EXCEL-TUTORIAL 3. »Daten nach der Rangfolge sortieren« Aufgabenstellung

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1 EXCEL-TUTORIAL 3»Daten nach der Rangfolge sortieren«aufgabenstellung Rangfolge bilden: Es liegen Zahlen zur Studierendendichte (Anzahl der Studierenden je Einwohner) vor. Für jedes Bundesland soll der Rangplatz (1 bis 16) innerhalb der Gruppe der Bundesländer ermittelt werden. Anschließend soll die Tabelle so angeordnet werden, dass die Länder nach der Studierendendichte absteigend angezeigt werden.

2 Schritt 1 Wir importieren die Daten aus der Grundlagendatei in das neue Tabellenblatt Rangfolge. Alternativ können wir die Informationen auch mit Formelbezügen in das Tabellenblatt integrieren (siehe EXCEL- TUTORIAL 1). Schritt 2 In einer über der Tabelle angeordneten neuen Zeile 3 wollen wir uns den Rangplatz des jeweiligen Bundeslandes anzeigen lassen. Dass der Rangplatz in der obersten Zeilen der Tabelle steht, wird im Folgenden noch wichtig sein, da wir mit Verweis- Formeln arbeiten, bei denen Informationen aus der obersten oder linken Zeile einer Matrix ausgelesen werden (siehe EXCEL- TUTORIAL 2). In dieser neu hinzugefügten Zeile tragen wir für das erste Bundesland die Formel für die Rangfolgenberechnung ein. Sie lautet: =RANG(B5;$B5:$Q5). Innerhalb der Klammer der Formel bezeichnet der erste Teil die Zahl, die in der Rangfolge gebracht werden soll. Den Bezugsrahmen bilden in unserem Beispiel die einzelnen Werte der 16 Länder. Der Bezugsrahmen muss mit den $-Zeichen in eine absolute Adressierung gebracht werden (siehe EXCEL-TUTORIAL 1), da er für jedes einzelne Land gleich bleiben und sich nicht dynamisch verschieben soll. Der vordere Teil der Formel muss dynamisch bleiben und erhält daher kein $-Zeichen. 2

3 Schritt 3 Im nächsten Schritt soll die Tabelle so umgestellt werden, dass die einzelnen Länder mit ihren Rangplätzen in der Tabelle der Größe nach sortiert werden. Dazu wird die Tabelle kopiert und die Rangplätze werden manuell in die Tabelle eingetragen. Je nachdem, ob es auf- oder absteigend sortiert sein soll, steht in der Zeile B8 der Wert 1 oder 16. Tipp Die Rangfolgenplätze 1 bis 16 müssen nicht alle von Hand eingetippt werden. Lediglich den ersten Wert angeben und anschließend die Reihe ausfüllen, indem der markierte Bereich vergrößert wird (mit Hilfe des Cursors die rechte untere Ecke (kleines schwarzes Kreuz) über die gewünschte Anzahl der Spalten nach rechts ziehen). Abschließend bei den erschienenden Auto-Ausfülloption mit der Maus die Schaltfläche Datenreiche ausfüllen auswählen. 3

4 Schritt 4 Nun kommt der WVERWEIS zum Einsatz. Verweisformeln sind im EXCEL-TUTORIAL 2 ausführlich dargelegt worden. Daher hier in Kürze: Diese Funktion prüft, ob die Zeile einer Matrix bzw. Tabelle einen bestimmten Wert enthält, und liefert dann in einer anderen Zelle einen Wert, der in einer weiteren, anzugebenden Zelle steht. Die Funktion sollte man immer verwenden, wenn Vergleichswerte in einer Zeile stehen, die sich unterhalb der Daten befinden, nach denen man sucht. Für Zelle B10 lautet beispielsweise die Formel: =WVERWEIS(B$8;$B$3:$Q$5;3;FALSCH). 4

5 Suchkriterium: Der Wert, nach dem man in der ersten Zeile der Matrix sucht (in unserem Fall der Rangplatz. Matrix: Die Informationstabelle, in der Daten gesucht werden. Hier: die Zellen B3 bis Q5. Spaltenindex: Die Nummer der Zeilen in der Matrix, aus der der übereinstimmende Wert geliefert werden soll (ein Zeilenindex von 2 liefert die Abkürzung des Bundeslandes, ein Zeilenindex von 3 den Wert der Studierendendichte. Bereich_Verweis: Hier sollte standardmäßig FALSCH angegeben sein. Abschließend kann durch Ziehen nach rechts die Tabelle vervollständigt werden. 5

6 Tipp Liegt anstatt einer horizontalen Tabelle eine vertikale vor, so kommt der analoge SVERWEIS zum Einsatz. Dieser ist genauso aufgebaut wie der WVERWEIS, geht aber von einer spaltenweise Anordnung der Tabellen aus, und nicht von einer zeilenweisen. Ab Zeile 12 ist auch dieser Fall illustriert. 6

7 Impressum Herausgeber: Zentrale Datenstelle der Landesfinanzminister (ZDL) Leipziger Straße Berlin Tel.: (030) Satz und Layout: junge meister* GmbH Kantstraße Berlin Tel. 030 ı Die»Excel-Tutorials«sind urheberrechtlich geschützt (Copyright). Dies bedeutet, dass die Vervielfältigung und Verbreitung auch auszugsweise nur mit genauer Quellenangabe des Herausgebers gestattet ist. Die»Excel-Tutorials«sind auf die Bedürfnisse unserer Kunden zugeschnitten und verwenden daher beispielhaft Namen von Gebietskörperschaften. Die den Beispielen zugrundeliegenden Zahlen spiegeln keine realen Sachverhalte wider und dienen lediglich der Illustration. Der Auswahl der Gebietskörperschaften liegt keine politische oder sonstige Wertung zugrunde. An einem Feedback zu den»excel-tutorials«sind wir ausdrücklich interessiert. Wenn Sie Anregungen und Wünsche haben oder uns Hinweise auf Fehler geben können, sind wir für eine Nachricht dankbar. Erschienen: November 2012