1. Beispiel 1, die Tabelle Daten 1

Transkript

1 Nachdem ich im letzten Newsletter einige Funktionen vorgestellt habe, biete ich im Newsletter vom März praktische Anwendungsbeispiele dazu an. Im ersten Beispiel in der Tabelle Daten1 geht es darum, gezielt aus einer großen Fülle von Daten mit den geeigneten Funktionen auf einzelne Werte zuzugreifen und sich diese Werte anzeigen zu lassen. Im zweiten Beispiel Daten 2 zeige ich, wie man die Umsätze zweier Jahre vergleicht. Das dritte Beispiel hat das gleich Thema ist aber noch etwas aufbereitet. Hier werden Steuerwerte benutzt. Die Bespiele sind durchaus nicht trivial. Im Zuge der Erläuterungen verweise ich deshalb auf die Stellen meiner Website, an denen die einzelnen Funktionen ausgiebig erläutert werden. 1. Beispiel 1, die Tabelle Daten 1 Sie sehen in Daten 1 Werte für verschiedene Jahre und bestimmte Kunden. Stellen Sie sich bitte vor, Sie hätten eine noch viel größere Menge an Daten vor sich, Sie benötigen immer wieder die Information, welchen Umsatz Sie mit welchem Kunden in welchem Jahr und Monat gemacht haben. Nach unten zu scrollen und nachzusehen ist lästig und wenn Sie nicht Einzelwerte möchten, sondern Summen, wird es noch viel zeitaufwändiger. Es gibt aber durchaus die Möglichkeit, Excel mitzuteilen, für welchen Kunden und welchen Zeitraum Werte benötigt werden. Diese Werte können dann mit den geeigneten Funktionen automatisch ermittelt und zur Verfügung zu gestellt werden. Im Folgenden möchte ich schrittweise erklären, wie die dargestellte Tabelle erstellt wurde.

2 Eingabe von Kunde, Jahr und Monat In J3, J4 und J5 geben Sie ein, für welchen Kunden und welchen Zeitraum Sie einen Betrag sehen wollen. Ermitteln der Position der gewünschten Werte In J9 und J10 wird mit der Funktion VERGLEICH() ermittelt, in welcher Spalte und Zeile der gesuchte Betrag steht Anzeigen der gewünschten Werte In J13 wird der Betrag mit der Funktion INDEX() in dem Bereich von C bis F gesucht und angezeigt. Ermitteln und Anzeigen der Summenwerte Ähnlich arbeiten Sie in dem grün markierten Bereich. Hier können Sie einen Monat von und einen Monat bis eingeben. Entsprechend kann man nicht nur einen einzelnen Betrag sondern eine ganze Summe ermitteln. Diese wird in J 29, gesteuert von der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN(), ausgegeben.

3 1.1. Kontrollieren der Eingaben Um mögliche Fehleingaben zu verhindern, liegen auf den Zellen, in die Sie Werte eingeben Gültigkeitsprüfungen. (J3, J4, J5, J18, J19, J20 und J21). Details zur Gültigkeitsprüfung finden Sie hier: Die zulässigen Eingaben sind in dem Bereich von L4 bis N17 abgelegt. Wenn Sie etwas eingeben, was nicht den Gültigkeitskriterien genügt, lässt Excel diese Eingabe nicht zu. Erstellen der Gültigkeitsprüfung. Zuerst klicken Sie in die Zelle, auf der eine Gültigkeitsprüfung liegen soll.

4 Hier legen Sie fest, welche Werte zulässig sind. Und hier können Sie einen Text festlegen, der angezeigt, falls Sie einen falschen Wert eingegeben haben.

5 Excel lässt Sie solange nicht aus der Zelle, bis Sie einen richtigen Wert eingegeben bzw. über den Listenpfeil ausgewählt haben. Wenn Sie auf den Pfeil neben dem Dropdownfeld klicken, sehen Sie die zulässigen Werte.

6 Hier regeln Sie die Eingabe der zulässigen Jahre.

7 Hier regeln Sie die Eingabe der zulässigen Monate.

8 1.2. Die Position der gesuchten Werte ermitteln Nachdem Sie sicher gestellt haben, dass nur zulässige Werte eingegeben werden können, geht es im zweiten Schritt darum, die Position des gesuchten Betrages zu ermitteln. Der gewünschte Betrag steht in der Zelle, in der sich die Spalte mit dem gewünschten Kunden und die Zeile mit dem gewünschten Jahr / Monat treffen. Also sind Sie Ihrem Ziel ein Stück näher, wenn Sie Spalte und Zeile kennen, in der der Betrag steht. Die Spalte ist die Spalte, in der der gewünschte Kunde steht, die Zeile ist die Zeile in der das gewünschte Jahr bzw. der gewünschte Monat stehen. Das bedeutet, Sie müssen Ihre Eingaben (Kunde, Jahr, Monat) mit dem vergleichen, was in D2 bis F2 steht (Kunde) und mit dem, was in Spalte C steht. Das geschieht mit der Funktion VERGLEICH(). Details zu VERGLEICH() finden Sie hier: VERGLEICH() vergleicht Ihre Eingabe mit Werten, die in der Tabelle hinterlegt sind und gibt Ihnen die Zeile bzw. Spalte aus, in der der gesuchte Wert steht. Formel in J9, ermitteln der Spalte, in der der gesuchte Kunde steht: =VERGLEICH(J3;C2:F2;0) VERGLEICH() hat die Parameter: Suchkriterium, Suchmatrix und Vergleichstyp. Suchkriterium ist der Wert, mit dem Sie suchen. Sie haben z. B Kunde 1 eingegeben, also suchen Sie mit dem Wert Kunde 1. Suchmatrix ist der Bereich, in dem Sie nach dem gewünschten Wert suchen, also C2 bis F2.

9 Vergleichstyp ist ein Wert, der Excel sagt, wie nach dem gewünschten Wert gesucht werden soll. Hat Vergleichstyp den Wert 0, wird eine Fehlermeldung (#NV) ausgegeben, falls der gesuchte Wert nicht gefunden wird. Die anderen Möglichkeiten von Vergleichstyp sind hier irrelevant. Details dazu hatte ich im letzten Newsletter erläutert. VERGLEICH() gibt Ihnen die Information, in der wievielten Spalte innerhalb der Suchmatrix (C2 bis F2) das Wort Kunde 1 steht. Es steht in der zweiten Spalte, also gibt VERGLEICH() den Wert 2 zurück. Formel in J10, ermitteln der Zeile, in der das gewünschte Jahr steht: =VERGLEICH(J4;C:C;0) In J10 suchen Sie, in welcher Zeile das Jahr beginnt, zu dem Sie Werte ermitteln wollen. Diesmal ist die Suchmatrix, also der Bereich, in dem gesucht wird, die ganze Spalte C steht in Zeile 15. Deshalb gibt VERGLEICH() den Wert 15 aus.

10 1.3. Ermitteln des gewünschten Betrages mit der Funktion INDEX() Details zu INDEX() finden Sie hier Formel in J13: =INDEX(C:F;J10+J5;J9) Im nächsten Schritt ermitteln Sie mit der Funktion INDEX() den gewünschten Betrag. Index sucht in einer Matrix, also einem zusammenhängenden Bereich von Zellen, einen Wert und gibt diesen aus. Damit der Wert gefunden werden kann, benötigt die Funktion die Zeile und die Spalte, in der der Wert steht. Zeile und Spalte haben Sie zuvor mit der Funktion VERGLEICH() ermittelt. Die Zeile, in der das gewünschte Jahr steht, steht in J10, dazu addieren Sie noch die Nummer des gewünschten Monats. Diesen Wert finden Sie in J5. Die Spalte für INDEX() steht in J9. Als Matrix für INDEX() nehmen Sie einfach Spalte C bis F. Irgendwo in diesem großen Bereich muss der gewünschte Betrag stehen. Wo, ermittelt Excel für Sie.

11 1.4. Summen für einen bestimmten Bereich bilden Im nächsten Schritt ermitteln Sie nicht einen einzelnen Wert sondern eine Summe innerhalb eines Jahres. Dafür benutzen Sie die Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN(). Details zu BEREICH.VERSCHIEBEN() dazu finden Sie hier: Formel in J29: =SUMME(BEREICH.VERSCHIEBEN(C2;J26+J20-2;J25-1;J21-J20+1;1)) Sie kennen sicher die normale Summenfunktion. Mit =SUMME(A1:A9) bilden Sie eine Summe aller Werte im Bereich von A1 bis A9. Genauso arbeitet die Formel in J29. Allerdings ist der Bereich, der summiert wird, nicht fix wie bei SUMME(A1:A9) sondern variabel durch BEREICH.VERSCHIEBEN(). Die Parameter der Funktion BEREICH.VERSCHIEBEN(): Bezug Bezug ist die Zelle, von der BEREICH.VERSCHIEBEN() ausgeht, in unserem Beispiel ist das C2. Zeilen Die Zelle, die in Bezug angegeben ist, wird um so viele Zeilen nach unten verschoben wie in dem Parameter Zeilen steht. Die Anzahl der Zeilen wird ermittelt mit der Formel J26+J20-2 In J26 steht die Zeile, in der das gewünschte Jahr beginnt. Da aber auch noch ein Monat angegeben wurde, ab dem summiert werden soll, muss der Monat aus der Zelle J20 addiert werden. Warum die -2? In Zeile 54 steht das Jahr Der Parameter Zeilen bezieht sich aber nicht auf die absolute Zeile innerhalb der Exceltabelle sondern ist die Anzahl der Zeilen, um die der Ausgangsbereich (C2) nach unten geschoben wird. Die relevanten Werte beginnen erst in Zeile 55 und die Ausgangszelle steht nicht in Zeile 1 sondern in Zeile 2. Also müssen Sie von dem Wert 54 zwei Zeilen abziehen um mit BEREICH.VERSCHIEBEN() in der richtigen Zeile anzukommen. Spalten In J25 wird mit VERGLEICH() die Nummer der Spalte ermittelt, in der die Daten des gewünschten Kunden stehen. Die Funktion liefert den Wert 4. Wenn Sie von Spalte C aus vier Spalten nach rechts gehen, landen Sie in Spalte G. Die Daten von Kunde 3 stehen aber in Spalte F. Also müssen Sie für den Parameter Spalten 1 subtrahieren.

12 Höhe Formel:J21-J20+1 Monat bis minus Monat von ergibt die Anzahl der Monate, für die eine Summe gebildet werden soll. 7-3 = 4, Sie wollen aber Summen für Monat 3 bis Monat 7, also für 5 Monate. Das bedeutet, Sie müssen den Wert 1 addieren, sonst wird ein Monat nicht mit in die Summenformel aufgenommen. Breite Dieser Parameter ist nun ganz einfach. Pro Kunden existiert eine Spalte mit Werten, also hat der Parameter Breite den Wert 1. In J32 sehen Sie die Lösung mit einer einzigen Formel errechnet, also, ohne Zwischenwerte.