Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit. zwischen

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1 Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit zwischen der Fachhochschule Köln vertreten durch den Präsidenten und den Vizepräsidenten für Wirtschafts- und Personalverwaltung und den Personalräten der Fachhochschule Köln vertreten durch die Vorsitzenden 1. Gegenstand der Dienstvereinbarung 1.1 Das flexible Arbeitszeitmodell wird für die Hochschulverwaltung nach Maßgabe dieser Dienstvereinbarung fortgeführt und für die Hochschulbibliothek eingeführt. 1.2 Ziel der flexiblen Arbeitszeit ist es, den Beschäftigten die Entscheidung über den täglichen Arbeitsbeginn und das tägliche Arbeitsende in einer festgelegten Zeitspanne (Rahmenzeit) zu übertragen. 1.3 Die Freizügigkeit in der Wahl der Dienststunden setzt ein besonderes Maß an Verantwortung voraus und darf nicht zu einer Beeinträchtigung des Dienstbetriebes führen. 2. Geltungsbereich 2.1 Die Dienstvereinbarung gilt für alle Beschäftigten der Hochschulverwaltung und der Hochschulbibliothek und diejenigen Beschäftigten, die auf Grund Ihrer früheren Zugehörigkeit zur Hochschulverwaltung weiterhin an der flexiblen Arbeitszeit teilnehmen, soweit nicht im Folgenden etwas anderes bestimmt ist. 2.2 Wegen der Eigenart ihrer dienstlichen Tätigkeit bzw. wegen gesetzliche Grundlagen nehmen an der flexiblen Arbeitszeit nicht teil: Freigestellte Personalratsmitglieder (abweichende Regelungen bedürfen der Willenserklärung der Betroffenen) Hilfskräfte (wissenschaftliche sowie studentische) Fahrer Poststellen Leitwarte Pförtnerinnen/Pförtner Hausmeisterinnen/Hausmeister Jugendliche unter 18 Jahren. 1

2 2.3 Zur Klarstellung wird darauf hingewiesen, dass die Beschäftigten der Fakultäten und der weiteren Zentralen Einrichtungen nicht an der flexiblen Arbeitszeit teilnehmen. 2.4 Für die Hochschulbibliothek wird zunächst ein Probejahr eingeführt. Vor Ablauf des Probejahres wird eine erneute Umfrage in der Hochschulbibliothek durchgeführt. Die Dienstvorgesetzten und die Personalräte verständigen sich vor Ablauf dieses Zeitpunkts über eine endgültige Regelung, die Bestandteil dieser Dienstvereinbarung wird. Sofern eine Verständigung bis zum Ablauf des Probejahres nicht erzielt werden kann, d.h. eine der vier unterzeichnungsbefugten Dienstvereinbarungspartner die endgültige Einbeziehung der Bibliotheksbeschäftigten in den Geltungsbereich dieser Dienstvereinbarung ablehnt, endet -in Abweichung von der Kündigungsregelung in Ziff.9- die Einbeziehung der Bibliotheksbeschäftigten in den Geltungsbereich dieser Dienstvereinbarung zum Ablauf des Probejahres. 2.5 Die Funktionsfähigkeit der Hochschulverwaltung und der Hochschulbibliothek muss sichergestellt bleiben. Deshalb kann die flexible Arbeitszeit aus dienstlichen Gründen für einzelne Beschäftigte im Einvernehmen mit dem entsprechenden Personalrat vorübergehend durch den Präsidenten oder den Vizepräsidenten für Wirtschafts- und Personalverwaltung aufgehoben bzw. eingeschränkt werden. Soweit zwingende dienstliche Gründe es erfordern, kann im Einzelfall durch die Hochschulreferatsleitung bzw. die Hochschulbibliotheksleitung angeordnet werden, dass einzelne Beschäftigte oder Gruppen von Beschäftigten zusammenhängend maximal an fünf Tagen im Jahr insgesamt innerhalb der Rahmenzeit nach 4.1 Dienst zu leisten haben. 2.6 Mit schwerbehinderten Beschäftigten und ihnen gleichgestellten behinderten Beschäftigte können auf deren Antrag hin bei ärztlich attestierter Notwendigkeit von dieser Dienstvereinbarung abweichende, die Behinderung berücksichtigende Regelungen durch den jeweiligen Dienstvorgesetzten im Einvernehmen mit der Schwerbehindertenvertretung und dem zuständigen Personalrat vereinbart werden. 3. Gesetzliche Grundlagen Grundlage der Dienstvereinbarung ist das Arbeitszeitgesetz vom zuletzt geändert durch Art. 3 des Gesetzes vom (BGBl. I S. 868) und die Verordnung über die Arbeitszeit der Beamten im Lande Nordrhein-Westfalen (AZVO) vom zuletzt geändert durch Artikel 2 der VO vom 10. Januar 2012 (GV. NRW. S. 2) sowie der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) vom zuletzt geändert durch Änderungstarifvertrag Nr. 7 vom (MBL.NRW S. 315). Für werdende und stillende Mütter sind die Vorschriften des Mutterschutzgesetzes und für Schwerbehinderte die des Schwerbehindertengesetzes zu beachten. 4. Arbeitszeitregelung 4.1 Rahmenzeit Die Rahmenzeit ist die Zeit, in der die Beschäftigten nach Maßgabe der folgenden Regelungen den Dienstbeginn bzw. das Dienstende selbst bestimmen können. Sie umfasst folgende Zeiten: Hochschulverwaltung Mo Fr 6.30 Uhr bis Uhr Hochschulbibliothek Mo Fr 6.30 Uhr bis Uhr Sa 9.00 Uhr bis Uhr 2

3 Wenn dienstliche Gründe und Termine es erfordern, müssen die Arbeitszeiten durch verbindliche Ab sprachen zwischen den Beteiligten aufeinander abgestimmt werden. Ggf. entscheidet die oder der Vorgesetzte. 4.2 Servicezeit Auf die Definition einer Servicezeit wird verzichtet. Die Personalstärke der einzelnen Bereiche orientiert sich an den zu erfüllenden Aufgaben, einer ausreichenden Erreichbarkeit und der jeweiligen Arbeitssituation. Die Festlegung der Mindestbesetzung in einem Bereich erfolgt durch die Führungskraft in Absprache mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen die Verantwortung für die Einhaltung der Mindestbesetzung zur Sicherung des laufenden Betriebs. Kann keine Einigung innerhalb eines Bereiches erreicht werden, regelt die Führungskraft den Personaleinsatz. 4.3 Sollarbeitszeit Die Sollarbeitszeit entspricht der täglichen Arbeitszeit ausschließlich der Mittagspause. Sie wird zur Ber echnung von Abwesenheitszeiten zu Grunde gelegt. Bei Vollzeitbeschäftigten sind dies folgende Zeiten: Wochenarbeitszeit Sollarbeitszeit Regelarbeitszeit 38 Std. 30 min. Mo Fr 7.42 Std Uhr Uhr 39 Std. Mo Fr 7.48 Std Uhr Uhr 39 Std. 50 min. Mo Do 8.00 Std. 7:30 Uhr 16:00 Uhr Fr 7 Std. 50 min. 7:30 Uhr 15:50 Uhr 40 Std. Mo Fr 8.00 Std Uhr Uhr 41 Std. Mo Fr 8.12 Std Uhr Uhr Bei Teilzeitkräften bzw. auch bei einigen Vollzeitbeschäftigten gelten individuelle Vereinbarungen. 4.4 Zeitkonto Ampelkonto Zur Überwachung der Arbeitszeit in kritischen Fällen durch die direkten Vorgesetzten wird das Ampelkonto bei Vollzeitbeschäftigten wie folgt geregelt. Die oder der direkte Vorgesetzte erhält monatlich einen Saldoauszug der Konten ihrer/seiner zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit entsprechend farblicher Markierung. Phase Guthaben Zeitschulden Grün 0 bis 40 Std. 0 bis 15 Std. Gelb 40 bis 70 Std. 15 bis 25 Std. Rot ab 70 Std. ab 25 Std. In der Grünphase sind keine weiteren Maßnahmen zu ergreifen. In der Gelbphase werden gemeinsam geeignete Maßnahmen zur Rückführung des Kontos in den grünen Bereich getroffen; bei wiederholter Gelbphase wird ebenfalls die oder der nächst höhere Vorgesetzte informiert. In der Rotphase hingegen ist die bzw. der Vorgesetzte verpflichtet geeignete Maßnahmen zu treffen; hierbei erfolgt eine Informa- 3

4 tion an die oder den direkte/n Vorgesetzte/n, die oder den nächst höhere/n Vorgesetzte sowie an die Dienststelle und den Personalrat Freizeitausgleich Zum Ausgleich vorhandener Zeitguthaben dürfen, soweit dienstliche Belange nicht entgegenstehen, im Einvernehmen mit der bzw. dem direkten Vorgesetzten ganze Tage Freizeitausgleich in Anspruch genommen werden. Ein ganztägiger Freizeitausgleich ist dann zu beantragen, wenn die Arbeitszeit an dem Tag weniger als die Hälfte der Sollarbeitszeit beträgt Angeordnete Mehrarbeit und Überstunden Für angeordnete oder nachträglich genehmigte Mehrarbeit oder Überstunden gelten die beamten- und tarifrechtlichen Regelungen. Soweit für Mehrarbeit bzw. Überstunden Freizeitausgleich in Betracht kommt, wird hierfür ein Sonderkonto geführt. Dieses ist mit etwa vorhandenen Zeitschulden innerhalb des in den beamten- und tarifrechtlichen Vorschriften vorgesehenen Zeitraums aufzurechnen Sonderkonto Für Zeitguthaben, die durch Überstunden gemäß 7 Abs. 7 TV-L bzw. Mehrarbeit gemäß 10 AZVO sowie angeordneten Dienst gemäß 14 Abs. 4 b AZVO entstanden sind, wird unter Berücksichtigung der entsprechenden Bestimmungen ein Sonderkonto geführt Familienkonto Für Beschäftigte, die mindestens ein Kind unter 18 Jahren oder pflegebedürftige Angehörige versorgen ( 85a Abs. 1 Nr. 2 LBG), wird auf Antrag ein Familienkonto eingerichtet. Das Guthaben kann für unvorhergesehene Fälle (z.b. Erkrankung des Kindes) genutzt werden. Das Guthaben darf das 2,0-fache der wöchentlichen Arbeitszeit nicht überschreiten. Im Einvernehmen mit der bzw. dem direkten Vorgesetzten kann das Familienkonto in Ausnahmefällen bis zum 1,0-fachen der wöchentlichen Arbeitszeit überzogen werden Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses Endet die Tätigkeit an der Fachhochschule Köln, sind entstandene Zeitschuld oder Zeitguthaben recht zeitig vor Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses auszugleichen. 4.5 Anwesenheitszeiten Anwesenheitszeiten außerhalb der Rahmenzeit sowie an allgemein dienstfreien Tagen werden grundsätzlich nicht berücksichtigt, sofern sie nicht von der Dienststelle angeordnet worden sind. Die tägliche Arbeitszeit kann ausschließlich der Mittagspause bis auf 10 Stunden verlängert werden. Die tägliche Arbeitszeit der durch Mutterschutzverordnung geschützten Mitarbeiterinnen darf 8,5 Stunden nicht überschreiten. 4

5 4.6 Abwesenheitszeiten Mittagspause Jede Arbeitspause, die nicht auf dem Campus des jeweiligen Standortes der Fachhochschule Köln verbracht wird, muss gebucht werden. Der Campus umfasst alle Gebäude eines jeweiligen Standortes (z.b.: Campus Südstadt: Cl. 1, M 5, U 40, U 48, GHU 54). Es besteht die Möglichkeit, die Pause unter Anrechnung auf das persönliche Zeitkonto zu verlängern. Wird die Pause nicht gebucht, wird von der Zeiterfassung automatisch die entsprechende Ruhezeit abgezogen, d.h. ab 6 Stunden Arbeitszeit 30 Minuten, ab 9 Stunden Arbeitszeit 45 Minuten. Bei einer Arbeitszeit von z.b. 6 Stunden und 12 Minuten werden lediglich die 12 Minuten als Pausenzeit abgezogen. Eine gebuchte kürzere Pause wird auf die entsprechend einzuhaltende Ruhezeit aufgefüllt Ganztägige Abwesenheitszeit Ganztägige Abwesenheitszeit wegen Urlaub, Krankheit, Kur, höherer Gewalt, Dienstreise, Dienstgang, Teilnahme an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen, sowie sonstiger Angelegenheiten, für die Arbeitsbefreiungsanspruch nach 29 TV-L bzw. Dienstbefreiung nach 12 AZVO besteht, gilt als Anwesenheit mit den Stunden, die an diesem Tag als Sollarbeitszeit zu leisten wären Nicht ganztägige Abwesenheit Nicht ganztägige Abwesenheit aus den vorgenannten Gründen oder wegen eines Arztbesuches gilt als Anwesenheit mit ihrer tatsächlichen Dauer höchstens jedoch die Sollarbeitszeit und nur innerhalb der Regelarbeitszeit. Bei Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung erfolgt die Anrechnung der Regelarbeitszeit bzw. auch ein Zeitraum über die Sollarbeitszeit hinaus Dienstreisen/Dienstgänge Bei Dienstreisen oder Dienstgängen werden Zeiten für die Erledigung des Dienstgeschäftes voll angerechnet. Reisezeiten werden innerhalb der Rahmenzeit voll anerkannt. Die außerhalb der Rahmenzeit aufgewendeten Reisezeiten werden zur Hälfte als Anwesenheit berücksichtigt. 4.7 Gewährleistung des Dienstbetriebs Alle an dem flexiblen Arbeitszeitmodell teilnehmenden Beschäftigen sind gehalten, Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit so untereinander abzustimmen, dass der Dienstbetrieb gewährleistet ist. 5. Zeiterfassung 5.1 Zuständigkeit Zuständig für die Zeiterfassung, die Zeitkorrektur, die Überprüfung der Einhaltung der Regelungen und der persönlichen Arbeitszeit ist das Hochschulreferat 9 Personal. 5

6 5.2 Zeiterfassung Die tatsächlich geleistete Arbeitszeit wird für alle Bediensteten, die an dem flexiblen Arbeitszeitmodell teilnehmen, durch Betätigen der dem jeweiligen Arbeitsplatz nächstgelegenen Zeiterfassungsgeräte ermittelt. Sofern die jeweilige Aufgabenerfüllung es erfordert, können abweichend hiervon auch andere, in räumlicher Nähe zu der Aufgabenerfüllung angebrachte Zeiterfassungsterminals benutzt werden. Die einzelnen Zeiterfassungsgeräte befinden sich in der Claudiusstraße 1 (Erdgeschoss) Ubierring 48 (Foyer und Bibliothek) Ubierring 40 (Erdgeschoss) Gustav-Heinemann-Ufer 54 (Südflügel, Erdgeschoss) im IWZ (Foyer und Bibliothek) am Campus Gummersbach (Foyer und Bibliothek) am Campus Leverkusen (Chempark) und sind über die Zeiterfassungsanlage miteinander verbunden. Für die Zeitkorrektur ist grundsätzlich der Employee Self Service (ESS) zu nutzen. Sofern hiervon im Einzelfall und nach Genehmigung durch das Personalreferat abgesehen wird, ist der Zeitkorrekturbeleg zu verwenden, der unverzüglich dem Personalsachbearbeiter zuzuleiten ist. 6. Teilzeitkräfte Bei Teilzeitkräften ergibt sich der Zeitrahmen aus der individuellen Vereinbarung. Übertragbare Zeitguthaben und zulässige Zeitschulden vermindern sich im Verhältnis zur vollen Arbeitszeit. Bei der Berechnung der fiktiven Anwesenheitszeiten (mit Ausnahme von Dienstreisen und Dienstgang) ist die individuelle an dem jeweiligen Tag zu leistende Regelarbeitszeit zu Grunde zulegen. Für Dienstreise und Dienstgang gilt die Regelung für Vollzeitbeschäftigte entsprechend. 7. Datenschutz Eine personenbezogene Auswertung der bei der Zeiterfassung erhobenen Daten erfolgt nur zum Zwecke der Ermittlung und zur Überprüfung der Einhaltung der Arbeitszeit. Die mit Hilfe der Zeiterfassungsgeräte erfassten und ermittelten Daten werden durch organisatorische und technische Maßnahmen gegen unzulässige Verarbeitung und Nutzung sowie gegen Kenntnisnahme durch Unbefugte gesichert. Jede Änderung bzw. jeder Eintrag wird mit dem Login des jeweiligen Bearbeiters protokolliert. Die entsprechenden Unterlagen (Korrekturbelege) werden am für den Zeitraum vom in Anwesenheit eines Personalratsmitglieds und des Datenschutzbeauftragten vernichtet. 8. Rechte der Personalräte Die Personalräte sind bei begründetem Anlass berechtigt, sich jederzeit über das Verfahren und die Ergebnisse der Zeiterfassung zu informieren. Einsichtnahme in die Zeitkonten kann nur mit Einverständnis der Betroffenen gewährt werden. 6

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