Personalbedarfsplanung

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1 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Personalbedarfsplanung Martin Küper LMTRA Zentrum für Innere Medizin Diagnostische und Interventionelle Radiologie Leiter: Prof. Dr. med. J. Hierholzer

2 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Agenda Situation in Potsdam Daten/ Fakten aus Klinikum/ Radiologie Personalbemessung Methoden Aspekte der Dienstplanung der Dienstplan Besetzungsprofile/ Strukturbesetzung Betriebsvereinbarungen Dienstplanung bei TZ

3 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Klinikum Ernst von Bergmann ggmbh Akademisches Lehrkrankenhaus der Charité Kommunale Trägerschaft durch die Stadt Potsdam 29 Kliniken und Fachbereiche ca. 11 Betten 215 über 36. vollstationäre Fälle über 76. ambulante Fälle

4 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Diagnostische und Interventionelle Radiologie Daten/ Fakten aus 215: ca. 6. Patienten/ Jahr in der Radiologie ca. 68. Untersuchungen/ Jahr in der Radiologie Teleradiologie/ Personalgestellung Radiologie integriert im Zentrum für Innere Medizin

5 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Personelle Struktur der Radiologie Januar MTRA bei ca. 26, VK 17 Vollzeit 12 Teilzeit 2 Schwestern/ Pfleger im FKD bei 2, VK 3 Mitarbeiterinnen in administrativen Bereichen bei 2,3 VK 1 Vollzeit 2 Teilzeit 34 MitarbeiterInnen bei einem Stellenplan von 3,3 VK im nicht ärztlichen Dienst

6 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Kriterien zur Personalbemessung Leistungsstatistik Dienststruktur Pauschalen statistisch schwer greifbare Parameter Relevanz für den Bedarf bedeutsam Resultat: Bedarf an MTRA Stunden Täglich Wöchentlich Jährlich Währungseinheit der Personalbedarfsberechnung

7 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? mögliche Ausgangssituation l Personal Bedarf MTRA Stunden - Dienststruktur - Leistungsstatistik/ Pauschalen

8 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? mögliche Ausgangssituation ll Personal Bedarf MTRA Stunden - Dienststruktur - Leistungsstatistik/ Pauschalen

9 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? mögliche Ausgangssituation lll Bedarf MTRA Stunden - Dienststruktur - Leistungsstatistik/ Pauschalen - Personal

10 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Methoden Leistungsbezogene Ermittlung Grundlage ist die Leistungsstatistik (RIS) ausreichender Bemessungszeitraum (ein Jahr) Anwendung innerhalb einer Kernzeit z.b. Mo Fr von 7.h 19.h Kernzeit soll Routinebesetzung abbilden Umrechnung der Leistungen in Zeitfaktoren bzw. Minutenwerte z.b. CCT = 15min

11 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Anwendung der leistungsbezogenen Ermittlung Addition sämtlicher Leistungen Multiplizieren mit dem entsprechenden Minutenwert Berücksichtigung von MTRA Doppelbesetzungen Verrechnung mit dem jährlichen Stundenbedarf für eine MTRA Std./ Jahr für 1,VK Abwesenheiten wie Urlaub/ AU werden berücksichtigt Std. : 52 Wochen = 32 Std./ Woche eine 1, VK wiegt nur ~,8 VK

12 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Methoden Aufwandsbezogene Ermittlung Aufwand = Zeit = Personaleinsatz innerhalb einer Kernzeit Arbeitsplatzmethode konstante Besetzung gewünscht/ notwendig unabhängig von der Auslastung außerhalb einer Kernzeit Arbeitszeitmethode Besetzungsstärke der Dienste unabhängig von der Auslastung Verhältnis Auslastung/ Besetzung sollte adäquat sein

13 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Anwendung der Aufwandsbezogenen Ermittlung in der Nebenzeit/ Arbeitszeitmethode personelle Besetzung maßgebend Spät und Nachtdienste Dienste am Wochenende gesondert vergütete Dienstformen generieren keinen personellen Mehrbedarf Rufdienst Bereitschaftsdienst Addition der Stunden/ Jahr x Besetzungsstärke Berücksichtigung der BD Stufe beim Freizeitausgleich XX Prozent je nach Tarif

14 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Präzisieren des Bedarfs durch die Anwendung von Pauschalen: Zuschläge Röntgen auf Intensivstationen 5 min pro Untersuchung Zuschläge für 2D/ 3D Nachverarbeitung X min für infrage kommende Untersuchungen Anmeldung/ Dokumentation/ Sonderleistungen Pauschalwert 4 min für alle Untersuchungen

15 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Berücksichtigung von zusätzlichem Zeitbedarf ggf. ohne RIS Dokumentation: Teambesprechungen Freistellungen für den Betriebsrat Beispiele im ärztlichen Bereich Röntgendemo/ Fachvisiten Oberärztliche Nachbefundung

16 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Leistung/ Pauschale CT MRT Röntgen DL Mammografie Angio Externer Einsatz Teambesprechung Betriebsrat Anmeldung/ Dokumentation Dienststruktur Nebenzeit Führung Sekretariat Administration in VK Stellenplan Differenz Summe 1 Summe 2 Summe gesamt Zeitbedarf Std./ Jahr , 3, + 3, Anmerkung Kernzeit inkl. evtl. Pauschalen Kernzeit inkl. evtl. Pauschalen Kernzeit inkl. evtl. Pauschalen Kernzeit inkl. evtl. Pauschalen Zeitaufwand 24 Std./ Woche MTD + FKD Zeitaufwand 2 Std./ Woche Wöchentlich 1 MA x 1, Std. Wöchentlich 1 MA x 8, Std. Pauschal vier Minuten/ Leistung Arbeitszeitmethode bei 3 Mitarbeitern (,6 VK) 1, VK 1, VK

17 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? vor der Ergebnisermittlung Leistungsstatistik hohes Maß an Zuverlässigkeit ist essentiell was nicht dokumentiert wurde, hat nicht stattgefunden wurden alle relevante Punkte berücksichtigt? Zeitfaktoren realistisch abgebildet Pauschalen fair angesetzt Erwartung sollte ergebnisoffen sein Diskussionsgrundlage mit der Personalverwaltung

18 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Aspekte der Dienstplanung der Dienstplan juristisches Dokument Haftungsprozesse Arbeitsgericht Führungs- und Organisationsinstrument Anwesenheitskontrolle» Soll/ Ist Abrechnungsgrundlage» Zuschläge

19 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? der Dienstplan Ausübung des Direktionsrecht ist das rangniedrigste Recht ist auf die geschuldete Arbeitsleistung beschränkt es gibt keine Direktionsrecht in der Freizeit Entscheidungen werden nach billigem Ermessen getroffen die Richtigkeit muss im Einzelfall bewertet werden 24 StGB ggf. Tatbestand der Nötigung erfüllt!? Personaleinsatzplanung nach Anzahl und Qualifikation der MA

20 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Erstellung einer/s Strukturbesetzung/ Besetzungsprofils vereinbar mit dem Ergebnis einer Bedarfsberechnung? Tagesauslastung/ Verlauf von Bedeutung zu besetzende Arbeitsbereiche/ Dienste Dienstverteilung Teilzeit/ Vollzeit Urlaubsplanung

21 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Tagesauslastung CR

22 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Tagesauslastung CT

23 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Tagesauslastung MRT

24 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Tagesauslastung Angio

25 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Erstellung eines Besetzungsprofils Montag Freitag

26 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Erstellung einer Strukturbesetzung Montag Freitag

27 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Erstellung einer Strukturbesetzung Samstag/ Sonntag

28 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Beispiele zur Verteilung der MA gemäß Besetzungsprofil/ Strukturbesetzung

33 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Aspekte zur Verteilung der MA gemäß Besetzungsprofil/ Strukturbesetzung Alle MTRA besetzen alle Dienstformen Es gibt keinen konkreten Anspruch auf Lage der wöchentlichen AZ ein/e MTRA mit 3 Wochenstunden macht ggf. auch Schichten mit einer Dauer von acht Stunden ein/e MTRA mit 4 Wochenstunden macht ggf. auch Schichten mit einer Dauer von sechs Stunden

34 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Aspekte zur Verteilung der MA gemäß Besetzungsprofil/ Strukturbesetzung zur Verdeutlichung eine Abteilung hat 3, VK inkl. vier MA mit,75 VK 4, VK gehen gleichzeitig in den Urlaub 26, VK stehen für die Besetzung zur Verfügung Situation 1» ausschließlich vier TZ MA mit Urlaub geplant» 4, VK Urlaubsplan sind nur mit 3, VK beansprucht» 27, VK verbleiben für die Besetzung» formale Überbesetzung entsteht

35 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Aspekte zur Verteilung der MA gemäß Besetzungsprofil/ Strukturbesetzung zur Verdeutlichung eine Abteilung hat 3, VK inkl. vier MA mit,75 VK 4, VK gehen gleichzeitig in den Urlaub 26, VK stehen für die Besetzung zur Verfügung Situation 2» ausschließlich vier VZ MA sind eingeschlossen» 4, VK Urlaubsplan sind mit 4, VK beansprucht» 25, VK verbleiben für die Besetzung, wenn alle TZ in kurzen Diensten verbleiben (wollen) 22 x 1, VK + 4 x,75 VK» Unterbesetzung ab z.b. 13.h ist die Folge

36 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Aspekte zur Verteilung der MA in gemäß Besetzungsprofil/ Strukturbesetzung Unwägbarkeiten lassen sich durch eine Strukturbesetzung nur bedingt kompensieren Ausfälle durch Krankheit spontaner Mehrbedarf» hohes Patientenaufkommen» Anfrage zur Personalgestellung Theorie und Praxis liegen wie so oft mehr oder weniger beisammen nicht alles lässt sich auf dem Reißbrett steuern

37 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Betriebsvereinbarung wird zwischen Arbeitgeber und nehmer geschlossen soll eine mitarbeiterorientierte Dienstplanung gewährleisten beinhaltet Ausfallkonzepte Verbesserung der wirtschaftlichen Situation Förderung von Vereinbarkeit von Familie und Beruf Motivation

38 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Betriebsvereinbarung Dienst- und Urlaubsplanung nach einheitlichen Grundsätzen objektiv nachvollziehbar bedarfsorientierte Dienstplanung soll Planungs- und Abrechnungssicherheit garantieren Sollplan ist verbindlich Individuelle Wünsche sollen berücksichtigt werden, wenn keine betrieblichen Erfordernisse keine berechtigten Belange anderer Beschäftigter dem entgegenstehen ein Wunsch ist ein Wunsch, aber kein Auftrag an die Dienstplaner

39 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Grundsätze Betriebsvereinbarung Festlegungen im Dienstplan Geltungszeitraum ein Monat Zeitpunkt der Verabschiedung/ Bekanntgabe bis zum 9. Tag im Vor- Vormonat Bekanntgabe nach Freigabe durch den BR zulässige Dienstfolgen max. drei Nachtdienste hintereinander max. sieben Tage ohne Unterbrechung

40 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Grundsätze Betriebsvereinbarung Individuelle Absprachen möglich Einverständniserklärung gem. 3 der Betriebsvereinbarung über die Grundsätze der Dienstplangestaltung Name, Vorname: Hiermit erkläre ich mich freiwillig und widerruflich bereit, beginnend ab dem Monat bis zu 5 Nachtdienste in Folge bis zu 1 Tage in Folge Einsatz lt. 7 Abs. 1 (gilt für in Teilzeit beschäftigte Mitarbeiter/innen) zu leisten. Datum Unterschrift Mitarbeiter/in Kenntnis Dienstvorgesetzte/r (Eine Kopie dieser Einverständniserklärung wird in Kopie an den Geschäftsbereich Personalwesen gesendet.)

41 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Grundsätze Betriebsvereinbarung Individuelle Absprachen möglich Widerruf Hiermit widerrufe ich o. g. Einverständniserklärung fristgerecht (3 Monate zum Monatsende) mit Wirkung zum Datum Unterschrift Mitarbeiter/in Kenntnis Dienstvorgesetzte/r

42 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Grundsätze Betriebsvereinbarung Festlegungen im Dienstplan Fristgerechte Dokumentation von Planänderungen/ -Abweichungen Diensttausch / - übernahme kurzfristiger FZA/ Urlaub Mehrarbeit/ Überstunden/ früher gegangen Einhaltung tariflicher Vorschriften Pausenregelung Einhaltung der durchschnittlichen Wochenarbeitszeit/ Jahr» jährliche Durchschreitung der Nulllinie

43 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Grundsätze Betriebsvereinbarung Ampelsystem setzt Grenze bei Abweichung der Soll-/ Ist - Planung Grüne Phase: + / - 24 Stunden Gelbe Phase: mehr als + 24 bis 44 Stunden Rote Phase: mehr als + 44 bis 6 Stunden der monatliche Stundenaufbau darf nicht mehr als sechzehn Stunden betragen Monate mit mehreren Feiertagen oder fünf Wochenenden ggf. eine planerische Herausforderung

44 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Grundsätze Betriebsvereinbarung Bonussystem für die (kurzfristige) Übernahme von Diensten als Teil eines Ausfallkonzeptes ab zwei Wochen 1,h ab einer Woche 1,5h ab 48 Stunden 2,h Übernahme am selben Tag 3,h gilt nicht für getauschte Dienste!!

45 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Besondere Aspekte der Dienstplanung Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit im Schichtdienst Verteilung der wöchentliche Arbeitszeit auf fünf Tage für ALLE jede Soll AZ/ Tag entspricht 1/5 Wochenarbeitszeit unabhängig von der geplanten Anzahl der Anwesenheiten Gleichbehandlung aller Mitarbeiter im Urlaubsanspruch jeder U Tag entspricht 1/5 Wochenarbeitszeit keine Reduzierung des Anspruchs bei z.b. regelmäßig geplanter/ stattfindender Vier-Tage-Woche

46 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit im Schichtdienst Beispiel MA ist in TZ mit 3 Std./ Woche Mo 6, Stunden Di Do 8, Stunden Fr, Stunden/ frei Mo Di Mi Do Fr Sa So Soll 6, 6, 6, 6, 6, Ist 6, 8, 8, 8, Diff + 2, + 2, + 2, - 6, Saldo für diese Woche ist +/- null

47 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit im Schichtdienst Urlaub Mo Fr Mo Di Mi Do Fr Sa So Soll 6, 6, 6, 6, 6, Ist 6, 6, 6, 6, 6, Diff Urlaub Mo Do Mo Di Mi Do Fr Sa So Soll 6, 6, 6, 6, 6, Ist 6, 6, 6, 6, Diff - 6,

48 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit im Schichtdienst Erinnerung ein Urlaubstag entspricht immer 1/5 Wochenarbeitszeit ein freier Tag entspricht immer dem Stundenwert null So beeinflussen unregelmäßige Dienstzeiten an verschiedenen Tagen nicht das Stundensaldo in einer kompletten Urlaubswoche

49 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit im Schichtdienst Wochen Feiertag am Montag Sollarbeitszeit für diese Woche 24, Stunden Fortsetzung der üblichen Planung Freitag habe ich immer planmäßig frei Mo Di Mi Do Fr Sa So Soll 6, 6, 6, 6, Ist 8, 8, 8, Diff + 2, + 2, + 2, - 6, Saldo für diese Woche ist weiterhin +/- null

50 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit im Schichtdienst Wochen Feiertag am Freitag Sollarbeitszeit für diese Woche 24, Stunden Fortsetzung der üblichen Planung Mo Di Mi Do Fr Sa So Soll 6, 6, 6, 6, Ist 6, 8, 8, 8, Diff + 2, + 2, + 2, Saldo für diese Woche ist + 6, Std., ein Tag wird herausgearbeitet

51 Leipziger Allerlei 217 alles Theorie oder was? Regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit im Schichtdienst Wochen Feiertag am Freitag Sollarbeitszeit für diese Woche 24, Stunden zusätzlich am Donnerstag mit frei geplant mir wird ein freier Tag gestohlen Mo Di Mi Do Fr Sa So Soll 6, 6, 6, 6, Ist 6, 8, 8, Diff + 2, + 2, - 6, negative Stundendifferenz entsteht, im aktuellen Bsp. - 2, Std

52 FOLRAD Forum leitender MTRA der Deutschen Röntgengesellschaft e.v.

53 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!