Institut / Klinik / Einrichtung. an der Medizinischen Fakultät der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster

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1 Dekanat der Medizinischen Fakultät der Westf. Wilhelms-Universität Münster - Promotionsbüro - Domagkstr Münster MELDEBOGEN FÜR DOKTORANDINNEN / DOKTORANDEN Institut / Klinik / Einrichtung an der Medizinischen Fakultät der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster... (Nachname, Vorname (Geburtsdatum, Geburtsort) der Doktorandin/des Doktoranden)... (Name der Promotorin/des Promotors (Klinik/Institut/Abteilung) der Dissertation) Arbeitstitel der Dissertation: Beginn der Dissertation:... Matrikelnummer: Studienort: Ich strebe folgenden Doktortitel an: Dr. med. Dr. med. dent. Dr. rer. medic Die Vereinbarung zur Doktoranden-Betreuung wurde von uns einvernehmlich unterzeichnet. Mit der Veröffentlichung meines Namens und meiner -Adresse auf den Internetseiten der Klinik / des Instituts / der Einrichtung ist die/der Mitarbeiterin/Mitarbeiter einverstanden. Münster, den (Unterschrift der/des Mitarbeiterin/ (Unterschrift der/des Promotorin/ Mitarbeiters) Promotors)

2 Institut / Klinik... Medizinische Fakultät der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster VEREINBARUNG ZUR DOKTORANDENBETREUUNG zwischen Frau/Herrn Prof./Priv.Doz./Dr.... (Klinik, Institut, Abteilung)... und (Name, Vorname der Doktorandin/des Doktoranden) (Geb.-Datum) (Heimatanschrift, Tel.) (Studienanschrift, Tel.) ( ) Zum Zweck einer Promotion hat mir Frau / Herr Prof. / Priv. Doz. Dr.... (= die Promotorin / der Promotor) eine Dissertationsarbeit mit dem folgenden Arbeitstitel überlassen. Ich strebe folgenden Doktortitel an: Dr. med. Dr. med. dent. Dr. rer. medic Seite 1 von 8

3 Betreuer/in der Arbeit wird Frau/Herr Dr.... sein. Als mögliche/r Zweitbetreuer/in der Arbeit werden mir von o.g. Betreuer/in folgende Personen vorgeschlagen: 1. Frau/Herr Dr Frau/Herr Dr Frau/Herr Dr Frau/Herr Dr.... Vertrauensperson der WWU ist... Seite 2 von 8

4 Der/die Doktorand/in erklärt: 1. Ich kenne die Regeln zur Sicherung guter wissenschaftlicher Praxis und werde mich daran halten. 2. Ich kenne die Datenschutzvorschriften und habe das Merkblatt Schriftliche Belehrung über das Datengeheimnis" erhalten. 3. Um den Anforderungen des 6 Abs. 6 GDSG NRW zu genügen, verpflichte ich mich: a) die mir übermittelten Patientendaten nur für das in dieser Vereinbarung genannte Forschungsvorhaben zu verwenden b) sobald der Forschungszweck es gestattet, die Patientendaten so zu verändern, dass ein Bezug auf eine bestimmte natürliche Person nicht mehr erkennbar ist. Merkmale, mit deren Hilfe ein Personenbezug wieder hergestellt werden kann, werde ich gesondert speichern; ich werde diese löschen, sobald der Forschungszweck es gestattet. c) sicherzustellen, dass Veröffentlichungen von Forschungsergebnissen keinen Rückschluss auf die Person zulassen, deren Daten verarbeitet wurden, es sei denn, der Patient hat in die Veröffentlichung ausdrücklich eingewilligt. d) der für die übermittelnde Stelle zuständigen Datenschutzkontroll- oder Aufsichtsbehörde auf Verlangen Einsicht zu gewähren und die technischen und organisatorischen Voraussetzungen zur Erfüllung dieser Verpflichtungen nachzuweisen. e) patientenbezogene Daten ausschließlich in den Räumen des UKM und mit IT- Geräten des UKM einzusehen, zu verarbeiten und zu nutzen. 4. Beim Umgang mit Gefahrstoffen werde ich die Gefahrstoffverordnung beachten. 5. Bei Arbeiten im Labor oder im Krankenhaus werde ich die einschlägigen Arbeitsschutzbestimmungen (u.a. Biostoffverordnung) beachten. 6. Beim Umgang mit ionisierenden Strahlen werde ich die Strahlenschutzverordnung beachten. 7. Bei gentechnischen Arbeiten und Arbeiten mit Infektionserregern werde ich die gesetzlichen Vorschriften sowie die dazu ergangenen Ausführungsbestimmungen beachten (u.a. Gentechnik-Gesetz und -Sicherheitsverordnung). 8. Über meine experimentellen Arbeiten werde ich ein Protokollbuch führen, das alle Versuchsanordnungen und -daten enthält. Dasselbe gilt für die Auswertung von klinischen Daten (genauere Regelungen sind einer gesonderten SOP (Standard Operating Procedure) zu entnehmen). Seite 3 von 8

5 9. Vor dem Hintergrund, dass medizinische Forschung im Rahmen der Versorgung von Patienten stattfindet und/oder sicherheitsrechtliche Vorgaben beachtet werden müssen, verpflichte ich mich dazu, meinem(r) Betreuer(in), gegebenenfalls auch dem(r) Laborleiter(in), Einsicht in die erarbeiteten Daten zu gewähren. Auch nach Abschluss der Arbeiten müssen die Laborprotokolle dem Labor zur Verfügung stehen. Das Protokollbuch muss nach den arbeitsrechtlichen Vorschriften im Labor verbleiben. Die durch Einsichtnahme gewonnenen Daten werden von den Einsichtnehmenden vertraulich behandelt. 10. Ich versichere, dass ich für das Zustandekommen meiner Doktorarbeit weder eine Promotionsberatung in Anspruch genommen habe noch nehmen werde. 11. Ich werde die mir anvertraute Dissertationsarbeit in schriftlicher Form nach Fertigstellung des experimentellen Teils bzw. der Datenerhebung innerhalb von... Monaten fertigstellen und nach Zustimmung der Promotorin/des Promotors beim Dekanat der Medizinischen Fakultät einreichen. Die Promotorin / der Promotor verpflichtet sich (gegebenenfalls über die Betreuerin / den Betreuer der Arbeit), 1. der Doktorandin/dem Doktoranden mit Ratschlägen behilflich zu sein, 2. einen zügigen Fortgang der Arbeit zu ermöglichen, 3. den Arbeitsplatz einschließlich der erforderlichen Geräte und Sachmittel in Abstimmung mit der Instituts-/Klinikleitung zur Verfügung zu stellen. 4. bei der Übermittlung von Patientendaten im Rahmen dieser Vereinbarung zur Doktorandenbetreuung an den/die Doktoranden/in den Namen des Patienten und die Art der übermittelten Daten aufzuzeichnen ( 6 Abs. 3 GDSG NRW), diese Aufzeichnungen 10 Jahre aufzubewahren und für die schnellstmögliche Rückgabe etwaiger Papierakten zu sorgen. 5. die vom Doktoranden/in ihm/ihr übergebene Dissertation in einem Zeitraum von... Monaten durchzusehen und - gegebenenfalls mit Korrekturvorschlägen - zurückzugeben. Münster, den (Doktorand/in) (Promotor/in)... (Instituts-/Klinik-Leiter/in) Seite 4 von 8

6 Universitätsklinikum Münster Schriftliche Belehrung über das Datengeheimnis gemäß 6 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW), das Fernmeldegeheimnis gemäß 88 Telekommunikationsgesetz (TKG) und die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen Sehr geehrte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, der Datenschutz am UKM und an der WWU Münster wird mit der Zielsetzung betrieben, einen praktikablen und dabei rechtssicheren Datenschutz zu gewährleisten, der einerseits die personenbezogenen Daten der Patienten, aber auch der Mitarbeiter des UKM / der WWU effektiv vor Unbefugten und eventuellem Missbrauch schützt. Hierzu ist es u. a. erforderlich, sämtliche am UKM / an der WWU tätigen Personen über ihre gesetzliche Pflicht zu informieren, das Datengeheimnis gemäß 6 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW), das Fernmeldegeheimnis gemäß 88 Telekommunikationsgesetz (TKG) und Geschäftsgeheimnisse zu wahren. 1. Belehrung über das Datengeheimnis nach 6 DSG NRW Die Ihnen im Rahmen Ihrer Tätigkeit in den Räumen des UKM / der Medizinischen Fakultät der WWU zur Kenntnis gelangenden personenbezogenen Daten (Patientendaten, Beschäftigtendaten und sonstige personenbezogenen Daten) dürfen Sie nicht zu einem anderen als dem zur jeweiligen rechtmäßigen Aufgabenerfüllung gehörenden Zweck erheben, verarbeiten, nutzen sowie insbesondere diese Daten nicht unbefugt dritten Personen bekannt geben oder zugänglich machen. Bei Ihrer Tätigkeit in den Räumen des UKM / der Medizinischen Fakultät der WWU sind Sie verpflichtet, die datenschutzrechtlichen Bestimmungen (insbesondere das Datenschutzgesetz NRW und das Gesundheitsdatenschutzgesetz NW) strikt einzuhalten. Darüber hinaus ist die Regelung zum Amts- und Berufsgeheimnis ( 203 StGB) und zum Briefgeheimnis ( 202 StGB) zu beachten. Ihre Verpflichtung auf das Datengeheimnis nach 6 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW) besteht auch nach Beendigung meiner Tätigkeit in den Räumen des UKM fort. Seite 5 von 8

7 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen können strafrechtliche und arbeitsrechtliche Folgen haben. 2. Belehrung über das Fernmeldegeheimnis Aufgrund von 88 TKG sind Sie zur Wahrung des Fernmeldegeheimnisses verpflichtet, soweit Sie im Rahmen Ihrer Tätigkeit für das Universitätsklinikum / die Medizinische Fakultät der WWU bei der Erbringung geschäftsmäßiger Telekommunikationsdienste mitwirken. 3. Belehrung über die Wahrung von Geschäftsgeheimnissen Sie sind verpflichtet, die im Zusammenhang mit Ihrer Tätigkeit erlangten Unterlagen oder sonstige nicht allgemein zugängliche Informationen insbesondere personenbezogene Daten der Patienten und Mitarbeitenden des Universitätsklinikums / der WWU Dritten gegenüber vertraulich zu behandeln. Diese Unterlagen und Informationen dürfen Sie ohne vorherige schriftliche Vereinbarung mit dem Universitätsklinikum / der Medizinischen Fakultät der WWU Münster auch nicht für eigene gewerbliche Zwecke oder andere Auftraggeber benutzen. Bei der Verletzung des Datengeheimnisses, des Fernmeldegeheimnisses oder von Geschäftsgeheimnissen können Sie sich strafbar machen, insbesondere nach 206 Strafgesetzbuch (StGB). In allen Organisationseinheiten des UKM bzw. der Medizinischen Fakultät der WWU sind so genannte Ansprechpartner für Datenschutz (AfD) benannt. In datenschutzrechtlichen Angelegenheiten können Sie sich jederzeit an den für Ihre Organisationseinheit zuständigen (AfD) wenden. Diesen finden Sie auf der Startseite von Nexus Curator unter Qualitätsmanagement-Handbuch des UKM > Beauftragte des UKM > Ansprechpartner/in Datenschutz Falls Sie weiteren Informationsbedarf haben, hilft Ihnen natürlich auch gerne der Datenschutzbeauftragte des UKM weiter. Das Merkblatt zu dieser schriftlichen Belehrung finden Sie in der Anlage. Mit freundlichen Grüßen Thomas Claes Datenschutzbeauftragter Seite 6 von 8

8 Merkblatt zur schriftlichen Belehrung über das Datengeheimnis gemäß 6 Landesdatenschutzgesetz (DSG NRW) Daten über Ihre Person und über Ihre persönlichen Verhältnisse sollten Unbefugten nicht zur Kenntnis gelangen können. Das wäre sicher auch nicht in Ihrem Sinne. Davor schützt Sie u. a. das Bundesdatenschutzgesetz und das Datenschutzgesetz NRW. Daher sind auch Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Tätigkeit dazu verpflichtet, die personenbezogenen Daten anderer vertraulich und weisungsgerecht zu behandeln. Sie sind dafür verantwortlich, dass die Ihnen anvertrauten Patientendaten und andere personenbezogenen Daten (bspw. Mitarbeiterdaten) nur im Rahmen Ihrer Aufgabenstellung verarbeitet (gespeichert, verändert, übermittelt, gesperrt, gelöscht) oder genutzt werden. Sie sind persönlich insbesondere für die Einhaltung folgender Regeln verantwortlich: Allgemeine Regeln zum Datenschutz am UKM / an der Medizinischen Fakultät der WWU Münster 1. Erheben Sie die Daten der Patienten in der Aufnahme, bei Untersuchungen und Entlassungsgesprächen etc. so, dass Unbefugte (z. B. andere Patienten, Besucher) von diesen keine Kenntnis erlangen können. 2. Schützen Sie Patientenakten bzw. sonstige schriftliche Aufzeichnungen von Patientendaten oder Mitarbeiterdaten vor dem Zugriff bzw. dem Einsehen durch Unbefugte. 3. Sorgen Sie dafür, dass Unbefugte keinen Zugang zu den im Computer gespeicherten Patienten- oder Mitarbeiterdaten erhalten können. Bildschirme sollten für Unbefugte nicht einsehbar sein. 4. Stellen Sie sicher, dass eingehende Faxe mit patientenbezogenem Inhalt nicht von Unbefugten eingesehen werden können. 5. Nehmen Sie in Ihre Unterlagen keine Personendaten auf, die Sie zur Erfüllung der Ihnen übertragenen Aufgabe nicht benötigen. 6. Sorgen Sie dafür, dass niemand, der dazu nicht berechtigt ist, Einblick in Ihre Unterlagen (z. B. Karteien, Akten, Dateien) nehmen kann. 7. Geben Sie aus Ihren Unterlagen nur eindeutig Berechtigten innerhalb des UKM mündliche oder schriftliche Auskünfte mit personenbezogenem Inhalt. 8. Geben Sie an Stellen außerhalb des UKM / der Medizinischen Fakultät keine mündlichen Auskünfte über Daten einzelner Personen, es sei denn, in Ihrer Organisationseinheit bestehen besondere Anweisungen hierzu. 9. Führen Sie Telefongespräche mit patientenbezogenem Inhalt so, dass Unbefugte von den Patientendaten keine Kenntnis erhalten können. Seite 7 von 8

9 10. Stellen Sie sicher, dass nicht mehr benötigte Unterlagen mit personenbezogenen Daten, unter Beachtung des Datenschutzgesetzes, kontrolliert entsorgt werden. 11. Lassen Sie niemand anderen unter Ihrer persönlichen Kennung am PC arbeiten. 12. Personenbezogene Daten dürfen Sie an berechtigte Empfänger außerhalb des UKM / der Medizinischen Fakultät nur verschlüsselt per übertragen. Ich bin über diese Anweisungen zum Datenschutz unterrichtet worden und verpflichte mich, diese strikt einzuhalten. Ich bin mir bewusst, dass ich im Falle der Nichtbeachtung für die unter Umständen eintretenden Folgen verantwortlich und haftbar bin. Münster, den (Doktorand/in) Seite 8 von 8