Schulfahrten/Schulwanderungen - Genehmigungsverfahren - Abrechnungsverfahren

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1 Schulfahrten/Schulwanderungen - Genehmigungsverfahren - Abrechnungsverfahren

2 Genehmigungsverfahren Urteil des BAG vom und Urteil des OVG Münster vom Altes Verfahren: Genehmigung nach Verzicht - Lehrkräfte haben trotz Verzichts Anspruch auf Erstattung der Reisekosten - Neues Verfahren 2

3 Genehmigungsverfahren Was sind Schulfahrten: - Schulwanderungen - Schulfahrten - Schullandheimaufenthalte - Studienfahrten - Internationale Begegnungen - Veranstaltungen einzelner Unterrichtsbereiche, z. B.: - religiöse Freizeiten - Seminare zur Sucht- und Drogenvorbeugung - Schulorchesterfreizeiten - Veranstaltungen zur Berufsorientierung - Schullandheimaufenthalte mit sportlichem Schwerpunkt Praktikumsbesuche im Inland sind keine Schulfahrten! 3

4 Genehmigungsverfahren Finanzierung von Schulfahrten - Landesreisekostenmittel - erlaubte Drittmittel - Freiplätze - Fördervereinsmittel - Sponsoren ( 99 SchulG) - Zuschüsse jeglicher Art (Stiftungen, Erinnern ermöglichen, Bundestag, etc.) - nichterlaubte Drittmittel - Zuschüsse einzelner Eltern 4

5 Genehmigungsverfahren Planungsstufen für Schulfahrten: - Rahmenplanung durch Schulkonferenz - Konkrete Planung durch Klassenlehrer/in bzw Jahrgangsstufenleiter/in - Entscheidung über Planung durch Klassen- bzw. Jahrgangsstufenpflegschaft - Genehmigung durch Schulleiter/in - Genehmigung der Dienstreisen 5

6 Genehmigungsverfahren Freiwilliger Verzicht auf Erstattung von Reisekosten ist möglich: Textvorschlag des MSW: Hiermit erkläre ich freiwillig und unwiderruflich, dass ich keinen Antrag auf Erstattung der mir zustehenden Reisekostenvergütung für die am genehmigte Dienstreise aus Anlass stellen werde. 6

7 Schuljahr / Haushaltsjahr / Verpflichtungsermächtigung Die berechneten Mittelkontingente werden für da jeweilige Haushaltsjahr zur Verfügung gestellt. Dies bedeutet für die Planung von Schulfahrten, dass zwei Schuljahre betroffen sind. Nur im Rahmen einer Verpflichtungsermächtigung (VE) dürfen verbindliche Verträge abgeschlossen werden. Die VE reduziert nicht den Mittelansatz für das laufende Haushaltsjahr. Sie ist auch nicht auf das erste Haushaltshalbjahr beschränkt. 7

8 Erstattungsanträge: - Erstattungsanträge werden von der Lehrkraft (oder anderen Begleiter) über die Schulleitung an die Bezirksregierung (BR) gesandt. - Die Erstattung erfolgt allein auf das Bezüge Konto des Antragstellers. - Angebotene und in Anspruch genommene Freiplätze sind für die erstattungsfähigen Kosten nach LRKG für die Schulfahrt zu verbrauchen. Die Abrechnung der Freiplätze ist zu dokumentieren und den Reisekostenanträgen beizufügen. 8

9 Ausschlussfrist Die Erstattung von Reisekosten regelt sich im Landesreisekostengesetz (LRKG). Gemäß 3 Abs. 8 LRKG ist die Reisekostenvergütung innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Monaten schriftlich zu beantragen. Dabei ist der Eingangs-stempel Poststelle der Bezirksregierung maßgeblich! Die Frist beginnt mit dem Tage nach Beendigung der Dienstreise (Schulfahrt). Eine Verlängerung der Frist ist mangels ausdrücklicher gesetzlicher Bestimmung nicht möglich. Auch eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand ist ausgeschlossen. 9

10 Vordruck Teil 1 10

11 Vordruck Teil 2 11

12 Andere Begleiter außer Lehrkräfte: Die entstandenen Reisekosten begleitender Referendare, Studierende im Praxissemester oder anderer Begleitpersonen können erstattet werden. Voraussetzung: Die anderen Begleiter sind im Antrag auf Genehmigung namentlich benannt und Ihnen wurde eine Aufsichtsbefugnis durch den Schulleiter/in erteilt. 12

13 Landesreisekostengesetz (LRKG) Der Erstattungsanspruch in Bezug auf die Reisekosten bei Wanderfahrten bezieht sich insbesondere auf: - Tagegelder für die An und Abfahrtstage - Tagegelder für die Aufenthaltstage (Inland) - Fahrkostenerstattung - Nebenkosten 13

14 Eintägige Schulwanderfahrt Bei eintägigen Schulwanderfahrten werden die unabweisbar entstandenen Fahrkosten erstattet. Belege für Bus und /oder Zugkosten sind vorzulegen. Ein Tagegeldanspruch besteht bei der Dauer der Reise von mehr als 8 Stunden = 6,-. Bei mehr als 11 Stunden = 12,-. Bei kostenloser Teilverpflegung erfolgt eine entsprechende Kürzung lt. beigefügter Tabelle. 14

15 Inland Die Höhe des Tagegeldes für Mehraufwendungen für Verpflegung beträgt für jeden Kalendertag bei Abwesenheitszeiten 1. von 24 Stunden 24 Euro 2. von weniger als 24 Stunden, aber mehr als 11 Stunden 12 Euro und 3. von mehr als 8 bis 11 Stunden 6 Euro (nur bei eintägigen Fahrten). Bei mehreren Dienstreisen an einem Kalendertag sind die Abwesenheitszeiten an diesem Tag zusammenzurechnen. Eine Dienstreise, die ab 16 Uhr begonnen und bis 8 Uhr des nachfolgenden Kalendertags beendet wird, ohne dass eine Übernachtung stattfindet, ist mit der gesamten Abwesenheitsdauer dem Kalendertag der überwiegenden Abwesenheit zuzurechnen. Für den An- und Abreisetag beträgt das Tagegeld, wenn der Dienstreisende an diesem, einem anschließenden oder vorhergehenden Tag außerhalb seiner Wohnung übernachtet, ohne Rücksicht auf die Abwesenheitszeit jeweils 12 Euro. 15

16 Beispiel für eine mehrtägige Schulwanderfahrt im Inland ( seit ): 1. Anreisetag Abfahrt 09:00, Ankunft 14:10 Stunden für die Tagegeldberechnung bis zum Ablauf des Ankunftstages = 15 Stunden lt. beigefügter Tabelle TG: 12,- bei kostenloser Teilverpflegung (Verpflegungs- und Unterkunftsleistungen werden über die Nebenkosten abgerechnet) entsprechende Kürzung lt. Tabelle 2. je Aufenthaltstag 24 Stunden: Aufwandsvergütung in Höhe von 24,- gekürzt um die Verpflegungsleistungen, bei Vollverpflegung auf 0,- 3. Abreisetag Abfahrt 8:30, Ankunft 14:45 Stunden für die Tagegeldberechnung vom Beginn des Abreisetages bis zur Ankunft an der Wohnung bzw. Schule: = 14:45 Stunden lt. beigefügter Tabelle TG: 12,- bei kostenloser Teilverpflegung (Verpflegungs- und Unterkunftsleistungen werden über die Nebenkosten abgerechnet - entsprechende Kürzung lt. beigefügter Tabelle 16

17 Abrechnung von Auslandsfahrten Die Berechnung der Reisekosten anlässlich der Schulwanderfahrten in das Ausland erfolgt nach den Vorschriften der Auslandskostenerstattungsverordnung ( AKEVO ). 1. Übernachtung im Ausland Laut AKEVO beträgt das Auslandsübernachtungsgeld ohne belegmäßigen Nachweis einheitlich 30 je Übernachtung. Sind in den erstattbaren Teilnehmerkosten Übernachtungskosten enthalten, steht das Übernachtungsgeld nicht zu. 17

18 Abrechnung von Auslandsfahrten 2. Auslandstagegeld Das Auslandstagegeld beträgt z. B. derzeit für Paris und Umgebung 48, für das übrige Frankreich 36, für Italien 28, für Österreich 30, für Warschau 25, für Krakau 23, für das übrige Polen 22, für Tschechien 20, für London 51 und für das übrige Großbritannien 37 ; für alle weiteren Regionen vgl. (Anlage zur AKEVO). Der genannte Betrag ist für ein unentgeltliches Frühstück jeweils um 20% und für ein unentgeltliches Mittagessen oder Abendessen jeweils um 40% des vollen Tagegeldes zu kürzen. Bei einer kostenlosen Vollverpflegung steht kein Tagegeld zu. 18

19 Abrechnung von Auslandsfahrten 3. Fahrkosten Die unabweisbar entstandenen Fahrkosten werden erstattet. Belege für Bus, Zug, Flugkosten sind vorzulegen. 4. Freiplätze Wenn vom Veranstalter Begleitpersonen als Freiplatz unentgeltlich z. B. Unterkunft, Verpflegung und /oder Fahrkosten gewährt worden sind, kann dafür jeweils keine Reisekostenerstattung durch den Dienstherrn erfolgen. In Anspruch genommene Freiplätze sind zu dokumentieren. 19

20 Schüleraustausch Ausland Beim Schüleraustausch werden die Lehrkräfte unentgeltlich bei Kollegen untergebracht und verpflegt. Für diese Zeit stehen Ihnen Tagegelder zu. Hintergrund: Mit diesen Geldern soll der Gegenbesuch finanziert werden. Beispiel: Frankreich Hinfahrt um 7:00 = 29,- (mehr als 11 Std. / AKEVO) Aufenthaltstage = 6Tage x 36,- = 216,- Rückfahrt: Ankunft 20:00 Grenzübertritt 17:00 Uhr = 29,- In Summe = 274,- 20

21 Inlandsfahrten Tagegelder für Schulwanderfahrten in 2016 In den Übernachtungs- Einbehaltungs- Auszahlung Tagegeld kosetn enthaltene betrag nach 7 nach Mahlzeiten Abs. 2 LRKG 7 I LRKG F= Frühstück 20% von 24,- M= Mittagessen 40% von 24,- BASS Nr.6 A= Abendessen 40% von 24,- F 4,80 20% An/Abreisetag M oder A 9,60 40% 8 Std. oder weniger 0,00 F + M oder A 14,40 20%+40% M + A 19,20 2x40% F + M + A 24,00 100% F 4,80 20% 1,20 An/Abreisetag M oder A 9,60 40% mehr als 8 aber 6,00 F + M oder A 14,40 20%+40% nicht mehr als 11 Std. M + A 19,20 2x40% F + M + A 24,00 100% F 4,80 20% 7,20 An/Abreisetag M oder A 9,60 40% 2,40 mehr als 11 aber 12,00 F + M oder A 14,40 20%+40% nicht mehr als 24 Std. M + A 19,20 2x40% F + M + A 24,00 100% F 4,80 20% 19,20 Aufenthaltstag M oder A 9,60 40% 14,40 24 Stunden 24,00 F + M oder A 14,40 20%+40% 9,60 M + A 19,20 2x40% 4,80 F + M + A 24,00 100% 21