1.) Soll die gesamte Spalte oder Zeile ausgewählt werden, reicht es auf den Spalten-/Zeilenkopf (Ziffer bzw. Buchstabe) zu klicken

Transkript

1 Leitfaden für Excel

2 Inhaltsverzeichnis Grundsätzliches... 3 Nützliche Tastenkombinationen... 4 Die oberste Zeile einer Tabelle fixieren... 5 Eine Seite einrichten (für ein übersichtliches Layout beim Drucken)... 6 Autofilter einschalten... 8 Zellen formatieren... 9 Tabelle sortieren Felder verketten WENN-Formel S-VERWEIS LINKS- (bzw. RECHTS-) Formel TEIL-Funktion Pivot-Tabelle (Erklärungen anhand von Beispielen)

3 Grundsätzliches 1.) Soll die gesamte Spalte oder Zeile ausgewählt werden, reicht es auf den Spalten-/Zeilenkopf (Ziffer bzw. Buchstabe) zu klicken 2.) Immer wenn mit komplexen Formeln gearbeitet wird (S-VERWEIS etc.) sollten die Inhalte der Zellen eingefügt werden. Dies spart Speicherplatz und verhindert einen Verlust der Daten, wenn evtl. eine Datei gelöscht wird. Hierfür: Betroffene Zellen/Spalten/Zeilen markieren Rechtsklick Kopieren Rechtsklick Inhalte einfügen Werte 3

4 Nützliche Tastenkombinationen - Zelle kopieren: Strg. + C - Zelle einfügen: Strg. + V - Zelle ausschneiden: Strg. + X - Zelle Fett machen: Strg. + Shift + F - Zelle formatieren: Strg Tabelle durchsuchen: Strg. + F - An das Ende der Tabelle springen: Strg. + Pfeil nach unten - An den Anfang der Tabelle springen: Strg. + Pfeil nach oben - Mehrere Zellen markieren: Umschalt + Pfeil (oben, rechts ) - Autovervollständigen : Strg. + U (Den Wert einer Zelle für die unteren Zellen übernehmen. Zellen müssen vorher markiert sein.) 4

5 Die oberste Zeile einer Tabelle fixieren Um die oberste Zeile einer Tabelle zu fixieren (beim Herunterscrollen soll sie oben stehen bleiben), wie folgt vorgehen: - Komplette Zeile unter der zu fixierenden Zeile markieren (hierfür auf die Ziffer der Zeile klicken) - Fenster Fenster fixieren - Jetzt bleiben die fixierten Zeilen beim Herunterscrollen immer sichtbar (Dies funktioniert auch bei 2 oder mehr Zeilen, die fixiert werden sollen) 5

6 Eine Seite einrichten (für ein übersichtliches Layout beim Drucken) Um die Tabelle beim Ausdrucken kompakt auf eine Seite anzupassen, wie folgt vorgehen: - Datei Seite einrichten - Reiter Papierformat Orientierung (i.d.r. hier Querformat auswählen) - Skalierung Anpassung: 1 Seite breit UND bei Seiten hoch LEER LASSEN Falls sich die Tabelle auf mehrere Seiten erstreckt müssen noch Wiederholungszeilen festgelegt werden. Hierfür: 6

7 - Reiter Tabelle aufrufen Wiederholungsspalte oben anwählen und auf die Ziffer der Zeile klicken 7

8 Autofilter einschalten Um die Filterfunktion einzuschalten, wie folgt vorgehen: - Daten Filter Autofilter - Nun können die Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien gefiltert werden - Über die Funktion Benutzerdefiniert sind auch Eingrenzungen wie z.b.: Ergebnisse: Größer 10 und kleiner 20 möglich: - Über das Feld Alle Anzeigen werden alle Filterkriterien aufgehoben. 8

9 Zellen formatieren Um Zellen (bzw. ganze Spalten/Zeilen) zu formatieren (Farbe, Währung, Zeilenumbruch), wie folgt vorgehen. - Rechtsklick auf Zelle/Spalte/Zeile Zellen formatieren - Nun in den entsprechenden Reitern die jeweiligen Formatierungen vornehmen 9

10 Tabelle sortieren Um eine Tabelle absteigend oder aufsteigend zu sortieren, wie folgt vorgehen: - Für einfache Sortierung in die entsprechende Spalte klicken, danach auf das Sortiersymbol Soll erst nach Kriterium X und dann nach Kriterium Y sortiert werden, wie folgt vorgehen: - Daten Sortieren - Die verschiedenen Merkmale der Reiha nach auswählen 10

11 Felder verketten Um mehrere Felder miteinander zu verketten (zusammen in ein Feld schreiben), wie folgt vorgehen: - Folgende Formel in die neue Zelle eintragen (Wichtig: Formel beginnt mit einem = -Zeichen): =verketten(a1;b1) - Nacheinander die zu verkettenden Zellen anwählen - Die Zelle sollte im Format Standard sein, um das Ergebnis der Formel anzuzeigen. (Im Format Text würde die Formel wortwörtlich zu sehen sein.) 11

12 WENN-Formel Mit Hilfe der Wenn(-Dann)-Formel können Zellen automatisch mit einem Wert gefüllt werden, WENN eine andere Zelle eine vorher definierte Bedingung erfüllt. Um die Funktion anzuwenden wie folgt vorgehen: Die Formel besteht aus der Prüfung (WENN die Zelle J1 ist gleich ), dem neuen Wert (DANN schreibe in die Zelle den Wert ) und dem Alternativwert (ansonsten schreibe ) - Folgende Formel in die neue Zelle eintragen =wenn(j1<7000; Ja ; Nein ) Es können auch mehrere WENN-Formeln hintereinander gestellt werden. Hierzu: - Anstatt dem Sonst_Wert, einfach noch mal eine WENN-Formel eintragen 12

13 S-VERWEIS Mit Hilfe des S-Verweises können Daten aus verschiedenen Tabellen, anhand einer eindeutigen Verbindung zusammengespielt werden. Hierzu: - In die neue Zelle ein = eintragen - Über die Funktionsleiste (oben links) die Funktion S-Verweis auswählen - Als Suchkriterium die Zelle/den Wert auswählen, der in beiden Tabellen vorhanden ist (Bsp. Art.Nr.) - Als Matrix die Tabelle, in der die Information vorhanden ist auswählen - Der Spaltenindex beschreibt die Spalte, in der die Information vorhanden ist. Hierbei muss die Spalte in Zahlen angegeben werden (Bsp. Spalte B wäre der Spaltenindex 2) - Das Feld Bereich_Verweis muss immer mit falsch gefüllt werden. Mögliche Fehlerquellen: - Die Zellen des Suchkriteriums haben unterschiedliche Formate (Text vs. Standard) - Die Tabellen sind nicht innerhalb derselben Excel-Mappe geöffnet 13

14 LINKS- (bzw. RECHTS-) Formel Mit Hilfe der LINKS- (bzw. RECHTS-) Formel können Zellen an einer bestimmten Stelle abgeschnitten werden. (Hilfreich, wenn nur die ersten X Stellen einer Zelle benötigt werden.) Hierzu: - In die neue Zelle ein =LINKS (Alternativ:=RECHTS) eintragen - Text bezeichnet die Zelle, die abgeschnitten wird - Anzahl_Zeichen gibt an, nach wie viele Zeichen abgeschnitten werden soll 14

15 TEIL-Funktion Mit Hilfe der TEIL-Funktion können bestimmte Teile aus einer Zelle herausgeschnitten werden. Hierzu: - In die neue Zelle ein =TEIL eintragen - Text bezeichnet die Zelle, aus der herausgeschnitten wird - Erstes_Zeichen gibt an, ab welcher Stelle angefangen wird - Anzahl_Zeichen gibt an, wie viele Zeichen herausgeschnitten werden 15

16 Pivot-Tabelle (Erklärungen anhand von Beispielen) Mit Hilfe der Funktion des Pivot können komplexe Auswertungen gefahren werden. Bsp. 1 Sachverhalt: Ermittlung des Gesamtbedarfes pro Artikel (Lagerunabhängig) Artikel Lager Verbrauch A Lager B Lager A Lager C Lager B Lager B Lager A Lager A Lager C Lager Vorgehensweise: Für Aufrufen des Pivot, irgendeine Zelle der Tabelle anwählen Daten PivotTable-und PivotChart-Bericht Fertig stellen 16

17 - Das Feld Artikel in die Zeilenfelder ziehen; Das Feld Verbrauch in die Datenfelder ziehen Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus: Summe von Verbrauch Artikel Summe A B C Gesamtergebnis

18 Bsp. 2 Sachverhalt: Artikel sind in einer Tabelle mehrfach vorhanden und der Bedarf pro Lagerort soll ermittelt werden. Artikel Lager Verbrauch A Lager B Lager A Lager C Lager B Lager A Lager B Lager A Lager C Lager B Lager (Oberen 5 Zeilen zur Vereinfachung doppelt genommen) Vorgehensweise: Aufrufen des Pivot s.o. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus: Summe von Verbrauch Lager Artikel Lager1 Lager2 Gesamtergebnis A B C Gesamtergebnis

19 Bsp. 3 Sachverhalt: Gesucht wird die Anzahl der Kunden mit neuer/alter Kanbanabwicklung pro Region. Kundennummer Kundenname Region Neue_Kanbanabwicklung Fissek GmbH - KANBAN - 77 no Hommel-Etamic GmbH 30 no Weiss Spindeltech. GmbH 76 no Atlantic Zeiser GmbH & Co. 30 no DB Regio AG Kanban RZW 62 no Heidelberg Postpress 62 no Waldorf-Technik GmbH+Co.KG 30 yes Rückle GmbH 23 yes EMAG AUTOMATION GmbH 37 no Rückle GmbH 23 yes Marbach Werkzeugbau GmbH 70 yes Marbach Werkzeug GmbH 70 yes Marbach Werkzeug GmbH 70 yes Schmidt Technology GmbH 30 yes Vorgehensweise: Aufrufen des Pivot s.o. Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus: Anzahl von Neue_Kanbanabwicklung Neue_Kanbanabwicklung Region no yes Gesamtergebnis

20 Bsp. 4 Sachverhalt: Neben der Artikel-Nr. sollen (in der linken Spalte) noch weitere Informationen ausgewiesen werden. Artikel Bezeichnung VK-Wert pro Teil WE pro Teil Spanne pro Teil DIN 7603 Cu A 15x19x , ,51 41,20% DIN 7603 CU A 10x16x , ,57 47,08% DIN 7603 CU A 10x13.5x ,49 568,53 64,07% O-Ring 3,7x1,9 NBR 70 Shore A 651,00 651,00 0,00% DIN 7603 CU A 6x10x1 964,49 379,77 60,62% O-Ring 4,0x1,0 NBR 70Shore A schwarz 420,00 166,62 60,33% O-Ring 9,0x1,2 NBR 70Shore A schwarz401,20 292,99 26,97% DIN 7603 CU A 14x20x , ,12 13,59% DIN 7603 CU A 14x18x ,79 940,16 55,63% Vorgehensweise: Aufrufen des Pivot s.o. Ergebnis ist unübersichtlich. Daher: 20

21 - Rechtsklick auf Spaltenkopf Artikel Feldeigenschaften Keine auswählen Das Ergebnis sieht folgendermaßen aus: 21