Zelle keine Zahlenwerte vorhanden, sucht die Tabellenkalkulation nach demselben Schema links von der Zelle nach Zahlenwerten.

5 Der zur Bildung der Summe erfasste Zellbereich wird von einer Rahmenlinie umgeben. Der Rahmen lässt sich manuell erweitern. Sämtliche Werte müssen das gleiche Zahlenformat haben, sonst werden unsinnige Ergebnisse erzielt. Das Datum im Beispiel oben wird als ganze Zahl interpretiert, und zwar als Zahl der Tage, die vom 1. Januar 1900 bis zum im Computer eingestellten Datum vergangen sind. Die oben stehende Abbildung zeigt eine Summenbildung für die Matrix A1:C3, sowie das dazugehörende Datenflussdiagramm. Die leeren Zellen bleiben unberücksichtigt, da hier keine Daten fließen. SVERWEIS Die SVERWEIS-Funktion ist eine der nützlichsten Funktionen in der Tabellenkalkulation. Mit SVERWEIS können Zeilen in einem Zellbereich (Matrix) gesucht werden, deren erste Spalte einem Suchkriterium entspricht. Aus dieser Zeile wird der Inhalt einer festgelegten Zelle wiedergegeben. =SVERWEIS(Suchkriterium;Matrix;Spaltenindex;Bereich_Verweis)

6 Beispiel: Aus einer Adressliste soll der Wohnort einer bestimmten Person gefunden werden. In der Abbildung wird der Wohnort der Person mit dem Namen Kreuzer gesucht. =SVERWEIS("Kreuzer";A2:E11;5) Das Suchkriterium ist Kreuzer, nach diesem Zellinhalt sucht das Programm in der ersten Spalte der Tabelle oder der Matrix. A2:E11 legt den zu durchsuchenden Bereich (Tabelle/Matrix) fest. 5 bezeichnet den Spaltenindex der Spalte, aus der das Ergebnis wiedergegeben wird. Der Spaltenindex ist die Nummer der Spalte in der Matrix von links bei eins beginnend. Die Wohnortspalte ist also die Spalte mit der Nr. 5. Gibt man im vorliegenden Beispiel 3 ein, erhält man als Ergebnis Straße und Hausnummer. Die Funktion verwendet folgenden Lösungsweg: 1. Durchsuche die erste Spalte der Matrix nach dem im Suchkriterium angegebenen Wert. 2. Gehe, ausgehend von der ersten Spalte, die über das Argument Spaltenindex angegebene Anzahl von Spalten nach rechts. 3. Gib den dort stehenden Wert als Ergebnis zurück.

7 Obiges Beispiel im Datenflussdiagramm: Das Argument Bereich_Verweis ist ein Wahrheitswert, der als 0 oder FALSCH bzw. 1 oder WAHR eingegeben wird. Lässt man das Argument weg, verwendet die Tabellenkalkulation den voreingestellten Wert, bei Excel ist dies 1 bzw. WAHR. Der Wert gibt an, wie die zur Matrix gehörenden Werte sortiert sind. Ist Bereich_Verweis gleich WAHR oder nicht angegeben, müssen die Werte, die die erste Spalte der Matrix bilden, in aufsteigender Reihenfolge sortiert vorliegen; ist Bereich_Verweis gleich FALSCH, so spielt es keine Rolle, in welcher Reihenfolge die zur Matrix gehörenden Werte angeordnet sind. Bei Planmaker und Base wird dieses Argument Sortiert genannt. Kann die Funktion SVERWEIS den als Suchkriterium angegebenen Wert nicht finden und ist Bereich_Verweis = WAHR, so liefert sie bezüglich dem Suchkriterium den nächstkleineren Wert. Kann die Funktion SVERWEIS den als Suchkriterium angegebenen Wert nicht finden, und ist Bereich_Verweis = FALSCH, liefert SVERWEIS einen Fehlerwert (bei Excel: #NV). Im folgenden Beispiel soll der Rabatt für verkaufte Waren festgelegt werden. Ab einer Rechnungssumme von 5000 Euro soll der Kunde 1 % Rabatt erhalten, für mehr als 7500 Euro 1,5 %. Den maximalen Rabatt von 3 % gibt es für Einkäufe über Euro. In der Realität werden natürlich irgendwelche Beträge, die dazwischen liegen, erreicht. Hier kommt die Funktion SVERWEIS ins Spiel: Beispiel: Ein Kunde hat für 6275 Euro eingekauft. Welchen Rabattsatz erhält er?

8 In der Abbildung ist links eine Tabelle zu sehen, in der die Höhe der Rabattsätze in Abhängigkeit der Umsätze dargestellt ist. In der Tabelle rechts daneben werden die Prozentsätze für erzielte Umsätze berechnet. Die Funktion für die Zelle E2 lautet: =SVERWEIS(D2;$A$2:$B$6;2;WAHR) Statt WAHR und FALSCH kann auch 1 und 0 in die Formel geschrieben werden. Das Suchkriterium 6275 Euro steht in der Zelle D2. Es wird in der Funktion auf die Zelle D2 verwiesen (relative Adressierung), die Matrix, in der der Wert gesucht wird, ist mit $A$2:$B$6 beschrieben. Das dritte Argument 2 weist das Programm an, das Ergebnis aus der zweiten Spalte auszugeben. Mit WAHR wird festgelegt, dass der nächstkleinere Wert ausgegeben wird, wenn das Suchkriterium nicht erfüllt wird. Im Beispiel wird der Betrag 6275 Euro nicht gefunden, Die Tabellenkalkulation sucht den nächstkleineren Wert, landet bei 5000 Euro und gibt als Rabattsatz 1,0 % aus, was auch richtig ist. Der Rabatt für Verkäufe zwischen 5000 und 7500 Euro soll ja 1,0 % betragen. Die Funktion kann in der Tabelle wie eine Formel nach unten kopiert werden. Das Suchkriterium ändert sich dabei in jeder neuen Zeile wegen der relativen Adressierung. Die Matrix-Adresse bleibt wegen der absoluten Adressierung in jeder neuen Formel erhalten. Wird die Funktion nach unten kopiert, gibt das Programm in Zelle E3 eine Fehlermeldung aus. Das ist korrekt so. Der Wert 4997 Euro wurde nicht gefunden, es wird also nach dem nächstkleineren Wert gesucht. Es ist jedoch kein Wert kleiner, also kommt es zu der Fehlermeldung. Diese nicht sehr schön anzusehende Fehlermeldung lässt sich abfangen, indem man den SVERWEIS in eine WENN-Funktion einbaut. Wenn das Suchkriterium größer gleich 5000 ist, schreibe in die Zelle 'Nichts gibt's!', ansonsten führe den SVERWEIS wie oben beschrieben durch. =WENN(D2>=5000;SVERWEIS(D2;$A$2:$B$6;2;1);"Nichts gibt's!") Wird das Argument Bereich_Verweis auf FALSCH bzw. 0 gesetzt, werden für vier Suchwerte Fehlermeldungen ausgegeben, da keine genaue Übereinstimmung gefunden werden konnte. In der zweiten Zeile wurde wegen der WENN-Bedingung kein SVERWEIS durchgeführt.

9 Die Beispielaufgabe ließe sich alternativ mit einer WENN-Funktion lösen: =WENN(D2<5000;"Nichts gibt's!";wenn(d2<7500;1;wenn(d2<10000;1,5;wenn(d2<12500;2;wenn(d2<15000;2,5;3)) ))) Die Argumente Suchkriterium und Spaltenindex werden auch als Vektoren bezeichnet: Suchvektor und Ergebnisvektor. RUNDEN Die Funktion RUNDEN rundet eine Zahl auf eine bestimmte Anzahl an Dezimalstellen nach der sogenannten kaufmännischen Methode. =RUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Das Argument Zahl ist die Zahl (Zelladresse, Berechnungsergebnis, Funktion usw.), die gerundet werden soll. Das Argument Anzahl_Stellen gibt an, auf wie viele Dezimalstellen die Zahl gerundet werden soll. Ist Anzahl_Stellen gleich null, wird Zahl auf die nächste ganze Zahl gerundet. Ist Anzahl_Stellen kleiner als null, wird der links vom Dezimalzeichen stehende Teil von Zahl gerundet. Achtung! Durch Festlegung der Dezimalstellen während der Zahlenformatierung wird die Zahl ebenfalls gerundet, aber nicht programmintern. Wenn die Zahl in C3 in der Abbildung auf null Dezimalstellen formatiert wird, erscheint in der Zelle die Zahl 6. Die Zahl ist aber nicht wirklich

10 gerundet, sondern nur gerundet dargestellt. Das lässt sich leicht nachprüfen, indem man mit der gerundeten Zahl weiterrechnet. Wird die Zahl z. B. mit 2 multipliziert, erscheint das Ergebnis wieder mit den standardmäßig eingestellten Dezimalstellen. Die Funktion RUNDEN im Objektdiagramm: ABRUNDEN, AUFRUNDEN Mit der Funktion ABRUNDEN wird eine Zahl immer abgerundet, mit AUFRUNDEN immer aufgerundet. =ABRUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) =AUFRUNDEN(Zahl;Anzahl_Stellen) Der Aufruf der Funktion gestaltet sich analog zur Funktion RUNDEN.

11 MITTELWERT Im Original veränderbare Word-Dateien Die Funktion MITTELWERT berechnet das arithmetische Mittel (Durchschnitt) einer Gruppe von Zahlen. Sie ist also eine statistische Funktion. =MITTELWERT(Zahl1;Zahl2; ) Als Argumente können einzelne Zellinhalte oder auch Zellbereiche übergeben werden. Leere Zellen in einem Zellbereich werden in der Funktion ignoriert, sie werden nicht als Null interpretiert. Wenn eine Zelle den Wert Null enthält, wird die Zelle in die Mittelwertberechnung mit einbezogen.

12 MAX, MIN MAX liefert den größten Wert einer Zahlenreihe, MIN den kleinsten Wert. Die Funktion MAX im Objektdiagramm: KKLEINSTE, KGRÖSSTE Die beiden Funktionen berechnen den k-kleinsten bzw. k-größten Wert eines Bereichs (Matrix, Tabelle), z. B. den zweitkleinsten oder drittgrößten Wert. =KKLEINSTE(Matrix,k) =KGRÖSSTE(Matrix,k) Leere Zellen werden nicht berücksichtigt.

13 Die Funktion KKLEINSTE im Objektdiagramm: Datums- & Zeitfunktionen Es gibt in der Tabellenkalkulation zahlreiche Funktionen, die Datum und Uhrzeit betreffen. Datums- und Zeitwerte werden in Tabellenkalkulationsprogrammen mit ganzzahligen Werten berechnet. Ein Tag (24 Stunden) entspricht dem Zahlenwert 1. Die Zahl 1 entspricht dem Datum 1. Januar 1900, die Zahl entspricht dem 23. April HEUTE gibt das aktuelle Datum, das im Computer eingestellt ist, zurück: =HEUTE() JETZT gibt das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit zurück: =JETZT(). HEUTE und JETZT benötigen kein Argument. JAHR wandelt eine Zahl in eine Jahreszahl um: =JAHR(Zahl) KALENDERWOCHE ermittelt die Nummer der Kalenderwoche für ein bestimmtes Datum: =KALENDERWOCHE(Datum) Unten stehende Abbildung zeigt ausgewählte Beispiele für Datumsfunktionen:

14 Funktionen mit Zeichenketten (Texten) Wenn man Texte analysieren oder ändern möchte, benutzt man Textfunktionen. Textfunktionen funktionieren syntaktisch genauso wie Datenfunktionen. Es werden statt Zahlen Textzeichen und/oder Zahlen verwendet. Das Funktionsergebnis ist ein Text, auch wenn es aus einer Zahl besteht. Es können auch Formeln und Funktionen als Argument verwendet werden. Formel bzw. Funktionsergebnis werden dann als Text (Zeichenkette) interpretiert. Textfunktionen werden z. B. angewandt, um mehrere Spalten zu einer zusammenzufassen (Verkettung), Klein- in Großbuchstaben umzuwandeln, Zeichen zu zählen, bestimmte Zeichenfolgen zu finden und vieles mehr. Die folgende Tabelle zeigt eine Auswahl an Textfunktionen des Tabellenkalkulationsprogramms Excel 2007/2010. Name: Bedeutung: VERKETTEN(Text1;Text2 ) TEIL(Text, Erstes_Zeichen;Anzahl_Zeichen) Verknüpft mehrere Zeichenfolgen zu einer Zeichenfolge. Gibt eine bestimmte Anzahl von Zeichen einer Zeichenfolge ab der angegebenen Stelle zurück. SUCHEN(Suchtext;Text;[Erstes_Zeich en]) Sucht eine Zeichenfolge innerhalb einer anderen. FINDEN(Suchtext;Text;[Erstes_Zeiche n]) ERSETZEN(Alter_Text;Erstes_Zeiche n; Anzahl_Zeichen;Neuer_Text) Sucht eine Zeichenfolge innerhalb einer anderen. Großund Kleinschreibung wird beachtet. Ersetzt eine bestimmte Anzahl Zeichen ab einer bestimmten Stelle innerhalb eines Textes.

15 Name: Bedeutung: LÄNGE(Text) WIEDERHOLEN(Text;Multiplikator) Ermittelt die Anzahl der Zeichen einer Zeichenkette inklusive Leerzeichen Wiederholt einen Text so oft wie angegeben. LINKS(Text;[Anzahl_Zeichen]) RECHTS(Text;[Anzahl_Zeichen]) Gibt das erste oder die ersten Zeichen einer Zeichenfolge zurück. Gibt das letzte oder die letzten Zeichen einer Zeichenfolge zurück. KLEIN(Text) GROSS(Text) Wandelt einen Text in Kleinbuchstaben um. Wandelt einen Text in Großbuchstaben um. GROSS2(Text) TEXT(Wert;Textformat) Wandelt den ersten Buchstaben aller Wörter einer Zeichenfolge in Großbuchstaben um. Formatiert eine Zahl und wandelt sie in einen Text um. IDENTISCH(Text1;Text2) Prüft, ob zwei Zeichenfolgen identisch sind. VERKETTEN Die Funktion VERKETTEN fasst die Zellinhalte mehrerer Zellen in einer Zelle zusammen. =VERKETTEN(Text1;Text2;Text3..) Sind die Zellinhalte Zahlen, werden sie wie Zeichenketten behandelt. Bei der Verkettung von Wörtern sollte natürlich ein Leerzeichen zwischen den Wörtern liegen. Das wird erreicht, indem zwischen den Textargumenten als weiteres Argument zwei Anführungszeichen mit einem Leerzeichen dazwischen eingefügt werden: " ". Zum Verketten von Zeichen gibt es neben den Funktionen den Formel-Operator &, auch als kaufmännisches Und bezeichnet. In der Formel werden die Texte mit dem Operator einfach verbunden: =A6&B6 bzw. mit Leerzeichen =A6&" "&B6 oder Komma + Leerzeichen =A6&", "B6.

16 Die Funktion VERKETTEN mit eingefügtem Leerzeichen im Datenflussdiagramm: Weitere Textfunktionen Die unten stehende Abbildung zeigt Beispiele von Textfunktionen.