Checkliste für Präsentationen

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1 Checkliste für Präsentationen Gestaltung der PowerPoint- Präsentation Einheitliches Foliendesign festlegen Erledigt Mehr Details Kapitel Folienformat in 16:9 Breitbildformat festlegen 4.1 S Seite S. 7-8 S. 8 Folien mit Folientitel versehen 4.2 S. 7 Standardschriftart wählen: Arial, Verdana, Tahoma, Trebuchet MS 4.6 S. 8 Mindestschriftgrößen: Folientitel 40, Texte S. 8 Folienaufbau Startfolie beinhaltet: Vortragsthema, Namen, Firma, Anlass und Datum des Vortrags 3.1 S. 5 Vortragsübersicht anlegen 3.2 S. 5 Pro Folie: Einen Sachverhalt, 5-7 Stichpunkte 2.2 S. 3 Fazit und Schlussfolie Besonderheiten Integration von Videos 3.3 S. 5-6 Weiterleitung auf externe Links 3.3 S. 6 Abspeichern der Präsentation Als PowerPoint-Datei speichern 5. S. 10 Auf USB-Stick inkl. Multimediadateien speichern 5. S. 10 Sonstiges Weitere Tipps zur Gestaltung Ihres Vortrages S. 6 S. 6 S. 3-4 S. 5-6 S. 7-8

2 Präsentationsleitfaden 1. Die wichtigsten Punkte im Überblick Allgemeines Vortragsschwerpunkt Gliederung der PowerPoint-Folien Aufbau der PowerPoint-Folien Wie sieht ein Vortrag nach neuestem PowerPoint-Standard aus? Allgemeines/Technisches Vortragsschwerpunkt Wie sollten die PowerPoint-Präsentationsfolien gegliedert sein? Startfolie Vortragsübersicht Folientypen Fazit Schlussfolie Wie sollten die PowerPoint-Folien aufgebaut sein? Folienformat Folientitel Foliendesign Farbgestaltung Schriftgröße Schriftart PowerPoint-Präsentationen richtig speichern... 10

3 1. Die wichtigsten Punkte im Überblick Diese Seite bietet Ihnen eine Übersicht über die wichtigsten Punkte, die wir Ihnen bei der Erstellung Ihrer PowerPoint-Präsentation empfehlen möchten. Detailliertere Erläuterungen und ausführliche Beschreibungen zu den Punkten finden Sie entsprechend in den nachfolgenden Kapiteln Allgemeines Die Präsentation bitte vorzugsweise als PowerPoint-Datei (nicht als PDF oder Sonstiges) speichern. Die Präsentation vollständig (inkl. Multimediadateien) auf einem tragbaren Datenträger (z.b. USB-Stick) speichern und zum Veranstaltungstermin griffbereit haben Vortragsschwerpunkt Ein Sachverhalt pro Folie 5-7 Stichpunkte pro Folie Vortragszeit o 2-4 Minuten pro Folie bei 60-minütigen Vorträgen o 1-2 Minuten pro Folie bei 25-minütigen Vorträgen Vortrag o Langsam und überlegt reden o Augenkontakt mit dem Publikum bzw. mit der Kamera halten 1.3. Gliederung der PowerPoint-Folien Startfolie sollte folgende Punkte beinhalten o Thema des Vortrages o Namen der/des Vortragenden, ggf. mit Funktion o Firmennamen und ggf. Firmenlogo o Anlass und Datum des Vortrages Inhaltsverzeichnis 1.4. Aufbau der PowerPoint-Folien Als Folienformat bitte das Breitbildformat 16:9 verwenden Die einzelnen Folien mit prägnanten Folientiteln versehen Einheitliches Foliendesign Farbgestaltung o Folienhintergrund: hell o Texte: dunkel Als Schriftart empfehlen wir Arial, Verdana, Tahoma oder Trebuchet MS. Schriftgrößen, für die o Folientitel: Mindestschriftgröße 40 o Texte: Mindestschriftgröße 30 Die wichtigsten Punkte im Überblick Seite 2 von 10

4 2. Wie sieht ein Vortrag nach neuestem PowerPoint-Standard aus? 2.1. Allgemeines/Technisches Vor Ort werden wir einen Laptop und einen Beamer für Ihre Präsentation bereitstellen, so dass Sie Ihr eigenes Gerät nicht mitbringen müssen. Damit Ihre Präsentation auch problemlos auf allen Computern abgespielt werden kann, sollten Sie auf einige wesentliche Punkte achten: PowerPoint-Dateiformat Speichern Sie die Präsentation immer im PowerPoint-Format (.ppt,.pptx) ab. Dieses gehört zum gängigsten Format und kann auch von anderen Programmen problemlos gelesen und erstellt werden (wichtig für MAC-Besitzer). Falls Aufzeichnungen Ihres Vortrages erstellt werden sollten, ist das PowerPoint-Format sogar zwingend notwendig. Speicherungen Speichern Sie die vollständige Präsentation auf einem tragbaren Datenträger ab (z.b. einem USB-Stick). Vollständig bedeutet, dass Sie die Präsentation inklusive integrierter Videos und Sounds abspeichern (dazu mehr in Abschnitt Fehler! Verweisquelle konnte nicht gefunden werden.) Vortragsschwerpunkt Wir bitten Sie, Ihre Präsentation lediglich als Unterstützung zu Ihrem mündlichen Vortrag zu nutzen, so dass die Präsentation für Sie und Ihre Zuhörer einen Leitfaden bildet. Die einzelnen Aspekte Ihrer Präsentation bieten Denkanstöße und dienen dazu, Inhalte zu veranschaulichen und dem Zuhörer das Erinnern zu erleichtern. Durch diese Vorgehensweise stellen Sie sicher, dass Sie stets die volle Aufmerksamkeit Ihrer Zuhörer erhalten. Ein Sachverhalt pro Folie Der Zuhörer kann Ihnen nur schwer folgen, wenn er parallel zu Ihrem Vortrag komplizierte grafische Aufbauten oder lange Texte entschlüsseln muss. Bitte achten Sie daher darauf, pro Folien nur einen Sachverhalt aufzuzeigen und zu erläutern. 5 7 Stichpunkte pro Folie Zu vermeiden sind ganze Sätze, lange Zitate und komplizierte Grafiken und Tabellen. Die Folien sollen das Gerüst Ihrer Ausführungen enthalten, Sie werden somit mehr erzählen und weniger zeigen müssen. Wenn Ihr Publikum erst angefangen hat, die Folie eingehend zu lesen, hört es Ihnen nicht mehr zu. Kurz gesagt: Die Folien sollten nur so viel Informationen enthalten, die Ihre Zuhörer brauchen, um Ihnen bei Ihren Ausführungen folgen zu können. Vortragszeit pro Folie Bei einem 60-minütigen Vortrag planen Sie etwa 2-4 Minuten Vortragszeit pro Folie ein. Ist Ihr Vortrag kürzer, planen Sie die Vortragszeit für eine Folie entsprechend kürzer. Bei einem 25-minütigen Vortrag sollten Sie etwa 1-2 Minuten pro Folie einplanen. Begrüßung Bei der Begrüßung sollten Sie sich kurz dem Publikum (vor Ort als auch dem am Bildschirm) vorstellen und etwas zu Ihrer Person sagen. Dabei wird die Startfolie zu sehen sein. Der Vortrag Diese Regeln sind grundlegend für jeden gelungenen Vortrag: o Langsam sprechen Wer langsam und überlegt redet, wirkt ruhig und wird auch ruhig. Wie sieht ein Vortrag nach neuestem PowerPoint-Standard aus? Seite 3 von 10

5 o o o Zum Publikum (zur Kamera) sprechen Wer seinem Publikum nicht in die Augen schaut, redet nur mit sich selbst und darüber hinaus steigert der Blickkontakt die Aufmerksamkeit. Tipp: Sie können sich zur Hilfe im Publikum so genannte "Positivmännchen aussuchen. Dies sind mehrere, verstreut sitzende Personen im Publikum, die Sie während Ihres Vortrages überwiegend anschauen. Pausen einlegen Wenn Sie nach einem wichtigen Punkt oder einer wichtigen Idee eine Pause einlegen, kann sich der Gedanke bei den Zuhörern setzen. Starker Einstieg & starkes Ende Ein starker Einstieg und eine starkes Ende sind wichtige Stützpunkte für einen guten Vortrag. Wer anstelle von "Zuerst werde ich Ihnen dies erzählen, dann werde ich Sie darüber informieren..." mit einem interessanten Zitat, einer provokanten Eingangsfrage, einer kleinen Geschichte oder einem starken Bild beginnt, sticht aus der Masse hervor und erregt die Aufmerksamkeit der Zuschauer. Wie sieht ein Vortrag nach neuestem PowerPoint-Standard aus? Seite 4 von 10

6 3. Wie sollten die PowerPoint-Präsentationsfolien gegliedert sein? 3.1. Startfolie Die Startfolie Ihrer Präsentation sollte die folgenden Angaben enthalten: Thema/Titel der Präsentation Indem Sie den Titel/das Thema Ihrer Präsentation noch einmal aufgreifen, wissen Ihre Zuhörer gleich, worum es bei dem kommenden Vortrag gehen wird. Namen der/des Vortragenden, ggf. Funktion Wenn die Startfolie diese Angabe enthält, wissen Ihre Zuhörer gleich, wer zu ihnen spricht. Firmennamen und ggf. Firmenlogo Mit dieser Angabe erhalten Ihre Zuhörer weitere Informationen zu Ihrer Person und können Sie anhand der Firma im Markt platzieren. Anlass und Datum der Präsentation 3.2. Vortragsübersicht Bitte fassen Sie Ihren Vortrag in einer Vortragsübersicht zusammen. Hier können Sie die wichtigen Themengebiete Ihrer Präsentation kurz darstellen so verschaffen Sie Ihren Zuhörern einen schnellen Überblick über Ihren Vortrag Folientypen Ihre Präsentation soll Ihnen und Ihren Zuhörern als Leitfaden durch den Vortrag dienen. Daher möchten wir Ihnen einige Folientypen vorstellen, die sich gut eignen und in der Regel alle Belange abdecken: Aufzählung Bitte beachten Sie, dass die Stichpunkte nur aus aussagekräftigen Schlagworten bestehen sollten. Wenn man mehr als 7 Punkte benötigt, sollte man die Folie trennen, indem Sie daraus zwei Folien erstellen. Fließtext Die Nutzung von Fließtext eignet sich zur Erläuterung von komplexen Strukturen oder zur Darstellung von Zitaten. Bitte verweisen Sie bei der Nutzung von Zitaten auf die entsprechenden Quellennachweise. Bilder/Grafiken Pro Folie sollten Sie max. 1-2 Bilder darstellen. So bleibt die Folie übersichtlich und strukturiert und Sie können benötigte Bildunterschriften ergänzen. Diagramme/Statistiken Bitte verwenden Sie pro Folie nur eine dieser Darstellungstypen. So können Sie ohne Verlust von Übersichtlichkeit die Achsen benennen und während Ihres Vortrages die einzelnen Aspekte gut erläutern. Tabellen Wenn Sie pro Folie nur eine Tabelle darstellen, stellen Sie sicher, dass die Inhalte auch für Ihre Zuhörer in der Ferne gut lesbar sind. Workflows Workflows eignen sich zur Erläuterung von komplexeren Sachverhalten. Besonderheiten Videonutzung Wenn Sie während Ihres Vortrages ein Video abspielen möchten, dann sollten Sie es auch in Ihre PowerPoint-Präsentation integrieren, dazu gehen Sie bitte wie folgt vor 1 : 1 Alle folgenden Bilder beziehen sich auf die Version PowerPoint Wie sollten die PowerPoint-Präsentationsfolien gegliedert sein? Seite 5 von 10

7 Einfügen Video Video aus Datei Gegebenenfalls müssen Sie etwas Geduld aufbringen, denn je nach Dateigröße kann das Einfügen des Videos einige Zeit in Anspruch nehmen. Verlinkungen auf Websites Wenn möglich, nehmen Sie Abstand von dieser Variante. Die Internetseiten können Sie eventuell mit Screenshots oder Videos präsentieren, so dass ein Verlassen der Präsentation vermeidbar ist und diese weiterhin vom Publikum als Einheit aufgefasst wird 2. Folienübergänge Bitte verwenden Sie einfache Übergangseffekte, so dass ein Verlassen der Präsentation nicht für zu viel Unruhe sorgen kann und die Präsentation vom Teilnehmer als Einheit aufgefasst wird. Des Weiteren verzichten Sie bitte auch auf Sounds bei den Übergangseffekten. Animationen Ebenso möchten wir Sie bitten, von zu vielen Animationen Abstand zu nehmen. Halten Sie verwendete Animationen schlicht, verwenden Sie beispielsweise nur: Erscheinen, Verblassen oder Hineinschweben. Seitenzahlen Bitte hinterlegen Sie die Seitenzahlen nur in der Masterfolie. Dadurch werden Ihre Folien automatisch fortlaufend nummeriert und die Zuhörer können sich bei Fragen auf diese beziehen Fazit Diese Folie dient Ihnen zur kurzen und aussagekräftigen Zusammenfassung Ihres Vortrages und der daraus gewonnenen Erkenntnisse für Ihre Zuhörer. Bitte halten Sie Ihr Fazit mit 1-2 Sätzen möglichst kurz Schlussfolie Die Schlussfolie sollten Sie als Dankeschön für Ihre Zuhörer nutzen. Daher verwenden Sie dort bitte Sätze wie Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit. Für Fragen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung. 2 siehe hierzu auch Abschnitt 4.3. Wie sollten die PowerPoint-Präsentationsfolien gegliedert sein? Seite 6 von 10

8 4. Wie sollten die PowerPoint-Folien aufgebaut sein? 4.1. Folienformat Querformat In diesem Format ist eine bessere Ausnutzung der Projektionsfläche bei (niedrigen) Räumen gegeben und es ist ein augenfreundliches Format. 16:9 Breitbildformat Noch vor kurzem war der Standard bei Fernsehern und Beamern das 4:3 Format. Dies hat sich mittlerweile verändert und heutzutage ist das Querformat 16:9 üblich. Um den Platz entsprechend voll ausnutzen zu können, sollten Sie Ihre Präsentation ebenfalls im Breitbildformat 16:9 erstellen. Bei PowerPoint gehen Sie diesbezüglich wie folgt vor: Entwurf Seite einrichten Papierformat 4.2. Folientitel Damit die Aussage einer Folie unmissverständlich dokumentiert wird, verwenden Sie bitte einen Folientitel. Die Folientitel geben somit Informationen über den Inhalt der einzelnen Folie die bevorzugte Position für den Folientitel ist die linke obere Ecke. Wenn Sie mit Folientiteln arbeiten, stellen Sie sicher, dass Ihre Präsentation immer eine vollständige Inhaltsübersicht hat. Dies dient auch Ihnen zur Orientierung während eines Vortrages, beispielsweise wenn Sie zu einer bestimmten Folie wechseln möchten. Außerdem werden die Folientitel in der Normal- oder Gliederungsansicht bei der Bearbeitung der Präsentation angezeigt und geben Ihnen einen Überblick über die Folien Foliendesign Das Design der Präsentation sollte stets einen einheitlichen, strukturierten Eindruck erzeugen. Daher verwenden Sie bitte immer für alle Folien eine Masterfolie. Sie können eigene Designs verwenden oder Designvorlagen von PowerPoint nutzen. Damit die Präsentation als eine Einheit aufgefasst wird, sollten Sie bei allen Folien eine einheitliche Schriftart, einen einheitlichen Hintergrund und eine einheitliche Nutzung von Farben verwenden. Darüber hinaus sollten Sie noch folgende Punkte beachten: PowerPoint-Präsentation nicht verlassen Sie können Video- und Audiodateien in die Präsentation einbinden. Dadurch können Sie Wie sollten die PowerPoint-Folien aufgebaut sein? Seite 7 von 10

9 Ihren Vortrag ohne Unterbrechungen der Präsentation halten und entgehen dem Öffnen anderer Programme, beispielsweise um ein Video zu starten. Internetseiten können Sie eventuell mit Screenshots oder Videos präsentieren, so dass auch hier ein Verlassen der Präsentation vermeidbar ist und diese weiterhin als Einheit aufgefasst wird. Sprechen Sie uns einfach an, wenn Sie Fragen dazu haben sollten. Diagramme, Symbole und Schaubilder Diagramme sollten Sie verwenden, wenn Sie Zahlen vergleichen oder Entwicklungen aufzeigen möchten oder um komplexes Zahlenmaterial zu visualisieren. Schaubilder und Symbole (für komplizierte Begriffe) helfen ebenfalls, um Zusammenhänge zu visualisieren Farbgestaltung Auch hier gilt, weniger ist mehr. Für den Folienhintergrund verwenden Sie bitte helle, zarte Farben, am besten sogar weiß. So können die Folien auch in Räumen mit Tageslicht projiziert werden. Wird ein Rahmen verwendet, dann enthält er organisatorische Informationen wie den Folientitel. Der Rahmen sollte dezent sein und nicht auffallen, so dass er nicht die Aufmerksamkeit auf sich lenkt und der eigentliche Folieninhalt im Vordergrund steht. Es kommen somit kurzwellige Farben in Frage, also Blau bis Violett, Grau bis Schwarz oder eine Ton-in-Ton-Gestaltung bzw. Transparenz mit dem Hintergrund. Die Texte müssen einen maximalen Kontrast zu ihrer Umgebung erhalten. Erreichen lässt sich das durch Verwendung dunkler Zeichen auf hellem Grund. Verbindet man solche Textfiguren mit Pfeilen und Linien können Zusammenhänge gut verständlich aufgezeigt werden Schriftgröße Zur besseren Übersicht verwenden Sie bitte einheitliche Schriftgrößen auf allen Folien. Empfehlenswert sind die Mindestschriftgrößen 40 bei Folientiteln und 30 bei Texten. Hervorhebungen werden fett formatiert, für Aufzählungen nutzen Sie bitte stets dieselben Anstriche. Zur besseren Lesbarkeit bitten wir Sie, Schriften nicht zu unterstreichen. Zudem vermeiden Sie, dass durch eine Unterstreichung auf einen möglichen Link hingewiesen wird Schriftart Bitte verwenden Sie für Ihre Präsentation nur eine Schriftart, eine Ausnahme ist nur beim Folientitel möglich. Der Text dient nur als optische Unterstützung zum akustischen Vortrag und soll den Zuschauer nicht ablenken. Serifenlose Schriftarten wie Arial wirken klar und aufgeräumt, Serifenschriftarten wie Times New Roman machen lange Texte angenehmer lesbar. Für Folien sind erstere somit besser geeignet. Nicht alle Computer erkennen alle Schriftarten, so dass wir die bekannten Schriften Arial, Verdana, Tahoma und Trebuchet MS empfehlen. Wie sollten die PowerPoint-Folien aufgebaut sein? Seite 8 von 10

10 Falls Sie im Auftrag eines Unternehmens präsentieren, wird Ihnen eventuell vom Corporate Design vorgeschrieben, welche Schriftarten Sie verwenden sollen. In diesem Fall betten Sie bitte die Schriftarten in die PowerPoint Datei ein, so dass sie an jedem Rechner korrekt angezeigt werden. Bitte beachten Sie, dass dies dennoch zu Anzeigeproblemen führen kann, so dass wir die Verwendung von den zuvor genannten Standardschriften empfehlen. Zum Einbetten von Schriftarten in PowerPoint, gehen Sie wie folgt vor: 1. Datei Optionen 2. Speichern Häckchen bei Schriftarten in der Datei einbetten Wie sollten die PowerPoint-Folien aufgebaut sein? Seite 9 von 10

11 5. PowerPoint-Präsentationen richtig speichern Eine PowerPoint-Datei enthält nur Texte und Bilder. Falls Sie Multimediadateien wie Musik oder Videos in Ihre Präsentation eingebaut haben, werden diese bei der einfachen Speicherung nicht in der PowerPoint-Datei enthalten sein. Zum vollständigen Speichern von PowerPoint-Präsentationen mit multimedialen Inhalten, gehen Sie bitte wie folgt vor: 1. Datei Speichern und Senden Bildschirmpräsentation für CD verpacken Verpacken für CD 2. In Ordner kopieren 3. Speicherort bestimmen und speichern Bitte halten Sie Ihre Präsentation zum Veranstaltungstermin auf einem tragbaren Datenträger (z.b. USB-Stick) griffbereit. Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen zur Verfügung. Vielen Dank! PowerPoint-Präsentationen richtig speichern Seite 10 von 10