Herzlich Willkommen beim Lüneboten!

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1 Der Lünebote GmbH, Stadtkoppel 13, Lüneburg An die Poststelle Der Lünebote GmbH Stadtkoppel Lüneburg Vertrieb ƒ Innendienst Telefon Telefax Herzlich Willkommen beim Lüneboten! Sehr geehrte Damen und Herren, wir freuen uns auf eine gute Zusammenarbeit! Der Lünebote bedient mittlerweile seit über 20 Jahren mehr als 800 Kunden mit täglicher Postabholung. Derzeit werden über 1,2 Millionen Briefe monatlich in unserem Briefzentrum verarbeitet. Um kontinuierliche Qualität und Kundenzufriedenheit zu gewährleisten, sind wir auf eine gute Zusammenarbeit angewiesen. Dies betrifft vor allem: Bereitstellung der Ausgangspost zum vereinbarten Zeitpunkt Zeitnahe Rückmeldung bei Wünschen und Beschwerden Beifügen der Kundenkartenkopie in jedem Transportbehälter Separate Bereitstellung von Höherwertigen Sendungen Beachtung der Freimachungszone Wichtig, geben Sie uns bitte Ihre gesamte Ausgangspost mit. Wir stellen im gesamten Bundesgebiet zu und sie sparen viel Zeit und Geld. Fragen Sie gerne nach. Anbei haben wir zur Ergänzung Ihrer Poststellenorganisation ein paar Tipps zusammengestellt. Bei Rückfragen wenden Sie sich gern an uns. Ihr Lüneboten Team Inhalt 1. Verarbeitung Tagespost Seite 2 2. Verarbeitung Einschreiben Seite Verarbeitung Infopost Seite 3 4. Pakete Seite Adressierung Seite Bearbeitung Retouren Seite 6 7. Anlage Seite 7 1

2 1. Verarbeitung Tagespost Ihr Unternehmen hat sich für ganzheitlichen Service entschieden. Wir übernehmen als Versandoptimierer das Sortieren Ihrer gesamten Ausgangspost, erfassen maschinell alle Sendungen und geben Sie an das gewünschte Zustellnetz. Sendungen für die Deutsche Post AG werden in Ihrem Auftrag frankiert. Bitte legen Sie Ihren Sendungen bei jeder Einlieferung Ihre Kundenkarte bei. Bei der Annahme Ihrer Sendungen wird Ihre Kundenkarte elektronische erfasst und alle Sendungen werden dieser Kundennummer zugeordnet. Sendungen ohne Kundenkarte können zu Fehlerfassungen führen. Bitte kopieren Sie immer das Original der Kundenkarte, damit der Barcode für die maschinelle Verarbeitung lesbar bleibt. 2. Verarbeitung Einschreiben So einfach geht s: Bitte einfach auf jede Sendung, die als Einschreiben zugestellt werden soll, ein Etikett aufbringen und die entsprechende(n) Zusatzleistung(en), wie Übergabe undƒoder Rückschein, ankreuzen. Sie brauchen keine weiteren Belege ausfüllen. Sämtliche Belege werden von uns automatisch nach Erfassung der Sendungen erstellt. Bitte vergessen Sie nicht, diese Sendungen in einer gesonderten Tasche zu übergeben Informationen zum Einschreibeversand Kreuzen Sie auf dem Einschreibeetikett an, welche Art von Einschreiben Sie wünschen: 1. Einwurf Einschreiben: Einwurf in den Briefkasten mit Unterschrift des Zustellers 2. Übergabe nur an empfangsberechtigte Personen (persönlich). Rückschein nur in Verbindung mit 3 möglich 3. Einschreiben Rückschein ist immer dann erste Wahl, wenn der Versand wichtiger Dokumente und die Einhaltung von Fristen rechtssicher nachgewiesen werden sollen. Rückschein nur in Verbindung mit 2 oder möglich 4. Wer möchte, dass das Einschreiben nur dem Empfänger persönlich oder einem zum Empfang besonders Bevollmächtigten ausgehändigt wird, sollte die Zusatzleistung Eigenhändig beauftragen. 5. Sendungsnummer für Ihre Unterlagen Kleben Sie das Etikett oben links auf die Vorderseite des Einschreibens. Bitte nicht oben rechts, da dies die Freimachungszone (S. 5) ist. Über die Sendungsnummer können Sie bei Bedarf den Sendungsstatus über uns in Erfahrung bringen. 2

3 3. Verarbeitung Infopost Mit unserem Produkt Infopost können Sie viel Geld sparen. Jedoch nur, wenn wir Ihre Infopost auch als solche erkennen können. Wenn Sie Sendungen als Infopost einliefern möchten, füllen Sie bitte den Einlieferungsschein Infopost aus und legen ihn gut sichtbar den Sendungen bei. Sollten Sie die Stückzahl nicht genau wissen, lassen Sie das entsprechende Feld einfach leer. Ihre Sendungen werden maschinell erfasst und gezählt. Sendungen, für die kein Einlieferungsschein vorliegt, können wir leider nicht als Infopost berechnen. Bitte beachten Sie, dass Rechnungen nicht als Infopost verschickt werden können. Bei größeren Mengen (ab Sendungen) nehmen Sie für eine einfache Abwicklung bitte Kontakt mit uns auf. Mindestmenge: 50 Sendungen in eine Postleitzahl nach den Richtlinien/Kriterien der DPAG - Mindestens 250 Sednungen in eine Leitregion ( eine Leitregion sind der ersten beiden stellen der Postleitzahl) - Mindestens Sendungen für alle Postleitzahlen (bitte vorab bei uns anrufen, wir beraten sie hier gerne) Sollte der Einlieferungsschein für Ihre Infopost fehlen, können wir die Sendungen nicht von Standardsendungen unterscheiden. Die Aussendung und Abrechnung erfolgt als Tagespost. Nicht maschinenfähige Briefe (z.b. handschriftliche Adressen, Sonderformate) werden als Tagespost verarbeitet. 4. Pakete Verwenden Sie für den Paketversand die mitgegebenen Päckchen und Paketaufkleber: 1. Empfänger, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. 2. Absender, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort. 3

4 Maße und Gewichte im Päckchen und Paketversand Päckchen: 60 cm x 30 cm x15 cm Maximalgewicht: 2 kg Pakete: 120 cm x 60 cm x 60 cm Maximalgewicht: 31,5 kg Keine Lieferung an Postfachanschriften und Packstationen möglich. Bei Paketen auf Inseln wird ein Inselzuschlag berechnet. Bei Übergewichten, Überformaten oder nicht bandfähigen Paketen werden Zuschläge berechnet. Bei Auslandssendungen ist das Land vollständig auszuschreiben. Bei Sendungen außerhalb der EU ist eine Zollinhaltserklärung erforderlich. Päckchen und Pakete ohne Absender werden zur Absendererkennung geöffnet. Sollte kein Absender erkennbar sein, wird die Sendung für 1 Jahr beim Lüneboten eingelagert. Rücksendungen an andere Paketdienste sind nicht möglich. 5. Informationen zum Briefversand, Umschlag, Verpackung und Adressierung 5.1. Verpackung Briefe sollten an allen Seiten fest verschlossen sein, damit nichts verloren gehen kann. Der Inhalt sollte so verpackt werden, dass er vor Verlust und Beschädigung geschützt ist. In Briefen transportiert werden idealerweise flache und dünne Dinge (Papier, Schreibkarton, Fotos, Blätter etc.). Gewöhnliche Briefumschläge sind zum Versand von festen Gegenständen wie z. B. Schlüssel nicht geeignet. In diesen Fällen empfiehlt es sich, gepolsterte Umschläge zu nutzen, damit in der maschinellen Sortierung kein Schaden an der Sendung entsteht Adressierung Die Absenderangaben und die Empfängeradresse sollten leserlich, idealerweise mit dem Computer geschrieben sein. Die Absenderangaben dürfen in dem Feld für die Absenderangaben keine Anschrift im Blocksatz enthalten. Eine Absenderkennung ist nach den Vorgaben der Deutschen Post AG vorzunehmen. Zum Beispiel über der Empfängeradresse: Firmenname, Straße, Hausnummer, Postleitzahl und Ort in einer Zeile. Keine grellen Hintergründe: Qualitativ ist immer die Computerschrift eventuelle Laufzeitverzögerungen werden minimiert Insbesondere bei Mengen ab 50 Sendungen sollte die Computerschrift idealerweise vorausgesetzt sein. 4

5 Beschriftungszone DIN Lang ƒ C6 Umschlag 11 cm Absenderangaben Freimachungszone (bitte nicht beschriften) 5 cm Aufschriftenfläche für die Anschrift 1,5 cm Codierzone (bitte nicht beschriften) 1,5 cm Beschriftungszone C4 Umschlag Hochformat Bitte erstellen Sie die gesamte Anschrift als linksbündigen, geschlossenen Block ohne Leerzeilen in gleicher Schriftgröße (10 bis 12 pt.) und Schrift (Arial / Courier) ohne Umrahmungen und Hervorhebungen, in dunkler Schrift auf einfarbig hellem Hintergrund, mit einer maximalen Breite von 10 cm. Absenderangaben 11 cm Freimachungszone (bitte nicht beschriften) Aufschriftenfläche für die Anschrift 5 cm Beispiel Inlandsanschriften: Reihenfolge bei Inlandsanschriften: Name des Empfängers Nähere Empfängerbezeichnungen Straße, Hausnummer Postleitzahl und Ort keine Landesangabe vor der Postleitzahl. 5

6 Beispiel Auslandsanschriften: Name des Empfängers Nähere Empfängerbezeichnungen Straße, Hausnummer Postleitzahl und Ort Empfängerland ausschreiben. Schreiben Sie den Namen des Landes als letzte Zeile der Anschrift in Deutsch, Französisch oder Englisch in Großbuchstaben. Verwenden Sie bitte keine Länderkennzeichen oder ISO Kennung. 6. Bearbeitung von Retouren Für den Fall dass eine Sendung trotz sorgfältiger Recherche nicht zugestellt werden konnte, wird diese unter Angabe des Rücksendegrundes an den Absender retourniert. 6.1 Bearbeitung unzustellbarer Sendungen und Retourgründe Folgende Bearbeitung erfolgt, sofern uns für den jeweiligen Rücksendegrund keine zu den AGB s abweichende Vorausverfügung vorliegt: Adresse nicht eindeutigƒunbekannt Adressbestandteile auf der Sendung passen nicht zusammen (z. B. Straße gibt es unter der PLZ nicht oder das Haus. gibt es nicht mehr (Abriss). Annahme verweigert: Der rechtmäßige Empfänger hat die Zustellung der Sendung verweigert. Briefkasten überfüllt oder Briefkasten zu klein: Die Zustellung konnte nicht erfolgen, da der Briefkasten überfüllt bzw. die Sendung zu groß war. Der Empfänger wurde informiert und hat sich innerhalb von 5 Werktagen nicht gemeldet und konnte telefonisch nicht erreicht werden. Empfänger unbekannt: Der Empfänger ist unter der Anschrift nicht zu erreichen, dem Zusteller und auch den Nachbarn unbekannt. Der Empfänger war unter der angegebenen Anschrift nicht eindeutig zu ermitteln, da mehrere Briefkästen unbeschriftet oder mit anderen Nachnamen beschriftet sind. Rückläufer über DPAG ƒ Rückläufer von Koop Partner mit Recherche: Diese Sendung wurde aus dem Kreislauf der Deutschen Post bzw. des Kooperationspartners der CITIPOST zurückgeführt. Der Rückgabegrund wurde auf der Sendung vermerkt 6

7 7. Anlage Mitteilung an den Lüneboten Einfach per E Mail an briefzentrum@luenebote.de Kundennummer: Name: StraßeƒHausnr.: PLZƒOrt: Bitte lassen Sie uns in den kommenden Tagen folgende Materialien zukommen: Stück Einschreibeetiketten Stück Paketaufkleber Sonstiges Mitteilung: 7