Informationssystem Lehrleistung

Transkript

1 Bedienungsanleitung Autor: Markus Henkes Stand:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Abkürzungen Ansprechpartner Funktionalität des Systems System aufrufen An- und Abmeldung am System Am System anmelden Am System abmelden Passwort vergessen? Menü Veranstaltungen Menüeintrag Meine Veranstaltungen bearbeiten Menüeintrag Veranstaltungen hinzufügen Menüeintrag Neue Veranstaltung erfassen Menüeintrag Meine Veranstaltungen exportieren Menü Stammdaten Menüeintrag Stammdaten bearbeiten Menüeintrag Passwort ändern Menüeintrag -Adresse ändern Sonstige Menüeinträge Menüeintrag Bedienungsanleitung Menüeintrag Impressum Menüeintrag Datenschutz Seite 1 von 14

3 1 Einleitung Mit der Einführung eines elektronischen Erfassungssystems für Lehrveranstaltungen ist es möglich, die von Ihnen an der Mannheimer Fakultät erbrachte Lehre in eine zugriffsbeschränkte Datenbank einzugeben. Der Zugriff auf die Datenbank ist nur mit einer speziellen Benutzerkennung möglich, die Ihnen per zugegangen ist. Die nachfolgende Anleitung enthält alle relevanten Informationen, die Sie zur Eingabe der benötigen. Zusätzlich sind die Bearbeitungsinformationen Online innerhalb der einzelnen Bearbeitungsrubriken zu finden. Für Rückfragen wenden Sie sich bitte an die unten angegebenen Ansprechpartner. 1.1 Abkürzungen Abkürzung DB IS LSF MEDMA UMM Bedeutung Datenbank zu Lehre, Studium und Forschung der Universität Heidelberg MEDIZINISCHE FAKULTÄT MANNHEIM UNIVERSITÄTSMEDIZIN MANNHEIM 1.2 Ansprechpartner Folgende Personen stehen Ihnen als Ansprechpartner/in zur Verfügung: Person Einrichtung Telefon Frau Bordes Geschäftsbereich Studium und Lehrentwicklung 0621 / anamaria.bordes@medma.uniheidelberg.de Herr Henkes EDV-Abteilung der Medizinischen Fakultät Mannheim 0621 / markus.henkes@medma.uniheidelberg.de Sie können uns auch über die Startseite des Systems erreichen, indem Sie den fettgedruckten Text aktivieren: Seite 2 von 14

4 2 Funktionalität des Systems 2.1 System aufrufen Das kann unter folgendem Link mit Hilfe eines Web-Browsers aufgerufen werden: An- und Abmeldung am System Am System anmelden Nachdem Sie das System aufgerufen haben, erscheint das nachfolgende Fenster, um sich an der Web- Anwendung anzumelden. Abbildung: Web-Anwendung Geben Sie bitte in die Eingabefelder Benutzer und Passwort Ihre Anmeldedaten ein, die Ihnen per mitgeteilt worden sind. Anschließend aktivieren Sie bitte den Button anmelden. Seite 3 von 14

5 Das System überprüft Ihre Eingaben und Ihre Zugriffsberechtigung. Nach erfolgreicher Eingabe erscheint anschließend die nachfolgende Startseite: Abbildung Startseite Auf der Startseite finden Sie aktuelle Informationen und erste Bedienungshinweise zur Menüstruktur des Systems Am System abmelden Das Abmelden vom System erfolgt durch Aktivierung des Menüeintrages Abmelden im Hauptmenü der Anwendung. Seite 4 von 14

6 2.2.3 Passwort vergessen? Sollten Sie Ihr Passwort vergessen haben, geben Sie bitte Ihren Benutzernamen in das Eingabefeld Benutzer ein und aktivieren Sie bitte anschließend den Button Neues Passwort anfordern auf der Anmeldefenster des Systems: Abbildung: Anmeldefenster Das System überprüft anschließend den von Ihnen eingegebenen Benutzernamen auf Zugriffsberechtigung. Ist der Benutzername dem System als zugriffsberechtigt bekannt, wird das bisherige Passwort zurückgesetzt und ein neues Passwort automatisch generiert. Kurze Zeit danach erhalten Sie eine mit dem neu generierten Passwort. Sobald Sie diese erhalten haben, melden Sie sich bitte mit Ihrem Benutzernamen und dem neuen Passwort am System an. Nach erfolgreicher Anmeldung fordert das System Sie auf, Ihr neues Passwort zu ändern. Seite 5 von 14

7 2.3 Menü Veranstaltungen Menüeintrag Meine Veranstaltungen bearbeiten Durch Aktivierung dieses Menüeintrages erscheint ein Fenster, in dem alle Veranstaltungen gelistet sind, die Ihnen bereits im elektronischen Vorlesungsverzeichnis LSF der Universität Heidelberg zugeordnet sind. Abbildung: Meine Veranstaltungen Bitte überprüfen Sie diese Angaben und markieren die Veranstaltungen, die Sie persönlich gehalten haben mit ja. Alle Veranstaltungen, die Sie nicht gehalten haben markieren Sie bitte mit nein. ACHTUNG, bitte denken Sie daran, Ihre Angaben mit Hilfe des Buttons Änderungen speichern zu speichern, bevor Sie weitere Menüpunkte aktivieren. Mit Hilfe des Buttons filtern haben Sie die Möglichkeit, spezielle Veranstaltungen zu selektieren. Als Filterkriterien können Sie das Semester, Begriffe des elektronischen Vorlesungsverzeichnisses LSF sowie den Begriffe aus dem Titel der Veranstaltung verwenden. Dabei müssen Sie keine Vollständigen Begriffe verwenden. Das System sucht automatisch nach ähnlichen Begriffen in den entsprechenden Spalten (Vorlesungsverzeichnis (LSF) oder Titel). Seite 6 von 14

8 Möchten Sie z.b. nach Veranstaltungen bzgl. Prüfungen suchen, die Sie im Grundstudium im 1. Studienjahr zum Funktionssystem (FS) Atmung gehalten haben, so können Sie diese z.b. mit folgenden Filterkriterien ermitteln: Abbildung: Filter Meine Veranstaltungen Sie können zum Filtern verschiedene Begriffe verwenden. Diese sind allerdings mit einem Leerzeichen zu trennen. Bitte beachten Sie auch die Reihenfolge der Begriffe. Diese muss identische sein mit der Struktur des Vorlesungsverzeichnisses (1. Angaben zum Studium, z.b. Grund oder Hauptstudium; 2. Angabe des Studienjahres; 3. Angaben zum Modul und/oder Funktionssystems und 4. Angaben zur Veranstaltungsart, z.b. Vorlesung oder Seminar). Selbstverständlich können auch Angaben der verschiedenen Ebenen (z.b. Angaben zum Studium oder des Studienjahres) fehlen. Möchten Sie weitere Bemerkungen zu einer Veranstaltung hinzufügen, aktivieren Sie bitte den Button Bemerkungen. Anschließend erscheint das nachfolgende Fenster mit den Veranstaltungsinformationen, der Sie weitere Informationen im Feld Bemerkungen hinzufügen können: Abbildung: Bemerkungen Bitte speichern Sie Ihre Informationen durch Aktivierung des Buttons Änderung speichern. Seite 7 von 14

9 2.3.2 Menüeintrag Veranstaltungen hinzufügen Falls Veranstaltungen, die Sie als Dozent gehalten haben, in der Liste Meine Veranstaltungen fehlen, haben Sie die Möglichkeit im elektronischen Verzeichnis LSF danach zu suchen. Abbildung: Veranstaltungen aus LSF hinzufügen Um die Suche entsprechend effizient durchzuführen, verwenden Sie bitte die entsprechenden Suchkriterien wie Semester (z.b. SoSe 2012), Angaben zum Studium (z.b. Grund- oder Hauptstudium), Studienjahr (z.b. 5. Studienjahr), Begriffe zu Modul oder Funktionssystem (z.b. Atmung) und Begriffe aus dem Titel der Veranstaltung. Bitte bedenken Sie, dass die Suche entsprechende Zeit in Anspruch nehmen kann, je weniger Suchkriterien Sie verwenden. Seite 8 von 14

10 Nach erfolgreicher Suche erscheint das folgende Fenster mit den Veranstaltungen, die Ihren eingegebenen Suchkriterien entsprechen: Abbildung: Vorlesungsverzeichnis (LSF) Bitte beachten Sie, dass Sie nur die Veranstaltungen mit ja markieren müssen, die Sie als Dozent gehalten haben. Alle anderen Veranstaltungen in dieser Liste können Sie ignorieren. ACHTUNG, bitte denken Sie daran, Ihre Angaben mit Hilfe des Buttons Änderungen speichern zu speichern, bevor Sie weitere Menüpunkte aktivieren. Mit Hilfe des Buttons filtern haben Sie die Möglichkeit, spezielle Veranstaltungen zu selektieren. Als Filterkriterien können Sie das Semester, Begriffe des elektronischen Vorlesungsverzeichnisses LSF sowie den Begriffe aus dem Titel der Veranstaltung verwenden. Dabei müssen Sie keine Vollständigen Begriffe verwenden. Das System sucht automatisch nach ähnlichen Begriffen in den entsprechenden Spalten (Vorlesungsverzeichnis (LSF) oder Titel). Seite 9 von 14

11 2.3.3 Menüeintrag Neue Veranstaltung erfassen Falls es Veranstaltungen gibt, die Sie als Dozent gehalten haben, die nicht im elektronischen Vorlesungsverzeichnis LSF enthalten sind, besteht auch die Möglichkeit Veranstaltungen zu erfassen. Bei den Veranstaltungen MaReCuM-Lehrpreis, Mentorenprogramm (Tätigkeit als Mentor), Modulkoordination und Studienkommission (Mitgliedschaft) wird lediglich die Angabe des Semesters benötigt. Bei allen anderen Veranstaltungen sind die anderen Informationen mit Ausnahme von Bemerkungen zwingend. Abbildung: Neue Veranstaltung Mit Hilfe des Buttons speichern können Sie Ihre Angaben sichern. Die so erfassten Veranstaltungen sind dann unter dem Menüeintrag Meine Veranstaltungen bearbeiten sichtbar und können dort weiter bearbeitet oder auch wieder gelöscht werden Menüeintrag Meine Veranstaltungen exportieren Zur Kontrolle oder zum Zwecke der Dokumentation, haben Sie mit diesem Menüeintrag die Möglichkeit, Ihre zugeordneten (Meine Veranstaltungen) und bereits bearbeitete (mit ja markierte) Veranstaltungen zu exportieren. Abbildung: Meine Veranstaltungen exportieren Es wird eine Datei im csv-format erzeugt, die Sie auf Ihrem PC/Laptop öffnen oder speichern können. Seite 10 von 14

12 2.4 Menü Stammdaten Menüeintrag Stammdaten bearbeiten Änderungen Ihrer Postanschrift oder Ihrer Telefon-Nummer können Sie uns mit diesem Menüeintrag mitteilen. Mit Hilfe des blau markierten Links können Sie uns per über solche Datenänderungen informieren. Abbildung: Stammdaten bearbeiten In einer späteren Version der Anwendung werden Sie selbst die Möglichkeit erhalten, Ihre Postanschrift und/oder Ihre Telefonnummer zu ändern Menüeintrag Passwort ändern Mit Hilfe dieses Menüeintrages, können Sie Ihr bisheriges Passwort ändern. Bitte geben Sie das neue Passwort ein und wiederholen Sie Ihre Eingabe im 2. Eingabefeld. Bestätigen Sie Ihre Eingabe, indem Sie den Button Passwort ändern aktivieren. Abbildung: Passwort ändern Derzeit sind keine speziellen Passwort-Konventionen im System hinterlegt. Wir möchten Sie aber im Sinne der Datensicherheit bitten, ein entsprechend sicheres Passwort einzugeben (z.b. mindestens 8 Zeichen lang, aus Ziffern und Buchstaben bestehend, evtl. Groß- und Kleinschreibung verwenden). Seite 11 von 14

13 2.4.3 Menüeintrag -Adresse ändern Da viele Informationen per an Sie übermittelt werden, ist Ihre -Adresse sehr wichtig, sobald diese sich ändert. In der bei diesem Menüeintrag erscheinen Eingabemaske geben Sie Ihre neue - Adresse ein und bestätigen die Korrektheit durch wiederholte Eingabe. Abbildung: -Adresse ändern Nach Aktivierung des Buttons ändern wird Ihre bisherige -Adresse durch die neue ersetzt. Aus Sicherheitsgründen erhalten Sie eine mit der Bestätigung Ihrer Änderung an Ihre neue - Adresse. Sobald Sie diese zur Bestätigung erhalten haben, aktivieren Sie bitte den darin enthaltenen Link, um den Änderungsvorgang abzuschließen. Nach Aktivierung des Links in der erscheint die nachfolgende Web-Seite: Abbildung Bestätigung der neuen -Adresse Zur Sicherheit müssen Sie sich dann einmalig mit Ihrer alten und Ihrer neuen -Adresse sowie Ihrem Passwort anmelden. Erst nach diesen Aktivitäten ist Ihr Änderungsvorgang abgeschlossen. Seite 12 von 14

14 2.5 Sonstige Menüeinträge Menüeintrag Bedienungsanleitung Die aktuelle Bedienungsanleitung finden Sie im pdf-format unter diesem Menüeintrag. Sie haben die Möglichkeit die Anleitung direkt zu öffnen oder sie auf Ihrem PC/Laptop zu speichern Menüeintrag Impressum Das Impressum können Sie mit Hilfe dieses Menüeintrages online öffnen oder herunterladen Menüeintrag Datenschutz Die notwendige Datenschutzerklärung zur Nutzung des Systems erhalten Sie durch Aktivierung dieses Menüeintrages. Auch dabei haben Sie die Möglichkeit, die Datenschutzerklärung zu öffnen oder zu speichern. Seite 13 von 14