Dienstanweisung Befristet beschäftigte wissenschaftliche Mitarbeiterinnen & Mitarbeiter für den Bereich Zusatzversorgung

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1 Dienstanweisung Befristet beschäftigte wissenschaftliche Mitarbeiterinnen & Mitarbeiter für den Bereich Zusatzversorgung Verfasser: H. G. Könen (K2.21) R. Seidinger (K2.22) Stand: Seite 1 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Pflicht zur Versicherung bei wissenschaftlichen Mitarbeitern Rechtskreise... 4 Finanzierung und Beitragshöhe... 4 Versteuerung und Verbeitragung in der Sozialversicherung... 5 Erstellung der Meldungen Aufbau des Buchungsschlüssels... 8 Erfassung der Zusatzversorgung Mutterschutz bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen Nachträgliche Ablieferung der Beiträge mit Zulage Nachträgliche Ablieferung der Beiträge mit F05-Beleg Stand: Seite 2 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

3 Pflicht zur Versicherung bei wissenschaftlichen Mitarbeitern Pflicht zur Versicherung bei wissenschaftlichen Mitarbeitern 2 Abs. 2 des Tarifvertrages Altersversorgung gilt auch für die zeitlich befristet beschäftigten wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an wissenschaftlichen Forschungseinrichtungen. Hierzu müssen folgende Kriterien erfüllt sein: Hinweis: 1. Anwendbarkeit des ATV 2. Ausübung einer wissenschaftlichen Tätigkeit im Sinne des Wissenschaftszeitvertretungsgesetzes (Hochschulrahmengesetz) an einer Hochschule oder einer Forschungsreinrichtung 3. Befristung des Arbeitsverhältnisses, weshalb die Wartezeit 60 Monate) nicht erfüllt werden kann 4. die betroffene Person war vorher nie in einer Zusatzversorgungskasse des öffentlichen Dienstes pflichtversichert 5. der Beschäftigte hat den Antrag innerhalb der Frist von zwei Monaten nach Aufnahme der Beschäftigung beim Arbeitgeber gestellt Nur bei Erfüllung aller o. a. Bedingungen darf eine Befreiung von der Pflichtversicherung zur Zusatzversorgung durchgeführt werden. Bei einer gewöhnlichen Befristung eines Arbeitsverhältnisses (mit und ohne Sachgrund) z. B. kann keine Befreiung von der Versicherung erfolgen, da die Bedingung Ausübung einer wissenschaftlichen Tätigkeit hier nicht erfüllt ist. Für die Prüfung der Versicherungspflicht sowie einer möglichen Befreiung von der Pflichtversicherung (nach Eingang eines entsprechenden Antrages) ist der Arbeitgeber zuständig. Bei der Prüfung muss besonderes Augenmerk gelegt werden, ob bereits eine Pflichtversicherung bei der VBL oder anderen Kasse, mit denen die VBL ein Überleitungsabkommen abgeschlossen hat, besteht oder einmal bestanden hat und ob der Antrag auf Befreiung von der Pflichtversicherung innerhalb der Frist von zwei Monaten ab Beschäftigungsbeginn gestellt wurde. Überschreitet die Beschäftigungszeit die Zeitspanne von 60 Monaten oder erfolgt eine Entfristung innerhalb der Vertragslaufzeit, wird die betroffene Person sofort zusatzversorgungspflichtig. Stand: Seite 3 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

4 Rechtskreise, Finanzierung & Beitragshöhe Rechtskreise In der freiwilligen Versicherung (VBL extra) für wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gibt es drei Rechtskreise. Der Rechtskreis West erstreckt sich auf das alte Bundesgebiet. Der Rechtskreis Ost umfasst die Bundesländer des Beitrittsgebietes und Berlin. Der besondere Rechtskreis (Ost wie West) erstreckt sich auf Beschäftigte, die beim gleichen Arbeitgeber aus dem Rechtskreis West in das Rechtsgebiet Ost versetzt oder umgesetzt werden. Finanzierung und Beitragshöhe Die freiwillige Versicherung bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern basiert auf einer vollständigen Kapitaldeckung. Im Gebiet des Rechtskreises West wird die freiwillige Versicherung bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern alleine vom Arbeitgeber getragen. Beitrag Arbeitgeber 4,00% Beitrag Arbeitnehmer 0,00% Im Rechtskreis Ost werden die Beiträge zur freiwilligen Versicherung hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt. Beitrag Arbeitgeber 2,00% Beitrag Arbeitnehmer 2,00% Im besonderen Rechtskreis verhält es sich genauso wie im Rechtskreis West. Beitrag Arbeitgeber 4,00% Beitrag Arbeitnehmer 0,00% Stand: Seite 4 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

5 Versteuerung und Verbeitragung in der Sozialversicherung Versteuerung und Verbeitragung in der Sozialversicherung Die Versteuerung erfolgt nach 3 Nr. 63 Einkommenssteuergesetz (EStG). Die Versteuerung erfolgt nachgelagert, d. h. dass in der Leistungsphase im Alter die Rente voll besteuert werden muss. Nach 3 Nr. 63 Satz 1 EStG und 1 Abs. 1 Nr. 9 Sozialversicherungsentgeltverordnung (SvEv) können 2.784,- steuer- & sozialabgabenfrei (Stand 2013) bleiben. Ab dem Jahr 2014 erhöht sich der Betrag auf 2.856,- Hinzu kommen zusätzliche 1.800,- nach 3 Nr. 63 Satz 3 EStG, welche als steuerliche Neufälle (Versorgungszusage ab ) steuerfrei, aber sozialversicherungspflichtig sind. Sofern im laufenden Arbeitsverhältnis eine steuerliche Förderung nach 78 EStG (Riester-Förderung) gewünscht ist, muss von der beschäftigten Person ein separater (zweiter) Vertrag mit der VBL geschlossen werden. Gleiches gilt auch, falls die wissenschaftliche Mitarbeiterin bzw. der wissenschaftliche Mitarbeiter eine Entgeltumwandlung machen möchte. Nach Beendigung seiner Tätigkeit besteht die Möglichkeit der Fortführung der freiwilligen Versicherung des Arbeitgebers durch den Arbeitnehmer. Hierzu ist ein Antrag bei der VBL notwendig, welcher innerhalb von drei Monaten nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses durch den Beschäftigten gestellt werden muss. Im Falle der Fortführung kann von ehemaligen Beschäftigten die steuerliche Vergünstigung der Riester-Förderung auch hier in Anspruch genommen werden. Stand: Seite 5 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

6 Erstellung der Meldungen Erstellung der Meldungen Ein vollautomatisches, maschinelles Meldewesen existiert innerhalb von KIDICAP nur im Bereich der Pflichtversicherung bei der VBL. Vor der Eingabe der Versicherung als wissenschaftlicher Mitarbeiter muss eine manuelle Anmeldung durch den Arbeitgeber bei der VBL erfolgen. Erst nach der Vergabe einer Versicherungs-Nr. durch die VBL kann eine Eingabe ins Bezügerechnungssystem erfolgen. Die Anmeldungen erfolgen manuell mit einem Formular mit der Bezeichnung FV2 und dem Titel Anmeldung zur Freiwilligen Versicherung VBL extra nach 28 und 82 VBLS (Muster siehe nächste Seite). Bei der Einstellung eines befristet wissenschaftlichen Mitarbeiters sind grundsätzlich zwei Konstellationen im Hinblick auf die Antragsstellung zur Befreiung von der Pflichtversicherung zur Zusatzversorgung denkbar. Diese wirken sich wie folgt auf die Erstellung der Anmeldung aus. 1. Antrag auf Befreiung unmittelbar mit der Arbeitsaufnahme: In diesem Fall braucht keine Anmeldung zur Pflichtversicherung bei der VBL vorgenommen zu werden. Durch die direkte Stellung des Befreiungsantrag entfällt die Pflicht zur Anmeldung innerhalb der ZV-Pflichtversicherung. 2. Antrag auf Befreiung zu einem späteren Zeitpunkt: Wird der Antrag auf Freistellung von der Pflichtversicherung innerhalb der Zusatzversorgungseinrichtung erst später gestellt (max. zwei Monate), muss die Person erst einmal zur Pflichtversicherung bei der VBL angemeldet werden. Nach Eingang des Antrages wird die zuvor erfolgte Anmeldung storniert und eine Anmeldung zur freiwilligen Versicherung zur VBL extra erstellt. Die in der Pflichtversicherung verwendete Versicherungsnummer bei der VBL kann für die freiwillige Versicherung weiter genutzt werden. Der Versicherungsnehmer ist der Versicherung von wissenschaftlichen Mitarbeitern ist der beteiligte Arbeitgeber. Mit der Versicherung sind die gleichen Risiken wie in der Pflichtversicherung abgedeckt. Für die Abmeldung gibt es kein Formular. Sie kann formlos der VBL mitgeteilt werden. Hierfür sind folgende Angaben nötig: Versicherungsnummer Name, Vorname Datum, an dem die Voraussetzungen für die Versicherung bei der VBL entfallen sind sofern bekannt (und vom Beschäftigten erlaubt) die letzte bekannte Adresse Stand: Seite 6 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

7 Erstellung der Meldungen Abbildung: Muster einer Anmeldung zur freiwilligen Versicherung Stand: Seite 7 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

8 Endmarke Leerfeld Leerfeld Aufbau des Buchungsschlüssel Aufbau des Buchungsschlüssels Bei korrekter Erfassung werden die von KIDICAP ermittelten Beiträge im Rahmen des Ergebnispaketes automatisch an die VBL abgeführt. Hierzu ist es unbedingt nötig, dass eine VBL-Versicherungsnummer mit 10 Stellen (Geburtsdatum mit sechs Ziffern und eine vierstellige Prüfziffer) hinterlegt ist. Die Versicherungsnummer ist ein Bestandteil des Buchungsschlüssels. Sofern sie fehlerhaft oder gar nicht eingetragen wird, kann der Verwendungszweck auf dem Überweisungsträger nicht korrekt gebildet werden. Dies führt zu einer Rücküberweisung der Beiträge durch die VBL. Das zurücktransferierte Geld muss nun erneut an die VBL überwiesen werden. Für Überweisungen von Beiträgen zur freiwilligen Versicherung der VBL ist ausschließlich die nachstehende Bankverbindung zu verwenden: Konto Nr.: Bankleitzahl: Kreditinstitut: Landesbank Baden-Württemberg IBAN: DE BIC: SOLADEST600 Kontoinhaber: VBL Karlsruhe Mit dem Buchungsschlüssel werden der VBL die erforderlichen Informationen mitgeteilt. Er setzt sich zusammen aus drei verschlüsselten Angaben (Einzahler, Versicherungsmerkmal und Steuermerkmal) und dient der korrekten Verbuchung der gezahlten Beiträge. Zudem bildet er die Grundlage für die steuerliche Behandlung der in der Auszahlungsphase zu zahlenden Rentenleistungen. Abbildung: Darstellung eines Buchungsschlüssels 6-stellige Konto-Nr. des beteiligten AG Buchstaben 10-stellige VBL- Versicherungsnummer 6-stelliger Buchungsschlüssel E X X Einzahler - 01 = beteiligter Arbeitgeber Versicherungsmerkmal - 65 = Beitrag für wissenschaftliche MA Steuermerkmal - 01 = 3 Nr. 63 EStG (Steuerfreiheit der Beiträge; Vollbesteuerung der Rente) - 02 = 40b EStG (Pauschalversteuerung; Rentenbesteuerung mit Ertragsanteil) - 03 = 2,19 EStG (individuelle Versteuerung; Rentenbesteuerung mit Ertragsanteil) Stand: Seite 8 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

9 Erfassung der Zusatzversorgung Erfassung der Zusatzversorgung In diesem Abschnitt sind lediglich die für die Zusatzversorgung nötigen Arbeitsschritte beschrieben. Wie üblich wird aus den zv.-pflichtigen Entgeltbestandteilen das ZV-Entgelt ermittelt. Für eine korrekte Erfassung muss der Befehl erf12a in die weise Zeile Direktkommando (weiße Zeile am unteren Bildschirmrand) eingegeben werden. Alternativ kann der Dialog auch über den Pfad Personalfall; Erfassung; Zukunftssicherung; Zusatzversorgung; Allgemein (12a) ausgewählt werden. Im Erfassungsmodus von Fenster 12a müssen folgende Felder mit Werten gefüllt werden: Zusatzversorgungskasse VBL West: 01 VBL Ost: 31 VBL Besonders: 41 ZV-Pflicht West: 4 (nicht zv.-pflichtig aber nach 2 Abs. 2 ATV freiw. Versicherung Beitragszahler) Ost: 4 (nicht zv.-pflichtig aber nach 2 Abs. 2 ATV freiw. Versicherung Beitragszahler) Besonders: 4 (nicht zv.-pflichtig aber nach 2 Abs. 2 ATV freiw. Versicherung Beitragszahler) ZV-Beitragsgruppe: VBL West: 06 (AG 4,00% / AN 0,00%) VBL Ost: 07 (AG 2,00% / AN 2,00%) VBL Besonders 06 (AG 4,00% / AN 0,00%) ZV-Arbeitgeber-Nr. West & Ost: z. B Konto-Nr. des Arbeitgebers bei der VBL ZV-Versicherten-Nr. z. B persönliche Nr. des Versicherten bei der VBL Zusatzumlage 2 (Neufälle) Steuerlicher Höchstbetrag: N (neues Steuerrecht ab ) Stand: Seite 9 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

10 Erfassung der Zusatzversorgung Abbildung: Erfassungsmodus Fenster 12a Stand: Seite 10 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

11 Mutterschutz bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen Mutterschutz bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen Innerhalb der freiwilligen Versicherung gibt es nicht die sozialen Komponenten wie innerhalb der Pflichtversicherung. Befindet sich eine wissenschaftliche Mitarbeiterin oder ein wissenschaftlicher Mitarbeiter in Elternzeit, werden keine Versorgungspunkte gutgeschrieben. Anders verhält es sich im gesetzlichen Mutterschutz. Bedingt durch Urteile des Bundesgerichtshofes vom (AZ: IV ZR 100/02) und des Bundesverfassungsgerichts am (AZ: 1 BvR 1409/10) müssen auch hier Mutterschutzzeiten ab 2012 wie reguläre Beitragsmonate berücksichtigt werden. Zur Berechnung der Beiträge wird ebenso wie in der Pflichtversicherung ein nach 21 TVöD (Bemessungsgrundlage für die Entgeltfortzahlung) ermitteltes fiktives Entgelt heran gezogen. Aufgrund der fiktiven Berechnung brauchen innerhalb der Pflichtversicherung bei der VBL im Mutterschutz keine Beiträge bzw. Umlagen sowie ggfs. Sanierungsgeld durch den Arbeitgeber überwiesen zu werden. Wichtiger Unterschied zur Pflichtversicherung: Für wissenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der freiwilligen Versicherung müssen die Beiträge durch den Arbeitgeber ermittelt und an die VBL abgeführt werden. Ab dem Abrechnungsmonat Dezember 2013 werden bei Erfassung des Mutterschutz über Fenster 43 vom Abrechnungssystem KIDICAP die erforderlichen Beiträge maschinell ermittelt und an die VBL abgeführt. Mutterschutzzeiten, welche zwischen dem und dem aufgetreten sind, wurden von Seiten des BADV ausgewertet und die involvierten Arbeitgeber und Bezügeabrechnungsstelle informiert. Für vor 2012 zurück gelegte Mutterschutzzeiten, die bei Vorlage entsprechender Nachweise (Geburtsurkunde, Mutterpass) in Kopie von der VBL auf Antrag berücksichtigt werden (Formular hierzu siehe nächste Seite), muss das fiktive ZV- Entgelt vom Arbeitgeber manuell ermittelt werden. Die Ermittlung orientiert sich an der Berechnung des Entgeltanspruches nach 21 TVöD. Die nachträgliche Ablieferung der Beiträge an die VBL ist auf den Seiten beschrieben. Stand: Seite 11 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

12 Mutterschutz bei wissenschaftlichen Mitarbeiterinnen Abbildung: Antrag auf Berücksichtigung von Mutterschutzzeiten vor 2012 Stand: Seite 12 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

13 Nachträgliche Ablieferung der Beiträge mit Zulage 6983 Nachträgliche Ablieferung der Beiträge mit Zulage 6983 Die einfachste Möglichkeit zur nachträglichen Ablieferung besteht in der Erfassung einer Zulage in Fenster 17. Diese Möglichkeit funktioniert jedoch nur dann, wenn 1. die Beschäftigte noch oder erneut beim gleichen Arbeitgeber tätig ist wie zur Zeit des Mutterschutz tätig ist 2. sich als wissenschaftliche Mitarbeiterin weiterhin oder erneut in der freiwilligen Versicherung befindet Beide der o. a. Bedingen müssen unbedingt erfüllt sein. Sofern dies der Fall ist, brauchen in Fenster 17 lediglich folgende Werte erfasst werden: Schlüssel 6983 (fikt. ZVK-Entgelt) Gültigkeit 2 (einmalig) Gilt seit Datum (Format TT.MM.JJJJ) Gilt bis Datum (Format TT.MM.JJJJ) Entstehungsmonat optional: Datum (Format MM.JJJJ) Betrag Wert in Euro (z. B. 965,15 ) Zahlung U/A B (die Zulage wird während voll Unterbrochener Monate gezahlt) Die Hinterlegung einer besonderen Verrechnungsstelle ist nicht nötig, da diese aus dem gleichen Haushaltstitel wie die regulären Entgeltbestandteile gezahlt werden. Die Erfassung übernimmt die Bezügeabrechnungsstelle. Im Bereich der herkömmlichen Bearbeitung wird die Zulage vom Arbeitgeber über das Formular 3973 Anordnung Zulagen angewiesen. Die Erfassung ist in beiden Rechtskreisen möglich. Im Rechtskreis Ost erscheint bei der Erfassung der gelbe (weicher) Warnhinweis Zulage: bei Unterbr. darf nur ZV-frei sein. Durch die Zulage 6983 wird das zusatzversorgungspflichtige Entgelt heraufgesetzt. Die darauf entfallenden Beiträge werden durch KIDICAP maschinell ermittelt und an die VBL abgeführt. Zudem werden die Freibeträge in der Versteuerung (2.856, ,- pro Jahr nach 3 Nr. 63 Sätze 1 und 3) und Sozialversicherung (2.856,- pro Jahr nach 1 Abs. 1 Nr. 9 SvEV) berücksichtigt. Stand: Seite 13 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

14 Nachträgliche Ablieferung der Beiträge mit Zulage 6983 Oberhalb der erwähnten Grenzen werden die Beiträge des Arbeitgebers steuerbzw. sozialversicherungspflichtig. Im Regelfall werden die Grenzbeträge nicht erreicht. Abbildung: Erfassungsmodus Fenster 17 Bei der Erfassung dieser Zulage muss mit großer Vorsicht vorgegangen werden. Durch die Erhöhung des zv.-pflichtigen Entgelts können Überzahlungen eintreten, sofern die Zulage laufend erfasst wird. Die Erfassung der Zulage 6983 sollte daher nur einmalig für den jeweiligen Monat erfolgen. Da im Rechtskreis West der Arbeitgeber die freiwillige Versicherung alleine trägt, kann im Falle einer nachträglichen Zahlung diese ausnahmsweise in einer Gesamtzahlung abgewickelt werden. Stand: Seite 14 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

15 Nachträgliche Ablieferung der Beiträge mit F05-Beleg Nachträgliche Ablieferung der Beiträge mit F05-Beleg Die Verwendung der Zulage 6983 scheidet in den folgenden Konstellationen von vorne herein aus: Person befindet sich mittlerweile in der Pflichtversicherung (z. B. bei Entfristung des Arbeitsvertrages) zeitliche befristetes Arbeitsverhältnis ist mittlerweile ausgelaufen die Mitarbeiterin ist mittlerweile für einen anderen Arbeitgeber tätig Hier besteht nur noch die Möglichkeit eine manuelle Zahlung durchzuführen. Hierzu werden mit Hilfe des manuell berechneten fiktiven ZV-Entgelts (siehe ab Seite 13) und den Beitragssätzen (siehe Seite 4) die fälligen Beiträge zur freiwilligen Versicherung ermittelt. Im Rechtskreis Ost werden die Beiträge hälftig zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmerin aufgeteilt. Daher muss hier vor der nachträglichen Überweisung der Beiträge mit der Frau abgestimmt werden, was mit den AN-Anteilen passieren soll. Hierbei gibt es zwei Szenarien: 1. Arbeitnehmerinnenanteile der Beiträge werden von der Antragstellerin überwiesen 2. der Arbeitgeber überweist nur die auf ihn selbst entfallenden Beiträge Sofern die Lösung Nr. 1 verwendet werden soll, muss ein Kassenzeichen bei der Bundeskasse beantragt werden. Dieses wird der ehemaligen Mitarbeiterin mitsamt der Bankverbindung der Bundeskasse und dem zugehörigen Überweisungsbetrag (AN-Beiträge) mitgeteilt. Nach Eingang der Kassenanzeige kann dann das Geld dann an die VBL überwiesen werden. Zur Veranlassung der Zahlung wird ein so genannter F05-Beleg (Muster siehe Seite 19) ausgefüllt. Bei der Ausfüllung ist darauf zu achten, dass die Bankverbindung der VBL und der Buchungsschlüssel im Verwendungszweck (beides siehe Seite 8) korrekt eingetragen werden. Andernfalls ist eine Zuordnung durch die VBL nicht möglich. Stand: Seite 15 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039

16 Nachträgliche Ablieferung der Beiträge mit F05-Beleg Abbildung: Anordnung einer einmaligen Auszahlung (F05-Beleg) Stand: Seite 16 von 16 Vordr.-Nr.: BTD039