B) Aufgaben und Vorgehen der Freiwilligenkoordination

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1 Konzept: Freiwilligenkoordination der Flüchtlingshilfe am Hirschgarten A) Ausgangssituation: Seit werden im Backstage ca. 20 männliche unbegleitete minderjährige Flüchtlinge im Alter von 16 bis 18 Jahren betreut. Nach ihrem ersten Aufenthalt in der Bayernkaserne und ihrer Erstuntersuchung wurden sie im Zuge der Verteilung auf die Übergangseinrichtungen in München in einer Dependance am Backstage untergebracht. Betreut werden die Flüchtlinge von Sozialpädagogen des Vereins für Sozialarbeit. Die Aufenthaltsdauer der umfs (unbegleiteten minderjährigen Flüchtlinge) ist vorübergehend und kann bis zu mehreren Monaten betragen. Somit ist das Backstage für die Flüchtlinge eine Zwischenstation. Unter der Woche nehmen die Flüchtlinge an einem Intensivdeutschkurs am Nachmittag (teilweise auch am Vormittag) teil.. Die Grundversorgung und die pädagogische Betreuung der Flüchtlinge wird durch das hauptamtliche Personal sichergestellt. Aufgrund des erhöhten Zustroms von Flüchtlingen nach München und des Mangels Fachpersonal ist jedoch eine Unterstützung durch ehrenamtliche Helfer/innen unabdingbar um ein gutes Ankommen in Deutschland zu gewährleisten. B) Aufgaben und Vorgehen der Freiwilligenkoordination Die Notwendigkeit ehrenamtlicher Unterstützung ist offensichtlich. Das Potential und der Wille zu Helfen sind groß. Dieses Potential der Anwohnerschaft des Quartiers am Hirschgarten zu nutzen, anzuleiten, zu akquirieren und zu begleiten ist Aufgabe des Projektes "Freiwilligenkoordination der Flüchtlingshilfe am Hirschgarten". Insbesondere bezüglich der Koordination von Angebot und Nachfrage im Ehrenamt bestätigen die sozialen Institutionen der Flüchtlingshilfe großen Bedarf an Koordinierungsstellen. Als projektorientierte Maßnahme im Rahmen der Arbeit des Nachbarschaftstreffs Hirschgarten stehen für die Freiwilligenkoordination knapp Euro zur Verfügung, die gänzlich für die Bereitstellung personeller Kapazitäten eingesetzt werden. Mit 7,5 Stunden in der Woche übernimmt die Projektleitung den Aufbau und die Koordination der Ehrenamtlichen und der Kooperationspartner zur Unterstützung der JHumF am Backstage. 1

2 Der Nachbarschaftstreff ist seit März 2013 im Quartier am Hirschgarten angesiedelt und verfügt über zahlreiche und intensive Kontakte zur Nachbarschaft und zu potentiellen Ehrenamtlichen. Dies erleichtert den Aufbau eines Unterstützerkreises enorm. Der Treff ist im Quartier bekannt und über die Aufgaben, Maßnahmen und Angebote des Treffs sind die Anwohner/innen gut informiert. Bestehende Kontakte zu den Nachbar/innen sowie zu umliegenden sozialen Institutionen als auch zur Stadtpolitik werden genutzt und für die Bedarfe der Flüchtlingshilfe angepasst. Aufgabe wird es sein, die anwohnenden Bürger/innen und Einrichtungen im Umfeld zunächst über die Einrichtung der Flüchtlingshilfe und das Projekt Freiwilligenkoordination zu informieren. Zuvor verschafft sich die Projektleitung einen eingehenden Einblick in die Arbeit der JHUMF-Einrichtung vor Ort, sowie über Bedarfe und Möglichkeiten der konkreten Zusammenarbeit mit der Einrichtungsleitung und weiteren sozialen Einrichtungen im Sozialraum. Im zweiten Schritt werden konkrete Aufgabenprofile und Gesuche erstellt. Dieses Vorgehen ermöglicht ein optimales Matching zwischen Hilfesuchenden und Helfer und ist grundlegend in der Vermittlung von bedarfsorientiertem ehrenamtlichem Engagement. Nachdem die Bedarfe und Formen der Unterstützung eruiert wurden, werden über die bestehenden Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit (Homepage, Presse, Aushänge, Newsletter, Flyer, Rundmails) Ehrenamtsgesuche ausgeschrieben, über das Projekt informiert und interessierte Anwohner/innen zu einem Informationsabend eingeladen. Der erste Informationsabend für interessierte Ehrenamtliche schafft einen Einblick über die Situation der Flüchtlinge, die aktuellen Formen und Bedarfe der Unterstützung sowie über die Anforderungen an die ehrenamtlichen Helfer und gibt die Möglichkeit Fragen zu klären. Der Informationsabend soll in der Einrichtung der JHUMF mit Unterstützung der Betreuer und Teamleitung vor Ort stattfinden, um im Anschluss die Räumlichkeiten und die Arbeit vor Ort kennenzulernen und erste Arrangements treffen zu können. Es wird eine Unterstützungshotline eingerichtet und publik gemacht, bei denen potentielle Unterstützerinnen, bereits freiwillig Tätige als auch soziale Institutionen anrufen und ihre Anfragen richten können. Es gilt darüber hinaus bereits bestehende Kontakte und freiwillige Helfer/innen der Flüchtlingseinrichtung in die Freiwilligenkoordination des Hirschgartens zu überführen um somit die Informationen und Organisation des freiwilligen Engagements zu bündeln. Weitere Aufgaben der Projektleitung werden sein: Teilnahme an Vernetzungstreffen, regelmäßige Absprache mit beteiligten Institutionen, Anpassung des Konzeptes und der Unterstützungsleistung je nach Bedarf. C) Anforderungen, Möglichkeiten und Grenzen des Ehrenamts Über einen Fragebogen werden detailliert die Wünsche, Möglichkeiten und die Einsatzbereitschaft der Ehrenamtlichen abgefragt. Der Fragebogen existiert bereits und wird innerhalb es Ehrenamtsmanagement der Nachbarschaftstreffs eingesetzt. 2

3 Jeder ehrenamtliche Helfer, jede ehrenamtliche Helferin muss ein erweitertes Führungszeugnis vorlegen. Die Beantragung und Kostenübernahme erfolgt über den Treff. Zwischen den Helfer/innen und dem Nachbarschaftstreff bzw. der Projektleitung wird ein Ehrenamtsvertrag abgeschlossen. Dieser enthält u.a. die Rechte und Pflichten beider Parteien, sorgt für Transparenz und klare Zuständigkeiten. Darüber hinaus werden die Daten des Ehrenamtlichen in die Datenbank "Ehrenamtsmanager" aufgenommen. Vor ihrem ersten Einsatz werden die ehrenamtlichen Helfer/innen in ihre Arbeit durch die Freiwilligenkoordinatorin oder eine Betreuerin vor Ort eingewiesen. Dabei sind folgende Schwerpunktthemen zu setzten: gesundheitliche Situation der Flüchtlinge und Eigenschutz, Hintergrund zum Bleiberecht und zum Aufenthalt der Flüchtlinge, Grenzen der persönlichen Beziehung zu den Flüchtlingen sowie Unterstützung und Begleitung durch die Freiwilligenkoordinatorin. Diese Themen werden sowohl am Infoabend, in der Ehrenamtsvereinbarung als auch in der Einweisung vor Ort thematisiert. Die Ehrenamtlichen werden eng begleitet und können sich bei Fragen, Problemen und eigenen Unterstützungsbedarfen jederzeit an die Projektleitung wenden. Der Einsatz der Helfer/innen ist vor allem in Form von Begleitdiensten zu Ärzten, Ämtern. Freizeiteinrichtungen etc., eines Nachhilfeangebotes in Deutsch, sowie im Rahmen von freizeitpädagogischen Angeboten gefragt. Das Spektrum der Unterstützung ist jedoch offen und kann je nach Bedarf sowie Möglichkeiten und Ideen der Freiwilligen angepasst werden. D) Überblick über die Entwicklungen, Zieleerreichung und Herausforderungen in der bisherigen Arbeit Ein halbes Jahr nach Start der Koordination der Flüchtlingshilfe am Hirschgarten konnten mehr als 25 Helferinnen und Helfer, welche über den Nachbarschaftstreff koordiniert werden und nun in verschiedensten Bereichen der JHumF am Hirschgarten tätig sind, gewonnen werden. Nicht erfasst sind dabei Dolmetscher sowie Vormünder und weitere Ehrenamtliche die ausschließlich durch die Dependance am Backstage akquiriert und nicht durch den Treff erfasst wurden. Die Zusammenarbeit mit der Einrichtung der JHumF und dem Nachbarschaftstreff als Koordinationsstelle befindet sich stets in der Weiterentwicklung und Anpassung. Dies erfordert ein hohes Maß an flexiblen Absprachen, Anpassungsvermögen, geringer Bürokratie und kurzer Wege. Es bedarf einer immer wiederkehrenden Kommunikation, welche jedoch aufgrund des bereits stark ausgelasteten Zeitrepertoires des Personals so gering, flexibel und unbürokratisch wie möglich sein muss. Die Unterstützungsmaßnahmen durch Ehrenamtliche erstrecken sich vor allem auf den Bereich Nachhilfe, Begleitdienste und Freizeitangebote. Durch den Nachbarschaftstreff konnten verschiedenste Angebote der Deutsch-Nachhilfe entwickelt werden. Auch hier bedarf es vor allem auf Seiten der Ehrenamtlichen eines hohen Maßes an Flexibilität. Im Übergangswohnen ist die Fluktuation der Jugendlichen sehr hoch. Von einer auf die andere Woche kann es vorkommen, dass die Teilnehmer komplett wechseln. Vollkommen unterschiedliche kulturelle Hintergründe, unterschiedliche Sprachniveaus, unterschiedliche 3

4 Charaktere und Verhaltensweisen stellen die Ehrenamtlichen immer wieder vor neue Ausgangssituationen und Herausforderungen. Ein fortführender Deutschkurs ist somit nicht möglich. Auch dies mussten wir erst im Laufe der Arbeit lernen und das einstige Konzept anpassen. So geht es nun vielmehr darum, Grundlagen zu erlernen, Spaß am Lernen der deutschen Sprache zu vermitteln oder auch erste Kommunikation zu betreiben. Vor allem geht es aber immer darum Kontakt herzustellen, Willkommenskultur zu vermitteln und Anschluss- und Beziehungsangebote zu machen. Aktuell werden im Treff drei Deutschangebote durchgeführt: zwei offene Gruppenangebote und eine 1:1 Betreuung zur Alphabetisierung. Ein weiteres Deutschangebot wird vor Ort in der Einrichtung durch eine ehrenamtlich tätige Nachbarin durchgeführt. Der Bedarf an Nachhilfe ist somit gut abgedeckt. Bei steigendem Bedarf kann der Treff auf einen Pool an Ehrenamtliche zurückgreifen. Die Ehrenamtlichen aus der Nachhilfe kommen zum größten Teil aus der Nachbarschaft. Ein in unterschiedlichen Bereichen aktiver und überaus bereichernder Ehrenamtlicher stammt aus einem anderen Stadtgebiet. Die Gewinnung der Ehrenamtlichen erfolgt quartiersübergreifend. Ca. 50 Prozent der Helfer/innen stammen aus der unmittelbaren und mittelbaren Nachbarschaft (Quartier/Stadtteil). Der Rest ist münchenweit akquiriert worden. Durch Unterstützung der Caritas und der Ehrenamtsstelle der Stadt konnten diese Ehrenamtlichen gewonnen werden. Es hat sich zwischen den münchenweiten Koordinationsstellen und dem Nachbarschaftstreff eine außerordentlich gute Zusammenarbeit entwickelt. Gesuche werden durch die Projektleitung des Nachbarschaftstreffs an die Caritas weitergeleitet, welche diese veröffentlicht und an Infotagen über Gesuche informiert. Darüber hinaus konnten ehrenamtliche durch Presseartikel gewonnen werden. Ein weiterer stark vertretener Bereich der Unterstützung sind die Freizeitangebote: Fußball, Skaten, Malen, Spielevormittag, Ausflüge, Kochen am Sonntag sind hier zu nennen. Insbesondere das Angebot Kochen am Sonntag, bei dem die Jugendlichen mit Unterstützung von Betreuern und Ehrenamtlichen aus dem Heimatland stammende Speisen kochen, ist bei den Ehrenamtlichen als auch bei den Jugendlichen sehr beliebt. Der Skatekurs wird von einem Nachbarn aus dem Quartier bereits seit einigen Monaten angeboten und stößt auf große Beliebtheit. In den regnerischen Frühjahrsmonaten konnte eine an die Einrichtung angrenzende Halle des Backstages benutzt werden. Im Sommer bietet sich der Hirschgarten und Umgebung an. Sowohl als Unterstützung bei Ausflügen, welche durch die Dependance am Backstage organisiert werden, als auch davon unabhängige Ausflüge sind bei den Jugendlichen ebenfalls als willkommene Abwechslung nachgefragt. Ob zum Familientag des FC Bayern ins Olympiastadion, mit dem Deutschkurs zur Auerdult oder zum Eisessen am Wochenende: es werden regelmäßige Aktivitäten geplant und umgesetzt. Zur Unterstützung der Betreuer/innen nicht nur bei Ausflügen sondern auch bei den zahlreichen Behördengängen, Arztbesuchen etc. konnten wir ca. 10 Ehrenamtliche gewinnen, welche durch eine Telefonliste auch spontan für die Betreuer/innen als Hilfe bereit stehen und abrufbar sind. Jede Ehrenamtliche/jeder Ehrenamtlicher, welcher über den Treff akquiriert wurde hat eine Ehrenamtsvereinbarung ausgefüllt und musste ein erweitertes Führungszeugnis (wurde vom Treff beantragt) vorlegen. 4

5 Die Treffleitung steht im regelmäßigen Kontakt zu den Ehrenamtlichen und für Rückfragen zur Verfügung. Da die meisten Angebote in der Einrichtung selbst stattfinden, bauen die Betreuer/innen vor Ort schnell einen guten Kontakt und ein intensiveres Verhältnis zu den Ehrenamtlichen auf, so dass die Absprachen unmittelbar zwischen EA und Betreuer/innen erfolgen und die Koordinationsstelle primär ihre Kapazitäten für die Akquise und Erstaufnahme, sowie regelmäßige Information über den Newsletter und die Organisation von Ehrenamtstreffen einsetzen kann. Zur Information der Ehrenamtlichen über aktuelle Gesuche, Entwicklungen rund um das Thema Flüchtlingshilfe, Veranstaltungen und Weiterbildungsangebote wird monatlich ein Newsletter versandt. Diese Art der einfachen und umfassenden Kommunikation wird durch die Helfer mit einem sehr positiven Feedback genutzt und geschätzt. Die Idee der Etablierung eines Informationsabends für Ehrenamtliche Helfer/innen und Interessenten wurde verworfen. Zum einem weil die Zeitressourcen der Ehrenamtlichen sehr unterschiedlich und oft durch weitere Verpflichtungen eh schon knapp sind so dass es nicht möglich war einen gemeinsamen Termin zu finden, andererseits weil ebenso die zeitlichen Ressourcen der Betreuer/innen welche den Informationsabend hätten begleiten sollen ausgelastet sind. Zudem gibt es von anderen Institutionen und Vereinen zahlreiche Äquivalente auf welche dann hingewiesen wurde und wird. Als Äquivalent wurde, auf Grundlage des Freiwilligenhandbuchs für Helfer in der Flüchtlingshilfe Straubing, ein für die JHumF am Backstage angepasstes Handbuch herausgegeben. Weiterer Bedarf an Informationen wurde nicht von den Ehrenamtlichen zurückgemeldet. Im Juli 2015 wird zum ersten Mal ein Treffen aller Ehrenamtlicher in Form eines Sommerfestes/ Dankesfestes organisiert. Die Veranstaltung findet in der Dependance am Backstage statt. Die Einladungen und Organisation der Teilnehmer/innen wird durch die Projektleitung des Treffs organisiert, die Ausrichtung vor Ort erfolgt durch die JHumF. Der Wunsch, die anderen Ehrenamtlichen kennenzulernen und sich auszutauschen wurde bereits von mehreren Helfer/innen geäußert. Weitere Austauschtreffen sind wünschenswert und geplant. Als Quintessenz lässt sich festhalten, dass die Koordination der Flüchtlingshilfe durch den Nachbarschaftstreff zur Unterstützung der Dependance am Backstage sehr erfolgreich war und ist. Dies ist vor allem dem reflektierten und flexiblen Lernen der beiden Organisationen, der Projektleitungen und der Ehrenamtlichen zu verdanken, welche es erst ermöglicht sich an die stetig ändernden Bedarfe anzupassen. Das Projekt lässt sich aufgrund der Vielzahl an Ehrenamtlichen, der guten Vernetzung, der schnellen und flexiblen Hilfe, der Rückmeldung durch die Ehrenamtlichen und nicht zuletzt vor allem durch die Erfolgsgeschichten und dem Feedback der Jugendlichen als Best-Practice- Beispiel vorzeigen. 5