Proseminar: Auswahlprozess für Hard- und Softwaresysteme am praktischen Beispiel

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1 Proseminar: Auswahlprozess für Hard- und Softwaresysteme am praktischen Beispiel Sommersemester 2014 Prof. Dr. Gregor Engels Silke Geisen 1

2 Motivation IT-Systeme sind heutzutage in Unternehmen aller Branchen vorhanden Firmenverantwortliche (Eigentümer, IT-Verantwortliche) müssen regelmäßig entscheiden, ob und welche Software- und Hardwaresysteme angeschafft, erneuert oder erweitert werden sollen Typische Fragen: welche Software/Hardware ist für meine Situation die beste? soll ich zu einer neuen Systemumgebung migrieren? welche Produkte / Lizenzen passen am besten zu meinem Unternehmen? Alles in allem: ein komplexer Entscheidungsprozess! Unternehmen benötigen Hilfe! Aufgabe des ebusinesslotsen! Inhalt dieses Proseminars! 2

3 Konsortialpartner InnoZent OWL e.v. s-lab Software Quality Lab der Universität Paderborn ebusiness-lotse Ostwestfalen-Lippe Kooperationspartner Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe IHK Lippe zu Detmold IHK Ostwestfalen zu Bielefeld

4 Zielsetzung: Förderung der elektronischen Abwicklung von Geschäftsprozessen ( ebusiness ) durch Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) Projektträger: InnoZent OWL e.v. s-lab Software Quality Lab der Universität Paderborn Kooperationspartner: Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe IHK Lippe zu Detmold IHK Ostwestfalen zu Bielefeld Sitz: Zukunftsmeile 1, Paderborn Gefördert durch: Förderinitiative ekompetenz-netzwerk für Unternehmen Förderschwerpunkt Mittelstand-Digital IKT-Anwendungen in der Wirtschaft Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) 4

5 Das bundesweite Lotsennetzwerk besteht aus 38 regionalen Anlaufstellen, bietet kostenlose, anbieterneutrale und praxisnahe Information für das ebusiness von Unternehmen, Einschätzung von Trends, Unterstützung bei der Suche nach IKT- Lösungen insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen (KMU) sowie für das Handwerk, ist untereinander gut vernetzt, tauscht Informationen und Erfahrungen aus und ist thematisch breit aufgestellt! Weitere Informationen finden Sie unter 5

6 Unternehmen Vision digitales Unternehmen, zunehmende Notwendigkeit von IT-Infrastruktur für Geschäftsprozesse Unsicherheit bevor man IT-Anbieter fragt wenn man schon im Prozess ist, Rückversicherung einfache Fragen, bei denen man nicht weiß, wer sie sonst beantworten könnte Rolle ebusiness-lotse Schnittstelle Grundinformationen und mehr Transparenz zu IT-Themen Sensibilisierung für IT-Themen, auch für weitere Inanspruchnahme von IT- Anbietern / Fachexpertise Kunde auf Augenhöhe 1. persönliche Informationsgespräche 2. Informationsportal 3. Fachveranstaltungen 4. IKT-Showroom Anbieter 6

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8 IT- Showroom Software & Hardware live erleben im IT-Showroom Informieren über Möglichkeiten zur Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse Erleben und Ausprobieren verschiedener Soft- und Hardware-Lösungen Explorieren an einem 70 Multitouch-Display Kontinuierliche Erweiterungen um weitere Beispiele 8

9 Anlässe Ich merke / ich brauche zunehmender Warenverkehr über Online-Shops (elektronische) Langzeitaufbewahrung von Dokumenten Wichtige Dokumente werden nicht gefunden Kunden wollen elektronische Rechnungen Mitarbeiter wollen mobil arbeiten Vertrieb soll mobil arbeiten Angst vor Datenverlust Das Unternehmen wächst die IT muss mitwachsen 9

10 Geschäftsprozesse digital unterstützen IT-Sicherheit IT-Recht Forschung & Entwicklung PM Service & Kundendienst Groupware Verschlüsselung Buchhaltungs Software (Personal, Finanzen) Geschäftsführung, Organisation Personalleitung, Personalbuchhaltung Finanzbuchhaltung, ERP Rechnungs-/Mahnwesen Beschaffungsplanung, Einkauf, Lagerwirtschaft Produktion, Herstellung Spezialprogramme z.b. CNC, CAD Cloudlösungen mobiles Arbeiten / mobile Dienste Logistik (In-/Extern) Lagerhaltung CRM Ressourcen Software, Digitale Stempeluhr (W)CMS Shops Marketing & Vertrieb Kommunikation Wiki DMS Wissensmanagement In Anlehnung an: Michael E. Porter; Competitive Advantage; 1985

11 Digitales Unternehmen unsere Themen Wissensmanagement Cloud Computing Mobiles Arbeiten/ Mobile Dienste Auswahl HW- /SW-Systeme Green IT elearning Social Media IT-Sicherheit Unternehmens anfragen 11

12 Auswahl Hard- und Software Beschreiben Feststellung Erfordernisse Ich brauche Ist-Analyse Festlegen Soll-Zustand mit definierten Anforderungen Lastenheft Suchen & Eingrenzen Suchen von IT-Lösungen mittels Marktrecherche Eingrenzen der Angebote mittels Kriterien Einholen von Angeboten Bewerten & Entscheiden (ggf. Angebotspräsentation durch Anbieter) Bewertender Vergleich der Angebote Entscheidung 12

13 Seminar-Details 13

14 Seminar-Details Aufgaben Bearbeitung des ausgewählten/zugewiesenen Themas Regelmäßiger Kontakt zum Betreuer Schriftliche Ausarbeitung des Themas, max. 12 Seiten Bearbeitung besteht aus drei Teilen: Theorie Stand der Technik (Informatik, allgemein) Praxisteil mit Interview mind. ein Besuch in zugeteiltem Unternehmen Vergleich Vergleich Theorie und Praxis Präsentation im Blockseminar (geplant: ) 30 Minuten Vortrag + 15 Minuten Diskussion Unternehmen werden zum Blockseminar eingeladen 14

15 Seminar-Details Bearbeitungsteile Stand der Technik: Zusammenfassung aktueller Stand der Technik Literatur ist Ausgangspunkt eigene Recherchen Unternehmensbesuch: 2-3 Studenten pro Unternehmen Terminabsprache! Erarbeitung eines Fragebogens/ Interviewfragen für gestelltes Thema Kontakt mit Ansprechpartner bzgl. eines Termins Durchführung der Interviews in Unternehmen Ggf. spätere Anonymisierung der Daten erforderlich (falls gewünscht) Unternehmen + Ansprechpartner werden spätestens in KW 21 bekannt gegeben Vergleich: Gegenüberstellung Stand der Technik und Praxisteil Eigenes Fazit 15

16 Seminar-Details Penalty Points Vorgehen: Alle Teilnehmer starten mit 7 Punkten. Wird der Punktestand 0 erreicht, wird das Seminar als nicht bestanden gewertet. Mögliche Penalties : Für jede Deadline, die nicht eingehalten wird: ein Punkt pro Verzögerungstag Kein Einreichen der Ausarbeitung oder Präsentation: jeweils 7 Punkte Auffälligkeiten in der Ausarbeitung, z.b. Plagiarismus: 1-4 Punkte Auffälligkeiten bei der Präsentation/ den Präsentationsfolien: Unvollständige Folien / zu wenig oder zu viele Folien: 1 Punkt Sehr schlechte Präsentation: 1-2 Punkte Fehlen bei Vorträgen ohne Entschuldigung: 7 Punkte Verschiedenes (nur in ganz speziellen Fällen): 0-7 Points 16

17 Seminar-Details Zeitplan April bis Anfang Mai: Bearbeitung Theorieteil 22. April 2014, 11:15, Raum 01-28: Vortrag von Prof. Engels Mai bis Anfang Juni: Vorbereitung der Interviewfragen für Praxisteil KW 21: Bekanntgabe der zugeteilten Unternehmen mit Ansprechpartner Juni: Durchführung der Interviews Vergleich Theorie & Praxis 1. Juli: Abgabe Version 0.9 der Ausarbeitung Ende Juni bis Mitte Juli: Vorbereitung Präsentation 6. Juli: Abgabe der Präsentation beim Betreuer 15./ 16. Juli: Präsentation im Blockseminar 1. August: Abgabe der fertigen Ausarbeitung 17

18 Seminarthemen 1/2 Themenblock 1: Der allgemeine Auswahlprozess von der Anforderungserhebung bis zum Bewerten von Angeboten 1.1 IT-Einkauf und allgemeine Beschaffung 1.2 Anforderungserhebung Einfache Methoden zur Geschäftsprozessmodellierung 1.3 Aufbau eines Lastenheftes 1.4 Lizenz-Modelle 1.5 Aufstellen von Kriterien und Durchführung einer Marktrecherche 1.6 Vergleichen und Bewerten von Angeboten 18

19 Seminarthemen 2/2 Themenblock 2: Die Auswahl von Hard- und Software an konkreten Software-Beispielen 2.1 Wissen sichern und finden: wie finde ich das richtige Dokumenten-Management-System (DMS)? 2.2 IT-Sicherheit: wie finde ich die richtige Sicherheit für mein Unternehmen? 2.3 Kommunikation heute und morgen: wie rüste ich mein Unternehmen in Sachen Kommunikation für die Zukunft? 2.4 Kollaboration im Unternehmen wie funktioniert eine digitale Zusammenarbeit? 2.5 Ab in die Cloud! Wie finde ich die richtige Lösung für mein Unternehmen? 2.6 Der Kunde und mein Unternehmen - Customer Relationship Management (CRM) 2.7 Alles Social oder was? Wie wähle ich Social Media für mein Unternehmen aus? 19

20 Themenblock 1: Der allgemeine Auswahlprozess von der Anforderungserhebung bis zum Bewerten von Angeboten 20

21 Allgemeiner Ablauf des IT-Einkaufs Seminarthema 1.1 IT-Einkauf und allgemeine Beschaffung Skizzierung des allgemeinen Prozesses Mögliche Prozessvarianten Fallstricke beim IT-Einkauf Praxisteil: IT-Beschaffungsprozess im Unternehmen Welche Probleme gab/ gibt es dabei Literatur: Buch: Materialwirtschaft und Einkauf, Literatur auf den Webseiten des ebusiness-lotsen zum Thema Auswahl von Hard- und Software Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik: Softwareauswahl Betreuer: Silke Geisen, 21

22 Anforderungserhebung Einfache Methoden zur Geschäftsprozessmodellierung Welche Methoden gibt es? Seminarthema 1.2 Methoden müssen für Nicht-IT-Unternehmen geeignet sein Methoden dürfen nicht komplex und müssen einfach zu lernen sein Praxisteil: Welche Modellierungsmöglichkeiten werden eingesetzt Welche Werkzeuge würde sich das Unternehmen wünschen Literatur: Geschäftsprozessanalyse für KMU: Prozeus: Einstieg in elektronische Geschäftsprozesse leicht gemacht Vortrag Modellierung von Geschäftsprozessen FH Ludwigsburg (beim Betreuer) Betreuer: Björn Senft, 22

23 Aufbau eines Lastenheftes Seminarthema 1.3 Es gibt keine allgemeingültige Mustervorlage Wichtige Bereiche eines Lastenheftes Was ist wichtig bei der Erstellung? Praxisteil: Wurde schon einmal ein Lastenheft erstellt => wie sah dies aus? Falls kein Lastenheft vorhanden: Angebotseinholung ohne Lastenheft im Unternehmen Wünsche für die Unterstützung bei der Erstellung Literatur: Beispiele Lastenheft Softwaretechnik-Praktikum der AG Schäfer (SS 2014) und Beispiele der Seite Projektmanagementhandbuch, Markt & Mittelstand: Fallen der IT-Beschaffung: Betreuer: Holger Fischer, 23

24 Lizenz-Modelle Seminarthema 1.4 Arten von Software (Lizenzmodelle), z.b. Open Source, Cloud, Standardsoftware Gegenüberstellung Vor- und Nachteile Am Beispiel von Dokumentenmanagement-Systemen (DMS) Praxisteil: Welche Arten werden eingesetzt? Gründe für die Entscheidung von Open Source etc. Literatur: Leitfaden BITKOM Open Source Rechtliche Grundlagen und Hinweise: verschiedene Beispiele Open Source vs. Closed Source: Open Source vs. Commercial: Betreuer: Björn Senft, 24

25 Seminarthema 1.5 Aufstellen von Kriterien und Durchführung einer Marktrecherche Recherchemöglichkeiten Tipps zur Recherche und Fallstricke Kriterien zur Eingrenzung Praxisteil: Wie wird nach Soft- und Hardwarelösungen im Unternehmen recherchiert? Worauf wird dabei wert gelegt? Kriterien bei der Suche und Eingrenzung von Angeboten Literatur: Durchführung einer Marktrecherche: Buch Materialwirtschaft und Einkauf, insbesondere Kapitel 3 und 15: Betreuer: Björn Senft, bjoern.senft@uni-paderborn.de 25

26 Seminarthema 1.6 Vergleichen und Bewerten von Angeboten Techniken, die ein Angebot vergleichbar machen Möglichkeiten zur Bewertung Beispiele: Bewertungsmatrix (verschiedene Ausprägungen) Nutzwertanalyse Praxisteil: Probleme beim Vergleich von Angeboten Vorgehensweise des Unternehmens zur Bewertung von Angeboten, z.b. nur Bauchgefühl oder strategisches Vorgehen Literatur: Buch Materialwirtschaft und Einkauf, insbesondere Kapitel Nutzwertanalyse, z.b. Softselect Enzyklopädie der Wirtschaftsinformatik Betreuer: Björn Senft, 26

27 Themenblock 2: Die Auswahl von Hard- und Software an konkreten Software-Beispielen 27

28 Seminarthema 2.1 Wissen sichern und finden: wie finde ich das richtige Dokumenten-Management-System (DMS)? Was benötigt ein gutes DMS (Hauptfunktionalitäten)? Was muss bei der Auswahl beachtet werden (mögliche Erfordernisse)? Gängige Vertreter Open Source, kommerzielle, Cloud Lösung Praxisteil: Aktuelle Dokumentenablage und Archivierung im Unternehmen Wünsche/ Erfordernisse an eine gute digitale Dokumentenablage Literatur: BITKOM Enterprise Content Management System: Dokumenten-Management im Unternehmen: Fraunhofer IAO - Dokumenten-Management für Jungunternehmer und KMU: Betreuer: Silke Geisen, sgeisen@s-lab.upb.de 28

29 Seminarthema 2.2 IT-Sicherheit: wie finde ich die richtige Sicherheit für mein Unternehmen? Essentielle Sicherheitsbausteine für Unternehmen Überprüfbarkeit Stand der Sicherheit im Unternehmen Praxisteil: Stand der Sicherheit im Unternehmen, welche Bausteine werden umgesetzt Aus welchen Gründen suchen Unternehmen bestimmte Bausteine aus und andere nicht Literatur: IT-Grundschutzkataloge: ode.html Literatur zur IT-Sicherheit auf den Seiten des ebusiness-lotsen: Betreuer: Simon Oberthür, 29

30 Seminarthema 2.3 Kommunikation heute und morgen: wie rüste ich mein Unternehmen in Sachen Kommunikation für die Zukunft? Nutzung aktueller Kommunikationsmittel (z.b. , Telefon, Brief usw.) Weitere digitale & zukunftsträchtige Kommunikationsmittel Unternehmenstauglichkeit dieser Tools, z.b. von VoIP Praxisteil: Aktuelle Nutzung von Kommunikationsmitteln Mögliche zukünftige Nutzung von neuen Kommunikationsmitteln Anforderung und Wünsche der Unternehmen Hindernisse zur aktuellen Nutzung Literatur: Online-Meeting ebusiness-lotse Darmstadt: Effizient und Wettbewerbsfähig ebusiness-lotse Oberfranken, insbesondere S.12: Betreuer: Holger Fischer, 30

31 Seminarthema 2.4 Kollaboration im Unternehmen wie funktioniert eine digitale Zusammenarbeit? Möglichkeiten zur digitalen Zusammenarbeit Elemente einer Kollaborations-Software Wichtige Vertreter bei Open Source und kommerzieller Software Vor- und Nachteile Praxisteil: Aktuelle digitale Unterstützung zur Zusammenarbeit Wie gut funktionieren die Elemente (Bedienbarkeit, Verbesserung der Zusammenarbeit) Wünsche/ Anforderungen an eine digitale Unterstützung Literatur: Kommunikation und Kollaborationswerkzeuge: Collaboration-Tools für den Mittelstand: Wikis im Unternehmen ebusiness-lotse Darmstadt: Betreuer: Silke Geisen, 31

32 Seminarthema 2.5 Ab in die Cloud! Wie finde ich die richtige Lösung für mein Unternehmen? Lösungsmöglichkeiten und Modelle von Cloud Computing Unterschiede der verschiedenen Modelle Sicherheitsaspekt von Cloud Computing Praxisteil: Warum hat oder sollte ein Unternehmen auf Cloud Computing umstellen? Anforderungen an die Cloud Probleme/ Fallstricke bei der Umsetzung Literatur: Literatur auf den Webseiten des ebusiness-lotsen zum Thema Cloud Computing Betreuer: Simon Oberthür, 32

33 Seminarthema 2.6 Der Kunde und mein Unternehmen - Customer Relationship Management (CRM) Elemente (Hauptfunktionalitäten) eines CRM-Systems Was gehört NICHT zu einem CRM-System Aspekte der Auswahl eines CRM-Systems Wichtige Anforderungen und Fallstricke Praxisteil: Aktuelles Management von Kundenkontakten Probleme beim Kundenmanagement Wichtige Anforderungen an ein CRM-System Gründe für eine mögliche Umstellung Literatur: Literatur auf den Webseiten des ebusiness-lotsen zum Thema CRM Betreuer: Holger Fischer, hfischer@s-lab.upb.de 33

34 Seminarthema 2.7 Alles Social oder was? Wie wähle ich Social Media für mein Unternehmen aus? Social Media Möglichkeiten für Unternehmen Eignung für Unternehmen Vor- und Nachteile einzelner Möglichkeiten Mögliche Auswahlkriterien für Unternehmen Praxisteil: Aktuelle Nutzung von Social Media Möglichkeiten Entscheidungsgründe für oder gegen eine Social Media Möglichkeit Zukünftige Nutzung Literatur: Literatur auf den Webseiten des ebusiness-lotsen zum Thema Social Media Leitfäden zu Social Media der BIEG Hessen: Betreuer: Holger Fischer, 34

35 Kontakt: Silke Geisen s-lab Software Quality Lab Zukunftsmeile Paderborn Tel ukuennemann@innozentowl.de Von links: Christian Holterhues (IHK Ostwestfalen zu Bielefeld), Matthias Carl (IHK Lippe zu Detmold), Dr. Stefan Sauer (s-lab), Ulrike Künnemann (InnoZent OWL), Henning Horstbrink (Handwerkskammer Ostwestfalen-Lippe zu Bielefeld), Silke Geisen (s-lab), Prof. Dr. Gregor Engels (s-lab), Andreas Keil (InnoZent OWL) 35