DER NEWSLETTER AUS DER HR-ABTEILUNG

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1 DER NEWSLETTER AUS DER HR-ABTEILUNG Liebe Unternehmen, careesma.at will Sie nicht nur bei der Suche nach dem richtigen Kandidaten unterstützen, sondern Ihnen auch hilfreiche Tipps geben, die Sie in Ihrem HR- Alltag umsetzen können. Um die Kommunikation Ihrer Personalabteilung intern zu verbessern, ist ein HR-Newsletter ein wichtiger Baustein. In diesem Guide finden Sie Informationen wie Sie diese monatlichen HR-News am besten erstellen können. DER NUTZEN EINES HR-NEWSLETTERS Egal ob KMU oder Großkonzerne, das wichtigste Unternehmenskapital sind die Mitarbeiter. Oft sind es so viele, dass man sich untereinander gar nicht kennt. Trotzdem wäre es wichtig, als Firma eine Einheit zu bilden. Die HR-Abteilung ist ein wichtiges Vermittlungsmedium, das versucht den Informationsfluss im Unternehmen zu garantieren und das an der internen Transparenz maßgebend beteiligt ist. Interne Kommunikation kann viele Punkte beinhalten: Regelmäßige Team- Meetings, Mitarbeitergespräche mit Vorgesetzen oder diverse Firmenveranstaltungen. Ein Punkt wird als regelmäßige Maßnahme jedoch oft außer Acht gelassen: Das regelmäβige Informieren und Updaten über Firmennews. Früher war dafür eine Pinnwand/ein schwarzes Brett vorgehsehen, heute wird diese vielfach durch digitale Kommunikation ersetzt. Ein Newsletter, der in regelmäßigen Abständen von der HR-Abteilung ausgesendet wird, informiert nicht nur die gesamten Angestellten über Veränderungen oder Benefits und gibt ein Update zum Daily Business, sondern sorgt auch für Gesprächsthemen. Nur in wenigen Unternehmen wird der Newsletter als Kommunikationsmedium verwendet. Das Management sieht oft nicht den Sinn darin, eine Person mit der Erstellung, Pflege und Aussendung zu beauftragen. Oft wird nur der Kostenfaktor berücksichtigt und diverse Anfragen deshalb zurückgewiesen. Bewiesen ist laut zahlreichen Studien aber, dass Mitarbeiter bei einem guten und vor allem transparenten Unternehmensklima viel produktiver sind.

2 DIE ERSTELLUNG DES DESIGNS Das Template und das Design des HR-Newsletters kann sich an diversen anderen Marketing- oder Sales-Aussendungen orientieren. Es sollte natürlich mit der Corporate Identity des Unternehmens einhergehen, also im Header das Unternehmenslogo enthalten und sich auch farblich an der Marke orientieren. Ideal sind je nach Unternehmensgröße zwischen fünf und acht Artikel. Themen sollten im Newsletter nur kurz angerissen werden und eventuell durch einen weiteren Link auf diverse Homepages oder auf den internen Firmenblog führen. Somit sollte die Gesamtlänge nach Möglichkeit 500 Wörter nicht überschreiten. Bilder und Grafiken lockern die Texte auf und gewinnen die nötige Aufmerksamkeit für den Content. DIE AUTOREN DES NEWSLETTERS Transparenz ist das Um und Auf. Es sollte offengelegt werden, wer die Artikel schreibt, die Bilder auswählt und zu guter Letzt auch den Newsletter verschickt. Am besten ist es die Person bzw. Personen mit Bildern als Autoren vorzustellen. So können etwaige Rückfragen oder Beschwerden auch direkt an die Personen gerichtet werden. Die Kommunikation über erleichtert eine Mitteilung an viele, trotzdem sollten die Arbeitnehmer noch immer die Möglichkeit eines persönlichen Gesprächs haben.

3 DIE MÖGLICHEN INHALTE EINES NEWSLETTERS Was tut sich in und um Ihr Unternehmen gerade? Alle diese Neuigkeiten sind potentielle Themen für die monatliche Aussendung. Neueinstellungen: Welche neuen Mitarbeiter wurden im letzten Monat angeheuert. Diese interne Kommunikation hilft bei der Mitarbeitereinschulung und dass sich neue Angestellte schneller im Unternehmen zurecht finden. Alle Unternehmensbereiche einbeziehen: Versuchen Sie den Newsletter- Content ausgewogen zu wählen. Das bedeutet beispielsweise, dass nicht nur Neuerungen aus einer Abteilungen die Aussendung dominieren sollten. Umfragen: Die Belegschaft will ernst genommen werden. Es genügt nicht, dass man Sie über Änderungen informiert. Sie wollen auch aktiv nach Beteiligung gefragt werden. Steht gerade eine heikle Entscheidung an, sollte man auch um die Meinung der Arbeiter und Angestellten bitten. Besondere Mitarbeiterleistung: Oft arbeiten Menschen nebeneinander ohne eigentlich zu wissen, was jeder genau macht. Nachfragen tut man nur selten. Daher wissen viele auch nicht, wenn ein Arbeitnehmer gerade einen Erfolg gelandet oder sich besonders gut geschlagen hat. Man kann diese und andere Leistungen herausstreichen um sie angemessen intern zu würdigen. Neuigkeiten aus der Branche: Was hat sich im Sektor getan und könnte entweder allgemein interessant sein oder auf kurz oder lang auch das eigene Unternehmen betreffen? Neuigkeiten im Unternehmen: Gibt es interne Neuerungen oder Änderungen? Auch wenn bestimmte Dinge schon per Mail von der Führungsebenen oder den Zuständigen kommuniziert wurden, sollten sie nochmals zusammengefasst werden. Es muss ja nicht heißen, dass damals jeder das betreffende gelesen hat. Geburtstage/Jubiläen: Ein Thema, das immer für guten Content sorgt, sind diverse Geburtstage oder sonstige Events. Vielleicht feiert ja ein Mitarbeiter gerade sein 25jähriges Bestehen im Unternehmen?

4 Kalender und Erinnerungen: Hier inbegriffen sind Betriebsausflug, wichtiges Unternehmensmeeting oder andere Termine, über die alle Bescheid wissen sollten. Beispielsweise ist der Newsletter des Jänners der richtige Zeitpunkt um über Eckpunkte im Februar nochmals zu informieren. KRISENMANAGEMENT Häufig gestellte Fragen: Oft sind Dinge unklar und Thematiken werden von mehreren Personen angesprochen. Könnte die Antwort den Großteil der Arbeitskollegen interessieren, ist es durchaus legitim, es in den Newsletter zu geben. So erspart sich der eine oder andere Mitarbeiter das Nachfragen. Beschwerden behandeln: Haben sich Beschwerden im letzten Monat gehäuft und wurde dasselbe Problem von mehreren Personen vorgebracht, sollte das ehrlich angesprochen werden und dadurch gezeigt werden, dass man jeden mit seinem Anliegen ernst nimmt. Nach Verbesserungen fragen: In weiterer Folge kann man Arbeitnehmer auch einbeziehen um Lösungen für Probleme zu suchen. Man selbst brütet vielleicht über einem Problem, jemand anderer findet einen Vorschlag zu Verbesserung jedoch schon nach ein paar Minuten. Bildrechte: MARKETING NICHT VERGESSEN Für viele liegt es auf der Hand, dass der Content im Newsletter gelesen wird. Schließlich betrifft es jeden einzelnen und behandelt direkt den Arbeitsplatz, das Arbeitsumfeld, die Anliegen und die Bedürfnisse der Arbeitnehmer. Aber wie bei jedem Newsletter muss man die Leser erst zum Konsum motivieren. Daher sollten auch generelle Marketingregeln zu Newslettern angewendet werden. Interessanter Schreibstil: Themen sollen sachlich dargestellt werden, ein wenig Spannung beim Schreiben kann aber nie schaden. Finden Sie den Mittelweg zwischen Sensation und Sachlichkeit. Layout verändern: Um das Interesse der Empfänger zu wahren, sollte das Layout von Zeit zu Zeit werden. Als Richtlinie kann man die Zeitspanne von drei Monaten nennen. Innerhalb dieses Zeitraums sollten zumindest kleine Neuerungen am Header, bei der Struktur oder das Einfügen interessanter und auffälliger Bilder vorgenommen werden.

5 Gewinnspiel: Winkt durch einen Klick oder eine Beteiligung die Chance auf einen Gewinn, ist die Motivation gleich viel größer. Interne Urlaubsfotowettbewerb, Schnappschüsse aus dem Büro oder diverse weitere Bilder könnten beispielsweise in bei einem Wettbewerb prämiert werden. Bevor man aber über eine mögliche Verlosung nachdenkt, sollte man sein Budget überprüfen und es eventuell mit dem Vorgesetzten absprechen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg beim Newsletter erstellen und Kommunizieren in Ihrem Unternehmen und sind bei Fragen jederzeit gern unter für Sie da! Aktuelle Informationen zum Thema Human Ressource finden Sie auch täglich frisch gebloggt im Recruiting Club!