Zeit- und Zielmanagement

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1 Zeit- und Zielmanagement Bettina Brucker TK Lexikon Gesundheit im Betrieb 15. Januar 2014 Zeit- und Zielmanagement HI Zusammenfassung LI Begriff Zeit ist das Kostbarste, das wir haben. Doch im Gegensatz zu Geld oder anderen Dingen lässt sich Zeit nicht vermehren. Und wir können sie auch nicht managen. Der Begriff Zeitmanagement ist deshalb eine ungenaue Wortzusammensetzung. Managen lassen sich im Zusammenhang mit der Zeit aber Abweichungen von Zielen und Ergebnissen. Im Berufsalltag erledigen immer weniger Personen immer mehr Aufgaben in immer weniger Zeit. Um ein Projekt oder einen Arbeitsprozess zeitlich zu planen oder die Verwaltung und Organisation zu terminieren, gibt es Methoden und Hilfsmittel. Vor der Zeitplanung steht allerdings die Zielformulierung. Denn ohne Ziel ist es nicht möglich zu bestimmen, wer etwas wie und v. a. bis wann tun soll. In der Arbeitswelt geht es darum, Zeit optimal zu nutzen oder Zeit "zu gewinnen", auch z. B. um mehr Freizeit zu haben. 1 Selbstmanagement HI Zeitmanagement hilft, vorhandene Zeit effektiver zu nutzen und Stress zu vermeiden. Arbeitsvorgänge können damit rationalisiert werden. So hat man mehr Zeit fürs Wesentliche. Zeitmanagement ist v. a. Selbstmanagement. Man spricht häufig auch vom Zielmanagement. Grundlage dafür ist eine Situationsanalyse, also der Blick auf das Jetzt. Davon ausgehend wird das Ziel formuliert. Bewährt hat sich dabei z. B. der Management-Regelkreis. Wenn man nicht weiß, was man will bzw. was das Ergebnis sein soll, braucht man gar nicht erst mit der Arbeit beginnen. Ein Ziel ist dann präzise bestimmt, wenn es machbar und messbar ist. Um es zu erreichen, muss auch geplant werden, wie und bis wann die Aufgabe bearbeitet werden soll. Danach muss man sich für einen Weg entscheiden und das Geplante in die Tat umsetzen. Über einen Soll-Ist-Vergleich kontrolliert man die Zielvorgabe zwischendurch und am Ende mit dem (Teil- )Ergebnis. In einem größeren Projekt, an dem mehrere beteiligt sind oder bei einer Teamaufgabe, muss jeder Einzelne für sich seine Ziele und die ihm zur Verfügung stehende Zeit kennen. Jeder ist selbst verantwortlich, den anderen mitzuteilen, wenn er erkennt, dass er ein Ziel in der vorgegebenen Zeit nicht erreichen kann. Praxis-Tipp So gelingt es, termingerecht und effizient zu arbeiten Termine mit sich vereinbaren. Leistungshochs und -tiefs bei der Planung einbeziehen. Zeitlimits bei Besprechungen und Terminen setzen. Arbeitsblöcke für größere oder gleichwertige Aufgaben bilden. Größere Aufgaben in kleine Teile portionieren. Allen Arbeiten das Grundprinzip Prioritäten zugrunde legen. Möglichst nur das Wesentliche tun.

2 Schwerpunktaufgaben früh erledigen. Schwierige Aufgaben im persönlichen Leistungshoch erledigen. Technische Hilfsmittel wie Checklisten, Excelprojektlisten oder Mindmaps nutzen. Delegation nutzen auch als bezahlte Dienstleistung. Ordnung halten. Analyse und effizienter Umgang mit Störungen. Sich auch einmal bewusst abschirmen. 2 Verbreitete Methoden für den Umgang mit der Zeit HI Mithilfe von Uhren und Kalendern teilt der Mensch schon seit Jahrtausenden die Zeit ein. Die Regelmäßigkeit eines Jahres, eines Monats, einer Woche und eines Tages erlaubt, termingerecht zu arbeiten. Die Zeitabstände werden dabei immer kürzer. Beim Aktienhandel entscheiden heute tausendstel Sekunden über Gewinn oder Verlust. Aber auch in anderen Berufsbereichen wird mit der Zeit minutiös geplant. Modelle und Methoden aus der Produktion und Betriebswirtschaft werden immer wieder aufs Büro übertragen, um auch in der Verwaltung und Organisation schneller zu sein. Denn Zeit ist Geld. Damit die wichtigen und nicht die dringenden Dinge zum Zuge kommen, muss die Wochen- und Monatsplanung ständig im Auge behalten werden. Haben sich Veränderungen oder Abweichungen ergeben, müssen korrektive Maßnahmen ergriffen werden. Die Planung muss also immer wieder an neue Gegebenheiten angepasst werden, bei Bedarf sogar täglich. 2.1 ABC-Analyse HI Die ABC-Analyse ist ursprünglich ein betriebswirtschaftliches Analyseverfahren. Übertragen auf das Zeitmanagement bedeutet, Aufgaben zu klassifizieren. Die Kategorien A, B und C geben die jeweilige Prioritätsstufe an. 2.2 Wichtig-Dringlich-Regel (Eisenhower-Prinzip) HI Auch beim Eisenhower-Prinzip (Abb. 1) benannt nach dem früheren US-Präsidenten werden anstehende Aufgaben in Kategorien eingeteilt. Dabei wird zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit unterschieden. Nur was wichtig und dringlich ist, muss sofort erledigt werden. Was als unwichtig und nicht dringend eingestuft wird, landet im Papierkorb. Abb. 1: Eisenhower-Prinzip Die Übertragung des ursprünglich militärischen Prinzips auf ein modernes Zeitmanagement wird heute kritisch bewertet. Denn bei einer umsichtigen und vorausschauenden Planung werden Zeiträume und Pufferzeiten so berechnet, dass erst gar kein Zeitdruck durch dringende Aufgaben entstehen kann. 2.3 PEPE-Regel setzt Schwerpunkte HI Priorität vor Eiligkeit vor Perfektion vor schnellem Erfolg oder anders gesagt: " Leadership bedeutet, die richtigen Dinge zu

3 tun", so der amerikanische Wirtschaftswissenschaftler Peter F. Drucker. Mit der PEPE-Regel werden also zunächst die "richtigen Dinge" festgelegt und so von Anbeginn ein Maximum an Effektivität ermöglicht. Dazu gehören immer auch die Kernaufgaben des eigenen Arbeitsbereichs. An zweiter Stelle kommt alles, was an diesem Tag unbedingt erledigt werden muss. Danach werden die Dinge erledigt, die perfekt sein müssen. Denn Perfektionismus kostet viel Zeit und Energie. Manche Aufgaben müssen mehrfach oder mit anderen zusammen bearbeitet werden, um ein perfektes Ergebnis zu erzielen. Die verbleibende Zeit gehört dann den Aufgaben, die schnellen Erfolg bringen. Sie erfordern nur wenig Ausdauer und kaum Energie. Und als Erfolgserlebnis am Ende eines Arbeitstags vermitteln sie ein gutes Gefühl. 2.4 ALPEN-Methode plant Tagesetappen HI Die A-L-P-E-N-Methode nach Lothar J. Seiwert, Experte für Zeit- und Lebensmanagement, ist eine einfache Art, einen Tagesablauf ohne spezielle Hilfsmittel zu planen. Es braucht nur wenige Minuten, um einen schriftlichen Tagesplan zu erstellen. Die 5 Eckpunkte dafür lauten: Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle. Auf dem Papier werden die Anforderungen des Tages sichtbar. Der Tagesplan ist dann realistisch, wenn er nur das beinhaltet, was auch tatsächlich in der zur Verfügung stehenden Zeit bewältigt werden kann. 2.5 Zeitaufwand-Ergebnis-Regel HI Zeitaufwand und Ergebnis stehen häufig in einem umgekehrten Verhältnis: Die Gesamtzahl der täglich anfallenden Aufgaben besteht zu 20 % aus wichtigen Aufgaben und zu 80 % aus relativ nebensächlichen. Die wenigen wichtigen Aufgaben tragen allerdings zu 80 % zum Arbeitserfolg bei, während die nebensächlichen nur mit 20 % zu Buche schlagen. Untersuchungen zeigen aber immer wieder, dass für Nebensächlichkeiten häufig 80 % der Arbeitszeit oder sogar mehr eingesetzt werden. Die 80 : 20-Regel wird auch Pareto-Prinzip genannt, nach dem italienischen Ingenieur, Soziologen und Ökonomen Vilfredo Pareto. 2.6 Die "einsame Stunde" HI Die ersten und die letzten 30 Minuten eines Arbeitstages werden bei Zeitmanagern als "einsame Stunde" bezeichnet. Bei Ankunft im Büro wird als Erstes der Tag geplant und strukturiert. Am besten alleine. Erst danach werden Post und s gecheckt. Das verhindert, dass andere Einfluss nehmen können. Denn die meisten vermeintlich dringenden Aufgaben kommen von außen. Am Tagesende nimmt man sich dann noch einmal eine halbe Stunde Zeit. Jetzt heißt es aufräumen, vorbereiten und sich darüber freuen, was man alles geschafft hat. 2.7 Mind-Mapping HI Als Methode bietet sich auch Mind-Mapping an. Dabei werden Gedanken bildhaft dargestellt. Statt Worte werden vor allem Bilder und Symbole eingesetzt. So entsteht eine "Gedankenkarte". Damit lassen sich auch Informationen, Aufgaben und sogenannte Meilensteine bzw. Etappenziele in einer hierarchischen Struktur erarbeiten. Oder besser gesagt: Die Systematik entwickelt sich sozusagen nebenbei. Und am Schluss wird jeder Aufgabe ein Termin zugeordnet.

4 Mit Mind-Mapping-Software lässt sich die "Gedächtniskarte" per Mausklick auch als Tabelle oder Diagramm darstellen. 3 Die Zielformulierung 3.1 Lebensziel HI HI "Leben um zu arbeiten" bzw. die Umkehrung "Arbeiten um zu leben" dieses alte Sprichwort gilt nicht mehr. In der heutigen Zeit spielt der Begriff Work-Life-Balance für viele eine wichtige Rolle. Das richtige Mittelmaß zwischen aktiv und passiv, Anspannung und Entspannung, Disziplin und Genuss, Arbeitszeit und Freizeit soll gefunden werden. Mal Zusammenspiel, mal Kontrast: Balance ist nur möglich für den, der den Sinn des Lebens kennt und Lebensziele formuliert hat, im privaten wie im beruflichen Bereich. 3.2 Jahresziel HI Jährliche Mitarbeitergespräche mit Zielvereinbarungen sind in den Unternehmen gang und gäbe. Damit unterstützen die Vorgesetzten ihre Mitarbeiter, Ziele zu formulieren und umzusetzen. Werden die Vorgaben erfolgreich umgesetzt, gibt es z. B. Gratifikationen. 3.3 Monats- und Wochenziele HI Fast jedes Ziel braucht Etappenziele. So wird das Jahresziel in Quartals- oder Monatsziele unterteilt. Ist die Frist abgelaufen, sollte eine Zwischenprüfung stattfinden. Wichtig Zieldefinition Gerade bei beruflichen Zielvorgaben ist darauf zu achten, dass nicht nur Erfolg und Gewinn zählen. Für die Mitarbeiter spielen immer auch andere Faktoren eine Rolle wie z. B. Kundenzufriedenheit, Vertrauen oder Ehrlichkeit. Wie wichtig es für die Mitarbeiter ist, eigene Wertvorstellungen und gesellschaftliche Normen im Berufsalltag leben zu können, zeigte sich in den vergangenen Jahren in der Banken- und Versicherungsbranche. Unter dem ständigen Druck der Gewinnmaximierung und schneller Abschlüsse, stiegen dort die Krankenzahlen durch psychische Erkrankungen deutlich an. 4 Hilfsmittel HI Ein Tag, eine Woche, ein Monat, Quartal oder Jahr. Für alle Zeitabschnitte ist es sinnvoll, rechtzeitig einen Plan zu erstellen und die Termine schriftlich festzuhalten. Wenn unterschiedliche Personen über Termine informiert sein müssen, bietet es sich an, z. B. über Outlook einen Kalender einzurichten, den alle Beteiligten einsehen und bearbeiten können. 4.1 Kalender und Terminbücher HI Ob die Zeitplanung im klassischen Taschenkalender oder elektronisch mit Notebook, ipad, Personal Digital Assistent (PDA), Handy oder Blackberry gemacht wird, ist Geschmackssache. Beide Formen haben ihre Vor- und Nachteile (Tab. 1). Papier elektronisch Vorteile Nachteile Vorteile Nachteile persönlicher - muss jedes Jahr gemeinsame unterwegs Begleiter neu gekauft Terminabsprache eingetragene werden mit Kollegen Termine müssen

5 schnell möglich mit dem Arbeitsplatz-PC regelmäßig abgeglichen werden kann problemlos beruflich und privat geführt werden Format ist begrenzt Neueinträge, - Löschen oder - Verschieben von Terminen ist einfach Änderungen können nachträglich nicht mehr rekonstruiert werden schriftlich fixierte oft wenig flexibel in oft wenig flexibel in Datenverlust bei Termine der Gestaltung der Gestaltung Hardwarefehler oder leeren Akkus individuelle - braucht Platz beim Mobilität: Daten Software ändert Gestaltung und Aufbewahren stehen auch sich immer wieder Nutzung von - unterwegs zur und muss Anfang an möglich Verfügung aktualisiert werden Änderungen weitere Vorgänge hinterlassen können direkt Spuren veranlasst werden gängige Form, mit effizient der jeder vertraut ist bewährte Methode macht auf Termine mit reichlich - aufmerksam Erfahrungswerten zentrale Terminverwaltung möglich Tab. 1: Vor- und Nachteile von klassischer und elektronischer Terminplanung 4.2 Formblätter HI

6 Besprechungen, Projekte, Telefonate, Korrespondenz, Organisation alles braucht seine Zeit, ob im Job oder Privatleben. Deshalb sollte bei Besprechungen außer der Anfangszeit auch ein Endpunkt festgeschrieben sowie Telefonate und Korrespondenz zu bestimmten Tageszeiten eingeplant werden. Mit Formblättern für Maßnahmepläne, Besprechungsprotokolle, To-do-Listen, Telefonnotizen etc. lassen sich viele Aufgaben schnell und systematisch abarbeiten. Elektronische Vorlagen lassen sich dafür individuell anpassen. Auf einer Checkliste lässt sich abstreichen, was zu tun ist. Oft legt sie auch die Reihenfolge fest. Durch Checklisten müssen Routinevorgänge nicht immer wieder neu durchdacht werden. Das Risiko, etwas zu vergessen, sinkt. Für viele Bereiche gibt es vorgefertigte Checklisten, die meist auf die eigenen Anforderungen und Bedürfnisse angepasst werden können. Was ist zu tun? Mithilfe der To-do-Liste wird dies schriftlich fixiert. Eine To-do-Liste sollte begrenzt sein. Nur dann ist es möglich, die einzelnen Punkte auch wirklich zu erledigen, und nur dann verspricht sie Erfolg und vermittelt das Gefühl, etwas erreicht zu haben. Deshalb ist es besser, immer wieder eine neue Liste anzulegen. Wird eine vorhandene Liste erweitert, hat man schnell das Gefühl, nichts zu Ende zu bringen. 5 Der andere Teil der Arbeitszeit 5.1 Pufferzeit HI HI Unvorhergesehenes kann einen Zeitplan zum Scheitern bringen. Vor allem dann, wenn zu knapp geplant wurde. Deshalb ist es wichtig, Pufferzeiten einzuplanen. 40 % der täglichen Arbeitszeit sollten für Unvorhergesehenes als Puffer bleiben, so Zeitmanagement-Coach Lothar Seiwert. Das sind bei einem 8-Stunden-Tag gut 3 Stunden. 5.2 Pausen HI Pausen sind keine Zeitverschwendung. Sie bringen Energie und Leistung zurück. Untersuchungen haben ergeben, dass nach einer Stunde konzentrierter Arbeit 10 Minuten Pause genügen, um sich zu regenerieren! Bei der täglichen Zeitplanung sollten auch die Pausen von Anfang an berücksichtigt sein. Als wichtigste Zeitregel gilt hier: regelmäßig kurze Pausen. 5.3 Störfaktoren HI Wer nach Zeitplan arbeitet, weiß, dass die beste Planung nichts nutzt, wenn Störungen auftreten. Oft sind es andere Menschen, die einen stören: der Chef die Kollegen Mitarbeiter, aber auch Kunden oder die eigene Familie Nimmt man Personen regelmäßig als Störfaktor wahr, kann das an einer mangelhaften Zeitplanung liegen. Der Fehler kann aber auch in der Arbeitsorganisation stecken. Hier kann es hilfreich sein, feste Termine zu vereinbaren, aber auch Zeiten, in denen nicht gestört werden darf. 5.4 Zeitfallen HI Verspricht eine Aufgabe wenig Spaß, tappt man vor lauter "Aufschieberitis" gerne in sog. Zeitfallen. Dazu zählen: Der Computer: Sitzt man erst einmal daran, vergeht meist viel mehr Zeit, als man meint. Recherchen im Internet dauern länger als erwartet, man klickt von einem Link zum nächsten. Der Präsentismus: Mitarbeiter sitzen ihre Zeit nur ab, ohne wirklich etwas zu tun. So vermuten Fachleute auch hinter

7 den sinkenden Krankheitstagen solche Anwesenheit ohne (volle) Leistung. Nicht-"nein"-sagen-können: Dieses Verhalten führt dazu, dass der eigene Zeitplan nicht eingehalten werden kann. 6 Delegieren HI Man kann und muss nicht alles selbst machen. Es gibt immer Personen, die in einem bestimmten Bereich kompetenter, besser und schneller sind. Wer diese Ressourcen gezielt nutzt, verringert meist auch zeitlichen Druck. Neben dem Zeitgewinn etwa für Folgetätigkeiten oder die eigene Freizeit werden alle Aufgaben effizient durchgeführt. Wer Aufgaben abgibt, verringert den eigenen Zeitdruck und die Last der Verantwortung. Richtig delegieren fördert außerdem die Leistungsmotivation, die Zufriedenheit und den Gemeinschaftssinn im Unternehmen. 7 Zeitmanagement als Anti-Stress-Mittel HI Je mehr der Mensch Stressoren durch fehlendes oder mangelhaftes Zeitmanagement ausgesetzt ist, desto häufiger tritt Stress auf und belastet. Die hier genannten Techniken und Methoden helfen, negativen Stress zu reduzieren bzw. zu vermeiden. Vielleicht sollten wir uns von dem Gedanken frei machen, je länger wir arbeiten, desto besser und erfolgreicher sind wir. Denn Untersuchungen haben ergeben, dass Teilzeitbeschäftigte mit ihrer geringeren Arbeitszeit effektiver umgehen.