Das St.Galler Modell der E-Government-Kooperation in der Praxis

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1 E-Gov Fokus Behördenübergreifendes E-Government 19. September 2008 Das St.Galler der E-Government-Kooperation in der Praxis Das der E-Government Zusammenarbeit des Kantons St.Gallen und der St.Galler Gemeinden wird seit gut einem Jahr gelebt. Basis für die bilden eine Rahmenvereinbarung und die gemeinsame E-Government-Strategie. Es wird aufgezeigt: Welche Ziele und Erfolge wurden inzwischen erreicht? Was läuft gut und was nicht? Christian Dolf Leiter E-Government Geschäftsstelle Kanton St.Gallen und St.Galler Gemeinden Kompetenzzentrum Public Management & E-Government

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3 Das St.Galler der E-Government-Kooperation in der Praxis Christian Dolf E-Government Geschäftsstelle E-Gov Fokus, Bern Freitag, 19. September 2008 Agenda / der Kooperation Guter Wein und neue Häuser, aber auch E-Government machen nur Freude, wenn man sie gemeinsam öffnet. frei nach: Aba Assa, (*1974), Essaistin 2

4 Überblick Entwicklung E-Government im Kanton SG E-Gov-Strategie Kanton St.Gallen 2003 Projekt E-Gov Kooperation Projekt E-Gov Infrastruktur Phase 2005 Rahmenvereinbarung K - G E-Gov Strategie Kanton Gemeinden Phase E-Gov Sonderkredit: Finanzierung Anteil Kanton E-Gov Spezialvereinbarungen: Finanzierung Anteil Gemeinden 3 Vision: E-Government im Jahr 2012 (Auswahl) Einheitliche, einfache, sichere, kostengünstige Zugangs-und Abwicklungsverfahren für qualitativ hochstehende Online-Dienstleistungen 4

5 Rahmenvereinbarung über die E-Government-Kooperation E-Government Kooperationsgremium Kanton Gemeinden 3 Vertreter 3 Vertreter E-Government Geschäftsstelle Regelung der übergreifenden Zusammenarbeit mit politisch guter Abstützung 5 Verwaltungsprozesse bestimmen E-Government Kontakt - aufnahme Transport Bearbeitung eines Gesch ä fts Transport Kontakt - abschluss - Unternehmen - Bürger - Verband Verwaltung Y - Verwaltungsstelle X - Unternehmen - Bürger - Verband Verwaltung Y Prozess - Steuerung und Dokumentation Gesamtprozessorientierung und Prozessoptimierung vor 6

6 E-Government-Beziehungen und Prioritäten G2B Unternehmungen Sozialversicherung (AHV/IV) MWSt. (Bund) E-Taxes: Steuererklärung juristische Personen Strassenverkehrs- und Schiffahrtsamt Ausländeramt Handelsregisteramt Berufsbildung Konkursamt E-Health-Strategie Tourismus-, Standortförderung G2G Verwaltung G2G G2C Bürger/ Öffentlichkeit Kommunikation mit allen Behörden/Verwaltungsstellen Reservationsssteme Bewilligungen Steuern Meldewesen Sozialversicherung und Sozialberatung Persönliche Dokumente E-Voting E-Shop Schüleradministration Volkszählung Bibliotheken und Kulturgüterverwaltung Ausländeramt Strategische Themen und Prioritäten abgestimmt mit E-Gov Strategie Schweiz 7 Architekturmodell für die E-Gov-Infrastruktur Gemeinsames Architekturverständnis mit SOA-Ansatz und (ech)standards 8

7 Beispiel Meldewesen: Prozess 1. Einwohner geht auf die Website der Behörden 2. Einwohner gibt Stammdaten ein (einmalig) und identifiziert sich 3. Identität wird geprüft 4. Einwohner kann seine neue Adresse eingeben 5. Verschlüsselte Daten werden übermittelt 6. Bestätigung durch neue Wohngemeinde an Einwohner 7. Aktualisierung der Daten 8. Evtl. Adressänderung an Dritte Einwohnerkontrolle Migrations-/Ausländeramt Strassenverkehrsamt 9 Meldewesen: Präsentation des Services 10

8 Herausforderung: Identifikation Zertifikat für natürliche Personen ohne Organisations bezeichnung Zertifikat für natürliche Personen mit Organisations bezeichnung Zertifikate für juristische Personen 11 Meldewesen/E-Gov-Plattform: Weiterentwicklung horizontal: flächendeckend Kanton (insb. VRSG-Gemeinden) Abstimmung mit SVEK Verbreitung gesamte Schweiz vertikal: Weiterer Service: Fristerstreckung Steuererklärung Einfache Identifikation bei innerstädtischem Umzug Umzug Paare und Familien Neue Online-Schalter Umzugsservice Fristerstreckung St. Service B Service C Service D E-Government Service- und Transaktionsplattform 2005/

9 Grundsätze und Bedeutung Datenmanagement (Stamm)Daten als kritischer Erfolgsfaktor: - aktuell - vollständig - korrekt und verlässlich Bedeutung und Potenzial ist enorm Datenschutz und Informatiksicherheit einhalten! Möglichst grosse Offenheit gemäss Bspl. BS: 1. Die Verordnung regelt den Betrieb des Datenmarktes. Inhalt und Funktion des Datenmarktes 2. Der Datenmarkt enthält eine Sammlung von Personen-, Gebäudeund Grundstücksdaten sowie weiteren personen-bezogenen Daten aus anderen Datensammlungen, welche von mehr als einem Organ benutzt werden. Der Datenmarkt stellt deren Haltung, Transport und Bewirtschaftungsssteme sicher. 13 Datenmanagement: Leidensdruck/Schmerz Ist Situation: Stammdaten redundant in verschiedenen Sstemen bis zu 10 kantonale Dienststellen führen Unternehmensstammdaten bei natürlichen Personen ist die Situation noch dramatischer Unterschiedliche Qualität und Aktualität Unzahl proprietärer Schnittstellen für Datenaustausch Mehrere Anlaufstellen in der Verwaltung für denselben Prozess (Bspl. Umzug, Zuzug-Wegzug) Telefonische oder schriftliche Anfragen bei den Gemeinden oder anderen Dienststellen Kein flächendeckender, aktueller Datenbestand z.b. auch für Auswertungen Mangelnde (Möglichkeit der) Prozessintegration Keine Online-Überprüfungen möglich (intern und extern) 14

10 Datenmanagement: Strategische Bedeutung Bestandteil der E-Government-Strategie Übergreifende Kooperation gemäss Rahmenvereinbarung E-Government Optimierung der Ausgangslage und Rückenwind: - Integrationsplattform St.Gallen INTSG - Registerharmonisierung/Volkszählung sedex-plattform des Bundes - Personen- und Unternehmensidentifikatoren 15 Motto beim Datenmanagement Die Daten sollen laufen, nicht die Bürger und Unternehmen und zwar richtig und schnell! 16

11 Vision optimales Datenmanagement 17 Lösungsansatz: INT(egrationsplattform)SG ZELAS Steuerfaktoren der Landwirte Bund BUR NOGA-Code Kanton abx-tax jur. Personen Datenintegration Datenaustausch Datenbus Bestandesdaten nat. Personen jur. Personen Mutationsdaten SN Neue Steuern Steuerfaktoren der Landwirte Natürliche Personendaten Konsument Stadt SG BFS und andere Externe 18

12 Lösungsansatz: INTSG Aktueller Stand - Pilotlösung mit Abraxas, VRSG und OIA erfolgreich aufgebaut und analsiert - Ausbau zur voll produktive Plattform ist erfolgt - Priorität bezüglich nutzende Projekte haben: - Registerharmonisierung/kant. Datensammlung - ekogu (Kostengutsprache GDK Ost) - Online-Schalter Ausländeramt, Konkursamt - Passerstellung - Berufsbildung - Kantonspolizei/Stadtpolizei - Steuern (Meldewesen und Online-Schalter) -GIS 19 Registerharmonisierung: Lösungsansätze Registerharmonisierung - Umfrage bei Dienststellen, Anstalten und Gemeinden abgeschlossen - Grobkonzept kantonale Register für Personen, Gebäude, Wohnungen abgeschlossen - Mittelfristig: Wechsel von B zu A 20

13 E-Government-Infrastruktur/Voraussetzungen Einfache elektronische Geschäftsverwaltung - PoC mit OXBA/Office GEVER Lösung der VRSG; mit kantonalen Stellen und parallel mit Gemeinden Ausländeramt: - Detailkonzept für neuen/erweiterten Onlineschalter i.a. - Pilot für Online-Schalter mit Identifikation, Integration ECM, E-Formulare, E-Pament, Integration Gemeinden, Tracking Steuern - E-Fristverlängerung natürliche Personen: eingeführt juristische Personen: freigegeben - Steuerstrafen und bussen: freigegeben - Scanning für juristische Personenbesteuerung geplant Digitales Aktenmanagement und Langzeitarchivierung - Pilot LARIS I (Langzeitarchivierung RIS) abgeschlossen - Konzept CC DALA (Kompetenzzentrum (digitales) Aktenmanagement und Langezeitarchivierung durch Regierung verabschiedet Aufbau in Arbeit 21 CC DALA: Übersicht Politik Gesellschaft fachlich vorarchivisch technisch organisatorisch Aktenproduzenten Recht Standards Best Practices CC DALA Kompetenzzentrum Digitales Aktenmanagement und Langzeitarchivierung Interner Kunde Externer Kunde Technologische Entwicklung archivisch Staatsarchiv Umfeld Kompetenzzentrum Beteiligte 22

14 CC DALA: Aufgaben/unterstützter Prozess Dienststelle Archiv 1. Erstellung 2. Ablie ferung 3. Aufbe wahr ung 4. Erschliessung 5. Erhaltung 6. Benutzung 7. Kassati on 8. Bewer tung 9. Überna hme 10. Langzeitarchiv ierung Erstellung Benutzung Staatsarchiv Dienststelle Erschliessung Bewertung Erhaltung Aufbewahrung Ablieferung Kassation Übernahme Benutzung Erhaltung Langzeitarchivierung Zeit 23 CC DALA: Aufbauorganisation Staatsarchiv Leitung CC DALA Rechtsdienst & Politik Administration (Digitales) Aktenmanagment Langzeitarchivierung Aktenproduktion Projekte & E-Government 24

15 CC DALA: Leistungen Beratung Schulung Begleitung Leistungsbereiche Beratung anbieten Kultur fördern Qualität sichern Projekte begleiten Wissen verwalten Zusammenarbeit fördern Wissen vermitteln Kommunikation / Information 25 E-Government-Infrastruktur/Voraussetzungen Anpassung der rechtlichen Grundlagen geplant oder in Arbeit: - rechtliche Rahmenbedingungen für E-Gov (Motion FDP); Datenaustauschplattform Registerharmonisierung - Öffentlichkeitsprinzip und Publikationsgesetz - digitale Signatur - Datenschutz - Archivgesetz -E-Voting Kosten-Wirkungskontrolle für E-Government - abgeschlossen und angewandt Integration GIS - Erneuerung Geoportal; Geoinformationsgesetz; Schul(raum)planung, Spitalplanung, etc. Abstimmung E-Gov E-Health gemeinsame SOA-Studie abgeschlossen... 26

16 SOA Studie E-Government - E-Health Orientierung am Framework Business Engineering Gestalten* der Strategie Geschäftsnetzwerkmodelle Kundenprozessmodelle Leistungsmodelle Zielsstem Strategieebene Softwareebene Organisationsebene Integrationsebene Infrastrukturebene Quelle: Winter (2007) Eingebracht von Peter Rohner Gestalten* der Organisation Prozesslandkarte Prozessmodelle Aufbauorganisation Informationslandkarte Gestalten* der Integration Applikationslandschaft Fachliche Services Geschäftsfunktions-/ Informationsobjektemodelle Gestalten* von Software Softwarekomponenten / Software Services Datenmodelle Gestalten* der IT-Infrastruktur Plattforminfrastruktur Netzwerkinfrastruktur 27 SOA Studie E-Government - E-Health Wandel durch Service-Orientierung Mehrfach erstellt einmal genutzt Individuell, lokal gelöst, proprietär Wandel gebremst Monolithen, Integration durch Lieferant Unterstützung von Prozess-Einzelteilen Intransparent Business und IT divergierend Individuelle Extravaganz Einmal erstellt, mehrfach genutzt Harmonisiert, Unternehmenssicht, Standardisiert Wandel unterstützt, Flexibilität, Reaktionsfähigkeit Beste Lösung pro Einsatzbereich; lose Kopplung zum Gesamtsstem, Unterstützung der gesamten Prozesskette Übersichtlich Business und IT im Einklang Effizienz durch Serienfertigung 28

17 Bürgerservices E-Voting/Auslandschweizer: zuerst Anpassung der rechtlichen Grundlagen, ab 2009 Strategie/Konzeption und anschliessend der Lösung mit Priorität bei Sachabstimmungen vor Wahlen und vor Initiativen/Referenden Auslandschweizer: Koordination durch Bundeskanzlei Zentralisierung bzw. Harmonisierung der Register Schüleradministration: Harmonisierung auf Stufe Volksschule, Berufs- und Mittelschulen erreicht Statistik, Finanzausgleich Integration/Online-Service Bibliotheken: weitgehend erledigt: 12 Bibliotheken online Landwirtschaft: Projekt Online-Erfassung Daten und Gesuche abgeschlossen Optimierung verwaltungsintern (Controlling Gemeinden) geplant egovcenter St.Galler Gemeinden (und Kanton?) 29 Dringende E-Gov Themen der Gemeinden gemäss Umfrage Sommer 2007 Reservationsssteme für Räume, GA flexi inkl.e-pament E-Shop (Sperrgut-, Grünabfuhrmarken...) Einfache Bewilligungen (Tombola, Veranstaltungen, Ladenöffnung etc.) Extranet und Publikationsfunktionalität Digitale Signaturen -Verschlüsselung / sichere Kommunikation E-Formulare (Formularpool) News (Abo) und Reminder Mit E-Pament 30

18 Grundsätze und Ziele/Vorteile Wo sinnvoll oder notwendig: Verbundstrategie Bestehendes und bewährtes für andere nutzbar machen Vorteile: Erprobte Lösungen und Partner (Erfahrung) Geringes Projekt und Betriebsrisiko Gute Verhandlungsposition gegenüber Anbieter Gute Konditionen Optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis Möglichkeit der Integration Übergreifende Koordination und Austausch möglich Gemeinsame Weiterentwicklung und Aktualisierung 31 Das der E-Government Kooperation hat sich in der Praxis bewährt Die übergreifende Zusammenarbeit (auch generell) hat sich durch E-Government als verbindendes Element intensiviert Vertrauensbasis ist aufgebaut und die Kommunikation etabliert - E-Government Kooperationsgremium - Regierung, Generalsekretäre-Konferenz, Informatikverantw. - Gemeindepräsidentenvereinigung (VSGP) - Ratsschreibervereinigung (NetzSG) - ganze Gemeindeverwaltungen/Behörden - Strategische IT-Partner - geplant: Medien/Öffentlichkeit Wir erschliessen E-Government gemeinsam und sind auf dem Weg zur Transformation und Modernisierung der Verwaltung! 32

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Christian Dolf Finanzdepartement des Kantons St.Gallen Dienst für Informatikplanung Davidstrasse St.Gallen Schweiz / Switzerland Telefon +41 (0) (direkt) Telefax +41 (0) (Sekretariat)