Project Management Essentials

Transkript

1 Project Management Essentials Part Projekt und Rollen Hochschule für Technik

2 kurz über mich Beratung, Training und Coaching TOC, CCPM, HSP Process Management special Projects Project Controlling IT-Security Leitung des Project Office 501 Projekte mit 40 Projektmanagern Softwareentwicklung Schlund+Partner Entwicklung und Prozessentwicklung Studium Maschinenbau TH-Karlsruhe Freelancer in Softwareentwicklung Studium Mechatronik FH-Karlsruhe 1991

3 Bedeutung von Projektmanagement 2020: Projektwirtschaft liefert 15 % der Wertschöpfung in Deutschland (in 2007 waren es etwa 2 %). Projektwirtschaft steht für zumeist temporäre, außerordentlich kooperative und oft globale Wertschöpfungsprozesse. Diese Art der Kooperation ist für viele Unternehmen heute häufig die effizienteste Art des Wirtschaftens.

4 Was ist überhaupt ein Projekt? Ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist. DIN terminiert einmalig unbekannt risikoreich nutzbringend wenn es nicht fertig ist verliere ich Geld wenn ich was ein zweites mal mache = Routine einmalig = unbekannter Lösungsweg unbekannter Lösungsweg = risikoreich sonst würde ich es nicht machen

5 ups! die dunkle Seite von Projekten:

6 Warum Projektmanagement? Termintreue erhöhen Geschwindigkeit erhöhen Durchsatz steigern Aufwand/Kosten reduzieren die richtigen Projekte machen Projektmanagement dient am Schluss dazu: mehr Geld zu verdienen

7 Was ist Projektmanagement? das nicht!

8 Praxistest 30min für ein Legohaus

9 Standardrollen verwenden! Auftraggeber Projektmanager Team Stakeholder initiiert das Projekt, legt fest was das Ergebnis sein soll beantwortet alle Fragen zur Beschreibung des Ergebnis und stellt oft das Budget zur Verfügung organisiert alles um das Ergebnis in der vereinbarten Zeit, Budget und Qualität erstellt wird geben Input an den Projektmanager, was alles zu tun ist, welche Abhängigkeiten bestehe, wann welche Arbeitspakete fertig werden arbeitet alle notwendigen Arbeitspakete ab. alle die von den Ergebnissen des Projektes betroffen sind deren Anforderungen neben dem Ergebnis zu erfüllen sind

10 Projektregeln 30min Zeit alle Legosteine die bereit gestellt werden Ziel ist es möglichst hohe Qualität zu erreichen 2 Gruppen á 10 Studenten jeder bekommt ein Umschlag mit Beschreibung 2min Zeit zum lesen: der Rolle die er auszufüllen hat der Aufgabe die er zu erfüllen hat nach 30min wird beendet danach Qualitätsprüfung

11 Session 1 Hausbau Review Ideen wie es besser geht

12 Findings Legohaus Runde 1 Absprache mit Kunden vergessen kein klares eindeutiges Ziel kein Lastenheft Änderungen nichts aufgeschrieben zu früh mit dem Bau begonnen Endkunde nicht befragt Zielklärung hat zu lange gedauert zu viel gebaut Machbarkeit nicht geklärt Ressourcenverfügbarkeit nicht geklärt Probleme eskaliert nicht gelöst Panik am Schluss Fertig gemacht obwohl klar war das Ziel nicht erreichbar es wurde umgebaut/abgerissen

13 das magische Dreieck max. Qualität Projekt min. Zeit min. Kosten

14 der Normalfall das Ziel des Projektmanagers max. Qualität geg. Zeit Projekt geg. Ressourcen

15 die Konsequenzen wenn Ressourcen und Zeit fixiert sind und das Ziel Qualität = 1 ist Ressourcen und Zeit müssen optimal genutzt werden

16 was hilft für optimale Ausnutzung? #1 der Leuchtturm muss an der richtigen Stelle stehen der Auftrag muss so klar wie möglich beschrieben sein alle Stakeholder müssen hier integriert sein wenn sich was ändert muss dieser Auftrag gepflegt weden wenn der Leuchtturm steht, kann man nie das Ziel verfehlen höchstens einen kleinen Umweg machen nur wenn der Auftrag klar ist kann man die Arbeiten delegieren und parallelisieren

17 was hilft für optimale Ausnutzung? #2 Work-Breakdown-Structure (WBS) und Verantwortlichkeiten es muss klar sein, was an Teilaufgaben und Ergebnissen zu erstellen ist (WBS) es muss klar sein, wer für welches Ergebnis voll verantwortlich ist jeder Verantwortliche: geht ein Vertrag mit dem Projektmanager ein kümmerst sich selbst um alles was er braucht meldet sich bei Fragen und Problemen sofort es gibt keine Überraschungen!

18 was hilft für optimale Ausnutzung? #3 parallelisieren und Staffellaufprinzip so gut wie möglich parallel arbeiten Zwischenergebnisse sofort weitergeben #4 Stakeholder einbeziehen bei der Auftragsklärung abfragen bei Unklarheiten schnell fragen #5 standardisieren Rollen, Phasen, Artefakte, Module, Systeme

19 Praxistest 30min für ein Legohaus verschärfte Bedingungen

20 Vorbereitung was machen wir besser? Auftragsklärung mit allen Stakeholdern schnelle Festlegung der wichtigen Eigenschaften grober Plan wer macht was bis wann Entwickler machen vorbereitende Tätigkeiten schnelle Abstimmung mit Stakeholder bei Unklarheiten parallel arbeiten

21 ein Projektplan?

22 Projektregeln 30min Zeit alle Legosteine die bereit gestellt werden Ziel ist es möglichst hohe Qualität zu erreichen 2 Gruppen á 10 Studenten jeder bekommt ein Umschlag mit Beschreibung 2min Zeit zum lesen: der Rolle die er auszufüllen hat der Aufgabe die er zu erfüllen hat nach 30min wird beendet danach Qualitätsprüfung

23 Session 2 Hausbau Review Ideen wie es besser geht

24 Low-Key Project Management Wie mache ich leichtgewichtiges Projektmanagement? wenige Rollen Auftraggeber, Projektmanager, Team wenige Prozesse? wenige Artekfakte Projektauftrag, Projektplan,?

25 minimales Set von Rollen Auftraggeber Projektmanager Team initiiert das Projekt, legt fest was das Ergebnis sein soll beantwortet alle Fragen zur Beschreibung des Ergebnis und stellt oft das Budget zur Verfügung. Er repräsentiert alle Stakeholder organisiert alles um das Ergebnis in der vereinbarten Zeit, Budget und Qualität erstellt wird geben Input an den Projektmanager, was alles zu tun ist, welche Abhängigkeiten bestehen, wann welche Arbeitspakete fertig werden arbeitet alle notwendigen Arbeitspakete ab

26 minimales Set von Prozesse #2 Ergebnisse erzielen Arbeitspakete abarbeiten #3 Klarheit schaffen Eskalationen treiben #1 Vertrauen schaffen Verhalten verbessern

27 Arbeitspakete abarbeiten 2.1 Auftrag klären alle Stakeholder abfragen, Anforderungen aufnehmen und strukturieren 2.2 Anforderungen zu Arbeitspaketen strukturieren, so dass möglichst wenig Kommunikation dazwischen notwendig wird, dass die Arbeitspakete zum Vertrauen passen 2.3 AP s in eine Reihenfolge bringen und grobe Termine vorgeben 2.4 AP s nach gleichem Ablauf erstellen 2.5 Ergebnisse integrieren und testen 2.6 Qualitätscheck und raus #1 Vertrauenslevel steigern #2 Arbeitspakete verarbeiten initialer Auftrag für AP 2.1 Auftrag klären finaler Auftrag für AP 2.2 Auftrag in Unter-APs aufteilen und Verantwortlichen benennen Liste APs + Verantw. (PSP) 2.3 APs priorisieren und grob Termine festlegen Menge priorisierte APs + Verantw. + grob. Termin (Zeitplan) ja selbst verantw. nein 2.4 APs konzeptionieren, realisieren und testen 2.5 APs integrieren und testen Ergebnis des AP Auftraggeber Auftraggeber #3 Klarheit schaffen des AP initialer Auftrag für AP #2 Arbeitspaket verarbeiten Ergebnis

28 2.1 Projektauftrag = Anforderungsliste+ alle Stakeholder abgeholt versteht der Auftraggeber was drin steht im Auftrag eine gemeinsame Sprache finde kann ein fachkundiger Laie bei jedem Punkt schnell sagen ob erfüllt oder nicht wird bei jedem Change aktualisiert ist die Checkliste für Endabnahme Tipp: Hab ich alle Stakeholder? Einmal das Organigramm durchgehen und check ob die Belanges jedes Bereichs abgedeckt sind!

29 2.1 Projektauftrag = Anforderungsliste+ Tipp: ist die Anforderung richtig formuliert? kann ein fachkundiger dritter (QS) einfach entscheiden ob erfüllt?

30 2.1 Projektauftrag = Anforderungsliste+ wichtig - gemeinsame Sprache finden! Tipp: gerade in der Softwareentwicklung sind Screenshots mit Skribbels das Mittel der Wahl

31 2.2 Arbeitspakete strukturieren Tipp: eine Workshop mit erfahrenen Seniormanagern um die Risiken herauszukizzeln wichtige Arbeitspakete diese zu klären

32 Aufgaben in Arbeitsvorräten es gibt nicht ein Prozess für ein Projekt jedes Teilaufgabe, Arbeitspaket hat seinen eigenen Takt Arbeitsvorräte interessant sind nur die Punkt an denen echte physikalisch Abhängigkeiten bestehen (Synchronisationspunkte) daraus ergibt sich ein projektplan

33 Verantwortlich Screenshots Templates skribbeln Zuschlag Ptich Kopie dt. CM anf. techn. fertig Feature vom PM Feature Freeze Tarife angelegt Überschriften 30% Texte 60% Texte+CD 100% Texte Kampagnenstart Swim-Lane Projektplan Pustefix PT.217 USA Timeline Bestellseiten im Pustefix entwickeln 28.8 Tests, QS Online Prod. Marketing (M. Beyer) Tipp: die Mechanik eines PRJ ändert sich kaum Termine sind hier schnell geändert Site-Tree erstellen Überschriften erstellen Bestellseiten Texte einfügen Texte erstellen Texte einf. Design einfügen 29.8 Feinschliff u. QS Marketing Agenturen suchen 15.5 Agenturen erstellen Entwürfe 28.5 Auswahl der Agentur 15.6 Grobdesign erstellen 14.7 Kampagne fertig stellen, inkl. CD für Produktion der Beilage 22.8 Beilage drucken, ausliefern, Online Prod. Erweiterungen Config-Menü, Kreditkarten, Features, Texte, unnötiges rausschm. Übersetzung Config-Menü Design, Header Styles umfassende QS PM (KW) Übersetzungsbedarf anmelden Handbuch übersetzen 11.8 Screen shots einbauen 15.8 Kontrolle Korrektur Handbuch drucken, einbuchen ins Lager CC, CCS (S. Moser) dt. FAQ PT4.0 fertigstellen FAQ übersetzen Screen shots einbauen FAQ fertigstellen div. Unterprojekte Features anpassen, Billing, Zeitzone, Versandlogistik, u.v.v.a. umfassende QS Zeitachse Stand:

34 3. Klarheit schaffen alles was die Verantwortlichen nicht selbst lösen können müssen sie eskalieren offene Fragen, Entscheidungen und persönliche Probleme Unklarheiten sind Projektrisiken je länger sie offen sind desto teurer die Behebung Prioritäten können sich jederzeit ändern #1 erfolgreich Vertrauenslevel steigern #2 Arbeitspaket bearbeiten Fragen, Risiken, Verzöger. #3 Klarheit schaffen 3.1 täglich priorisieren priorisierte Menge offener Eskalationen 3.2 Eskalationen vorantreiben nein ja mit MA vereinbarte Maßnahmen Antworten, Maßnahmen, Änderungen #1 Kritikgespräche Vertrauenslevel steigern #2 Arbeitspaket bearbeiten

35 die Issue-Liste Tipp: unter Bemerkung Status und Vereinbarungen wie ein Logbuch mitführen

36 Schnelle Eskalationen müssen vorher geklärt sein Tipp: auch wenn es einem blöd vorkommt jeder hat ein anderes Verständnis von Kommunikation einfach einmal festlegen

37 die Kommunkationsmatrix Tipps: auf Handynummer bestehen die Eskalationswege mit darstellen die Kommunikationsregeln mit aufnehmen bei Kooperationen immer Pärchen bilden

38 Vertrauen steigern man kann sich sein Team nicht aussuchen ohne Zuverlässigkeit kann kein Vertrauen entstehen der Projektmanager muss aktiv daran arbeiten, dass Vertrauen im Team entsteht #3 Klarheit schaffen #1 Vertrauenslevel steigern neues Teammitglied (TM) Tipp: Verhaltensregeln kann man auch bei Kaffee kurz vereinbaren committed TM 1.1 Verhaltensprinzipien vereinbaren 1.2 Vertrauenslevel (VL) durch PJM beurteilen Vorerfahrung aus vorangeg. Projekten #2 VL VL Pool committed TM inkl. VL Info bzgl. VL des TM Anz. AP des TM 1 =0 fertig 1.3 initialer Auftrag für AP übergeordneter Prozess Arbeitspaket bearbeiten APs eigenständig bearbeiten Menge der APs des TM #2 Arbeitspakete bearbeiten Ergebnis des AP 1.4a öffentliches herzliches Lob gut Ergebnis+ Verhalten schlecht 1.4b persönliches Kritikgespr. ja 1. mal Kritik nein 1.4c Kritikgespr. mit Führungskr. ja wiederh. Kritik nein 1.4d Mitarbeiter aus Team freisetzen 1.5 gebührende Anerkennung zeigen (z.b. Party) MA der das Unternehmen verlassen sollte MA mit hohem Vertrauenslevel

39 Verhalten erzeugt Vertrauen #1 Sofort-Prinzip jeder meldet sich sofort, wenn er was braucht oder ein Problem hat keine Latenzen, wenig Aufwand bei Problembeseitigung #2 Direkt-Prinzip jeder kümmert sich selbst um seine Vorleistungen und Infos weniger Kommunikation, weniger Missverständnisse, direkte Qualitätsverantwortung #3 Vertragsprinzip alles ist ein Vertrag, Auftraggeber und -nehmer sprechen eine gemeinsame Sprache, Auftragnehmer managed seine Zusagen Wertschätzung, Einbeziehung, Verbindlichkeit #4 No-Surprises-Prinzip #1 #3 zusammen Fokus auf Qualität Tipp: Verhaltensregeln kann man auch bei Kaffee kurz vereinbaren

40 Das ist eine Selbstverstärkung! neue Aufgabe für den Projektmanager Verhalten verbessern mehr Kapazität für die wichtige Kommunikation Verhalten vereinbaren Verhalten schafft Verbindlichkeit Vertrauen ermöglicht Reduktion der Methoden Verbindlichkeit erzeugt Vertrauen

41 weiterführende Literatur Überleben im Projekt. 10 Projektfallen und wie man sie umgeht von Klaus D. Tumuscheit Lexikon der Projektmanagement- Methoden: Die wichtigsten Methoden im Projektmanagement-Life-Cycle (Broschiert) von Günter Drews und Norbert Hillebrandt Der Termin. Ein Roman über Projektmanagement von Tom DeMarco Projektmanagement. Ein systemorientierter Ansatz zur Planung und Steuerung von Harold Kerzner und Nino Grau wenn s soweit ist und man zum Projektmanager wurde oder auch sonst einfach lesen in die Fallen muss man nicht tappen ;-) ein kurzer praxisnaher Überblick über die gängigen und wichtigsten Projektmanagementmethoden guter Überblick, wie man Softwareprojekte organisieren kann - empfehlenswert die volle Packung einfach ein Standardwerk in dem fast alles drin steht. Das ist einfach der Standard wenig innovativ aber ein fundierter Überblick über das Projektmanagement

42 mehr? bis zum nächsten mal