Planung von Webprojekten in der Praxis

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1 Fachhochschule Gelsenkirchen Wintersemester 2010/11 Seminararbeit Planung von Webprojekten in der Praxis Dozent: Prof. Dr. Hammer Vorgelegt von: Karsten Nolte Bilholtstr Olfen Telefon: Fachsemester: 7 Abgabe: 27. Oktober 2010

2 Inhaltsverzeichnis 1 Abbildungsverzeichnis IV 2 Einleitung 1 3 Webprojekte im Allgemeinen Warum überhaupt planen? Merkmale guter Webseiten Teil einer weltweiten Plattform Projektidee Gibt es so etwas schon? Wo liegt der Unterschied? Lohnt es sich überhaupt? Recherche Projektdefinition Stakeholder Funktionsumfang Zeitraum Kosten Qualität Magisches Viereck Planung Strukturieren Aufwandsschätzung Kostenplanung Projektplan Unterstützende Werkzeuge Kontrolle und Steuerung Erfolgsindikatoren Meetings Kommunikation II

3 Inhaltsverzeichnis 7.3 Protokollierung Action-Item-Protokoll Versionsverwaltung Subversion Abschluss Abnahmetest Projektabschlussanalyse Fazit Literaturverzeichnis Eidesstattliche Erklärung 27 III

4 1 Abbildungsverzeichnis 3.1 Warum Projekte scheitern Beispiel Kommunikationsmatrix (Inhalt: Beispiel Anwendungsfalldiagramm Magisches Viereck oder Teufelsquadrat Beispiel Projektstrukturplan (Inhalt: Excelbeispiel Pert-Methode (Drei-Punkt-Schätzung) OpenProj Beispiel Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) Beispiel Action-Item-Protokoll Oberfläche RapidSVN IV

5 In dieser Seminararbeit befasse ich mich umfassend mit der Planung von Webprojekten in der Praxis. Ich bin auf dieses Thema durch meine Tätigkeit bei der itemis AG gestoßen. Dort war es nämlich meine Aufgabe, einen webbasierten Kurz-URL- Dienst, speziell für die itemis AG, zu entwickeln. Dieses Projekt hat sich über den gesamten Zeitraum von drei Monaten meiner Tätigkeit erstreckt und hat mir dabei in dem Punkt Planung einiges abverlangt. Daher bin ich auf die Idee gekommen, mich mit dem Thema Planung von Webprojekten, einmal genauer auseinander zu setzen. Auf diese Weise, möchte ich meine gemachten Erfahrungen, kritisch beleuchten und dabei selbst einiges an Kompetenz, im Bereich Planung, gewinnen.

6 2 Einleitung Die Seminararbeit beschäftigt sich im Folgenden um die grundsätzliche Herangehensweise bei Webprojekten und die dabei zu beachtenden Aspekte. Es handelt sich dabei nicht um eine genaue Ablaufplanung, sondern eher um eine Sensibilisierung für die wichtigsten Faktoren bei der Planung eines Webprojekts. Die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Hinweise und Prinzipien für die Planung können grundsätzlich auf jede Art von Webprojekten angewandt werden. Der Fokus liegt dabei allerdings eher bei mittelgroßen, bis großen, Projekten. Ich versuche, Ihnen einen breiten Überblick über die Planung von Webprojekten zu verschaffen und dabei trotzdem, hin und wieder, ein paar Techniken / Methoden im Detail zu beschreiben. 1

7 3 Webprojekte im Allgemeinen 3.1 Warum überhaupt planen? Es hat sich durch zahlreiche Studien herausgestellt, dass Projekte hauptsächlich durch mangelhafte Kommunikation, unter den Beteiligten und durch schlechte Projektvorbereitung, scheitern. Oft ist es auch ein Mangel an Ressourcen, oder zu optimistische Annahmen, bezüglich des Projekverlaufs. Der Abb. 3.1 sind noch einige weitere Gründe, für das Scheitern von Webprojekten, zu entnehmen. Abbildung 3.1: Warum Projekte scheitern Um diesen Faktoren, die oft zum scheitern von Projekten führen, entgegen zu wirken, plant man seine Vorhaben strukturiert. Die Entwicklung eines Plans sorgt auch dafür, schneller auf neue Anforderungen reagieren zu können und die eventuellen Auswirkungen rechtzeitig abschätzen zu können. Außerdem sind die Ziele von Webprojekten häufig nur vage formuliert und bedürfen einer weiteren Konkretisierung. Aber auch Qualität und Aufwand lassen sich nicht so einfach bei einem immateriellen Projekt messen, was zu einem weiteren Problem bei der Preisgestaltung 2

8 KAPITEL 3. WEBPROJEKTE IM ALLGEMEINEN führen kann. Es besteht auch eine besondere Schwierigkeit bei der Kontrolle von Fortschritten und Ergebnissen, da man oft nicht abschätzen kann, wie lange man noch an einer bestimmen Aufgabe arbeiten wird. Softwareprojekte im allgemeinen haben auch die Besonderheit, dass bei ihnen das gewisse Maß für strukturiertes Vorgehen nicht so gegeben ist wie bei anderen Ingenieurdisziplinen. Ein weiteres Problem existiert zwischen den Auftraggebern und Auftragnehmern. Beide Seiten haben oft nicht die selbe Vorstellung von dem bevorstehenden Webprojekt. Das Verständnis, auf Auftraggeberseite, für die Komplexität einer Entwicklung für das Web, ist dabei oft nicht vorhanden. Oft ist es so, wie auch in meinem Praktikum bei der itemis AG, dass anfängliche Anforderungen im Laufe des Projekts wachsen, und die Kann- sowie Wunschkriterien ganz langsam zu Musskriterien werden. Die IT-Branche geht mit sehr großen Schritten voran. Das führt dazu, dass die Webprojekte wärend der Entwicklungszeit unbrauchbar werden können, wenn z.b. in dieser Zeit Konkurrenzentwicklungen veröffentlicht werden. Sie merken, es gibt eine ganze Reihe von Gründen ein Projekt zu planen. Ich breche an dieser Stelle ab und werde im nächsten Kapitel etwas über einige Merkmale guter Seiten erzählen. 3.2 Merkmale guter Webseiten Sicherlich kennen Sie die Website Sie ist die beliebteste Seite im Netz und stellt dabei lediglich ein Texteingabefeld und eine Schaltfläche zum suchen auf der Startseite bereit. Google versteht es, wie kein Zweiter, die Komplexität eines Systems zu kapseln. Die Anwender einer Website wollen es einfach haben. Sie wollen sich nicht erst einlesen müssen, um eine Anwendung bedienen zu können. Außerdem sollen die Anwendungen heutzutage eine attraktive Benutzeroberfläche bieten, die zum Einen effektives Arbeiten unterstützt und zum Anderen den Joy of Use Faktor, der sich in den letzten Jahren zunehmend etabliert hat, beachten. Dies findet man bei Seiten von Google immer wieder. Heutzutage wollen die Anwender intuitiv auf Oberflächen arbeiten können, auch wenn Sie sie selten benutzen, soll es verständlich und instinktiv möglich sein, das Ziel zu erreichen. Rückmeldungen an den Nutzer und die Unterstützung beim Auftreten von Fehlern sind dabei immer von hoher Bedeutung. Achten Sie mal darauf: Beliebte Webseiten im Internet bieten immer ein positives Empfinden bei der Interaktion mit der Seite selbst. Wenn ein Anwender klickt, will er auch, dass etwas passiert. Forschungsarbeiten haben 3

9 KAPITEL 3. WEBPROJEKTE IM ALLGEMEINEN ergeben: Zwischen der Ästhetik des Programms und der wahrgenommenen Benutzerfreundlichkeit gibt es einen messbaren Zusammenhang. Getreu dem Motto Was schön ist, wird auch gut sein, wird einer ästhetisch ansprechend gestalteten Benutzeroberfläche eine hohe Nutzerfreundlichkeit (Usability) unterstellt. 3.3 Teil einer weltweiten Plattform Wenn Sie sich dazu entschieden haben, ein Webprojekt anzugehen, sollten Sie sich im Voraus darüber im Klaren sein, dass Ihre Website dann zu einem Teil einer weltweiten Plattform wird. Daraus folgen natürlich einige Erwartungen und Anforderungen an Ihre Website. Um heutzutage im Internet professionell wirken zu wollen, sollte man folgende Dinge auf jedenfall bei der Entwicklung eines Webprojekts beachten: 1. Es sollte unverkennbar Ihnen und Ihren Angeboten zugeordnet werden können (Corporate Identity) 2. Es sollte Spaß machen die Anwendung zu bedienen ( Joy of Use ) 3. Es sollte erkennbar als geschlossenes Ganzes erscheinen 4. Es sollte weitestgehend die Anforderungen an Web Accessibility (Barrierefreiheit) erfüllen. 5. Es sollte gültige Webstandards vom W3C 1 einhalten. Trennung von Inhalt (Text) und Layout (optischer Gestaltung) Logische Strukturierung der Dokumente Fehlerfreie Umsetzung der verwendeten Technologien im Dokument 6. Es sollte sicher sein (SQL-Injektion 2, Spam & Massenrequests) 7. Es sollte von Suchmaschinen unter Verwendung für Sie relevanter Suchbegriffe gefunden werden (Suchmaschinenoptimierung). 8. Es sollte an die gängigen Browser optimiert sein. (Browseroptimierung). 9. Es sollte einen echten Nutzen für den Besucher haben. 10. Es sollte rechtssicher gestaltet sein. 1 World Wide Web Consortium 2 SQL-Injection (dt. SQL-Einschleusung) bezeichnet das Ausnutzen einer Sicherheitslücke in Zusammenhang mit SQL-Datenbanken 4

10 4 Projektidee 4.1 Gibt es so etwas schon? Am Anfang jedes Webprojekts steht eine Idee im Raum. Falls es sich um eine besonders innovative Idee handelt, stellt sich die große Frage, ob es so etwas schon im Netz gibt. Um das heraus zu finden, ist es notwendig, sich Zeit zu nehmen um sich umfassende Informationen diesbezüglich zu beschaffen. Erst nach einer gründlichen Erforschung der Projektumgebung sollte man das Webprojekt weiter fossieren. Ich erwähne das an dieser Stelle explizit, da es nicht gerade selten vorkommt, dass Leute von Projektideen beigeistert sind und dabei gar nicht wissen, wie oft diese Projektidee im Netz bereits umgesetzt wurde. Am Ende stehen sie dann mit ihrer innovativen Idee da und müssen bei dem Anblick anderer Websites, die auf dieselbe Idee aufbauen, in den sauren Apfel beißen. Aus diesem Grund möchte ich Sie an dieser Stelle schon darauf hinweisen, diesen Fehler nicht auch zu machen. Außerdem sollten Sie frühzeitig nach geeigneten Domains für Ihr Webprojekt Ausschau halten, und diese reservieren, bevor Andere es tun. Später kann es Ihnen Nerven, Zeit und Geld ersparen, dies frühzeitig getan zu haben. 4.2 Wo liegt der Unterschied? Falls Sie sich für eine Idee entschieden haben, die im Internet schon von einem Konkurenten realisiert wurde, sollten Sie sich auf jedenfall fragen, was an Ihrer Website oder Ihrem Gesamtkonzept besser ist. Sie müssen sich überlegen, auf welche Art und Weise Sie sich abheben können, um so nicht von anderen Websites in den Schatten gestellt zu werden. 5

11 KAPITEL 4. PROJEKTIDEE 4.3 Lohnt es sich überhaupt? Wenn Sie sich im klaren über Ihre Projektidee sind, sollten Sie sich noch ein paar allgemeine Fragen stellen, bevor Sie mit der eigentlich Entwicklung des Projekts beginnen. 1. Ist das Projekt rentabel? Sie sollten in etwa abschätzen können, ob das Verhältnis zwischen eingesetzem Eigenkapital und dem daraus resultierenden Gewinn (kann auch ein Gewinn von Vorteilen sein) angemessen für Sie ist. 2. Ist das Projekt wirtschaftlich? Außerdem sollten Sie sich überlegen, ob sich das Verhältnis zwischen Aufwand und Ertrag in einem angemessenen Rahmen für Sie befindet. 3. Ist das Projekt effektiv? Zu guter Letzt sollten Sie sich noch einmal ganz nüchtern fragen, ob Sie mit Ihrer Idee wirklich das bezwecken, was Sie erreichen wollen und ob es nicht doch besser wäre, eine Alternative durchzuspielen. 4.4 Recherche Bevor Sie nun mit der eigentlichen Entwicklung des Webprojekts beginnen, sollten Sie im Internet ausgiebig über eventuell vorhandene opensource Lösungen, Frameworks oder andere Hilfskomponenten für Ihre Entwicklung, recherchieren. Die Verwendung eines bewährten Frameworks kann Ihnen zum Einen die Arbeit um einiges erleichtern und zum Anderen die Qualität, sowie die Sicherheit Ihrer Website steigern. Sie werden natürlich keine Komplettlösungen für Ihre Projektidee finden, was aber auch nicht Sinn der Recherche sein soll. Teillösungen, wie z.b. die Verwendung eines Persistenzframeworks 1 für PHP, könnten schon einmal die Schnittstelle zu einer Datenbank professionell liefer, wodurch man sogar Zeit spart. 1 z.b. propel 6

12 5 Projektdefinition 5.1 Stakeholder Stakeholder, ist ein Begriff für alle Personen, die an Ihrem Projekt beteiligt, betroffen oder interessiert sind. Sie sollten alle Stakeholder Ihres Webprojekts definieren und in Gruppen zusammenfassen. Gruppen könnten dann z.b. sein: 1. Geschäftsführung 2. Projektleitung vom Kunden 3. Projektteam 4. Produktmanagement vom Kunden 5. Redaktion vom Kunden 6. Marketing vom Kunde 7. Zielgruppe vom Kunden (Käufer, Hobbyisten, Experten, Kinder etc.) Anschließend wäre es von Vorteil, wenn Sie sich über folgende Fragen etwas Gedanken machen würden: 1. Was erwarten die jeweiligen Stakeholder-Gruppen vom Projektergebnis? 2. Wie sind die einzelnen Stakeholder-Gruppen vom Projektergebnis betroffen? 3. Wie mächtig sind die einzelnen Stakeholder-Gruppen? 4. Welche Bedeutung haben sie in Bezug auf Ihr Projekt? 5. Welche Art der Kommunikation ist auf Basis der Ergebnisse der Fragen 1 bis 4 für diese Stakeholder-Gruppe notwendig? 6. Wie möchten Sie als Projektleiter/-in mit dieser Gruppe kommunizieren? Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, lassen sich die Ergebnisse gut in einer Kommunikationsmatrix, wie in Abb. 5.1 zu sehen ist, visualisieren. 7

13 KAPITEL 5. PROJEKTDEFINITION Abbildung 5.1: Beispiel Kommunikationsmatrix (Inhalt: 8

14 KAPITEL 5. PROJEKTDEFINITION 5.2 Funktionsumfang Wenn Sie sich nach umfangreichen und kritischen Überlegungen dazu entschieden haben, Ihre Projektidee umzusetzen, ist es an der Zeit, alle Funktionsanforderungen Ihrer Website zu definieren. Dies machen Sie am besten, indem Sie die Anforderungen in Muss- Kann- und Wunschkriterien aufteilen und dabei genau festhalten, wann die jeweilige Anforderung erfüllt ist. Musskriterien müssen nach Abschluss des Projekts erfüllt worden sein. Kannkriterien hingegen sollten nach Möglichkeit erfüllt werden, müssen allerdings nicht. Wunschkriterien sind für die Hauptaufgabe der Website nicht notwendig, wären allerdings hilfreich. Am Ende sollte ein sog. Produktionshandbuch (storyboard) entstanden sein, mit einer detaillierten Beschreibung aller Funktionen Ihrer Website. Abbildung 5.2: Beispiel Anwendungsfalldiagramm Außerdem sollten Sie alle möglichen Anwendungsfälle in einem wie in Abb. 5.2 zu sehenden Anwendungsfalldiagramm darstellen, um zum einen Struktur in Ihre Entwicklung zu bringen und zum Anderen auch schon eventuell erste Objekte und Methoden zu definieren. Die Erstellung des Diagramms zwingt Sie außerdem dazu, 9

15 KAPITEL 5. PROJEKTDEFINITION sich schon Gedanken über die spätere Anwendergruppen der Website zu machen, was sich wiederum positiv auf Ihre Entwicklung auswirken könnte. 5.3 Zeitraum Eine weitere, sehr wichtige Frage für die Projektdefinition ist, in welchem Zeitraum das Projekt fertiggestellt werden soll. Dies muss von vornherein festgelegt werden, um das Projekt klar definieren zu können und spätere Konflikte bei dem Abgabetermin zu vermeiden. Ein Projekt braucht einen fest definierten Projektbeginn und eine abgesproche Projektlaufzeit. Das Ganze endet mit dem Projektabschluss und einer kritischen Erfahrungs- und Projektauswertung. Beachten Sie bei Festlegung des Zeitraums auch die eventuellen Schulungs-, Betreuungs- und Einarbeitungsmaßnahmen, die für Mitarbeiter von Nöten sind. 5.4 Kosten Kosten spielen immer eine Rolle. Und mit ziemlicher Sicherheit auch in Ihrem Projekt. Die primäre Fragestellung ist allerding, was für ein Budget steht Ihnen für die Realisierung des Webprojekts zur Verfügung? Wo liegt die obere Grenze für Ihr Projekt? Beachten Sie dabei immer, dass evtl. noch weitere Kosten auf Sie zukommen. Kosten für Funktionen, die Sie Anfangs gar nicht wollten, später allerdings für Sie zu Musskriterien werden. Oft ist es so, dass einem das Projekt erst wärend der Entwicklungszeit richtig klar wird, aber dann die notwendigen Mittel für die Realisierung fehlen. Sie sollten daher nie Ihre wirkliche Obergrenze anstreben, sonder immer noch Entwicklungsreserven, für Änderungen bewaren. 5.5 Qualität Eine hohe Qualität eines Webprojekts äußert sich in der Fehlerfreiheit, Benutzbarkeit (Usability), Skalierbarkeit und Sicherheit. Sie müssen sich im Klaren sein, dass Sie so viel wie möglich vor Begin des Webprojekts bestimmen sollten, um anschließend besser Planen zu können. Einiges wird Ihnen schwer fallen im Voraus zu bestimmen, aber versuchen Sie sich ein wenig zu zwingen. Qualität ist eine Eigenschaft, die oft bei Projekten im Internet verloren geht. Häufig ist es so, dass 10

16 KAPITEL 5. PROJEKTDEFINITION Qualität am Anfang nicht so sehr gewürdigt wird, wie ein Faktor wie Zeit oder der Funktionsumfang eines Projekts. Das liegt daran, weil man Qualität nicht so leicht quantifizieren kann. Man kann es schlecht messen, wie eine Zeitangabe, oder einen Umfang an Funktionen in einer Anwendung. Trotzdem ist Qualität von enormer Bedeutung und bedarf äußerster Wertschätzung. 11

17 KAPITEL 5. PROJEKTDEFINITION 5.6 Magisches Viereck Diese vier Projekteigenschaften, die Sie nun definiert haben sollten, lassen sich wie in Abb. 5.3 zu sehen ist, schematisch darstellen. Abbildung 5.3: Magisches Viereck oder Teufelsquadrat Diese vier Faktoren bilden zusammen ein Spannungsfeld. Wenn Sie z.b. versuchen, in Ihrem Projekt die Kosten zu senken, wird es schwer werden, die geplante Qualität dabei zu halten. Oder wenn Sie vorhaben, das Projekt schneller als geplant zum Abschluss zu bringen, kann es schnell zu einem Verlust des Funktionsumfangs kommen. Ziel bei der Projektplanung ist es, die Lastgrößen (Kosten & Zeit) zu minimieren und die Leistungsgrößen (Qualität & Funktionsumfang) zu maximieren. Dabei müssen nicht selten Kompromisse getroffen werden. 12

18 6 Planung 6.1 Strukturieren Wenn Sie das Projekt vollständig definiert haben, ist es an der Zeit, es zu strukturieren. Dazu zerlegt man das gesamte Projekt mit Hilfe einer Projektstrukturplanung in Arbeitspakete, die selbstständig durchführbar und kontrollierbar sind. Die Zerlegung wird soweit fortgeführt, bis alle Arbeitspakete einer Entwicklergruppe oder einer Person eindeutig zugewiesen werden können und der Arbeitsaufwand eines Pakets dabei überschaubar zugeordnet werden kann. In Abb. 6.1 sehen Sie ein typisches Beispiel für einen Projektstrukturplan. Abbildung 6.1: Beispiel Projektstrukturplan (Inhalt: Sie sollten bei der Definition eines Arbeitspakets darauf achten, dass es fachlich klar von Anderen abgegrenzt ist, um eine spätere Parallelentwicklung zu vermeiden. Außerdem sollte das Arbeitspaket in einem zu überblickenden Zeitrahmen durchgeführt werden können. Es sollte so formuliert sein, dass nach Fertigstellung ein überprüfbares Resultat vorliegt. Bei meinem Projekt bei der itemis AG, fiel es mir nicht leicht einen solchen Projektstrukturplan zu erstellen, weil ich einige Dinge nicht klar voneinander trennen konnte. 13

19 KAPITEL 6. PLANUNG 6.2 Aufwandsschätzung Wenn Sie alle Arbeitspakete für Ihr Webprojekt bestimmt haben, sollten Sie anschließend den zeitlichen Aufwand für jedes einzelne Paket in einer sog. Aufwandsschätzung schätzen. Da Sie noch ganz am Anfang Ihres Projekts stehen, wird es Ihnen vorraussichtlich relativ schwer fallen, den zeitlichen Aufwand für die einzelnen Arbeitspakete zu schätzen. Daher möchte ich Ihnen an dieser Stelle, eine bewährte Methode, die ich bei der itemis AG kennengelernt habe, vorstellen. Es handelt sich um die sog. Pert-Methode. Bei der Pert-Methode wird der Aufwand, für jedes Arbeitspaket, in drei Varianten geschätzt: 1. best case Spiegelt den Wert wieder, wenn alles ohne Probleme und ohne Einarbeitungszeit abgearbeitet werden kann. 2. average case Ist der Wert, welcher bei normaler Durchführung mit etwas Einarbeitungszeit erwartet wird. 3. worst case Definiert den Fall, in dem ein Problem dem nächsten folgt. Der average case hat gegenüber den anderen beiden Fällen eine vierfache Gewichtung. bestcase + 4 averagecase + worstcase expectedcase = 6 In Abb. 6.2 sehen Sie ein Beispiel, für die Aufwandsschätzung eines Arbeitspakets, mittels Pert-Methode. Abbildung 6.2: Excelbeispiel Pert-Methode (Drei-Punkt-Schätzung) 14

20 KAPITEL 6. PLANUNG Das Dokument errechnet aus den Werten (best case, average case, worst case) zunächst einen expected case. Dieser bildet in der Summe die totale Zeit von x Stunden, die für das Projekt erwartet wird. Zudem wird dieser Wert in Personentage umgerechnet - 8,75 PT. Da neben dem Projekt auch andere Sachen gemacht werden müssen, welche nichts mit dem Projekt zu tun haben, wird zudem ein Overhead berechnet. Der Overhead setzt sich aus Tätigkeiten (Gespräche mit Mitarbeitern, Mails beantworten etc.) zusammen, die während der Projektzeit anfallen. Der Overhead hat einen Wert von 40%. Auf diese Art und Weise sollten Sie alle Arbeitspakete Ihres Projekts schätzen. Nehmen Sie sich für die Schätzung Zeit und versuchen Sie, es so exakt wie möglich zu tun. Einige Schätzungen werden Ihnen sehr schwierig fallen, weil Sie sich in der Materie evtl. erst noch einarbeiten müssen, um sich ein Bild über den ungefähren zeitlichen Aufwand machen zu können. Vergessen Sie dabei allerdings nicht, sobald Sie neue Erkenntnisse haben, die Aufwandsschätzung zu aktualisieren oder abzuändern. Auf diese Weise können Sie frühzeitig auf Änderungen reagieren und evtl. Planänderungen vornehmen. 6.3 Kostenplanung Wenn Sie bestimmt haben, wieviel Personentage und Ressourcen Sie für die einzelnen Arbeitspakete benötigen, sollten Sie in etwa abschätzen können, was für Kosten auf Sie zukommen werden. Für die Berechnung der Kosten werden neben der Höhe des Stundensatzes des jeweiligen Mitarbeiters, den Anteilen der Nebenund Gemeinkosten, die Kosten für sonstige Ausgaben benötigt. Die Nebenkosten setzen sich zusammen aus der Kranken-, Renten-, Arbeitslosenversicherung und evtl. den Vermögenswirksamen Leistungen. Zu den sonstigen Kosten zählen beispielweise die Anschaffungskosten von Büchern oder die Gebühren des Telefons. Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Gewinnfaktor, wenn es sich nicht um ein internes Projekt handelt. 15

21 KAPITEL 6. PLANUNG 6.4 Projektplan Der Projektplan legt den Zeitraum fest, in dem das Projekt tatsächlich durchzuführen ist. Die einzelnen Meilensteine berechnen sich anhand der Aufwandsschätzung und den zur Verfügung gestellten Tagen. In Abb. 6.3 sehen Sie ein Beispiel eines Projektplans in einem Gantt-Diagramm 1 gekennzeichnet. Abbildung 6.3: OpenProj Beispiel Gantt-Diagramm (Balkendiagramm) In dem oben zu sehenden Projektplan sind die einzelnen Arbeitspakete in einem zusammenhängenden Projektverlauf zusammengefasst. Man kann Parallelentwicklungen auf sehr übersichtliche Weise erfassen und Ressourcen gezielter steuern. Außerdem kann man dabei schnell erfassen, wann welches Arbeitspaket abgeschlossen sein muss, damit das Nächste begonnen werden kann. Dadurch kann ein Projektleiter schon eingreifen, bevor zeitliche Verzögerungen auftreten. 6.5 Unterstützende Werkzeuge Für die Planung von Webprojekten, gibt es mittlerweile eine Fülle an nützlichen Werkzeugen, die Sie z.b. bei der Erstellung eines Projektplans, wie der in Abb. 6.3 gezeigt ist, unterstützen. Es handelt sich dabei um sog. Projektmanagement- Werkzeuge wie z.b. OpenProj 2 oder MS-Projekt 3. Für eher nicht so umfangreiche Webprojekte würde ich eher eine Excellösung empfehlen, da Sie dort oft vollkommen ausreichend ist. Es gibt mittlerweile weit mehr als 80 verschiedene Projektmanagement-Werkzeuge auf dem Markt. Die meisten, werden Ihren Be- 1 Ein Gantt-Diagramm ist ein Instrument des Projektmanagements, das die zeitliche Abfolge von Aktivitäten grafisch in Form von Balken auf einer Zeitachse darstellt. 2 Freie Software 3 Kommerzielle Software 16

22 KAPITEL 6. PLANUNG darf an Unterstützung bei der Planung mehr als decken. Sie unterstützen Sie unteranderem bei der: 1. Erstellung eines Projektstrukturplans 2. Erstellung eines Projektplans wie in Abb Herstellung und Visualisierung von Abhängigkeiten bei Arbeitspaketen 4. Ressourcenplanung (Wann macht welcher Mitarbeiter was?) Welches Werkzeug Sie für Ihr Webprojekt einsetzen sollten, kann ich Ihnen nicht sagen. Es richtet sich primär nach der Komplexität des Projekts und damit nach dem notwendigen Orginatisations- und Planungsaufwand. Falls Ihr Projekt sehr komplex sein sollte, rate ich Ihnen ein kommerzielles Produkt wie z.b. MS-Project zu verwenden. Ist es eher nicht so umfangreich, würde ich Ihnen eine Excelvorlage oder OpenProj empfehlen. Ich habe im Praktikum, bei der itemis AG, den Projektstrukturplan, zusammen mit der Aufwandsschätzung (Pert-Methode), in einer Excelvorlage erstellt. 17

23 7 Kontrolle und Steuerung 7.1 Erfolgsindikatoren Sie sollten zu Beginn des Webprojekts sog. Erfolgsindikatoren beachten. Es sind Faktoren, die aus Erfahrung zu erfolgreichen Projekten führen. Falls Sie innerhalb des Projekts beobachten, dass Sie sich von den folgenden Indikatoren immer weiter entfernen, sollten Sie frühzeitig eingreifen, um das Projekt positiv zu steuern. 1. Eine klare Zieldefinition des Projekts 2. Eine gute Kommunikation im Projektteam 3. Eine innovative Idee, die vor ihrer Zeit ist 4. Ein engagiertes Projektmanagementteam 5. Hohe Führungsqualität des Projektleiters 6. Alle Projektpartner haben Interesse am wirtschaftlichen, sowie wissenschaftlichen Erfolg und verfolgen dabei das gleiche Ziel 7. Es ist genügend Personalkapazität und -kompetenz vorhanden 8. Gute Zusammensetzung des Projektteams, fachlich als auch persönlich 9. Es sind genügend finanzielle Eigenmittel verfügbar Es gibt natürlich noch viel mehr Faktoren, die einen positiven Einfluss auf Ihr Webprojekt haben können, aber diese sind meiner Meinung nach die Wichtigsten. 7.2 Meetings Um sicherzustellen, dass das Projektziel erreicht wird, sollten regelmäßig Meetings stattfinden, wo über den vergangenen und zukünftigen Verlaufs des Webprojekts gesprochen wird. Sie sollen dazu dienen, alle Projektbeteiligten auf einen Wissensstand zu bringen und zu überprüfen, ob die vorgenommenen Ziele erreicht wurden. Diese sog. Meetings sollten in festgelegten Intervallen (z.b. einmal die Woche) stattfinden und dabei folgende Inhalte als Thema haben: 18

24 KAPITEL 7. KONTROLLE UND STEUERUNG 1. Sind die vorgenommenen Ziele erreicht worden? 2. Was für Abweichungen sind entstanden? 3. Was für Konsequenzen haben die eventuellen Zielabweichungen? 4. Was für Vorschläge existiereren, für Korrekturmaßnahmen? 5. Was sind die nächsten Ziele? 6. Wann ist das nächste Meeting? Kommunikation Innerhalb der Meetings ist es wichtig, soviel und so gut wie möglich zu kommunizieren. Wie Sie ja in Abb. 3.1 gesehen haben, ist Kommunikation ein Grund, warum viele Projekte scheitern. Um dies zu vermeiden, sollten Sie schon von Anfang an darauf achten, dass ein kontinuierlicher Dialog zwischen allen Projektbeteiligten stattfindet. Jeder Mitarbeiter, ob Architekt, Implementierer, Designer oder Tester, sollte sich nicht zurückhalten, gemachte Fehler oder Kritik zu äußern. Dies fördert das frühzeitige Erkennen und Reagieren auf Fehlerquellen, die sonst evtl. erst nach Monaten ans Licht gekommen würden. 7.3 Protokollierung Sie sollten wärend der Meetings immer einen Mitarbeiter Protokoll schreiben lassen, damit Mitarbeiter, die einmal nicht an einem Meeting teilnehmen konnten, sich mit Hilfe des Protokolls wieder auf den neusten Stand bringen können. Einige sagen, Ein Meeting, was nicht protokolliert wurde, hat nie stattgefunden. Sie sollten versuchen, dies konsequent einzuhalten und zu verinnerlichen. Es gibt eine ganze Reihe von Möglichkeiten, ein Meeting zu protokollieren. Eine Variante, die sog. Action-Item-Protokollierung möchte ich Ihnen an dieser Stelle vorstellen. 19

25 KAPITEL 7. KONTROLLE UND STEUERUNG Action-Item-Protokoll Das Action-Item-Protokoll setzt sich aus drei Hauptteilen zusammen: 1. Protokollkopf (Projektname,Datum,Ort,Thema,Teilnehmer,Protokollführer) 2. Liste mit Besprechungsergebnissen 3. Datum des nächsten Meetings Die Besprechungsergebnisse werden jeweils mit einem Datum und einer der folgenden Kategorien versehen: A: Aktion B: Beschluss E: Empfehlung F: Feststellung Bei dem nächsten Meeting werden alle Punkte des vorherigen Meetings durchgegangen. Wenn ein Ziel nicht erreicht wurde, wird es in das neue Protokoll überführt. In Abb. 7.1 sehen Sie ein Beispiel eines Action-Item-Protokolls. 7.4 Versionsverwaltung Sie sollten in Ihrem Webprojekt mit einer Versionsverwaltung 1 arbeiten. Sie ermöglicht es, Ihnen Änderungen an Ihrem Projekt professionell zu protokollieren, um später nachvollziehen zu können, wer was wann geändert hat. Außerdem haben Sie dadurch die Möglichkeit, alte Stände von einzelnen Dateien wiederherzustellen. Das ist vorallem hilfreich, wenn versehentlich Änderungen gemacht wurden, die Sie wieder rückgängig machen wollen. Aber es ermöglicht Ihnen auch, mehreren Entwicklern, einen gemeinsamen Zugriff auf die Projektdateien zu geben. Zusammengefasst kann man eigentlich sagen, dass es ein Muss für ein professionelles Webprojekt ist, die Versionen zu verwalten. Im Folgenden möchte ich Ihnen kurz Apache Subversion 2 vorstellen, das eine der beliebtesten Software für Versionsverwaltung ist. 1 Eine Versionsverwaltung ist ein System, das zur Erfassung von Änderungen an Dokumenten oder Dateien verwendet wird. 2 Apache Subversion (SVN) ist eine Freie Software zur Versionsverwaltung von Dateien und Verzeichnissen. 20

26 KAPITEL 7. KONTROLLE UND STEUERUNG Besprechungsprotokoll Projekt: Platypus Besprechungsdatum: Ort: Thema: Protokollführer: Teilnehmer: FH Gelsenkirchen Besprechung des Fortschritts der Implementierungsphase Paul Rochowski Marcel Luis, Claudia Kroschewski, Sebastian Wacowski, Karsten Nolte, Paul Rochowski, Kevin Wittek, Matthias Rottländer Verteiler: Nr. Art Betroffen Stichwort Beschreibung Termin 1 Alle Anwendungsfälle Anwendungsfälle in der SRS sollten noch einmal genau angeglichen werden Alle Klassendiagramm Das Klassendiagramm soll auf den aktuellen Stand gebracht werden Alle Singleton Architektur ImageManager wurde mit Singleton realisiert. Besprechung ob es im Zusammenhang einer späteren Web Realisierung Sinn macht. Alle Bildzugriff Der Einsatz von BufferedImage bzw. Jmagick wird diskutiert. Alle Logging Diskussion über die Erstellung von externen Log Dateien. Alle Zeitanzeige Eine Geschwindigkeitsmessung ist in Überlegung um bestimmte Algorithmen( z.b für Thumbnailanzeige, Farberkennung,...) zu verbessern. Claudia Kroschewski Sebastian Wacowski Farberkennung Rotate Der Farberkennungsalgorithmus wird nur auf das Thumbnail angewandt. Das drehen der Bilder hat noch Fehler und muss überarbeitet werden. Alle Fehlende Funktionen Noch zu realisierende Funktionen: Farberkennung Erweiterung des HD Access um weitere Funktionen(Löschen / Exportieren von Bildern...) Weitere GUI Eigenschaften (Großansicht, Bilder darstellen) Bildzugriff für png, gif, tiff Alle Nächstes Treffen Das nächste Treffen findet am um 10:40 Uhr statt Abbildung 7.1: Beispiel Action-Item-Protokoll 21

27 KAPITEL 7. KONTROLLE UND STEUERUNG Subversion Subversion organisiert das Projekt in einem sog. Repository 3. Dieses Repository befindet sich auf einem externen Server. Die einzelnen Beteiligten an Ihrem Projekt bekommen durch einen SVN-Client wie z.b. TortoiseSVN 4 oder RapidSVN 5, Zugriff auf die Projektdateien. Mit Hilfe der Clients können Sie dann die Dateien vom Repository, mit den Dateien auf Ihrem Entwicklungsrechner, synchronisieren. Es stehen folgende Operationen in allen Subversion-Clients zur Verfügung: 1. checkout Kopiert alle Dateien vom Repository auf Ihren Rechner. 2. add Fügt dem Repository eine neue Datei oder ein neues Verzeichnis hinzu. 3. delete Löscht eine Datei oder ein Verzeichnis aus dem Repository. 4. rename Benennt eine Datei oder ein Verzeichnis aus dem Repository um. 5. undo Stellt eine ältere Version des Repositorys wieder her. 6. commit Stößt die Synchronisierung mit dem Repository an. Dabei werden alle lokalen Änderungen auch auf dem Server vollzogen. Es gibt noch einige weitere Möglichkeiten, die man mit den SVN-Clients machen kann. Jedoch sind die o.g. die am häufigsten benutzten. In Abb. 7.2 sehen Sie die Oberfläche des SVN-Clients RapidSVN. RapidSVN, als auch TortoiseSVN, sind im Internet frei verfügbar. Der Umgang mit ihnen ist sehr intuitiv und bedarf kaum Einarbeitungszeit. 3 Ein Repository (engl. für Lager, Depot), auch Repositorium, ist ein verwaltetes Verzeichnis zur Speicherung und Beschreibung von digitalen Objekten. 4 TortoiseSVN 5 RapidSVN 22

28 KAPITEL 7. KONTROLLE UND STEUERUNG Abbildung 7.2: Oberfläche RapidSVN 23

29 8 Abschluss 8.1 Abnahmetest Bevor Sie Ihr Webprojekt abschließen, sollten Sie es noch einmal umfangreich testen. Idealer Weise sollten dies Testfälle sein, die Sie schon zu Beginn bei der Projektdefinition festgelegt haben. Sie sollten sich außerdem eine Woche Zeit nehmen, um die Qualität und Verständlichkeit des Designs kritisch zu prüfen. Dabei lassen sich noch oft, ärgerliche Kleinigkeiten, mühelos und ohne großen Mehraufwand, beheben. 8.2 Projektabschlussanalyse Wenn Sie den Abnahmetest abgeschlossen haben und alle Kinderkrankheiten entfernt wurden, sollten Sie eine Projektabschlussanalyse machen, indem Sie Ihr Webprojekt noch einmal revue passieren lassen. In dieser Abschlussanalyse vergleichen Sie dann die Plan- und Ist-Daten miteinander, sowie die Umsetzung funktionaler und nicht-funktionaler Anforderungen. Sie sollten außerdem überprüfen, ob alle Termine eingehalten worden sind und wie die Zusammenarbeit im Entwicklungsteam war. Anhand der Ergebnisse sollten Sie dann entscheiden können, was möglicherweise, in zukünftigen Projekten, geändert oder beibehalten werden soll. Vergessen Sie nicht Ihre Erkenntnisse aus dem Webprojekt zu dokumentieren. 24

30 9 Fazit Zusammenfassend sage ich, dass es essentiell ist größere Webprojekte umfassend zu planen, weil es Ihnen hilft den Überblick zu behalten. Aufwand, den Sie Anfangs in ihr Webprojekt investieren, zahlt sich in der Regel am Ende immer aus. Wenn Sie richtig planen, müssen Sie sich wärend der Entwicklung kaum noch Fragen was als nächstes zutun ist, denn Sie haben ja Ihren festen Plan dem Sie folgen. Das führt zu Zeitersparnis und Konfliktvermeidung. Bei allen vorgestellten Phasen und Methoden zur planung von Webprojekten, versteht sich von selbst, dass Sie sie nicht 1:1 für jeden Projekt auf gleiche Weise übernehmen können. Es hängt immer von der individuellen Komplexität des Webprojekts, den Anforderungen und Erwartungen des Kunden ab. 25

31 10 Literaturverzeichnis [Ang10] [Gri10] Angermeier, Dr. G.: Das Fachmagazin im Internet für erfolgreiches Projektmanagement - Erfolgsfaktoren Griefahn, Prof. D.: Projektmanagement Vorlesung zum Programmierprojekt [Ham09] Hammer, Prof. Dr. N.: Webseiten planen, gestalten und umsetzen. Springer, 2009 [Hop10] Hoppe, Michael: Die»perfekte Website«wie sieht sie aus? [KW10] [Mar10] Konzept-Welt.de: Projektplanung Projektstart Projekteinführung Konzept Martin, Tobias: Anfangsplanung und Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg Webprojekte von A bis Z erfolgreich durchführen /, 2010 [Sch10] Schneider, Patrick: Konzeption [SEL10] SELFHTML: Web-Projekte planen [Zen10] Zentec.de: Indikatoren erfolgreicher Technologieprojekte - 10 Indikatoren erfolgreicher Projekte. Forschung Projekte-Erfolgsindikatoren.html,

32 11 Eidesstattliche Erklärung Hiermit erkläre ich, dass ich diese Seminararbeit selbstständig und ohne fremde Hilfe verfasst und andere als die angegebenen Quellen und Hilfsmittel nicht benutzt habe. Datum, Unterschrift 27