Erstellen von Serienbriefen oder Adressetiketten mit TopKontor

Transkript

1 Erstellen von Serienbriefen oder Adressetiketten mit TopKontor Jedes Jahr vor Weihnachten kommen wieder die Fragen, ob bzw. wie man einen Serienbrief an ausgewählte Kunden mit TopKontor erstellen kann. Vorausgeschickt: Ja man kann!! Nun zum WIE : Zuerst sollte man sich fragen, ob man einen Serienbrief schreiben möchte oder ob man Adressetiketten zum Aufkleben auf einen Umschlag haben möchte. Das sind nämlich zwei verschiedene Verfahren. 1. Serienbrief erstellen a) Öffnen Sie unter in TopKontor (TK) über den Schalter EXTRAS die Textverarbeitung b) Öffnen Sie dann das Musterschreiben SB_Geburtstagsanschreiben c) Ändern Sie das Geburtstagsanschreiben textlich so ab, wie Sie es für Ihr Schreiben benötigen und speichern Sie es unter eine anderen Namen SB_Weihnachten Dabei sind zwei Dinge zu beachten: - Achten Sie darauf, das Sie in dem Geburtstagsanschreiben die grauen Felder nicht löschen. Da werden vom Programm automatisch die Kundendaten eingesetzt! - Beim Speichern der geänderten Vorlage muss vor dem gewählten Namen SB_ stehen Beispiel: SB_Werbeschreiben. Durch SB_XXXXXX erkennt das Programm dass es sich um eine Vorlage für Serienbriefe handelt: d) Damit ist die Textvorlage erstellt und nun muss das Programm natürlich noch Informationen bekommen, an welche Kunden der Brief versand werden soll. Dazu muss in der Adresse ein bestimmtes Merkmal vorhanden sein, nach dem die Adressen dann selektiert werden können. Da man oft nur an Kunden und da vielleicht auch nur an bestimmte Kunden ein Schreiben versenden will, hilft es nicht, an bestimmte PLZ oder Branchen eine Brief zu senden. man braucht also ein individuelles Merkmal das nichts mit den allgemeinen Adressdaten zu tun hat. 1

2 Vorbereitung der Selektionskriterien in der Adressdatenbank Um bestimmte Adressen zu selektieren benötigen wir Adresseinträge die eine gezielte Auswahl erlauben. Dazu kann man zum Beispiel in den ZUSATZFELDERN der Adressen einen entsprechenden Eintrag machen. Damit das immer an der gleichen Stelle passiert (das sit sehr wichtig!) sollte man das Zusatzfeld vorher eindeutig beschreiben. Um das zu erreichen, klicken Sie bitte in TK auf Datei /Einstellungen und wählen dann Stammdaten. Rechts sehen Sie die Zusatzfelder Schreiben Sie nun z. B. in das Feld Zusatz1 Post-Weihn hinein. Beenden Sie diesen Bereich und speichern Sie die Änderung mit OK ab. Wenn Sie nun in die Adressen wechseln, müsste das dort jetzt statt Zusatz1 Post-Weihn stehen Jetzt tragen Sie in dieses Feld zum Beispiel ja ein. Wenn Sie das bei allen Adressenmachen, die einen Brief erhalten sollen bedeutet das, dass man an alle Adressen die in diesem Feld das Wort ja stehen haben, einen Serienbrief schreiben kann. (Hinweis Selektionsdaten immer in das gleiche Feld und in der gleichen Schreibweise eintragen!! ja ist nicht gleich JA oder Ja oder karte ist nicht gleich Karte ) 2

3 Erstellen eines Serienbriefes Wenn die Zieladressen das gewünschte Merkmal haben, ( das macht man im Laufe der Zeit natürlich immer wenn man eine neue Adresse anlegt) kann man an die Vorbereitung des Serienbriefes gehen. a) klicken Sie auf Extras / Textbearbeitung / Datei /Serienbrief erstellen b) Wählen Sie nun Ihre Briefvorlage aus c) Etwas Geduld, denn das Programm bereitet nun die Selektionsmaske vor Wählem Sie hier dynamische Adressauswahl 3

4 d) weiter : und das Feld Post-Weihn auswählen e) weiter und die Bedingung ( = ) festlegen f) weiter und den Wert festlegen (in unserem Besipiel haben wir gesagt, wir wollen im Feld Post-Weihn das Wort ja eintragen. Der Wert des Feldes ist also ja g) als nächstes klicken Sie nun noch auf Hinzufügen und dann Beenden 4

5 g) Sie sehen nun wieder die Textverarbeitung mit der Briefvorlage. Oben in der Kopfleiste findet man einen Schalte, der eine Vorschau auf die selektierten Adressen erlaubt. Damit haben Sie die Möglichkeit, noch einmal zu kontrollieren, ob die Selektion richtig geklappt hat bevor Sie den Druckvorgang auslösen. Sie sehen die selektierten Adressen; Durch Entfernen eine Hakens können Sie noch Adressen entfernen Wenn Sie dann mit der rechten Maustaste auf eine Adresse klicken kommt dieses Menü mit dem Sie dann alle Adressen die einen Haken haben, für den Serienbrief bereitstellen h) Falls die Selektion nicht richtig war, können Sie über diesen Schalter eine neue Auswahl treffen. 5

6 Erstellen von Etiketten - Aufklebern Vielfach wird auch nach dem Ausdruck ausgewählter Adressen auf Etiketten gefragt. Die vorbereitenden Schritte sind (sofern nicht schon geschehen) wie oben unter Vorbereitung der Selektionskriterien in der Adressdatenbank beschrieben zu erledigen. Dann wechseln Sie bitte in den Reportgenerator Klicken Sie dort auf Adresslisten und dann auf Etiketten Zweckform 3734 (3734 ist die Nr. der Zweckformetiketten, für die das Formular angepasst ist) Unten links finden Sie nun diese Eingabemaske Diese Felder lassen Sie so, wie sie vorgeschlagen werden Tragen Sie hier wieder bei Zusatz 1 das zu suchen ja ein. Wenn Sie dann ganz unten links auf das Vorschau- Blatt klicken, erhalten Sie dieses Bild: Etiketten einlegen, Drucken und fertig. 6