Konfigurationsanleitung Hosted Exchange. Arbeiten mit Outlook Web Access und Outlook 2003

Transkript

1 Konfigurationsanleitung Hosted Exchange Arbeiten mit Outlook Web Access und Outlook 2003

2 Willkommen bei UPC Vielen Dank für Ihr Vertrauen in UPC und willkommen in einer neuen Welt. Mit UPC haben Sie einen kompetenten und starken Partner für Ihr Business an Ihrer Seite. Unsere Produkte und Lösungen sind für Herausforderungen erstellt worden, die Sie in Ihrem Geschäftsalltag zu meistern haben. Egal, ob Sie nur einen einfachen Internetanschluss oder einen Geschäftspartner für komplexe Lösungen benötigen, in uns finden Sie immer den richtigen Partner für professionelle Voice over IP Anwendungen, E-Card- und Bankomatlösungen, individuelle Vernetzungen und Sicherheitslösungen. Wir begleiten Sie gerne und eröffnen Ihnen neue Möglichkeiten, Ihr Business aufblühen zu lassen. UPC macht eine komplexe Welt einfach. In dieser Anleitung finden Sie alle wichtigen Informationen für die Inbetriebnahme Ihres Businessproduktes. Sollten Sie auf unerwartete Herausforderungen stoßen oder Fragen zu unseren Produkten bzw. unserem Service haben, so finden Sie auf der vorletzten Seite die schnellsten Kontaktmöglichkeiten auf einen Blick. Informationen und Hilfestellung finden Sie rund um die Uhr auch in unserem Kundenportal unter Dieser Bereich bietet exklusiv für UPC Business Kunden Tools zum Management ihrer Produkte und Services. Hier können Sie Ihre s abrufen und verwalten, Rechnungen herunterladen, Änderungen Ihrer Konfigurationen vornehmen, Statistiken abrufen und vieles mehr. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg in Ihrem Business. Ihr UPC Business-Team Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

3 Das Unternehmen UPC ist mit seinen Produkten einer der führenden Anbieter bei entbündeltem Breitband Internet in Österreich. Entbündelt bedeutet, dass die Anschlussleitung des Kunden komplett ins unternehmenseigene Hochleistungsnetz integriert wird, wodurch absolute Zuverlässigkeit, hohe Geschwindigkeiten und optimale Übertragungsqualität geboten werden können. Über das eigene, österreichweite Glasfasernetz können circa 60 % aller Haushalte und Unternehmen in Österreich versorgt werden. Die inode Produkte umfassen neben dem Internetzugang auch Internet-Telefonie, Webhosting, Serverhousing sowie maßgeschneiderte Sicherheitslösungen für Unternehmen. Über UPC UPC, ein führender Anbieter von Breitband Internet-, TV- und Telefon-Services in Österreich, ist eine konsolidierte Tochterfirma von Liberty Global, Inc. und Teil der UPC Broadband Division. Ca. 90 % aller österreichischen Haushalte und Unternehmen liegen im Versorgungsgebiet (mittels eigener Kabelnetzinfrastruktur, entbündelten Leitungen oder ADSL-Dienstleistungen) von UPC. Basierend auf den operativen Kennzahlen per versorgt UPC in Österreich Kunden mit Diensten, diese beinhalten TV-Kunden, Breitband Internet-Kunden und Festnetztelefon-Kunden. Der Umsatz aus dem Privat- und Firmenkundengeschäft betrug im Jahr Mio. Euro, Mitarbeiter sind für UPC in Österreich tätig. Die Vision der Firma beruht darauf, dass diese fantastische aber oft komplexe digitale Welt für jedermann zugänglich sein sollte. Die Mitarbeiter von UPC Broadband in Europa sind bestrebt, das zu ermöglichen, indem sie Einfachheit und die menschliche Komponente in all ihre Tätigkeiten einbauen. Über Liberty Global Der führende internationale Kabelnetzbetreiber Liberty Global bietet hoch entwickelte Dienstleistungen aus den Bereichen Video, Voice und Breitband Internet an, um seine Kunden mit der Welt der Unterhaltung, Kommunikation und Information zu verbinden. Per waren an das hypermoderne Breitband- Kommunikationsnetz von Liberty Global ca. 17 Millionen Kunden in 15 Ländern - vorwiegend in Europa, Japan, Chile und Australien - angeschlossen. Liberty Globals Geschäftsfelder umfassen auch bedeutende Medien- und Programmunternehmen wie Chellomedia in Europa. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

4 Zugangsdaten Tragen Sie Ihre Kundendaten in die unten stehende Tabelle ein, damit Sie diese im Bedarfsfall sofort griffbereit haben! Kundendaten Kundennummer: Single-Sign-On User: Single-Sign-On Passwort: Hosted Exchange Administrator Benutzername: Passwort: Administration: bzw. Bitte bewahren Sie diese Daten sorgfältig auf und schützen Sie diese vor dem Zugriff Dritter. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

5 1. Grundlegendes Microsoft Outlook ermöglicht die Verwaltung Ihrer s, Kalender, Notizen, Aufgaben etc. lokal auf dem eigenen Rechner. Hosted Exchange stellt diese Daten auf Wunsch auch Ihren Kollegen oder Mitarbeitern zur Verfügung. Der Abruf erfolgt über einem von UPC betriebenen virtuellen MS Exchange-Server. Die Vorteile von Hosted Exchange Gruppenfunktionalität Mit inode Hosted Exchange können Sie je nach Berechtigung auf Kalender, Adressbücher, Aufgaben oder Notizen Ihrer Kollegen zugreifen. Flexibilität Ob zwei, drei, zwanzig oder mehr Benutzer: Dank Webinterface können Sie zu jeder Zeit die Anzahl der benötigten Postfächer exakt auf Ihre Ansprüche abstimmen. Mobilität inode Hosted Exchange gewährleistet Ihnen Mobilität in fast jeder denkbaren Situation. Sie können entweder über Ihren Outlook 2003 Client, über einen Outlook Web Access oder über mobile Endgeräte auf Ihre Daten zugreifen. Sicherheit Sicherheit ist oberstes Prinzip. Daher wird via HTTPS oder RPC over HTTPS auf den gehosteten Exchange Server zugegriffen. Backup Auch gelöschte Daten können aus einem regelmäßigen automatischen Backup wieder hergestellt werden. Keinerlei zusätzliche Investitionskosten Mit Hosted Exchange sparen Sie sich die Anschaffung und den Betrieb eines eigenen Exchange Servers. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

6 2. Online Administration Hosted Exchange bietet Ihnen online die Möglichkeit, Postfächer anzulegen, zu ändern und zu löschen. Unter und den Ihnen zugesandten Administrator Zugangsdaten gelangen Sie in die Administrationsumgebung. Starten Sie dazu bitte Ihren bevorzugten Browser und geben Sie in der Adressleiste die URL ein und bestätigen Sie diese Eingabe mit ENTER. Es öffnet sich folgende Webseite: Bitte geben Sie nun Ihre Zugangsdaten in die betreffenden Felder ein! Die notwendigen Daten finden Sie unter dem Abschnitt Mailadministration : z.b. meinefirma.at Kennwort: Bestätigen Sie anschließend diese Eingabe durch einen Klick auf Login, um in die Administrationsumgebung zu gelangen. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

7 2.1 Mail Administration Einrichten des ersten Kontos Sie befinden sich nun in der -Administration. Diese Administration dient dazu alle Ihre -Konten zu verwalten. Hier können Sie - Neue -Konten hinzufügen - Bestehende -Konten ändern - -Konten löschen Bitte beachten Sie, dass zu Beginn noch kein Konto von UPC eingerichtet wurde! In diesem Beispiel wird nun das Konto office angelegt. Bitte geben Sie in das Eingabefeld unter dem Punkt Mailboxen den Namen des -Kontos ein (in diesem Beispiel office ). Der Rest der Adresse wird automatisch hinzugefügt (in diesem ). Klicken Sie anschließend auf den Button Hinzufügen Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

8 Sie werden anschließend zur Konfigurationsseite Ihres neu angelegten -Kontos geleitet. Bitte vergeben Sie nun ein eigenes Kennwort für dieses Konto, und bestätigen Sie dieses durch eine weitere Eingabe. Bitte notieren Sie sich dieses Kennwort, da es zur Verwaltung des Kontos, und zum Empfang von s benötigt wird. Unter dem Punkt angezeigter Name können Sie einen eigenen Namen für dieses -Konto vergeben. Wenn Sie jemandem eine senden, so wird im Posteingang des Empfängers bevorzugt der dort eingetragene Name angezeigt. Bitte bestätigen Sie die getätigte Konfiguration mit einem Klick auf Speichern. Das Konto wird danach angelegt und steht Ihnen innerhalb von ca. 30 Minuten zur Verfügung. Nach Anlage wird das neue Konto unter dem Punkt Mailboxen aufgelistet. Verfahren Sie wie beschrieben, falls Sie weitere -Konten einrichten wollen! Danach klicken Sie bitte auf den Link Logout. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

9 3. Verwenden von Outlook Web Access Wenn Sie erfolgreich ein -Konto angelegt haben, können Sie dieses auch über ein Webinterface nutzen. Dafür benötigen Sie nur einen Rechner mit Internetzugang. Das Programm MS Outlook ist in diesem Fall nicht notwendig. Bitte beachten Sie, dass Outlook Web Access für Browser Internet Explorer optimiert wurde! Bei der Verwendung eines anderen Browsers (z.b. Opera, Mozilla) kann es zu Fehlern in der Anzeige der Menüpunkte kommen. Das Webinterface Outlook Web Access erreichen Sie unter der Adresse: Für die Anmeldung geben Sie bitte unter Adresse die von Ihnen eingerichtete -Adresse und unter Kennwort das dafür vergebene Kennwort ein. Nun haben Sie die Möglichkeit, den Client und die Sicherheit festzulegen. Bitte klicken Sie auf den Link Beschreibung, um eine kurze Hilfestellung zu diesen Optionen anzeigen zu lassen. Klicken Sie anschließend auf Anmelden. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

10 3.1 Erste Schritte mit Outlook Web Access Sie befinden sich nun in Ihrem Exchange-Postfach Ihrer jeweiligen -Adresse. Das Aussehen dieser Webseite ist nahezu identisch mit dem Programm Microsoft Outlook Outlook Web Access bietet zudem eine Hilfefunktion (siehe Bild), in der Sie eine detaillierte Anleitung und Hilfethemen finden. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

11 4. Verwenden von Outlook 2003 mit Hosted Exchange Um ein Exchange-Konto auch unter Microsoft Outlook 2003 nutzen zu können, beachten Sie bitte folgende Hinweise und Installations- bzw. Konfigurationsschritte. Systemvoraussetzungen: - Windows XP mit Service Pack 2 Informationen dazu finden Sie unter: - Microsoft Outlook 2003 Das Programm wie auch eine gültige Lizenz steht Ihnen unter nach einem erfolgreichem Login mit der von Ihnen eingerichteten Adresse und dem für diese Adresse vergebenen Kennwort zur Verfügung. Haben Sie noch keine Hosted-Exchange-Adresse, so lesen Sie bitte unter Abschnitt 2 weiter. - Outlook 2003 Patch für das Arbeiten mit einem Exchange Server Informationen dazu finden Sie unter: Systemvorbereitungen: Falls Sie bereits eine Version von Outlook 2003 verwenden, führen Sie bitte ein Backup (Sicherungskopie) aller Outlook 2003 Daten durch, bevor Sie das Exchange Konto einrichten! 4.1 Exportieren von Microsoft Outlook 2003 Daten Öffnen Sie dazu bitte Outlook 2003 durch einen Klick auf Start > Programme > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2003 Klicken Sie anschließend auf Datei > Importieren/Exportieren, um die Exportrichtlinien festzulegen Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

12 Sie können nun die gewünschte Aktion auswählen. Bitte markieren Sie dazu den Punkt Exportieren in eine Datei mit der linken Maustaste und bestätigen Sie diese Auswahl mit einem Klick auf Weiter. Als Dateityp wählen Sie die Option Persönliche Ordner-Datei (.pst). Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

13 In dieser Ansicht legen Sie nun fest, welche Elemente gesichert (exportiert) werden. Sie können entweder einzelne Ordner markieren oder aber den ganzen Persönlichen Ordner einschließlich seiner Elemente exportieren. Wenn Sie sich nicht sicher sind, so markieren Sie bitte den Eintrag Persönlicher Ordner und aktivieren Sie anschließend die Option Unterordner einbeziehen. Bestätigen Sie die Auswahl mit einem Klick auf Weiter. Hinweis: Durch das Exportieren werden keine Elemente gelöscht. Outlook 2003 sichert durch das Exportieren alle s in eine einzelne Datei, damit diese nicht verloren gehen. Sie können nun den Pfad angeben, unter der die Sicherungsdatei gespeichert wird. Bitte notieren Sie sich diesen Pfad! Klicken Sie anschließend auf den Button Fertig stellen um den Exportierungsvorgang zu starten. Hinweis: Bitte brechen Sie diesen Vorgang, der mehrere Minuten dauern kann, nicht ab. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

14 4.2 Konfigurationsfiles downloaden und ausführen Wenn Sie Ihre Dateien wie im vorherigen Schritt beschrieben gesichert haben, beenden Sie bitte nun Microsoft Outlook 2003! Starten Sie Ihren Browser, öffnen Sie die Seite und loggen Sie sich mit Ihrer Exchange Adresse und Ihrem vergebenen Kennwort ein. Klicken Sie nun bitte im linken Menü auf den Punkt Meine Outlook Konfiguration. Bitte speichern Sie nun die Dateien mail.prf und RPCHTTP.vbs auf Ihren PC! Es handelt sich dabei um die automatischen Konfigurationsdateien, die für die Einrichtung von Microsoft Outlook 2003 unter Hosted Exchange notwendig sind. wurde. Bitte führen Sie nun zuerst die Datei RPCHTTP.vbs aus und warten Sie, bis diese Datei vollständig initialisiert sind. Als nächstes führen Sie bitte die Datei mail.prf aus. Es öffnet sich nun automatisch Microsoft Outlook 2003 und fragt nach einem Benutzernamen und Kennwort. Dabei handelt es sich um die von Ihnen angelegte -Adresse und dem dafür vergebenen Kennwort (siehe Abschnitt 2). Microsoft Outlook 2003 stellt nun eine Verbindung mit dem Exchange Server her und synchronisiert alle Ordner. Nach einigen Minuten ist Microsoft Outlook 2003 fertig eingerichtet. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

15 5. Importieren von Outlook Daten Nach der Installation bzw. Aktivierung Ihres Exchange Postfaches können Sie nun Ihre zuvor exportierten Daten in Ihr Exchange Postfach importieren. Um die Daten zu importieren, führen Sie bitte folgende Schritte aus: 5.1 Importieren von Microsoft Outlook 2003 Daten Öffnen Sie dazu bitte Outlook 2003 durch einen Klick auf Start > Programme > Microsoft Office > Microsoft Outlook 2003 Klicken Sie anschließend auf Datei > Importieren/Exportieren um die Importrichtlinien festzulegen. Wählen Sie nun bitte mit der linken Maustaste den Eintrag Importieren aus anderen Programmen oder Dateien und bestätigen Sie diese Auswahl mit einem Klick auf Weiter. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

16 Da Sie alle Daten in eine PST-Datei gesichert haben, müssen Sie nun im nächsten Dialogfeld den Eintrag Persönliche Ordner-Datei (.pst) auswählen: Bitte geben Sie nun den Pfad ein, unter dem Ihre Sicherungsdatei gespeichert wurde. Damit die s nicht doppelt importiert werden, empfiehlt sich die Einstellung Duplikate durch importierte Elemente ersetzen. Klicken Sie anschließend bitte auf Weiter. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

17 In dem nächsten Schritt können Sie festlegen, welche Ordner Sie aus der Sicherungskopie importieren möchten. Sie können nun einzelne Ordner auswählen oder aber den gesamten Persönlichen Ordner importieren. Bitte stellen Sie sicher, dass die Option Unterordner einbeziehen aktiv ist. Klicken Sie anschließend auf Fertig stellen, um den Importvorgang zu starten. Bitte brechen Sie diesen Vorgang, der mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann, nicht ab! Nachdem dieser Vorgang beendet ist, können Sie wie gewohnt mit Outlook 2003 weiterarbeiten. Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

18 Hilfe und Kontakt FAQ und Sofort-Hilfe Unsere Supportseiten auf bieten Ihnen eine umfangreiche Hilfe zu unseren Produkten. Die Anleitungen sind jeweils als HTML-Seite in unserer Sofort-Hilfe oder als PDF-Datei zum Herunterladen und offline Lesen im Downloadbereich vorhanden. Darüber hinaus bieten wir Ihnen umfangreiche FAQ- Seiten, die rasch Antwort auf häufig gestellte Fragen geben. Support Unser Customer Care bietet rund um die Uhr einen kostenlosen und kompetenten Support für all Ihre schriftlichen Anfragen. Um die richtige Adresse für Ihre Anfrage zu ermitteln, klicken Sie bitte unter auf Support und anschließend auf Support Kontakt. Wir bitten Sie, Ihre Anfrage so präzise wie möglich zu formulieren und Ihre Kundennummer anzuführen, damit eine gezielte und schnelle Lösung ausgearbeitet werden kann. Telefon Support Selbstverständlich stehen wir Ihnen auch für alle Anfragen per Telefon zur Verfügung: Business Serviceline Mo-So, 07:00-22:00 Uhr Kundenservice, Support bei technischen Problemen und Störungen Business Infoline Mo-Fr, 08:00-17:00 Uhr Für Auskünfte zu Produkten und Verträgen Business Verrechnung Mo-Fr, 08:00-17:00 Uhr Für Fragen zu Ihrer UPC Business Rechnung Stunden Serviceline ( 2,16/min) Mo-So, 00:00-24:00 Uhr Für dringende Anfragen sowie Hilfestellungen außerhalb der Öffnungszeiten Konfigurationsanleitung I Hosted Exchange unter Outlook 2003 I /19

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