Die Auswahl von Hardund Software ist ein Geschäftsprozess!

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1 Konsortialpartner InnoZent OWL e.v. s-lab Software Quality Lab der Universität Paderborn ebusiness-lotse Ostwestfalen-Lippe Die Auswahl von Hardund Software ist ein Geschäftsprozess! Kooperationspartner Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe IHK Lippe zu Detmold IHK Ostwestfalen zu Bielefeld

2 ebusiness-lotse Ostwestfalen-Lippe Zielsetzung: Förderung der elektronischen Abwicklung von Geschäftsprozessen ( ebusiness ) durch Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) Projektpartner: InnoZent OWL e.v. s-lab Software Quality Lab der Universität Paderborn Kooperationspartner: Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe IHK Lippe zu Detmold IHK Ostwestfalen zu Bielefeld Sitz: Zukunftsmeile 1, Paderborn Gefördert durch: Förderinitiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen Förderschwerpunkt Mittelstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) 2

3 Das bundesweite Lotsennetzwerk besteht aus 38 regionalen Anlaufstellen, bietet kostenlose, anbieterneutrale und praxisnahe Information für das ebusiness von Unternehmen, Einschätzung von Trends, Unterstützung bei der Suche nach IKT- Lösungen insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie für das Handwerk, ist untereinander gut vernetzt, tauscht Informationen und Erfahrungen aus und ist thematisch breit aufgestellt! Weitere Informationen finden Sie unter 3

4 Unternehmen Vision digitales Unternehmen, zunehmende Notwendigkeit von IT-Infrastruktur für Geschäftsprozesse Unsicherheit bevor man IT-Anbieter fragt Rückversicherung im Prozess einfache Fragen Rolle ebusiness-lotse Schnittstelle Grundinformationen und mehr Transparenz zu IT-Themen Sensibilisierung für IT-Themen, auch für weitere Inanspruchnahme von IT- Anbietern / Fachexpertise Kunde auf Augenhöhe 1. persönliche Informationsgespräche 2. Informationsportal 3. Fachveranstaltungen 4. IT-Showroom 5. IT-Check OWL Anbieter 4

5 Auslöser für Änderungen der IT Mein Zulieferer hat nur noch Online- bzw. neue Schnittstellen Ich kann Ersatzteile nur online bestellen Ich muss Dokumente lange aufbewahren Wichtige Dokumente werden nicht gefunden Meine Mitarbeiter wollen von zu Hause aus arbeiten können Ich habe Angst um meine Daten Mein Kunde will eine digitale und sichere Rechnung => Was sind meine Erfordernisse was möchte ich?! 5

6 Erfordernisse Ich möchte meine Rechnungen digitalisiert archivieren meine Papierdokumente digitalisieren meine Rechnungen online verschicken meine Dokumente strukturiert auffinden können meine Buchhaltung digitalisieren digitale Dokumente elektronisch signieren mit mobilen Endgeräten auf unsere Daten zugreifen Daten sicher über das Internet verschicken => Erfordernisse beeinflussen die Geschäftsprozesse! 6

7 Geschäftsprozesse Sekundäraktivitäten Geschäftsführung, Organisation Personalleitung, Personalbuchhaltung Finanzbuchhaltung, Rechnungs-/Mahnwesen Beschaffungsplanung, Einkauf, Lagerwirtschaft Forschung und Entwicklung Produktion, Herstellung Logistik (In-/Extern) Lagerhaltung Service und Kundendienst Marketing und Vertrieb Primäraktivitäten In Anlehnung an: Michael E. Porter; Competitive Advantage; 1985

8 Geschäftsprozesse digitale Unterstützung heute?! & Office- Produkte & Office- Produkte Geschäftsführung, Organisation Personalleitung, Personalbuchhaltung Buchhaltungs-Software, Office- Produkte oder Papierform Verwaltungs-Software, Office- Produkte oder Papierform Finanzbuchhaltung, Rechnungs-/Mahnwesen Beschaffungsplanung, Einkauf, Lagerwirtschaft Forschung und Entwicklung Produktion, Herstellung Logistik (In-/Extern) Lagerhaltung Service und Kundendienst Marketing und Vertrieb CAD/CAM CNC Barcode/RFID & Office- Produkte & Office- Produkte In Anlehnung an: Michael E. Porter; Competitive Advantage; 1985

9 Software-Lösungen zur Digitalisierung der Geschäftsprozesse Beispiele Software-Lösungen bestimmter Geschäftsprozesse Service & Kundendienst => Customer Relationship Management (CRM) Warenwirtschaft => Enterprise Resource Planning (ERP) Geschäfts- und Projektführung => Projekt Management (PM) Finanzbuchhaltung => Buchhaltungssoftware Und viele weitere Es gibt übergreifende Bereiche und Lösungen IT-Sicherheit => Verschlüsselungssoftware, BackUp etc. IT-Recht => Lizenzmanagement, Digital Rights Management (DRM) Kommunikation => s, Messengers, Wikis & Co etc. Papier, Dokumente & Co. (Management von Daten) => DMS (allgemeines Wissensmanagement) 9

10 Geschäftsprozesse digital unterstützen IT-Sicherheit IT-Recht Forschung und Entwicklung Groupware PM Verschlüsselung Buchhaltungs Software (Personal, Finanzen) ERP Geschäftsführung, Organisation Personalleitung, Personalbuchhaltung Finanzbuchhaltung, ERP Rechnungs-/Mahnwesen Beschaffungsplanung, Einkauf, Lagerwirtschaft Produktion, Herstellung Spezialprogramme Logistik (In-/Extern) Lagerhaltung Service und Kundendienst CRM Ressourcen Software, Digitale Stempeluhr Shops Marketing und Vertrieb (W)CMS Kommunikation Wiki DMS Wissensmanagement => Es gibt für alles Software! Aber wie finde ich die richtige für mich?

11 Auswahl der richtigen Hard- und Software ist ein eigener Prozess! IT-Akquisition und IT-Infrastruktur als IT-Management-Prozess! Beschreiben Feststellung Erfordernisse Ich brauche Ist-Analyse Ist-Analyse Festlegen Soll-Zustand mit definierten Anforderungen Lastenheft Suchen & Eingrenzen Suchen von IT-Lösungen mittels Marktrecherche Eingrenzen der Angebote mittels Kriterien Einholen von Angeboten Bewerten & Entscheiden (ggf. Angebotspräsentation durch Anbieter) Bewertender Vergleich der Angebote Entscheidung

12 Auswahlprozess als Geschäftsprozess Geschäftsführung, Organisation IT-Sicherheit IT-Recht Forschung und Entwicklung Personalleitung, Personalbuchhaltung Finanzbuchhaltung, Rechnungs-/Mahnwesen Beschaffungsplanung, Einkauf, Lagerwirtschaft IT-Management: IT-Akquisition & IT-Infrastruktur Produktion, Herstellung Logistik (In-/Extern) Lagerhaltung Service und Kundendienst Kommunikation Wissensmanagement Marketing und Vertrieb Den Auswahlprozess als fortwährenden IT-Geschäftsprozess verankern

13 IT-Management als Geschäftsprozess Einen oder mehrere Verantwortliche für den IT-Management-Geschäftsprozess bestimmen Den Verantwortlichen und den Mitarbeitern die Wichtigkeit bewusst machen Mitarbeiter in den IT-Managementprozess einbeziehen 13

14 IT-Geschäftsprozess einbinden IT auf lange Zeit und immer wieder neu betrachten Bin ich technisch noch auf dem aktuellen Stand? Passt die aktuelle IT noch zu meiner Situation? Passt die IT noch zu meiner Geschäfts- und Marketingstrategie? Wie gut bin ich für die Zukunft (aus-)gerüstet? 14

15 Der Auswahlprozess im Detail Heutiges Programm: Feststellen der aktuellen Situation Prozess von der Idee zur Umsetzung Fallstricke Wie gesund ist meine IT? Kai Wittenburg Der eigene Online-Shop Von der Idee zur Umsetzung Anke Tischler Die zehn besten Regeln, garantiert die falsche Anwendungssoftware auszuwählen Typische Fehler und ich wie ich sie vermeide Dr. Erich Berehndt und Ulrike Künnemann 15

16 Kontakt: Ulrike Künnemann InnoZent OWL e.v. Zukunftsmeile Paderborn Tel ukuennemann@innozentowl.de Von links: Christian Holterhues (IHK Ostwestfalen zu Bielefeld), Matthias Carl (IHK Lippe zu Detmold), Dr. Stefan Sauer (s-lab), Ulrike Künnemann (InnoZent OWL), Henning Horstbrink (Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld), Silke Geisen (s-lab), Prof. Dr. Gregor Engels (s-lab), Andreas Keil (InnoZent OWL) 16