Meet-Me-Konferenzen. Datum des Dokuments: 12/09/2013 Version des Dokuments: 1.0d

Transkript

1 Meet-Me-Konferenzen Datum des Dokuments: 12/09/2013 Version des Dokuments: 1.0d

2 Meet-Me-Konferenzen Kurzanleitung Inhalt Konferenzen erstellen... 3 Zugriff... 3 Konferenzen auflisten und löschen... 3 Konferenz hinzufügen... 3 Konferenz ändern...4 Aufnahmen herunterladen oder löschen...4 Konferenzmoderator-Client...4 Benutzeroberfläche... 5 Teilnehmer hinzufügen... 5 Teilnehmer auf stumm oder laut schalten... 5 Teilnehmer ausschließen... 5 Vortragsmodus ein- oder ausschalten... 5 Starten des Konferenzmoderators und der Konferenz beitreten.. 5 Konferenz sperren oder entsperren...6 Start, Beenden, Anhalten oder Fortsetzen einer Aufnahme...6 Konferenz beenden...6 Meet-Me-Konferenzen Outlook Add-in...6 Konfigurieren Sie Ihre Zugangsdaten und Serveradresse...6 Anmeldevorgang... 7 Eine neue Konferenz erstellen...8 Eine Konferenz löschen...8 DTMF-Befehle... 9 Moderator-DTMF-Menü...9 Teilnehmer-DTMF-Menü...9 Melden Sie sich als Moderator an...9 M Stumm schalten/laut schalten...9 T Verbindung mit Vermittlung...9

3 Konferenzen erstellen Zugriff Sie haben Zugriff auf die Konferenz-Features, wenn Sie der Konferenzbrücken-Administrator sind. Das ist ein Anwender mit speziellen Berechtigungen. Gehen Sie auf und wählen Sie oben auf der Seite Anmelden aus Dann wählen Sie von dem Auswahlmenü Cloud Communications, um die Anmeldeseite des Webportals zu öffnen Verwenden Sie Ihre Webportal-User-ID und Ihr Passwort und klicken Sie auf Anmelden. Verwenden Sie den gleichen Benutzernamen/Passwort wie bei Sie können einen Benutzer- oder Administratorlogin verwenden. Auf der Liste Optionen klicken Sie auf Meet-Me-Konferenzen. Menüseite Benutzer Meet-Me-Konferenz Konferenzen auflisten und löschen 1. Auf der Menüseite Meet-Me-Konferenz klicken Sie auf Konferenzen. Die Seite Benutzer Meet-Me-Konferenzen erscheint und zeigt alle Ihre Konferenzen an. Der Status (Aktiv, Beendet, oder Inaktiv) wird in der Statusspalte angezeigt. 2. Um eine Konferenz zu löschen, setzen Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen Löschen und klicken Sie auf Anwenden oder OK. Sie können auch auf Bearbeiten in der Zeile der Konferenz klicken, und auf der Seite Benutzer Meet-Me- Konferenz ändern, die sich öffnet, klicken Sie auf Löschen. Konferenz hinzufügen Um eine einmalige, sich wiederholende oder eine Konferenz ohne Voranmeldung hinzuzufügen, verwenden Sie die Seite Benutzer Meet-Me-Konferenz hinzufügen folgendermaßen: Auf der Menüseite Benutzer Meet-Me-Konferenz klicken Sie auf Konferenzen. Auf der Seite Benutzer Meet-Me Konferenzen klicken Sie auf Hinzufügen. Die Seite Benutzer Meet-Me-Konferenz hinzufügen erscheint. Seite Benutzer Meet-Me-Konferenz hinzufügen Wählen Sie eine Brücke von der Brücken-Auswahlliste. Geben Sie einen beschreibenden Titel für die Konferenz ein. Optional können Sie einen Konto-Code eingeben. Geben Sie die geschätzte Zahl an Teilnehmern ein (nicht höher als die Anzahl an Ports auf der Brücke). Um Teilnehmer beim Beitritt stumm zu schalten, setzen Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen Alle Teilnehmer bei Beitritt stumm schalten.

4 Um die Konferenz zu beenden, wenn der Moderator die Konferenz verlässt, setzen Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen Konferenz beenden, wenn der Moderator die Konferenz verlässt. Um festzulegen, dass die Konferenz nicht ohne einen Moderator starten kann, setzen Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen Moderator für den Start der Konferenz erforderlich. Legen Sie fest, wie angezeigt werden soll, dass ein Teilnehmer der Konferenz beigetreten ist oder sie verlassen hat, indem Sie Ton abspielen, Aufgezeichneten Namen abspielen oder Keine Benachrichtigung wählen. Wählen Sie die Art der Konferenz, zum Beispiel Einmalig. Geben Sie den Zeitplan der Konferenz an: Für eine einmalige oder sich wiederholende Konferenz, geben Sie das Startdatum im Format MM/TT/JJJJ ein. Geben Sie die Startzeit der Konferenz im Format HH:MM ein und wählen Sie AM oder PM von der Liste aus. Für eine Konferenz ohne Voranmeldung geben Sie das Startdatum und das Enddatum (bis zu 12 Monate im Voraus) im Format MM/TT/JJJJ ein. Wenn das zugelassen wird, können Sie auch Nie statt dem Enddatum auswählen. Um die Dauer einer einmaligen oder einer sich wiederholenden Konferenz festzulegen, wählen Sie die Zeit in Stunden und Minuten von den Listen aus. Geben Sie die Häufigkeit für eine sich wiederholende Konferenz an: Bei täglichem Stattfinden der Konferenz wählen Sie Täglich aus und geben Sie die Häufigkeit in Tagen an. Bei wöchentlichem Stattfinden der Konferenz wählen Sie Wöchentlich aus, geben Sie die Häufigkeit in Wochen an, und setzen Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen des Wochentages, an dem sie die Konferenz ansetzen möchten. Bei monatlichem Stattfinden der Konferenz wählen Sie Monatlich aus, geben Sie die Häufigkeit in Monaten an und geben Sie den Tag des Monats an, an dem Sie die Konferenz ansetzen möchten. Bei jährlichem Stattfinden der Konferenz wählen Sie Jährlich aus, geben Sie die Häufigkeit in Jahren an und geben Sie den Tag des Jahres an, an dem sie die Konferenz ansetzen möchten. Legen Sie das Ende einer sich wiederholenden Konferenz fest. Wählen Sie Nie aus, geben Sie an, wie oft die Konferenz stattfindet, oder legen Sie das Datum fest. Klicken Sie auf OK. Konferenz ändern Um eine Konferenz zu ändern, verwenden Sie die Seite Benutzer Meet-Me-Konferenz ändern folgendermaßen: Auf der Menüseite Benutzer Meet-Me-Konferenz klicken Sie auf Konferenzen. Die Seite Benutzer Meet-Me-Konferenzen öffnet sich. Klicken Sie auf Bearbeiten oder auf irgendein Element in der Zeile der Konferenz, die Sie ändern möchten. Die Seite Benutzer Meet-Me-Konferenz ändern erscheint. Ändern Sie die Konferenzinformation und klicken Sie auf Anwenden oder OK. Aufnahmen herunterladen oder löschen Auf der Menüseite Benutzer Meet-Me-Konferenz klicken Sie auf Aufnahmen. Die Seite Benutzer Meet-Me-Konferenz Aufnahmen erscheint. Klicken Sie auf Herunterladen in der Zeile der Zielkonferenz und folgen Sie den Anweisungen Ihres Browsers. Um eine Aufnahme zu löschen, setzen Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen Löschen in der Zeile der Aufnahme und klicken Sie auf OK. Konferenzmoderator-Client Der Konferenzmoderator-Client ermöglicht es Moderatoren, Konferenzen zu leiten. Sie können nur eine Konferenz auf einmal leiten; eine Konferenz kann jedoch von mehreren Moderatoren geleitet werden.

5 Starten des Konferenzmoderators und der Konferenz beitreten Benutzeroberfläche Die folgenden Elemente sind auf der Benutzeroberfläche vorhanden: Allgemeines Benachrichtigungsfeld Zeigt 10 Sekunden lang jede Information, Warnung oder Fehlermeldung an, die dem Benutzer mitgeteilt werden muss. Wählvorrichtung Ermöglicht es Ihnen, Teilnehmer zur Konferenz hinzuzufügen. Konferenz-Registerkarte Enthält Information und Bedienelemente für die aktive Konferenz. Konferenz-Kopfzeile Zeigt Namen und Nummer der Konferenz an und enthält allgemeine Bedienelemente. Allgemeine Bedienelemente Ermöglichen es Ihnen, Aktionen für die Konferenz auszuführen. Dabei handelt es sich um Konferenz sperren/entsperren, Starten/Anhalten/Fortsetzen/Beenden der Aufnahme, und Konferenz beenden. Moderator und Teilnehmerlisten Listen die Moderatoren und Teilnehmer der Konferenz auf, mit deren Telefonnummer und Status, der Sprechend, Stumm geschaltet oder Gehalten sein kann. Aktionsbuttons Ermöglichen es Ihnen, Aktionen für einen ausgewählten Moderator oder Teilnehmer auszuführen. Diese Buttons sind Stumm/Laut schalten, Halten/Halten aufheben und Ausschließen. Außerdem gibt es nur auf den Moderatoren-Zeilen eine Funktion Vortragsmodus An/Aus. Diese Buttons werden angezeigt, wenn die Zeile für eine Person ausgewählt wird und die angegebenen Aktionen auf sie angewendet werden können. Sie können den Konferenzmoderator-Client entweder vom Webportal oder von der Outlook-Besprechung aus, wenn Sie die zu moderierende Konferenz in eine Outlook-Besprechung aufgenommen haben. Greifen Sie entweder vom Portal oder von Outlook aus auf die Konferenz/die Besprechung zu, die Sie moderieren wollen. Klicken Sie auf Moderator-Client starten auf der Konferenzseite auf dem Webportal oder wählen Sie es im Menü Meet-Me-Konferenz in Outlook aus. Um der Konferenz beizutreten, klicken Sie auf den Rufen Sie mich jetzt an -Link und geben Sie Ihre Nummer ein oder wählen Sie die Konferenznummer von Ihrem Telefon aus. Beachten Sie, dass in den folgenden Anweisungen Teilnehmer sowohl für einen Teilnehmer als auch für einen Moderator stehen kann. Teilnehmer hinzufügen Diese Funktion ist verfügbar, wenn individuelles Hinausrufen für die Brücke aktiviert ist. Geben Sie im Feld Teilnehmer hinzufügen die Nummer der Person ein und klicken Sie auf die Wähltaste, die rechts davon angezeigt wird. Teilnehmer auf stumm oder laut schalten Fahren Sie mit der Maus über den Namen eines Teilnehmers und klicken Sie auf Stumm schalten oder Laut schalten. Teilnehmer halten oder gehaltenen Teilnehmer freigeben Fahren Sie mit der Maus über den Namen eines Teilnehmers und klicken Sie auf Halten oder Halten aufheben Teilnehmer ausschließen Fahren Sie mit der Maus über den Namen eines Teilnehmers und klicken Sie auf Ausschließen Vortragsmodus ein- oder ausschalten Wenn der Vortragsmodus eingeschaltet ist, werden neue Teilnehmer bei ihrem Beitritt zur Konferenz automatisch auf stumm geschaltet. Um den Vortragsmodus einzuschalten, fahren Sie mit der Maus über einen beliebigen Moderator und klicken Sie auf Vortragsmodus ein Der Moderator wird zum Vortragenden und die übrigen Teilnehmer werden auf stumm geschalten. Um den Vortragsmodus auszuschalten, fahren Sie mit der Maus auf einen Moderator und klicken Sie auf Vortragsmodus aus.

6 Konferenz sperren oder entsperren Um die Konferenz zu sperren oder zu entsperren, klicken Sie auf Konferenz sperren oder Konferenz entsperren auf der Konferenz-Kopfzeile. Wenn die Konferenz gesperrt ist, können keine neuen Teilnehmer der Konferenz beitreten. Start, Beenden, Anhalten oder Fortsetzen einer Aufnahme Sie können die Buttons Starten/Beenden/Anhalten/Fortsetzen in der Konferenz-Kopfzeile verwenden, um Konferenzaufnahmen zu verwalten. Um die Aufnahme zu starten, klicken Sie auf Aufnahme starten. Eine Bestätigung erscheint im Allgemeinen Benachrichtigungsfeld. Der Button Aufnahme starten wird zum Button Aufnahme anhalten und der Button Aufnahme beenden erscheint in der Konferenz-Kopfzeile. Um die Aufnahme zu beenden, klicken Sie auf Aufnahme beenden Um die Aufnahme anzuhalten, klicken Sie auf Aufnahme anhalten. Der Button Aufnahme anhalten wird zum Button Aufnahme starten. Um die Aufnahme fortzusetzen, klicken Sie auf Aufnahme starten Der Button Aufnahme starten wird zum Button Aufnahme anhalten. Konferenz beenden Auf der Konferenz-Kopfzeile klicken Sie auf Konferenz beenden. Meet-Me-Konferenzen Outlook Add-in Meet-Me-Konferenzen Outlook Add-in in Outlook 2003 Meet-Me-Konferenzen Outlook Add-in in Outlook 2007 und 2010 Das Add-in wird nur angezeigt, wenn ein Outlook-Termin- oder Besprechungsformular angezeigt wird. Konfigurieren Sie Ihre Zugangsdaten und Serveradresse Die Konferenzen-Menüoption ist deaktiviert, bis Sie Ihre Zugangsdaten und Serveradresse konfigurieren. Klicken Sie auf Einstellungen. Geben Sie in das Fenster Benutzereinstellungen, das erscheint, Ihren BroadWorks- Benutzernamen und Ihr Passwort ein. Klicken Sie auf den Link Erweiterte Einstellungen. Das Fenster erweitert sich und zeigt den Bereich Serverdetails an. Geben Sie die IP-Adresse und Portnummer des BroadWorks Open Client Servers an. Klicken Sie auf OK.

7 Anmeldevorgang Sie müssen sich nicht manuell beim Meet-Me-Konferenz Outlook Add-in anmelden. Wenn Sie Ihre Zugangsdaten konfigurieren, meldet Sie das Add-in an, sobald Sie eine Besprechung öffnen. Wenn die Anmeldung fehlschlägt, wird das Konferenzsymbol grau angezeigt. Nehmen Sie eine Konferenz ohne Voranmeldung in eine Besprechung auf Nur Konferenzen ohne Voranmeldung können in Outlook- Besprechungen aufgenommen werden. Wenn Sie in Outlook eine Besprechung planen, klicken Sie im Menü Meet-Me-Konferenz auf Konferenzen und wählen Sie dann eine bestehende Konferenz von der Liste aus. Im Text der Outlook Besprechungseinladung wird der Konferenz-Einladungstext eingetragen. Es findet keine Interaktion mit BroadWorks beim Eintragen der Besprechungseinladung statt. Der Text umfasst: Telefonnummer der Brücke und Konferenz-ID. Einen Call-Me-Now -Link, also einen Link zu einer Webseite, auf der Benutzer die Nummer eingeben können, unter der sie zurückgerufen werden wollen. Im Positions-Textfeld der Einladung ist die Brücken-Telefonnummer und die Konferenz-ID eingetragen. Wenn diese Information überschrieben wird, wird die Information nicht erneut in das Positions-Textfeld eingetragen.

8 Beachten Sie, dass nach dem Erstellen der Konferenz das Menü Meet-Me-Konferenz von Outlook 2007/10 den Moderatoren-PIN-Code für die Konferenz und den Link Moderator-Client starten inkludiert. In Outlook 2003 ist das Beitrittsmenü der Werkzeugleiste hinzugefügt, mit den Optionen für den Moderatoren-PIN-Code und den Link Moderator-Client starten. Eine neue Konferenz erstellen Sie müssen Zugriff auf eine Brücke auf BroadWorks haben, um eine BroadWorks Meet-Me-Konferenz von Outlook aus zu erstellen. Wenn Sie eine Besprechung planen, wählen Sie Konferenzen und dann Erstellen. Ein Neue Konferenz erstellen -Fenster öffnet sich. Geben Sie die angeforderten Angaben ein. Für Details siehe Konferenz hinzufügen in dieser Kurzanleitung. Klicken Sie auf OK. Das Fenster Meet-Me-Konferenz erstellt erscheint und bestätigt, dass die Konferenz erstellt wurde, und zeigt dabei den Moderatoren-PIN-Code an. Klicken Sie erneut auf OK. Die Konferenz wird auf BroadWorks erstellt, in der Besprechungseinladung wird die Konferenzinformation eingetragen, wie das auch für eine Konferenz ohne Voranmeldung der Fall ist, und das Konferenzmenü beinhaltet den Moderatoren-PIN-Code und den Link Moderator-Client starten. Eine Konferenz löschen Wenn Sie eine Outlook-Besprechung löschen, die eine Konferenz enthält, und Sie bei BroadWorks über das Add-in angemeldet sind: Wenn die Besprechung einmalig ist oder wenn sie sich wiederholt und Sie alle Termine löschen, an denen sie stattfinden sollte, wird die BroadWorks-Konferenz gelöscht. Wenn es sich um eine sich wiederholende Besprechung handelt und Sie einen Termin löschen, oder wenn die Konferenz ohne Voranmeldung ist, wird die BroadWorks- Konferenz nicht geändert.

9 DTMF-Befehle DTMF-Konferenz-Steuerungsbefehle sind sowohl für Moderatoren als auch für Teilnehmer verfügbar. Moderator-DTMF-Menü Sie können das DTMF-Menü während der Konferenz jederzeit aufrufen, indem Sie * drücken. Nur Sie hören das Menü, während andere Teilnehmer in der Konferenz weitersprechen. Sie hören die Konferenz jedoch nicht. Die folgenden Funktionen sind für Moderatoren über das DTMF-Menü verfügbar: * Menüoptionen wiederholen 0 Verbindung mit Vermittlung 1 Diese Leitung stumm oder laut schalten 2 Zählen der Teilnehmer, gefolgt von einem Namensaufruf 3 Den Vortragsmodus ein- oder ausschalten 4 Konferenz sperren oder entsperren 5 Aufnahme-Untermenü 6 Einen neuen Teilnehmer durch Anrufen einladen 8 Konferenz beenden # Zur Konferenz zurückkehren Teilnehmer-DTMF-Menü Steuerungsfunktionen sind auch für Teilnehmer verfügbar (die keine Moderatoren sind) und können über das DTMF-Menü aufgerufen werden. Sie können das DTMF-Menü während der Konferenz jederzeit aufrufen, indem Sie * drücken. Nur Sie hören das Menü, während andere Teilnehmer in der Konferenz weitersprechen. Die folgenden Funktionen sind Teilnehmern über das DTMF-Menü zugänglich: * Menüoptionen wiederholen 0 Verbindung mit Vermittlung 1 Mich selbst stumm oder laut schalten 2 Zählen der Teilnehmer, gefolgt von einem Namensaufruf 9 Als Moderator anmelden # Zur Konferenz zurückkehren HINWEISE: Wenn Sie das Menü nicht hören wollen, können Sie eine Option aufrufen, indem Sie * drücken, gefolgt von der entsprechenden Ziffer für die Option, die Sie wünschen. So können Sie zum Beispiel *0 drücken, um mit der Vermittlung verbunden zu werden. Wenn Sie eine beliebige andere Ziffer eingeben, kehren Sie zurück zur Konferenz. Melden Sie sich als Moderator an Wenn ein Teilnehmer diese Option aufruft, wird er nach dem Moderatoren- PIN-Code gefragt. Wenn der PIN-Code korrekt ist, wird er Moderator und kann Moderatorenbefehle ausführen. M Stumm schalten/laut schalten Ein Teilnehmer kann nur sich selbst stumm oder laut schalten. Wenn ein Moderator die Leitung eines Teilnehmers stumm geschaltet hat, kann sie der Teilnehmer nicht wieder laut schalten. T Verbindung mit Vermittlung Diese Funktion unterbricht Ihre Verbindung mit der Konferenz und verbindet Sie mit einer Telefonnummer, die von der Konferenzbrücke aus definiert ist. Ein persönlicher oder virtueller Vermittler, oder ein SprachXML-Skript können Ihren Anruf beantworten, um Ihnen behilflich zu sein.