Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit

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1 Leitfaden zur flexiblen Arbeitszeit Stand: November 2012

2 Impressum Herausgeber Bearbeitung/Redaktion Fachhochschule Düsseldorf Vizepräsidentin für Wirtschafts- und Personalverwaltung Loretta Salvagno Universitätsstraße, Geb / Düsseldorf Dezernat Personal & Recht Petra Hesse + 49 (0) 211 / Stand November 2012 Angela Böttcher angela.boettcher@fh-duesseldorf.de + 49 (0) 211 / Seite 2 von 10

3 Abwesenheit vom Dienst Abwesenheit vom Dienst wegen höherer Gewalt zieht keine arbeitsrechtlichen Konsequenzen nach sich. Es ist lediglich im Nachgang Urlaub oder Zeitausgleich zu nehmen bzw. die Fehlstunden müssen im Rahmen des normalen Arbeitszeitkontos nachgearbeitet werden ( 10 Abs. 1). Wenn Sie eine Dienstreise, einen Dienstgang oder eine Fortbildung von der Dienststelle aus antreten und auch an der Dienststelle beenden, können Sie selbstverständlich die Abwesenheitszeit mit der Dienst -Taste direkt erfassen. Eine Buchungskorrektur ist dann nicht notwendig, wenn nicht mehr als 30 bzw. 45 Minuten Pause enthalten sind. Persönliche Angelegenheiten wie z.b. Behördengänge, Zulassung von Kraftfahrzeugen, Elternsprechtage o.ä. können auch während der Arbeitszeit vorgenommen werden, die Abwesenheitszeit gilt allerdings nicht als Arbeitszeit. Beschäftigte, die im Laufe eines Tages wegen Krankheit den Arbeitsplatz verlassen müssen oder aber diesen erst im Laufe des Tages erreichen können, erhalten für diesen Tag die volle Regel-Arbeitszeit anerkannt. Arbeitszeitkonten Jeder/Jede Beschäftigte besitzt zwei Konten: Persönliches Zeitkonto Hier werden die täglichen Arbeitszeiten festgehalten. Während eines laufenden Monats können Zeitguthaben oder Zeitschulden entstehen. Jedoch werden beim Übergang in den nächsten Monat bei einem Zeitguthaben maximal 30 Stunden (bei Vollzeit) übertragen. Sollten mehr als 30 Stunden am Ende des Monats vorhanden sein, so werden alle Stunden über der 30-Stunden-Grenze automatisch auf das persönliche Sammelkonto verschoben. Beispiel: Herr Mustermann hat am 31. Mai insgesamt 36 Plus-Stunden auf seinem persönlichen Zeitkonto. Einen Tag später, am 1. Juni, weist sein persönliches Zeitkonto nur noch 30 Plus- Stunden auf. Die fehlenden 6 Stunden wurden auf sein persönliches Sammelkonto gebucht. Im Laufe eines Monat ist es auch möglich, weniger zu arbeiten als es die durchschnittliche Wochenarbeitszeit vorgibt. Hier darf die Grenze von 10 Stunden (Zeitschulden) grundsätzlich nicht überschritten werden. Seite 3 von 10

4 Eine besonders familienfreundliche Regelung lässt es zu, dass für eine unvorhersehbare Betreuung von kranken Kindern oder pflegebedürftigen Personen eine höhere Zeitschuld von bis zu 40 Stunden möglich ist. Zu den pflegebedürftigen Personen zählen Familienangehörige sowie Lebenspartner/- innen. Freunde oder Nachbarn gehören nicht dazu. Siehe hierzu auch den Absatz Familienbegriff. Die Überschreitung der grundsätzlichen Zeitschuldengrenze von 10 Stunden darf nur in Absprache mit dem/der Fachvorgesetzten erfolgen. Persönliches Sammelkonto Dieses Konto dient zum Sammeln von Zeitguthaben. Es können maximal 160 Stunden angesammelt werden. Das Zeitguthaben, welches auf dem persönlichen Zeitkonto anfällt, lässt sich jederzeit auf das persönliche Sammelkonto übertragen. Dazu senden Sie bitte eine an die Zeiterfassungsstelle, Team 3.35, Soll das angesammelte Zeitguthaben in Freizeit umgewandelt werden, so ist dies rechtzeitig und im Voraus mit dem/der Fachvorgesetzten abzusprechen. Siehe hierzu auch den Absatz Zeiterfassung. Arbeitszeitrahmen Der in Abs. 3 festgelegte Arbeitszeitrahmen von Uhr bis Uhr ist im Tarifvertrag der Länder als längstmögliche Rahmenzeit festgelegt. Daher können darüber hinausgehende Anwesenheitszeiten nicht als Arbeitszeiten berücksichtigt werden. Dies bedeutet, dass Anwesenheitszeiten vor Uhr und nach Uhr vom elektronischen Zeiterfassungssystem nicht verbucht werden ebenso wie alle über die zehnstündige tägliche Höchstarbeitszeit hinausgehenden Zeiten. Ausnahmen: ausdrücklich von der/dem Dienstvorgesetzten angeordnete Überstunden Reisezeiten gemäß 10 Abs. 3 Ärztliche Bescheinigungen Unter den in 10 Abs. 2 erwähnten Bestätigungen der Arztpraxen, die zum Nachweis von Arztbesuchen oder therapeutischer Maßnahmen vorgelegt werden müssen, sind keine ärztlichen Atteste zu verstehen und auch keine vom Patienten zu zahlenden Nachweise. Die ärztlichen Bescheinigungen sollen stattdessen von der Fachhochschule als Vordrucke im Intranet zum Download zur Verfügung gestellt werden. Siehe hierzu auch den Absatz Abwesenheit vom Dienst. Seite 4 von 10

5 Ausweiskarten Alle an der flexiblen Arbeitszeit teilnehmenden Beschäftigten erhalten eine Ausweiskarte, mit der die Buchungen auf dem persönlichen Zeitkonto vorgenommen werden. Bitte bewahren Sie die Karte sorgfältig auf. Die Ausweiskarte wird personenbezogen zugeordnet und darf nur von Ihnen persönlich benutzt werden. Jeder Missbrauch kann zu dienst- bzw. arbeitsrechtlichen Konsequenzen führen. Bei Beschädigung oder Verlust der Ausweiskarte nehmen Sie bitte Kontakt mit der Zeiterfassungsstelle auf. Buchungskorrektur Wenn Sie a) eine Buchung oder Ihre Karte vergessen oder b) eine Dienstreise oder Fortbildung nicht am Dienstort angetreten bzw. beendet haben, leiten Sie die entsprechende Korrektur über den Workflow in ZEUS der Zeiterfassungsstelle zu. Siehe hierzu auch den Absatz Zeiterfassung. Familienbegriff Unter dem Begriff Familie wird in der Dienstvereinbarung ein Netzwerk von Menschen verstanden, für das die jeweiligen Mitarbeiter/innen die soziale Verantwortung übernehmen. Dazu gehören neben der Kernfamilie insbesondere auch nahe Angehörige, Mitglieder von Lebensgemeinschaften, Pflegefamilien und sogenannte Patchworkfamilien. Flexible Arbeitszeit Durch die flexible Arbeitszeit wird allen wissenschaftlichen Beschäftigten der Hochschulbibliothek und allen nichtwissenschaftlichen Beschäftigten der Fachhochschule Düsseldorf die Möglichkeit eingeräumt, im Rahmen der gesetzlichen bzw. tariflichen Arbeitszeit den Dienstbeginn und das Dienstende innerhalb des Arbeitszeitrahmens (6 20 Uhr) selbst zu bestimmen. Die hierdurch eingeräumte Freizügigkeit in der Wahl der Arbeitszeit setzt bei allen Beteiligten ein besonderes Maß an Verantwortung voraus und darf keinesfalls zu einer Beeinträchtigung des Dienstbetriebes führen. Seite 5 von 10

6 Geltungsbereich Die flexible Arbeitszeit gilt grundsätzlich für alle wissenschaftlichen Beschäftigten der Hochschulbibliothek und alle nichtwissenschaftlichen Beschäftigten der Fachhochschule Düsseldorf. Zu den Beschäftigten zählen auch alle Beamtinnen und Beamten im nichtwissenschaftlichen Bereich und in der Hochschulbibliothek. Höchstarbeitszeit Nach dem Arbeitszeitgesetz soll die vereinbarte regelmäßige tägliche Arbeitszeit -nicht gerechnet die Pause(n) -grundsätzlich acht Stunden bei Tarifbeschäftigten bzw. acht Stunden und zwölf Minuten bei Beamt/innen nicht überschreiten. Sie kann durch den Arbeitgeber auf bis zu zehn Stunden nur verlängert werden, wenn innerhalb eines Jahres im Durchschnitt acht Stunden bzw. acht Stunden und zwölf Minuten werktäglich nicht überschritten werden. Daher wird eine über zehn Stunden hinausgehende tägliche Anwesenheit nicht als Arbeitszeit berücksichtigt. Ausnahmen sind lediglich Not-und außergewöhnliche Fälle, die unabhängig vom Willen der Betroffenen eintreten und deren Folgen nicht auf andere Weise zu beseitigen sind. Die Anerkennung einer solchen Ausnahme muss über die/den Vorgesetzten bei der Zeiterfassungsstelle eingehend begründet und beantragt und dem oder der Personaldezernent/in genehmigt werden. Davon nicht betroffen sind die Fälle der Aus-und Fortbildungssowie der Dienstreisen. Pausenregelung Eine tägliche Arbeitszeit von maximal 10 Stunden ausschließlich Pausen darf nicht überschritten werden. So ist bei einer mehr als sechsstündigen Arbeitszeit eine Pause von 30 Minuten einzuhalten, bei einer Arbeitszeit von mehr als 9 Stunden eine Pause von 45 Minuten. Diese Pausen werden automatisch auch dann berücksichtigt, wenn Sie das Gelände zur Mittagspause nicht verlassen und das Zeiterfassungsgerät nicht betätigt haben. Bei einer durchgehenden Anwesenheitszeit über 6 Stunden wird die nächste halbe Stunde als Pause berechnet. z.b.: Anwesenheitszeit Bruttozeit Pausenabzug Nettozeit 8.00 Uhr bis Uhr 6 Std. 15 Min. 15 Min. Pause 6 Stunden 8.00 Uhr bis Uhr 6 Std. 45 Min. 30 Min. Pause 6 Stunden 15 Min. Entsprechend wird bei einer mehr als 9,5 stündigen durchgehenden Anwesenheit die nächste Viertelstunde als weitere Pause berechnet. Seite 6 von 10

7 Anwesenheitszeit Bruttozeit Pausenabzug Nettozeit 8.00 Uhr bis Uhr 9 Std. 35 Min. 35 Min. Pause 9 Stunden 8.00 Uhr bis Uhr 9 Std. 45 Min. 45 Min. Pause 9 Stunden Uhr bis Uhr 10 Std.. 45 Min. Pause 9 Stunden 15 Min Uhr bis Uhr 10 Std. 45 Min. 45 Min. Pause 10 Stunden Für Jugendliche, Schwangere und stillende Mütter gelten die besonderen gesetzlichen Regelungen. Bei Fragen hierzu wenden Sie sich bitte an das Team Personalservice. Regelmäßige Einsätze außerhalb der Zeit von 7.30 bis Uhr Die in 3 Abs. 6 formulierte Schutzklausel für die Mitarbeiter/innen bezieht sich auf potenziell wiederkehrende, in regelmäßigen zeitlichen Rastern strukturierte Einsatz- bzw. Servicezeiten, innerhalb derer die Mitarbeiter/innen nicht ohne ihr Einverständnis eingesetzt werden können. Hiervon ausdrücklich ausgenommen sind Sonderveranstaltungen (wie etwa einmalig stattfindende Abend- oder Wochenendveranstaltungen); notwendige Teilnahme an Sitzungen und Besprechungen, die möglicherweise auf Zeitpunkte außerhalb der oben genannten Zeitspanne terminiert sind oder besondere dienstliche Belange, die eine Anwesenheit einzelner Mitarbeiter/innen notwendig machen. Servicezeit Servicezeit ist keine feste Kernarbeitszeit, in der die persönliche Anwesenheit für jede/n grundsätzlich verbindlich vorgeschrieben ist. Sie ist vielmehr die Zeit, in der gewährleistet ist, dass innerhalb der Organisationseinheit Ansprechpartner/innen für die jeweilige Aufgabenerledigung erreichbar sind. Das bedeutet, dass einzelne Beschäftigte nach Absprache mit den Vorgesetzten und Kolleg/innen durchaus auch während der Servicezeit ihren Arbeitsplatz für private Erledigungen verlassen können, sofern die Arbeitsfähigkeit in ihrer Organisationseinheit gewahrt bleibt. Eine Kernarbeitszeit wie bisher bei der gleitenden Arbeitszeit gibt es nicht mehr. Sollarbeitszeit Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit ist die Sollarbeitszeit. Sie beträgt für Vollbeschäftigte Beamten 41 Stunden, für Angestellte 39,83 Stunden und ist auf 5 Werktage zu verteilen, i. d. R. montags bis freitags, aus dringenden betrieblichen Gründen ist aber wie bisher auch Samstagsarbeit möglich. Seite 7 von 10

8 Sie können innerhalb dieses Zeitraums Ihre Arbeitszeit zwischen 6.00 Uhr und Uhr selbst festlegen, in Abstimmung mit dem Vorgesetzten und den dienstlichen Erfordernissen. Standorte der Erfassungsgeräte Fachhochschulgebäude Terminal-Standort Campus Süd Gebäude 23.31/32 Haupteingang, gegenüber den Aufzügen Haupteingang U1, gegenüber den Aufzügen Gebäude Haupteingang, gegenüber den Aufzügen Campus Nord Josef-Gockeln-Straße Haupteingang Georg-Glock-Straße 3 1. Etage, Aufzugsbereich Georg-Glock-Straße 9 Haupteingang L-Trakt Aufgang Werkzeugmaschinenlabor Erweiterungsbau Erdgeschoss, Aufzugsbereich Zeitausgleich Möchten Sie Ihr Zeitguthaben ausgleichen, stellen Sie bitte einen Fehlzeitantrag über den Workflow in ZEUS. Dies ist jedoch erst ab einer Abwesenheit von mehr als vier Stunden erforderlich. Zeiträume von bis zu vier Stunden können unter Berücksichtigung der jeweiligen Servicezeit jederzeit formlos ausgeglichen werden. Für Abwesenheiten von mehr als vier Stunden beantragen Sie als Fehlzeit einen Gleittag über den Workflow in ZEUS. Dabei ist es unerheblich, ob Sie letztendlich einen vollen Arbeitstag ausgleichen wollen oder z.b. nur sechs Stunden. Verbucht werden nur die Stunden, die Sie tatsächlich abwesend sind. Bitte geben Sie im Feld Korrekturtext zusätzlich an, von welchem Konto (Zeitkonto oder Sammelkonto) Sie das Guthaben ausgleichen wollen. Seite 8 von 10

9 Zeiterfassung Die Ermittlung der Anwesenheitszeit erfolgt über Zeiterfassungsterminals, die Sie grundsätzlich beim Betreten und Verlassen des Hochschulgeländes bedienen müssen. Unter Hochschulgelände versteht man am Standort Nord den gesamten Hochschulcampus und am Standort Süd den gesamten Unicampus. Dies bedeutet, dass z.b. beim Besuch der Mensa in der Mittagspause das Zeiterfassungsgerät grundsätzlich nicht mehr bedient werden muss, soweit die 9 beschriebene Pausendauer nicht überschritten wird. Abweichungen wie z.b. bei Beginn einer Dienstreise von zu Hause aus oder bei vergessener Buchung/Karte muss über den persönlichen Workflow mit der Funktion Buchungskorrektur angezeigt werden. 1 Taste : Info (Abfrage von Saldo) 2 Taste: Dienstgang / Dienstreise 3 Kartenleser Seite 9 von 10

10 Zeiterfassung: Zeiterfassungskarte kurz (ca. 1 Sek.) an das Empfangsteil des Zeiterfassungsterminals halten. In der Regel können Sie dabei die Zeiterfassungskarte in einem Portemonnaie o.ä. stecken lassen. Info: "Info-"Taste einmal Drücken: aktueller Saldostand, dann wie Zeiterfassung Bitte beachten: Mit der Info-Funktion werden keinen Buchungen vorgenommen. Sie müssen sich daher ggf. gesondert an- oder abmelden. Dienstgang: 1. "Dienstreise"-Taste drücken: Verlassen des Dienstgebäudes für einen Dienstgang, eine Dienstreise oder Fortbildung 2. wie Zeiterfassung 3. bei Rückkehr wie "Zeiterfassung": Sie werden wieder anwesend gebucht. Wenn Sie sich auf Dienstgängen zwischen den Campus-Bereichen der Fachhochschule und/oder den anderen Gebäuden der Fachhochschule befinden, müssen Sie für jeden Dienstgang so verfahren. Buchen Sie sich also z.b. beim Verlassen eines Gebäudes auf dem Campus Süd für einen Dienstgang aus und bei Erreichen z.b. der Josef-Gockeln- Straße dort ganz normal wieder ein. Auf dem Rückweg verfahren Sie umgekehrt genauso. Zeitguthaben / Zeitschulden Ein Zeitguthaben entsteht, wenn die tägliche Sollarbeitszeit überschritten wird und nach Verrechnung mit evtl. Zeitschulden ein Stundenguthaben verbleibt Zeitschulden entstehen, wenn die tägliche Sollarbeitszeit unterschritten wird und nach Verrechnung mit ggf. bestehenden Zeitguthaben Minderstunden verbleiben. Nach Ablauf des Abrechnungszeitraum vom werden alle vorhandenen Zeitguthaben auf das persönliche Sammelkonto übertragen. Zeitschulden werden nicht am erlassen ( 8 Abs. 2). Dieser Leitfaden kann nicht alle Details zur Ausgestaltung der flexiblen Arbeitszeit an der Fachhochschule Düsseldorf abschließend beantworten. Bitte sprechen Sie das Team Personalservice für Ihre Anregungen, Wünsche und Ihre Kritik oder bei Fragen und Problemen gerne an. Ihre Ansprechpartnerinnen/Ansprechpartner im Dezernat Personal und Recht Bei Fragen zu Ihren persönlichen Konten: Angela Böttcher, Tel Bei Fragen organisatorischer Art: Petra Hesse Tel Seite 10 von 10