Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Mit Erläuterungen zur Zeitkontenverwaltung über die Employee Self Services (ESS)

Transkript

1 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Mit Erläuterungen zur Zeitkontenverwaltung über die Employee Self Services (ESS)

2 Impressum: Fachhochschule Köln Gustav-Heinemann-Ufer Köln Herausgeber: Hochschulreferat 9 Personal Redaktion: Jennifer Skrotzki, Sandra Buchholz Layout/Satz: Susanne Neuzerling Titelbild: PCS Systemtechnik GmbH Stand: April 2014

3 Inhalt 3 Inhalt Die flexible Arbeitszeit...5 Teilnehmerkreis...5 Rahmenzeit...5 Servicezeit...6 Sollarbeitszeit...6 Das persönliche Zeitkonto...7 Zeitguthaben...7 Zeitschuld...7 Mittagspause...7 Ampelkonto... 8 Sonderkonto... 8 Familienkonto... 9 Employee Self Services Zeitbuchungskorrekturen Zeitkonto Zeitnachweis Zeitkorrekturbeleg An- und Abwesenheiten Urlaub Freizeitausgleich Krank untertägig Dienstgang/Dienstreise/Fortbildung Heimarbeit Rufbereitschaftseinsatz Krankheit Arztbesuch Tauschtag Arbeits- und Dienstbefreiung Höhere Gewalt Bedienung der Terminals...17 Schlussbemerkungen...19 Kontakt, Online-Informationen und Downloads...19

4

5 Die flexible Arbeitszeit 5 Die flexible Arbeitszeit Mit der flexiblen Arbeitszeit können die Beschäftigten Beginn und Ende ihrer Arbeitszeit in einer festgelegten Zeitspanne (Rahmenzeit) selbst bestimmen. Dies verlangt ein hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein, denn die tägliche Arbeit und der Dienstbetrieb dürfen nicht beeinträchtigt werden. Wenn dienstliche Gründe und Termine es erfordern, müssen die Arbeitszeiten durch verbindliche Absprachen zwischen den Beteiligten aufeinander abgestimmt werden. Teilnehmerkreis An der flexiblen Arbeitszeit nehmen alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschulverwaltung und diejenigen Beschäftigten teil, die aufgrund ihrer früheren Zugehörigkeit zur Hochschulverwaltung weiterhin an der flexiblen Arbeitszeit teilnehmen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Hochschulbibliothek nehmen vorerst für eine Erprobungsphase von einem Jahr an der flexiblen Arbeitszeit teil. Wegen der Eigenart ihrer dienstlichen Tätigkeit bzw. wegen gesetzlicher Grundlagen nehmen an der flexiblen Arbeitszeit nicht teil: Jugendliche unter 18 Jahren Wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Beschäftigte in den Fakultäten und den weiteren Zentralen Einrichtungen Freigestellte Personalratsmitglieder (abweichende Regelungen bedürfen der Willenserklärung der Betroffenen) Wissenschaftliche und studentische Hilfskräfte Hausmeisterinnen/Hausmeister Leitwarte Pförtnerinnen/Pförtner Poststelle/Fahrer Rahmenzeit Die Rahmenzeit ist der Zeitraum, in dem Arbeitsbeginn und Arbeitsende selbst gewählt werden können. Sie umfasst täglich für alle Bediensteten (auch Teilzeitbeschäftigte) die Zeit zwischen 6:30 Uhr und 20:00 Uhr. Die Rahmenzeit in der Hochschulbibliothek umfasst die Zeit zwischen 6:30 Uhr und 20:30 Uhr an den Tagen Montag bis Freitag sowie 9:00 Uhr und 16:30 Uhr an Samstagen.

6 6 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Anwesenheitszeiten außerhalb dieses Zeitrahmens sowie an dienstfreien Tagen werden nur angerechnet, wenn eine Überstunden-/Mehrarbeitsgenehmigung durch das Hochschulreferat 9 Personal ausgesprochen wurde. Die tägliche Arbeitszeit ausschließlich der Mittagspause kann im Ausnahmefall auf 10 Stunden verlängert werden. Die Vorschriften der Mutterschutzverordnung und des Jugendschutzes bleiben unberührt. Servicezeit Auf die Definition einer Servicezeit wird verzichtet. Die Personalstärke der einzelnen Bereiche orientiert sich an den zu erfüllenden Aufgaben, einer ausreichenden Erreichbarkeit und der jeweiligen Arbeitssituation. Die Festlegung der Mindestbesetzung in einem Bereich erfolgt durch die Führungskraft in Absprache mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter tragen die Verantwortung für die Einhaltung der Mindestbesetzung zur Sicherung des laufenden Betriebs. Kann keine Einigung innerhalb eines Bereiches erreicht werden, regelt die Führungskraft den Personaleinsatz. Sollarbeitszeit Die Sollarbeitszeit entspricht der täglichen Arbeitszeit ausschließlich der Mittagspause. Sie wird zur Berechnung von Abwesenheitszeiten zu Grunde gelegt. Bei Vollzeitbeschäftigten sind dies folgende Zeiten: Wochenarbeitszeit Sollarbeitszeit Regelarbeitszeit 38 Std. 30 Min. Mo Fr 7 Std. 42 Min. 7:30 Uhr 15:42 Uhr 39 Std. Mo Fr 7 Std. 48 Min. 7:30 Uhr 15:48 Uhr 39 Std. 50 Min. Mo Do 8 Std. 7:30 Uhr 16:00 Uhr Fr 7 Std. 50 Min. 7:30 Uhr 15:50 Uhr 40 Std. 8 Std. 7:30 Uhr 16:00 Uhr 41 Std. 8 Std. 12 Min. 7:30 Uhr 16:12 Uhr 48 Std. 9 Std. 36 Min. 7:00 Uhr 17:21 Uhr Bei Teilzeitkräften gelten die individuellen Vereinbarungen.

7 Das persönliche Zeitkonto 7 Das persönliche Zeitkonto Für alle Beschäftigten wird ein persönliches Zeitkonto geführt, auf dem Zeitguthaben und Zeitschulden saldiert werden. Zeitguthaben Ein Zeitguthaben entsteht, wenn die tägliche Sollarbeitszeit überschritten wird und nach Saldierung mit gegebenenfalls bestehenden Zeitschulden Mehrstunden verbleiben. Zeitschuld Eine Zeitschuld entsteht, wenn die tägliche Sollarbeitszeit unterschritten wird und nach Saldierung mit gegebenenfalls bestehendem Zeitguthaben Minderstunden verbleiben. Mittagspause Die Arbeitszeit ist durch Ruhepausen von mindestens 30 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als 6 bis zu 9 Stunden und 45 Minuten bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden insgesamt zu unterbrechen. Länger als 6 Stunden hintereinander darf niemand ohne Ruhepause beschäftigt werden. Eine Arbeitszeitunterbrechung nach 6 Stunden und 30 Minuten wird zusätzlich zur Pause in Abzug gebracht. Bei einer ununterbrochenen Arbeitszeit von über 6 Stunden, aber unter 6 Stunden 30 Minuten, werden als Pausenzeit nur die tatsächlich über die 6 Stunden hinausgehenden Minuten abgezogen. Bei einer Arbeitszeit von 6 Stunden und 12 Minuten werden demnach 12 Minuten abgezogen. Dasselbe gilt für die Zeitspanne von 9 Stunden ununterbrochener Arbeitszeit bis 9 Stunden 44 Minuten. Bei einer Arbeitszeit von 9 Stunden 35 Minuten werden beispielsweise 35 Minuten für die Ruhepause abgezogen. Jede Arbeitspause, die nicht auf dem Campus des jeweiligen Standortes der Fachhochschule Köln verbracht wird, muss gebucht werden. Der Campus umfasst alle Gebäude eines jeweiligen Standortes (z. B. Campus Südstadt = CL1, U40, U48, GHU). Wird am Zeiterfassungsterminal keine Pause gebucht, wird von der Zeiterfassung automatisch die entsprechende Ruhezeit abgezogen. Ausgestempelte Zeiten unter 15 Minuten gelten als Arbeitszeitunterbrechung und werden zusätzlich zur Pause abgezogen. Wichtig! Eine nicht in Anspruch genommene bzw. nicht gebuchte Mittagspause erhöht nicht das persönliche Zeitguthaben. Eine am Zeiterfassungsterminal gebuchte kürzere Pause wird auf die entsprechend einzuhaltende Pausenzeit aufgefüllt.

8 8 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Ampelkonto Zur Vermeidung zu vieler Guthaben- bzw. Minusstunden ist das Zeitkonto in sogenannte Ampelphasen unterteilt. Die/der direkte Vorgesetzte erhält zu Beginn eines jeden Monats einen Auszug der zugeordneten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit entsprechend farblicher Markierung. Damit wird sie/er in die Lage versetzt, auf das Arbeitsverhalten gemäß der nachfolgenden Regelung Einfluss zu nehmen: Grünphase Guthaben bis 40 Stunden bzw. Schulden bis 15 Stunden In der Grünphase können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter grundsätzlich eigenverantwortlich unter Beachtung der dienstlichen Belange innerhalb der Organisationseinheit ihr Zeitkonto führen, d. h. hier werden keine weiteren Maßnahmen ergriffen. Gelbphase Guthaben 40 bis 70 Stunden bzw. Schulden 15 bis 25 Stunden In der sogenannten Gelbphase überlegen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gemeinsam mit der Leiterin/dem Leiter der Organisationseinheit geeignete Maßnahmen, um das Konto wieder in die Grünphase zurückzuführen. Bei wiederholter Gelbphase wird ebenfalls die/der nächst höhere Vorgesetzte informiert. Rotphase Guthaben über 70 Stunden bzw. Schulden über 25 Stunden In der Rotphase ist die Leiterin/der Leiter der Organisationseinheit verpflichtet, geeignete Maßnahmen zu treffen, um das Konto mindestens wieder in die Gelbphase zurückzuführen. Hierbei erfolgt eine Information an die/den direkte/n Vorgesetzte/n, die/den nächst höhere/n Vorgesetzten sowie an die Dienststelle und den Personalrat. Die Anordnung von Überstunden/Mehrarbeit ist in der Rotphase nicht möglich. Für Teilzeitbeschäftigte vermindern sich die Stunden der einzelnen Phasen auf den prozentualen Anteil, den ihre individuelle Sollarbeitszeit im Verhältnis zur Sollarbeitszeit der Vollzeitbeschäftigten ausmacht. Bei dieser Rechnung wird auf halbe bzw. volle Stunden auf- oder abgerundet. Sonderkonto Die durch angeordnete Überstunden bzw. Mehrarbeit geleisteten Stunden werden auf ein separates Sonderkonto gebucht. Überstunden bzw. Mehrarbeit entstehen ausschließlich außerhalb der Rahmenarbeitszeit (06:30 Uhr 20:00 Uhr) sowie an dienstfreien Tagen. Überstunden bzw. Mehrarbeit sind im Vorfeld durch die oder den Vorgesetzten im Personalreferat zu beantragen. Sobald der Per-

9 Das persönliche Zeitkonto 9 sonalrat beteiligt wurde, erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Überstunden-/ Mehrarbeitsgenehmigung. Für Nachtarbeit nach 21:00 Uhr, Samstagsarbeit nach 13:00 Uhr, Sonntagsarbeit zwischen 00:00 Uhr 24:00 Uhr, Feiertagsarbeit zwischen 00:00 Uhr 24:00 Uhr sowie Arbeiten am und ab 06:00 Uhr werden Beschäftigten die entsprechenden Zuschläge ohne Antrag automatisch ausgezahlt. Bei Abgeltung durch Freizeitausgleich ist zusätzlich ein Zeitzuschlag zu zahlen. Eine Auszahlung des Zeitzuschlags erfolgt nur, wenn die Summe der in der Kalenderwoche der Überstunden-/Mehrarbeitsanordnung geleisteten Stunden die Arbeitszeit einer oder eines entsprechenden Vollzeitbeschäftigten übersteigt. Weitere Voraussetzung ist, dass bis zum Ende der auf die Überstunden-/Mehrarbeitsanordnung folgenden Kalenderwoche kein Gleitzeitminus entstanden ist. Ein etwaiges Gleitzeitminus innerhalb dieses Zeitraums wird durch die auf dem Sonderkonto befindlichen Stunden ausgeglichen. Gemäß 8 Abs. 2 TV-L sind angeordnete Überstunden bzw. angeordnete Mehrarbeit grundsätzlich durch entsprechende Freizeit, möglichst bis zum Ende des nächsten Kalendermonats, spätestens bis zum Ende des dritten Kalendermonats nach Ableistung, auszugleichen. Sollten sich auf dem Sonderkonto mehr als 60 Stunden befinden wird sich die oder der zuständige Personalsachbearbeiter/in mit der oder dem Beschäftigten in Verbindung setzen um eine eventuelle Auszahlung zu veranlassen oder den Zeitraum des Stundenabbaus zu besprechen. Familienkonto Beschäftigte, die mindestens ein Kind unter 18 Jahren oder pflegebedürftige Angehörige versorgen, können die Einrichtung eines Familienkontos beantragen. Auf dieses Konto können Stunden eines vorhandenen Zeitguthabens des Gleitzeitkontos übertragen werden. Das Guthaben auf dem Familienkonto können Sie in Anspruch nehmen, wenn das Kind oder die pflegebedürftige Person erkrankt und von der oder dem Beschäftigten betreut werden muss. Das Gleiche gilt, wenn die Betreuung dadurch erforderlich wird, dass die Person, die üblicherweise die Betreuung übernimmt, unvorhergesehen ausfällt. Die Einrichtung eines Familienkontos erfolgt auf Antrag. Den Antrag leiten Sie über die/den direkte/n Vorgesetzte/n der/dem zuständigen Personalsachbearbeiter/in des Personalreferats zu. Der Antrag muss die notwendigen Angaben über das zu betreuende Kind bzw. die zu betreuende Person enthalten. Der Wegfall der Gründe für die Einrichtung eines Familienkontos ist dem Personalreferat unverzüglich mitzuteilen.

10 10 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Soll Zeitguthaben auf das Familienkonto übertragen werden, müssen Sie einen Zeitkorrekturbeleg ausfüllen, der über die/den direkte/n Vorgesetzte/n der/dem zuständigen Personalsachbearbeiter/in zugeleitet wird. Das Guthaben auf dem Familienkonto darf das zweifache der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit nicht überschreiten. Steht entsprechendes Zeitguthaben nicht zur Verfügung, besteht die Möglichkeit das Familienkonto bis zur Höhe der individuellen wöchentlichen Arbeitszeit zu überziehen.

11 Employee Self Services (ESS) 11 Employee Self Services (ESS) Mit den Employee Self Services können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterschiedliche Daten über webbasierte Anwendungen anlegen, anzeigen und ändern: Über ESS werden Anträge zur Genehmigung bzw. zur Verbuchung für die folgenden der flexiblen Arbeitszeit zugeordneten An- und Abwesenheitsarten gestellt: Anträge zur Genehmigung von Abwesenheiten Urlaub Freizeitausgleich Abbau Sonderkonto (Überstunden/ Mehrarbeit) (ganztägig + untertägig) Abbau Familienkonto (ganztägig + untertägig) Anträge zur Verbuchung Krank untertägig Dienstgeschäft Fortbildung Reisezeit Heimarbeit Rufbereitschaftseinsätze innerhalb/ außerhalb des Aufenthaltsortes Alle Anträge werden automatisch an die/den direkte/n Vorgesetzte/n zur Genehmigung weitergeleitet. Die oder der Vertreter/in ist im Vorfeld zu informieren und deren Einverständnis einzuholen. Bei den An-/Abwesenheitsarten Urlaub, Freizeitausgleich, Abbau Sonderkonto, Abbau Familienkonto, Dienstgeschäft und Fortbildung ist ein Eintrag unter dem Pflichtfeld Vertretung zwingend erforderlich. Eine Anleitung zum Umgang mit der webbasierten Anwendung finden Sie auf der Homepage der Fachhochschule Köln unter Service A-Z ESS/MSS oder auf der Internetseite des Hochschulreferats 9. Zeitbuchungskorrekturen Eine Zeitbuchungskorrektur wird vorgenommen, wenn irrtümlich falsch oder nicht gebucht wurde. Bitte beachten Sie, dass die einmal über das Terminal erfassten Zeiten nicht über ESS gelöscht werden können. In diesem Fall reichen Sie einen entsprechenden Zeitkorrekturbeleg auf dem Postweg beim Personalreferat ein. Zeitkonto Eine Übersicht aller Zeitkontostände und Urlaubstage können Sie unter Zeitkonten anzeigen aufrufen.

12 12 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Zeitnachweis Einen monatlichen Zeitnachweis über Ihre Buchungen können Sie sich tagesaktuell unter Zeitnachweis aufrufen. Zeitkorrekturbeleg Bei notwendigen Korrekturen, die nicht über ESS beantragt werden können, senden Sie einen von der/dem direkten Vorgesetzten abgezeichneten Zeitkorrekturbeleg zeitnah an das Personalreferat. Das Zeitkorrektur-Formular finden Sie im Internet unter Formulare A-Z FLAZ bzw. Zeitkorrekturbeleg als Word- oder Pdf-Datei (s. Abb.). Nach der Buchung erhalten Sie den Zeitkorrekturbeleg mit einem Erledigungsvermerk zurück. Ist dies nicht gewünscht, reichen Sie ihn nur in einfacher Ausfertigung ein. In allen Zweifelsfällen wenden Sie sich bitte an Ihre/n Sachbearbeiter/in im Personalreferat. An das Team 9.2 (wiss./nichtwiss. Beschäftigte) Zeitkorrekturbeleg Wünschen Sie eine Buchungsbestätigung, reichen Sie den Korrekturbeleg bitte 2-fach ein. Name Vorname Organisationseinheit Telefon Ich bitte, folgende Zeitkorrekturbuchungen vorzunehmen: Buchungsgrund Datum Zeitraum von Zeitraum bis Bemerkungen Arztbesuch Tauschtag Arbeitsbefreiung Sonstiges Umbuchung von Stunden Stunden Bemerkungen Gleitzeitkonto Familienkonto Sonderkonto Gleitzeitkonto Ich versichere die Richtigkeit der oben gemachten Angaben. Mir ist bewusst, dass falsche Angaben zu dienst- bzw. arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen. Datum Unterschrift Antragsteller/in Vertretervermerk Genehmigung der/des direkten Vorgesetzten Erledigungsvermerk des Personalreferats Stand: 02/2014 F0006/T 9.2

13 An- und Abwesenheiten 13 An- und Abwesenheiten Urlaub Für die entsprechende Abwesenheit wird nach Genehmigung des Antrages die tägliche Sollarbeitszeit gutgeschrieben. Wird der Urlaub zwischenzeitlich unterbrochen oder vorzeitig beendet und der Dienst wieder aufgenommen, so ist das Personalreferat unverzüglich zu informieren und die nicht in Anspruch genommenen Urlaubstage sind über ESS zu löschen. Freizeitausgleich Zum Ausgleich vorhandener Zeitguthaben darf, soweit dienstliche Belange nicht entgegenstehen, mit Genehmigung der bzw. des direkten Vorgesetzten Freizeitausgleich in Anspruch genommen werden. Wird an einem Tag weniger als die Hälfte der Sollarbeitszeit abgeleistet, muss ein ganztägiger Freizeitausgleich gebucht werden. Krank untertägig Wird der Dienst wegen einer Erkrankung später angetreten oder früher beendet, so handelt es sich um eine nicht ganztägige Abwesenheit, Krank untertägig genannt. Angerechnet werden kann maximal die Sollarbeitszeit. Die Buchung Krank untertägig in ESS müssen Sie auch dann vornehmen, wenn Ihnen für den Tag eine Arbeitsunfähigkeit attestiert wurde. Dienstgang * /Dienstreise ** /Fortbildung Bei der Anrechnung von Dienstreisen/Fortbildungen ist zwischen dem eigentlichen Dienstgeschäft und der benötigten Reisezeit zu unterscheiden. Bei Dienstreisen buchen Sie über ESS somit zuerst Reisezeit (Hinfahrt), dann Dienstgeschäft und wieder Reisezeit (Rückfahrt). Bei Fortbildungen buchen Sie über ESS ebenfalls zuerst Reisezeit (Hinfahrt), dann Fortbildung und wieder Reisezeit (Rückfahrt). Die für das Dienstgeschäft bzw. die Fortbildung aufgewendete Zeit wird innerhalb der Rahmenarbeitszeit in jedem Fall voll angerechnet. Zeiten, die über die Rahmenzeit hinausgehen, werden nur angerechnet wenn eine Überstunden-/Mehrarbeitsgenehmigung vorliegt. Reisezeiten (An- und Abfahrten zu Dienstgeschäft/Fortbildung) müssen im Vorfeld nicht durch eine Überstunden-/Mehrarbeitsgenehmigung angeordnet sein. Sie werden innerhalb der Rahmen arbeitszeit voll angerechnet. Die außerhalb der Rahmenarbeitszeit aufgewendeten Reise zeiten werden zur Hälfte als Anwesenheitszeit berücksichtigt. * innerhalb des Dienststandortes (Köln, Leverkusen bzw. Gummersbach) ** außerhalb des Dienststandortes

14 14 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Für Dienstgänge zwischen den einzelnen Standorten der Fachhochschule Köln besteht eine generelle Dienstgangberechtigung. Diese Dienstgänge sind nicht am Terminal zu buchen. Kommen- und Gehenbuchungen sind demnach flexibel in allen Dienstgebäuden der Fachhochschule Köln möglich. Die Buchungsarten Dienstgang Beginn und Dienstgang Ende sind sowohl am Terminal als auch über ESS nur für Dienstgänge außerhalb der Fachhochschulstandorte erforderlich. Diese Buchungen setzen jedoch voraus, dass Sie vor und/oder nach dem Dienstgeschäft eine Kommen- oder Gehenbuchung in einem Gebäude der Fachhochschule Köln vorgenommen haben. Sollte dies nicht der Fall sein, gilt die Zeit des Dienstgangs als Abwesenheit. Die Korrektur über ESS ist analog der Dienstreise vorzunehmen. Heimarbeit Die Einrichtung eines Heimarbeitsplatzes erfolgt auf Antrag. Informationen zur Heimarbeit finden Sie in der Dienstvereinbarung über die Einrichtung von alternierenden Tele-/Heimarbeitsplätzen an der Fachhochschule Köln. Die Gutschrift der in Heim-/Telearbeit geleisteten Arbeitsstunden beantragen Sie unter Angabe der Uhrzeiten über ESS spätestens am folgenden Arbeitstag. Rufbereitschaftseinsatz Die Anwesenheitsart Rufbereitschaftseinsatz innerhalb des Aufenthaltsortes darf nur von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beantragt werden, die an der Rufbereitschaft teilnehmen. Beantragt wird über ESS hierbei die tatsächliche Arbeitsleistung während der Rufbereitschaft. Die Anerkennung der Rufbereitschaftszeiträume erfolgt nur wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für den Antragszeitraum in die Rufbereitschaft eingeteilt wurde. Die Einteilung erfolgt durch die oder den Personalsachbearbeiter/in des Personalreferats auf Basis des eingereichten Rufbereitschaftsplans. Abweichungen zum Rufbereitschaftsplan müssen dem Personalreferat unverzüglich mitgeteilt werden. Bei der Beantragung von Rufbereitschaftseinsätzen außerhalb des Aufenthaltsortes ist wie unter dem Punkt Rufbereitschaftseinsatz innerhalb des Aufenthaltsortes beschrieben zu verfahren. Die Anerkennung der Rufbereitschaftszeiträume erfolgt nur wenn die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für den Antragszeitraum in die Rufbereitschaft eingeteilt wurde. Die Einteilung

15 An- und Abwesenheiten 15 erfolgt durch die oder den Personalsachbearbeiter/in des Personalreferats auf Basis des eingereichten Rufbereitschaftsplans. Abweichungen zum Rufbereitschaftsplan müssen dem Personalreferat unverzüglich mitgeteilt werden. Die Rufbereitschaftseinsätze außerhalb des Aufenthaltsortes werden einschließlich der hierfür erforderlichen Wegezeiten beantragt und anerkannt. Krankheit Über krankheitsbedingte Abwesenheiten muss die/der zuständige Sachbearbeiter/in im Personalreferat bis 9:00 Uhr unterrichtet werden, ebenso über das Ende der Erkrankung. Anschließend werden die Krankheitstage vom Personalreferat in das System eingepflegt. Arztbesuch Planbare Arztbesuche und Heilbehandlungen sollen außerhalb der regelmäßigen Arbeitszeit erledigt werden. Für Arztbesuche bzw. ärztlich verordnete Heilbehandlungen während der regelmäßigen Arbeitszeit müssen Sie sich über das Zeiterfassungsterminal ausstempeln und auf dem Postweg einen entsprechenden Zeitkorrekturbeleg an das Personalreferat über Ihre/n direkte/n Vorgesetzte/n senden. Der Arztbesuch wird innerhalb der Regelarbeitszeit grundsätzlich mit seiner tatsächlichen Dauer, maximal bis zur Höhe der Sollarbeitszeit, gutgeschrieben. Bei Vorlage einer ärztlichen Bescheinigung erfolgt die Anrechnung der Regelarbeitszeit bzw. auch ein Zeitraum über die Sollarbeitszeit hinaus. Tauschtag Wenn Sie Ihre Arbeitstage tauschen möchten, reichen Sie einen Zeitkorrekturbeleg im Personalreferat ein. Arbeits- und Dienstbefreiung Liegt ein Grund für eine Dienstbefreiung nach 12 AZVO oder Arbeitsbefreiung nach 29 Absatz 1 und 2 TV-L vor, ist im Vorfeld ein entsprechender Antrag im Personalreferat einzureichen. Bei einer ganztägigen Abwesenheit wird die Sollarbeitszeit durch das Personalreferat gutgeschrieben. Bei nicht ganztägiger Abwesenheit ist ein Zeitkorrekturbeleg mit Bescheinigung über die tatsächliche Dauer im Personalreferat einzureichen; im Falle der Erfüllung allgemeiner staatsbürgerlicher Pflichten reicht die Vorlage der entsprechenden Einladung zu dem Termin aus.

16 16 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) Höhere Gewalt Nach Definition der Rechtsprechung ist höhere Gewalt ein von außen kommendes, auch durch äußerste vernünftigerweise zu erwartende Sorgfalt nicht abwendbares Ereignis, z. B. im Falle von Brand, Hagel oder Sturm. Verkehrsstaus oder unpünktliche öffentliche Verkehrsmittel sind nach dieser Definition keiner höheren Gewalt zuzuschreiben. Liegt ein Fall höherer Gewalt vor, so wird der Zeitraum innerhalb der Regelarbeitszeit bis maximal zur Höhe der Sollarbeitszeit angerechnet. Bei Abwesenheit wegen höherer Gewalt muss dem Personalreferat möglichst am folgenden Tag ein Zeitkorrekturbeleg mit Begründung zugesandt werden.

17 Bedienung der Terminals 17 Bedienung der Terminals Die Arbeitszeit wird mit einer elektronischen Zeiterfassungsanlage sowie ergänzend über Zeitkorrekturbelege ermittelt. An- und Abwesenheitszeiten buchen die Beschäftigten täglich mit ihrer MultiCa an den Zeiterfassungsterminals. Die Zeiterfassungsterminals befinden sich an folgenden Hochschulorten: Gustav-Heinemann-Ufer (Südeingang, Erdgeschoss) Claudiusstraße 1 (Erdgeschoss) Ubierring 40 (Pförtnerloge) Ubierring 48 (Erdgeschoss) IWZ (2. Ebene an der Pförtnerloge) Campus Gummersbach (Pförtnerloge) Bibliothek am Campus Gummersbach (Mensa- und Bibliotheksgebäude, EG) Bibliothek am Campus Leverkusen (Gebäude E39 in der Bibliothek) Bibliothek am Ubierring 48 (Eingangsbereich) Bibliothek IWZ (Erdgeschoss) Für die Bedienung des Terminals benötigen Sie die folgenden Tasten: Kommen-Taste Saldoanzeige Gehen-Taste Dienstgang Beginn (1 x drücken) Dienstgang Ende (2 x drücken) Im Display werden das Datum, die aktuelle Uhrzeit sowie die eingestellte Buchungsart angezeigt. Wenn die Buchungsart Kommen eingestellt ist wird Ihnen dies zusätzlich durch den grün leuchtenden Punkt im unteren Teil des Terminals links neben dem blauen Kreis angezeigt. Die Buchungsart Gehen wird zusätzlich durch den rot leuchtenden Punkt rechts neben dem blauen Kreis angezeigt. Vor der Buchung ist die gewünschte Buchungsart mit der entsprechenden Funktionstaste einzustellen. Wenn die richtige Buchungsart bereits eingestellt ist, ist das Betätigen der Funktionstaste nicht mehr erforderlich. Die Buchung erfolgt durch Vorhalten der MultiCa vor den blau leuchtenden Kreis im unteren Teil des Zeiterfassungs-

18 18 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) terminals. Wurde versehentlich eine falsche Buchungsart gewählt, kann durch Drücken einer anderen Funktionstaste die Buchungsart geändert werden. Das Terminal quittiert die Buchung optisch durch Danke gebucht und akustisch durch einen Piepton. Der blaue Kreis im unteren Teil des Zeiterfassungsterminals färbt sich grün. Nach Buchung springt das Terminal wieder in den Grundzustand zurück. Eine Falschbuchung wird Ihnen optisch durch Schon gebucht sowie akustisch durch einen langen Piepton signalisiert. Darüber hinaus färbt sich der blaue Kreis im unteren Teil des Zeiterfassungsterminals rot (s. Kapitel Employee Self Services, Zeitbuchungskorrektur). Durch Betätigen der F1-Taste und Vorhalten der MultiCa wird der Saldostand des vorherigen Tages angezeigt. Eine akustische Bestätigung durch einen Piepton erfolgt in diesem Fall nicht. Die Beschäftigten sollten regelmäßig über ESS kontrollieren, ob alle anrechenbaren Zeiten gebucht sind. Es sollte berücksichtigt werden, dass vom Personalreferat vorzunehmende Korrekturen gegebenenfalls nicht sofort auf dem Zeitkonto wiederzufinden sind.

19 Schlussbemerkungen 19 Schlussbemerkungen Mit der Teilnahme an der flexiblen Arbeitszeit sind alle Beschäftigten selbst für eine korrekte Einhaltung der gesetzlichen bzw. tariflichen Arbeitszeit verantwortlich. Der Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit (FLAZ) basiert auf der Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit in der zuletzt gültigen Fassung. Die Dienstvereinbarung über die flexible Arbeitszeit finden Sie auf der Internetseite des Teams 9.2, Unterpunkt FLAZ, als Download. Bitte beachten Sie die Einzelheiten dieser Dienstvereinbarung. Durch Nichteinhalten der vorgeschriebenen Arbeitszeit, Täuschungsversuche bei der Zeiterfassung sowie Missbrauch von Regelungen, die Zeitkorrekturen aufgrund von Selbstangaben ermöglichen, würden sich einzelne Beschäftigte unzulässige Vorteile verschaffen. Unabhängig davon, dass dies den anderen Kolleginnen und Kollegen gegenüber unfair ist, sind dienstbzw. arbeitsrechtliche Schritte zu prüfen. Alle Verstöße gegen die o.a. Regelungen werden grundsätzlich an die/den direkte/n Vorgesetzte/n weitergeleitet. Bei begründetem Verdacht kann diese/r über das Hochschulreferat 9 einen Buchungsausdruck anfordern. Kontakt, Online-Informationen und Downloads Hochschulreferat 9 Personal Gustav-Heinemann-Ufer Köln Ansprechpartner Internet Service A-Z FLAZ Download der Formulare Formulare A-Z Zeitkorrekturbeleg bzw. FLAZ Zeitkorrekturbeleg

20 Fachhochschule Köln Hochschulreferat 9 Personal Gustav-Heinemann-Ufer Köln