-Konto. MS Outlook 2003

Transkript

1 -Konto einrichten unter MS Outlook 2003 Alois Kratochwill Dipl. FW. f.a.inf. projects of WDNS.at Online-Management für -Administratoren Bearbeitungsstand: 16. November 2009 Zuletzt geändert: 01. Februar 2010 Lizenz und Copyright Diese Anleitung kann unter den Bedingungen der GNU General Public License verwendet werden ( ). Copyright Alois Kratochwill Seite 1 von 16

2 Alle genannten Markennamen und Warenzeichen sind Markennamen und Warenzeichen der jeweiligen Markeninhaber Diese Anleitung zeigt Schritt für Schritt wie man ein -Konto unter MS Outlook einrichtet. Ich habe für diese Anleitung die Version MS Outlook 2003 verwendet. Diese Anleitung kann mit einigen Abänderungen vermutlich genauso für MS Outlook XP, MS Outlook 2000 genutzt werden. Diese Anleitung kommt ohne jede Gewährleistung! Ich gebe keinerlei Garantie, für die Funktionsfähigkeit der Anwendung oder die Richtigkeit der Angaben zu den Einstellungen des jeweiligen Produktes. Seite 2 von 16

3 1. Einrichten eines -Kontos am -Server Die folgende Anleitung basiert auf ein bereits am -Server eingerichtetes Konto. Die Bezeichnung Konto ist an dieser Stelle frei gewählt. Bezeichnungen wie Mailbox, Postfach, Mail-Konto oder -Konto sind ebenso verbreitet und werden in dieser Anleitung in beliebiger Reihenfolge verwendet. Hosten Sie Ihre Konten bei projects of WDNS.at, so stellen wir allen Domain- Administratoren ein komfortables Onlinetool zur Verwaltung der Konten am Mail-Server zur Verfügung: Eine Anleitung dazu finden Sie im Kapitel 9: [1][2] Für detaillierte Angaben zu den Onlinetools anderer Provider besuchen Sie bitte die Webseite des jeweiligen Providers. Sind Sie Anwender (User), so wenden Sie sich bitte an Ihren Systemadministrator um die im Punkt 5. Grundeinstellung POP3 Konto erforderlichen Benutzer-Daten zu erhalten. Seite 3 von 16

4 2. Programmversion feststellen Im zweiten Schritt dieser Anleitung stellen wir zunächst sicher, dass beidseitig vom Gleichen gesprochen wird und Verwechslungen ausgeschlossen werden. Öffnen Sie MS Outlook Klicken Sie in der Menüzeile auf `? (1), anschließend auf `Info (2). Siehe Abbildung 1: (Abb. 1) Im sich öffnenden Informationsfenster können Sie die Programmversion ablesen (3). Siehe Abbildung 2: (Abb. 2) Seite 4 von 16

5 3. Vorbereitung zum Anlegen eines neuen Kontos Befolgen Sie die Klick-Anleitung (4) bis (7) in den Abbildungen 3 und 4. (Abb. 3) (Abb. 4) Seite 5 von 16

6 4. Auswahl des Servertyps Je nach Konfiguration des Mailservers können Sie hier zwischen POP3 und IMAP Server auswählen. Die Unterschiede zwischen POP3 und IMAP werden in einer anderen Anleitung erläutert: [3] Wenn Sie Ihre konten bei projects of WDNS.at hosten, werden beide Servertypen unterstützt. Die jeweiligen Angaben erhalten Sie wie im Punkt 1. Einrichten eines - Kontos am -Server erläutert wurde. In unserem Beispiel wählen wir einen `POP3 Server (8) wie in Abbildung 5 aus. (Abb. 5) Das Folgefenster nach einem Klick auf [Weiter] (9) löst bei vielen meiner Kunden Ratlosigkeit aus. Die Frage: Was soll ich da alles eintragen? steht vielen ins Gesicht geschrieben. Da es sich bei dieser Anleitung ausschließlich um die Einrichtung eines -Kontos handelt, werden, wie bereits erwähnt, die Benutzerdaten aus Punkt 1. Einrichten eines E- Mail-Kontos am -Server verwendet. Belange der technischen Details, wie z.b. die notwendigen Einstellungen am DNS Server, wird an dieser Stelle nicht erläutert. Angaben dazu finden Sie im Kapitel 9: [4] Seite 6 von 16

7 5. Grundeinstellungen POP3 Konto An dieser Stelle kommen die im Punkt 1. Einrichten eines -Kontos am - Server genannten Benutzer-Daten erstmalig zum Einsatz. (Abb. 6) (10) Ihr Name, bzw. die Bezeichnung, die später im Posteingang - in der Spalte VON - angezeigt werden soll. (11) Ihre -Adresse (12) Der Benutzername kann zum ersten Fallstrick werden: Hosten Sie Ihre -Konten bei projects of WDNS.at, so gleicht der Benutzername der -Adresse. Andere Hoster bzw. Provider verwenden an dieser Stelle z.b. auch Kundennummer oder andere Kombinationen aus den Kundendaten. (13) Ihr persönliches Passwort für Ihr -Konto. (14) Der Name des POP3 Servers ist durch die Einstellungen des MX-Records am DNS Server festgelegt. Hosten Sie Ihre -Konten bei projects of WDNS.at, so stellt der Host-Name lobos.wdns.at das Allheilmittel dar. Die jeweiligen Dienste bzw. Protokolle (SMTP, POP3, IMAP) werden durch unsere Firewalls an den richten Server im Cluster übergeben (geroutet (pre-routing)). Als Kunde haben Sie die individuellen Einstellungen für Ihre Domain mit den Zugangsdaten von uns erhalten (z.b. pop3.meine.domain, smtp.meine.domain). Siehe dazu auch: [2]. (15) Siehe (14) (16) Der nachfolgende Schritt: [Weitere Einstellungen] Seite 7 von 16

8 6. Weitere Einstellungen Die folgenden Einstellungen beziehen sich auf die Kommunikation zwischen dem Mail User Agent (MUA), also MS Outlook 2003 und dem POP3 Server (in diesem Beispiel lobos.wdns.at). Falsche Einstellungen in den Bereichen [Postausgangsserver], [Verbindung] und [Erweitert] sind die häufigste Ursache für eine Fehlfunktion beim Versenden bzw. bei Empfang von s (Nachrichten). (Abb. 7) (17) Die Registerkarte [Allgemien] auswählen. (18) Beabsichtigen Sie mehrere -Konten anzulegen, schlage ich vor, dass Sie an dieser Stelle die jeweilige -Adresse eintragen. Das verbessert die Übersicht über alle angelegten Konten. (19) Falls die Antwort- -Adresse eine andere ist, tragen Sie diese bitte hier ein. Alle Antworten auf s, welchen von Ihnen versendet werden, werden an diese Adresse gesendet. (20) Klicken Sie auf [Postausgangsserver] für die nächsten Einstellungen. Seite 8 von 16

9 Die von Ihnen bereits im Punkt 5 Grundeinstellungen POP3 Konto eingetragenen Anmeldeinformationen (Benutzername und Passwort) gewinnen an dieser Stelle noch einmal an Bedeutung. (Abb. 8) (21) Stellen Sie sicher, dass `Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert angehackt und `Gleiche Einstellungen wie für Posteingangsserver verwendet ausgewählt ist. (22) Klicken Sie auf [Verbindung] um fortzufahren. Seite 9 von 16

10 Im Bereich [Verbindung] konfigurieren Sie die Art der Verbindung. Man könnte auch sagen, den Weg, über den Outlook die Verbindung zum Mail-Server herstellt. Bei der Installation von Outlook werden diese Parameter automatisch eingestellt, d.h. in den meisten Fällen sind hier keine Änderungen notwendig. Sollte sich jedoch die Art der Verbindung zum Internet ändern z.b. durch einen Tausch des ADSL oder xdsl Modems (Router) oder durch einen Provider-Wechsel, könnte es sein, dass hier Handarbeit notwendig ist. Treffen oben genannte Fakten nicht zu, so belassen Sie diese Einstellungen so wie sie sind. (Abb. 9) (23) Die Verbindung wird über einen Router oder einen anderen Rechner/Server im Netzwerk hergestellt. Die Option `Mit Modem verbinden, wenn Outlook stellt die Verbindung über ein lokales Modem her. (24) `Über Modem verbinden oder `Internetverbindung manuell herstellen wenn Sie die Verbindung ausschließlich mittels DFÜ oder VPN Verbindung aufbauen. (25) Auswahl der DFÜ bzw. VPN Netzwerkverbindung wenn die Option `Mit Modem verbinden, wenn Outlook (23) oder (24) ausgewählt wurde. Seite 10 von 16

11 Im Bereich [Erweitert] wird zunächst nur auf die Einstellungen `Übermittlung eingegangen. Informationen zur Übertragung von Daten mittels verschlüsselter Verbindung (SSL) sind im Anhang beschrieben. (Abb. 9) (28) Ist diese Option ausgewählt, so bleiben Ihre Nachrichten auch nach dem Synchronisieren mit dem Mail-Server (durch Klick auf die [Senden/Empfangen] Taste in der Symbolleiste) am Mail-Server gespeichert. Dies ist von Vorteil, wenn Sie Ihr Konto auf mehreren PC s einrichten (Büro, zu Hause) oder wenn Sie Webmail-Dienste in Anspruch nehmen. (29) Die Anzahl an Tagen, nach denen gelesene Nachrichten vom Server gelöscht werden. Die Betonung liegt hier bei gelesen! Ungelesene Nachrichten werden nicht entfernt. Keine Sorge, wenn Sie Outlook einmal längere Zeit nicht verwenden. (30) Dies kann sehr nützlich sein wenn Nachrichten früher als die im Punkt (29) angegebenen Zeitraum gelöscht werden (Outlook). Durch diese Einstellung bleibt Ihr Postfach kleiner, die Abfragen (Synchronisation) erfolgen rascher. Ich empfehle diese Einstellung zu tätigen. (31) Speichern Sie Ihre Einstellungen. Seite 11 von 16

12 7. Überprüfen der Einstellungen Sie haben es beinahe geschafft! Um die von Ihnen getätigten Einstellungen zu überprüfen, klicken Sie bitte auf `Kontoeinstellungen testen (32) (Abb. 10) MS Outlook 2003 prüft nun Schritt für Schritt die Einstellungen Ihres Kontos. In Abbildung 11 sehen Sie den Verlauf der durchgeführten Aufgaben. Die nachfolgenden Informationen geben Ihnen Aufschluss darüber, an welcher Stelle eine Fehlkonfiguration bestehen kann. Seite 12 von 16

13 (Abb. 11) `Netzwerkverbindung herstellen : Sollte es hier zu einer Fehlermeldung kommen, so überprüfen Sie die Einstellungen im Punkt 6. Weitere Einstellungen (23) bis (25) `Postausgangsserver suchen und `Posteingangsserver suchen : Prüfen Sie die Einstellungen im Punkt 5. Grundeinstellungen POP3 Konto (14) und (15). `Bei Posteingansserver anmelden : Punkt 5. Grundeinstellungen POP3 Konto (12) und (13) gegebenenfalls auch Punkt 6. Weitere Einstellungen (21) `Testnachricht senden : Prüfen Sie zunächst die Funktionsfähigkeit Ihres Kontos. Treten keine Fehler auf, können Sie Fehler, welche hier angezeigt werden, vernachlässigen. Fehlermeldungen an dieser Stelle haben meist eine andere Ursache. Sollte es dennoch zu Problemen kommen, prüfen Sie die Einstellungen im Punkt 6. Weitere Einstellungen (21). Wenn Sie keine Testnachricht erhalten haben, obwohl kein Fehler angezeigt wurde, so liegt der Grund in einem fehlenden HEADER-Eintrag der Testnachricht: In der von Outlook generierten Testnachricht fehlt der Date Eintrag. Dieses Fehlverhalten wird von strengen Spam-Filter-Mechanismen nicht ignoriert. (33) Schließen und zurück. Seite 13 von 16

14 Gratulation! Sie haben es geschafft. (Abb. 12) (34) Schließt den Dialog Internet- -Einstellungen (POP3) Seite 14 von 16

15 (Abb. 13) (35) Fertig stellen! 8.Anhang Ist in Ausarbeitung Seite 15 von 16

16 9. Weitere Anleitungen In folgender Liste finden Sie weiterführende Informationen, auf die in dieser Anleitung Bezug genommen wurde. [1] mxadmin für den Administrator (wird vorbereitet) [2] mxadmin für den Anwender (wird vorbereitet) [3] POP3 vs. IMAP (wird vorbereitet) [4] DNS Einstellungen (wird vorbereitet) Seite 16 von 16