Anleitung Software-Plattform Stammdaten Bündler/Unterbündler Lebensmitteleinzelhandel

Transkript

1 Stammdaten Bündler/Unterbündler Lebensteleinzelhandel

2 Inhaltsverzeichnis 1 Stammdatenpflege Login in die Software-Plattform Haben Sie Ihr Passwort vergessen? Passwort ändern Stammdaten Menüpunkt Bündel Reiter Bündel Reiter Standorte Standorte zuordnen Menüpunkt Bündler Menüpunkt Unterbündler Vorhandene Unterbündler editieren Unterbündler neu anlegen Menüpunkt Zuordnung Unterbündler Menüpunkt Gebündelte Filialen Reiter Standort Anmeldung zur freiwilligen Inspektion Arbeits- und Sozialbedingungen Standort abmelden/anmelden Reiter Kennnummern Reiter Auditbericht Reiter Standortsperren Reiter Anwender Exportfunktionen Menüpunkt Anmeldung gebündelter Filialen Schritt 1: Eingabe der Filialdaten Schritt 2: Eingabe der Daten des gesetzlichen Vertreters Schritt 3: Auswahl des Bündels (optional) Bündel schnüren Filiale - Wiederanmeldung Menüpunkt Korrekturmaßnahmen Menüpunkt Lieferanten Lieferanten hinzufügen Aktuellen Lieferberechtigungsstatus anzeigen lassen Mehrere Standorte gleichzeitig in die Lieferantenlisten eintragen: csv-upload Lieferanten aus der Liste löschen Exportfunktion Menüpunkt Ergebnisfreigabe Sozialbedingungen Menüpunkt Suche Sozialbedingungen Menüpunkt Suche nach Standorten Menüpunkt Mitteilungen Menü Rückstandsmonitoring Fremdanalysen...20 Erläuterung von Symbolen/Buttons in der Software-Plattform Neu Bearbeiten Aktualisieren Speichern Schließen Detailansicht Löschen Exportieren Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie den "Zurück"-Button Ihres Browsers nicht verwenden sollten. Bitte beachten Sie auch, dass Sie keinen Button an, bevor eine Seite nicht vollständig geladen worden ist. Den Ladestatus einer Internetseite zeigt Ihr Browser an. Hinweis: Wenn Sie einen Platzhalter benötigen, geben Sie bitte dafür ein Prozentzeichen (%) ein (z.b. beim Filtern von Name, Standortnummer etc.) Seite 2 von 21

3 1 Stammdatenpflege Bündler Als Bündler können Sie in der QS Software-Plattform Stammdatenplege Bündler Standorte an- und abmelden, neu anlegen und verwalten die Stammdatenpflege durchführen Unterbündler anlegen und verwalten Unterbündler Unterbündler Unterbündler erhalten einen eigenen Datenbankzugang und können die Stammdatenpflege durchführen. Entweder weisen Sie als Bündler dem Unterbündler dafür bestimmte Filialen zu oder Unterbündler können auch selbständig neue Filialen anmelden. Zusätzlich können Sie als Bündler dem Unterbündler für die ihm zugewiesenen Filialen das Recht für Einsicht in das Rückstandsmonitoring gewähren und/oder bestimmen, dass auch der Unterbündler nach einem Audit eine Kopie des Kurzberichts zur unabhängigen Kontrolle per erhält. Der Bündler bleibt der Vertragspartner QS, auch wenn er Unterbündler anlegt. Bündel Mehrere Filialen können in einem Bündel zusammengefasst werden. Das Zusammenfassen von Filialen ist notwendig, da von der Zertifizierungsstelle gemäß jährlichem Stichprobenumfang Filialen ausgewählt werden können, die auditiert werden sollen. Verschiedene Standorte eines Bündels können unterschiedlichen Unterbündlern zugeordnet werden. Schematischer Aufbau Lebensteleinzelhandel in der QS-Softwareplattform Bündel Schematischer Aufbau Unterbündler 1 (optional) Bündler Unterbündler 2 (optional) Filiale 1 Filiale 2 Filiale 3 Bündel Seite 3 von 21

4 2 Login in die Software-Plattform Datenbank Datenbank Login Datenbank Login Passwort vergessen Benutzerkennung (User-ID) und Passwort eingeben Benutzerkennung (User-ID) Passwort Benutzerkennung (User-ID) eingeben Passwort eingeben Benutzerkennung (User-ID) und Passwort eingeben 2.1 Haben Sie Ihr Passwort vergessen? Passwort vergessen Benutzerkennung (User-ID) eingeben Passwort vergessen? Ein neues Passwort wird Ihnen per an die für den gesetzlichen Vertreter des Bündlers hinterlegte -Adresse gesandt. Seite 4 von 21

5 2.2 Passwort ändern Aus Sicherheitsgründen sollten Sie Ihr zugewiesenes Passwort sofort und danach regelmäßig ändern. Passwort ändern Passwort ändern Altes Passwort eingeben Neues Passwort eingeben und wiederholen Altes Passwort eingeben Neues Passwort eingeben und wiederholen 3 Stammdaten Menü Stammdaten Bündler Menü Stammdaten Unterbündler Stammdaten Seite 5 von 21

6 3.1 Menüpunkt Bündel Bündel und es erscheint eine Listenansicht allen angelegten Bündeln werden die angezeigten Daten exportiert (als csv-datei) und ausgewähltes Bündel öffnet sich den zugehörigen Detailangaben Reiter Bündel Hier finden Sie eine Übersicht über die Bündeldaten. Reiter Bündel QS-Status: Durchschnittlicher QS-Status aller Standorte des Bündels, der bedingt, wie viele Standorte auditiert werden müssen. Vorgabe: Anzahl der Standorte, die innerhalb eines Auditintervalls auditiert werden müssen. Auditiert: Anzahl der Standorte, die bereits innerhalb des Auditintervalls auditiert wurden. Stichtag: Ende des Auditintervalls. Seite 6 von 21

7 3.1.2 Reiter Standorte Hier finden Sie eine Übersicht über alle Standorte, die zum Bündel gehören. Reiter Standorte Liste der Standorte als csv-datei exportieren Exportieren Hinweis: Der csv-export ist auf 3000 Zeilen begrenzt Standorte zuordnen Hier haben Sie die Möglichkeit, einem bestehenden Bündel Standorte zuzuordnen. Standorte zuordnen Bündel öffnen Button, um eine Listenansicht aller Standorte anzuzeigen. Suche ggf. vorher Filterfunktionen einschränken. Standorte auswählen Speichern 3.2 Menüpunkt Bündler Hier finden Sie eine Übersicht über die Stammdaten Ihres Unternehmens. Reiter Bündler Bündler Reiter Bündler Aktuelle Geschäftsanschrift des Bündlers Änderungen müssen durch QS freigegeben werden Seite 7 von 21

8 Alle Daten bitte vollständig und korrekt eintragen, da diese Daten für offizielle Dokumente und Zertifikate verwendet werden Reiter Ansprechpartner Reiter Ansprechpartner Hier werden die Ansprechpartner (Anwender) des Bündlers angezeigt und verwaltet. bearbeiten Anwender bearbeiten löschen Hinweis: Änderungen beim gesetzlichen Vertreter laufen als Änderungsantrag bei QS auf und müssen durch QS freigegeben werden. Anwender löschen Anwender neu anlegen Anwender neu anlegen Ansprechpartnertyp auswählen Ansprechpartner Bündler Stellvertreter des Ansprechpartners Bündler Gesetzlicher Vertreter Bündler Futterteladministrator Bündler Unterbündler Krisenmanager Kontaktdaten des Anwenders vollständig und korrekt eingeben Reiter Bündel (siehe 3.1 Menüpunkt Bündel) Reiter Bündel Seite 8 von 21

9 Reiter Standorte Hier werden Ihnen Details zu Ihrem Unternehmensstandort angezeigt. Reiter Standorte Reiter Kennnummer Hier können für den Bündlerstandort optional interne Nummern hinterlegt werden (z.b. Umsatzsteuer-ID). Kennnummer hinzufügen Reiter Kennnummer Kennnummer hinzufügen Kennnummertyp auswählen Kennnummertyp auswählen 3.3 Menüpunkt Unterbündler Hier können Sie als Bündler Unterbündler anlegen und verwalten. Der Bündler bleibt jedoch der Vertragspartner QS. Unterbündler Unterbündler erhalten einen eigenen Datenbankzugang und können die Stammdatenpflege durchführen. Entweder weisen Sie als Bündler dem Unterbündler dafür bestimmte Filialen zu oder Unterbündler können auch selbständig neue Filialen anmelden. Zusätzlich können Sie als Bündler dem Unterbündler für die ihm zugewiesenen Filialen das Recht für Einsicht in das Rückstandsmonitoring gewähren und/oder bestimmen, dass auch der Unterbündler nach einem Audit eine Kopie des Kurzberichts zur unabhängigen Kontrolle per erhält Vorhandene Unterbündler editieren Unterbündler editieren Unterbündler aufrufen und Detailansicht des Unterbündlers öffnet sich ggf. Änderungen vornehmen und speichern Unterbündler- Datensatz öffnen können Unterbündler gelöscht werden Unterbündler löschen Seite 9 von 21

10 3.3.2 Unterbündler neu anlegen Klicken Kontaktdaten des Unterbündlers vollständig und korrekt eingeben Unterbündler neu anlegen Häkchen bei Kurzbericht versenden setzen, wenn der Unterbündler eine Kopie des Kurzberichts zur unabhängigen Kontrolle für die ihm zugewiesenen Standorte erhalten soll. Häkchen bei Zugriff Rückstandsmonitoring setzen, wenn der Unterbündler Einsicht in das Rückstandsmonitoring für die ihm zugewiesenen Standorte erhalten soll. speichern Speichern 3.4 Menüpunkt Zuordnung Unterbündler Hier können Sie Ihren Unterbündlern die Filialen zuordnen, auf die sie Zugriff haben sollen. Zuordnung Unterbündler zu Filiale Unterbündler auswählen Auswählen Bevor Sie Filteroptionen, z.b. Produktionsart(en), um Filialen anzuzeigen. Suche ggf. einschränken Seite 10 von 21

11 Filialen auswählen Hinweis: Jede Filiale kann nur einem Unterbündler zugeordnet werden. Wird eine Filiale, die bereits einem Unterbündler zugeordnet ist, zu einem späteren Zeitpunkt einem anderen Unterbündler zugeordnet, so wird automatisch die Zuordnung zum ersten Unterbündler entfernt. Filiale auswählen Speichern 3.5 Menüpunkt Gebündelte Filialen Hier finden Sie eine Übersicht über alle Filialen, die bei Ihnen gebündelt sind. Gebündelte Filialen Bevor Sie, Suche ggf. einschränken Filteroptionen, z.b. Prdouktionsart(en) Detailansicht öffnen Detailansicht öffnen Reiter Standort Hier werden die Standortdaten der gebündelten Filiale angezeigt und verwaltet. Reiter Standort Freiwillige Inspektion Arbeits- Seite 11 von 21

12 3.5.2 Anmeldung zur freiwilligen Inspektion Arbeits- und Sozialbedingungen (gilt nur für Standorte Obst, Gemüse, Kartoffeln) und Spzialbedingungen Im Reiter Standorte Häkchen bei Sozialbed. gewünscht oder Familienbetrieb setzen Standort abmelden/anmelden Button bzw Reiter Kennnummern Hier können für die Filiale interne Nummern hinterlegt werden (optional). Standort anmelden/ Reiter Kennnummern Reiter Auditbericht Reiter Auditbericht Hier sind die für die Filiale hinterlegten Auditberichte einsehbar Reiter Standortsperren Reiter Standortsperren Hier sind den Standort betreffende Sperren Gründen und Fristen hinterlegt. Reiter Anwender Reiter Anwender Hier werden die Anwender der Filiale angezeigt und verwaltet: Krisenmanager Ansprechpartner Standort Stellvertreter des Ansprechpartners Standort Exportfunktionen Exportfunktionen Sie können die Daten im Excel-Format exportieren und weiterbearbeiten. Um alle Standortdaten zu exportieren, müssen Sie nicht zuvor. Bevor Sie Suche ggf. einschränken Filteroptionen, Hinweis: Neben dem Excel-Export können die angezeigten Daten nach Klicken von auch als csv exportiert werden. Mit werden die angezeigten Daten exportiert (als csv-datei) Hinweis: Der csv-export ist auf 3000 Zeilen beschränkt. Anmeldung gebündelter Filialen Seite 12 von 21

13 3.6 Menüpunkt Anmeldung gebündelter Filialen Hier können Sie neue Filialen in drei Schritten anmelden. Schritt 1: Eingabe der Filialdaten Schritt 1: Eingabe der Filialdaten Unternehmensdaten bitte vollständig und korrekt eintragen, da diese Daten für offizielle Dokumente und Zertifikate verwendet werden Feld QS-ID (QS-Identifikationsnummer): Nichts eintragen, das System vergibt eine QS-ID Schritt 2: Eingabe der Daten des gesetzlichen Vertreters Daten des gesetzlichen Vertreters bitte vollständig und korrekt eintragen, da diese Daten für offizielle Dokumente verwendet werden Kontaktdaten: Telefonnummer und -Adresse sind verpflichtend Schritt 2: Gesetzlicher Vertreter Sind der gesetzliche Vertreter der Filiale und des Bündlers identisch, Sie den Button, um die Daten zu übernehmen. optional Schritt 3: Auswahl des Bündels (optional) Filiale in ein bestehendes Bündel schieben: Bündel auswählen Schritt 3: Auswahl des Bündels Seite 13 von 21

14 Alternativ können Sie neu angemeldete Filialen zu einem späteren Zeitpunkt in einem neuen Bündel zusammenfassen (s. Kapitel 3.7) oder in ein bestehendes verschieben (s. Kapitel 3.1.3) Anmeldung abschließen Filiale ist angemeldet Filiale ist angemeldet 3.7 Bündel schnüren Hier werden Ihnen alle von Ihnen neu angemeldeten Filialen angezeigt, die in einem Bündel zusammengefasst werden können. Das Zusammenfassen von Filialen in einem Bündel ist notwendig, da von der Zertifizierungsstelle gemäß jährlichem Stichprobenumfang Filialen ausgewählt werden können, die auditiert werden sollen. Bündel schnüren Suche ggf. einschränken Filteroptionen, z. B. Produktionsart(en), und Filialen, die in einem Bündel zusammengefasst werden sollen, auswählen Filialen auswählen Klicken Bündelbezeichnung eintragen Bündelbezeichnung eintragen Bündel ist geschnürt und unter Bündel aufrufbar Bündel ist geschnürt Seite 14 von 21

15 3.8 Filiale - Wiederanmeldung Wiederanmeldung von abgemeldeten Filialen Filiale - Wiederanmeldung Filialen, die in der Vergangenheit bereits von Ihnen oder einem anderen Bündler gebündelt wurden, dürfen nicht neu angemeldet werden, sondern müssen wiederangemeldet werden. Hier können Filialen, die abgemeldet sind, wieder angemeldet werden. Standortnummer und Produktionsartenbereich eingeben Standortnummer des abgemeldeten Betriebes eingeben Produktionsartenbereich des abgemeldeten Betriebes auswählen Klicken Eingabe der Standortdaten Produktionsart und Zertifizierungsstelle auswählen Standort auswählen ggf. neue Produktionsart auswählen Betrieb ist wieder angemeldet und unter gebündelte Standorte aufrufbar Standort ist wieder angemeldet Seite 15 von 21

16 3.9 Menüpunkt Korrekturmaßnahmen Hier erhalten Sie eine Übersicht über alle Korrekturmaßnahmen, die bei den durchgeführten Audits Ihrer gebündelten Filialen vereinbart wurden. Ihre Lieferanten individuell anzulegen, um deren Lieferberechtigungsstatus ins QS- Korrekturmaßnahmen Übersicht Korrekturmaßnahmen ggf. Filter % setzen. Diesen kann man setzen in: Name, Standortnummer, PLZ... Export im Excel Format möglich Button Hinweis: Ein vorheriges Aktualisieren ist nicht nötig. Durch Klicken auf wird eine Excel-Datei allen Korrekturmaßnahmen erstellt. Möchten Sie die Auswahl vor Herunterladen der Datei einschränken, nutzen Sie die Filterfunktion Menüpunkt Lieferanten Im Menü Stammdaten haben Sie unter den Menüpunkten Lieferanten die Möglichkeit, System zu überprüfen. Lieferanten Lieferanten hinzufügen Lieferanten/ hinzufügen Eine oder mehrere vollständige Standortnummern oder QS-IDs eingeben, um nach Lieferanten zu suchen. Die Eingabe von Produktionsarten ist optional. Vollständige Standortnummern oder QS-IDs eingeben Seite 16 von 21

17 Mit Speichern Abnehmer/Lieferant(en) auswählen Abnehmer/ Lieferanten auswählen Speichern Aktuellen Lieferberechtigungsstatus anzeigen lassen, und es wird eine Liste Ihrer Abnehmer und Lieferanten aktueller Lieferberechtigung angezeigt Aktuellen Lieferberechtigungsstatus anzeigen lassen Hinweis: Über Nacht kontrolliert die Datenbank für Sie automatisch den Lieferberechtigungsstatus dieser Standorte. Bei Änderungen werden Sie dann jeweils automatisch per informiert ( an die beim gesetzlichen Vertreter hinterlegte Adresse) Mehrere Standorte gleichzeitig in die Lieferantenlisten eintragen: csv- Upload Über einen csv-upload können Sie mehrere Standorte gleichzeitig in die Lieferantenlisten aufnehmen. Mehrere Standoret gleichzeitig hochladen Excel-Datei folgenden Überschriften anlegen QS-STANDORTNUMMER Produktionsart NAME (optional) optional Standortnummer (und ggf. Produktionsart) eintragen. Die Eingabe des Standortnamens ist optional. Als csv-datei speichern: Standortnummer und ggf. Produktionsart eintragen Als csv-datei speichern Seite 17 von 21

18 Upload Im Menüpunkt Lieferanten auf Upload csv-datei auswählen Durchsuchen Hochladen Durchsuchen csv-datei auswählen Speichern hochladen speichern Abnehmer/ Lieferanten aus der Liste löschen Auswählen Lieferanten aus der Liste löschen Löschen Lieferant(en) auswählen Löschen Exportfunktion Sie können die Lieferantenliste als Excel-Datei exportieren Exportieren Klicken, um eine Liste aller Lieferanten zu exportieren Suche ggf vorher einschränken Filterfunktionen 3.11 Menüpunkt Ergebnisfreigabe Sozialbedingungen Seite 18 von 21

19 Ergebnisse der eigenen Freiwilligen Inspektion Arbeits- und Sozialbedingungen können anderen Systempartnern der Systemkette Obst, Gemüse, Kartoffeln zur Einsichtnahme freigegeben werden., ggf. Suche zuvor einschränken Ergebnisfreigabe Sozialbedingungen Systempartner auswählen und da zur Favoritenliste hinzufügen Systempartner auswählen 3.12 Menüpunkt Suche Sozialbedingungen ~ Erzeuger ~ Sonstige Suche Sozialbedingungen Hier können Sie anhand einer Standortnummer (Erzeuger) bzw. Name/Adresse (Sonstige) nach Standorten suchen, die für die freiwillige Inspektion Arbeits- und Sozialbedingungen angemeldet sind, sowie das Gesamtergebnis der Inspektion sehen (% Sozialbedingungen). Hinweis: Eine Suche nach Familienbetrieben ist nicht möglich QS-ID eingeben Standortnummer eingeben Seite 19 von 21

20 3.13 Menüpunkt Suche nach Standorten Hier können Sie anhand einer Standortnummer nach einem oder mehreren lieferberechtigten Standorten der Stufe Landwirtschaft/Erzeugung suchen und erhalten die zugehörige Adresse, Produktionsart und ggf. Sperrgründe. Suche nach Standorten QS-ID eingeben Standort-,VVV0- bzw OGK- Nummer eingeben, und es erscheint eine Listen aller gesuchten Standorte 3.14 Menüpunkt Mitteilungen In konkreten Gefahrensituationen, z. B. während eines Krisenfalls, können Ihnen untelbar nach dem Einloggen in der QS-Datenbank gesperrte Systempartner im Menüpunkt Stammdaten/Mitteilungen angezeigt werden (systemintern durch QS). Mitteilungen 4 Menü Rückstandsmonitoring Rückstandsmonitoring 4.1 Fremdanalysen Hier können Sie alle Analyseergebnisse sehen, für die Sie eine Freigabe erhalten haben. Fremdanalysen und der ausgewählte Datensatz öffnet sich den zugehörigen Detailangaben Analyseergebnis öffnen Seite 20 von 21

21 QS Qualität und Sicherheit GmbH GF: Dr. H.-J. Nienhoff Schedestraße 1-3, Bonn Tel Seite 21 von 21