Grundlagen Word Excel PowerPoint

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1 IC 3 Key Applications Grundlagen Word Excel PowerPoint Impressum ISBN Autorin: Tanja Bossert 1. Ausgabe vom 09. Dezember 2008 für Bildungsmedien GmbH, Bodenheim Internet: Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie, Mikrofilm oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers repro duziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme ver arbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Dieses Buch wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen wer den. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehler hafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen. IC 3 Key Applications Grundlagen Word Excel PowerPoint Jahrgangsstufe 7 10 Lern- und Arbeitsheft SR-IC3BA-XP03 ISBN Die in diesem Buch und in den abgebildeten bzw. zum Download angebotenen Dateien genannten Personen und Organisationen, Adress- und Telekommunikationsangaben, Bankverbindungen etc. sind frei erfunden. Übereinstimmungen oder Ähnlichkeiten mit lebenden oder toten Personen sowie tatsächlich existierenden Organisationen oder Informationen sind unbeabsichtigt und rein zufällig. Die Bildungsmedien des HERDT-Verlags enthalten Links bzw. Verweise auf Internetseiten anderer Anbieter. Auf Inhalt und Gestaltung dieser Angebote hat der HERDT-Verlag keinerlei Einfluss. Hierfür sind alleine die jeweiligen Anbieter verantwortlich.

2 Inhalt A Software 1 Grundlagen zu Software 5 Übersicht...6 Was ist Software?...6 Systemsoftware...6 Anwendungssoftware...6 Die Entwicklung von Software...10 Nachgefragt...10 B Word Willkommen zu Word Was ist Word 2003?...12 Word starten...12 Word im Überblick...12 Menü bedienen...13 Text eingeben...14 Text korrigieren, einfügen und überschreiben...14 Text markieren...15 Aktionen rückgängig machen...16 Text formatieren...16 Dokument speichern...17 Dokument drucken...18 Word beenden...18 Nachgefragt Dokumente anlegen, bearbeiten, verwalten Übersicht...20 Dokument anlegen...20 Dokument auf Basis einer Vorlage anlegen...20 Dokument öffnen...21 Zwischen Dokumenten wechseln...21 Text mit der Maus verschieben oder kopieren (Drag & Drop)...21 Text über die Zwischenablage verschieben oder kopieren...22 Dokument schließen...22 Dokumente mit dem Dialogfenster Speichern unter bzw. Öffnen verwalten...22 Neuen Ordner erstellen...23 Datei umbenennen...23 Datei kopieren/verschieben...23 Datei löschen...24 Datei exportieren...24 Schnell die zuletzt bearbeiteten Dateien öffnen...24 Dateieigenschaften einblenden...24 Nachgefragt Eingabe- und Korrekturhilfen nutzen 27 Übersicht...27 Symbol einfügen...27 Sonderzeichen einfügen...28 Text suchen...28 Text ersetzen...29 Korrekturhilfen einschalten...30 Rechtschreib- und Grammatikfehler beheben...30 Gesamtes Dokument prüfen...31 Die AutoKorrektur-Funktion...31 Automatische Korrekturen widerrufen bzw. ausschalten...31 Korrekturwünsche und Abkürzungen hinzufügen und entfernen...32 Nachgefragt Zeichen und Absätze formatieren 34 Übersicht...34 Schriftfarbe ändern...34 Besondere Zeichenformate auswählen...34 Groß- und Kleinschreibung ändern...35 Absatz erstellen...36 Formatierungszeichen anzeigen...36 Absatz ausrichten...36 Absatz einziehen...37 Absatz- und Zeilenabstand einstellen...38 Automatische Silbentrennung einschalten...39 Zeichenformat übertragen...39 Formatvorlage nutzen...39 Formatvorlage bearbeiten...40 Nachgefragt Listen und Hervorhebungen erstellen 42 Übersicht...42 Text als Aufzählung formatieren...42 Text als Nummerierung formatieren...42 Aufzählung/Nummerierung erstellen...42 Aufzählung/Nummerierung aufheben...43 Aufzählung/Nummerierung ändern...43 Inhaltsverzeichnisse erstellen...43 Mit Tabulatoren Wörter ausrichten...44 Tabstopp setzen...44 Tabstopp millimetergenau bearbeiten...45 Absatz hervorheben...45 Rahmen erstellen...46 Schattierung auswählen...46 Nachgefragt Tabellen erstellen und bearbeiten 48 Übersicht...48 Tabelle anlegen...48 Tabelle ausfüllen...49 Tabellenbereich markieren...49 Zeilen und Spalten hinzufügen...50 Zeilenhöhe und Spaltenbreite einstellen...50 Tabelle schnell in Form bringen...51 Rahmenlinien bearbeiten...51 Zelle schattieren...52 Nachgefragt Bilder und Diagramme bearbeiten 54 Übersicht...54 Bild einfügen...54 Bildgröße bearbeiten...55 Objekte verschieben, kopieren oder löschen...55 Zeichnung erstellen...56 Schatten zuweisen...57 Zeichnungsobjekt ausrichten...58 Zeichnungsobjekt drehen oder kippen

3 Inhalt Reihenfolge ändern...59 Diagramm einfügen...59 Diagramm bearbeiten...60 Nachgefragt Dokumente formatieren und drucken 62 Übersicht...62 Papiergröße, Seitenausrichtung (Orientierung) und Ränder einstellen...62 Seitenumbruch einfügen...63 Kopf- und Fußzeile bearbeiten...63 Seitennummerierung einfügen...64 Seitenansicht wechseln...65 Seitenansicht nutzen...65 Druckauftrag starten...66 Druckerstatus kontrollieren...66 Druckeinstellungen ändern...67 Nachgefragt Programmeinstellungen und Hilfesystem 69 Übersicht...69 Symbolleisten anpassen...69 Zoom-Einstellung ändern...70 Programmeinstellungen ändern...70 Hilfesystem nutzen...71 Weitere Hilfen...72 Nachgefragt...73 C Excel Willkommen zu Excel Was ist Excel 2003?...76 Excel starten...76 Zellen ausfüllen...77 Spaltenbreite und Zeilenhöhe anpassen...78 Zellinhalt bearbeiten, überschreiben und löschen...78 Aktionen rückgängig machen...79 Zellen markieren...79 Schrift formatieren...80 Zahlen addieren...81 Arbeitsmappe speichern...81 Tabelle drucken...82 Excel beenden...82 Nachgefragt Tabellen mit Inhalt füllen 85 Übersicht...85 Arbeitsmappe anlegen...85 Arbeitsmappe öffnen...85 Zwischen geöffneten Arbeitsmappen wechseln...86 Zellinhalte schnell mit der Ausfüllfunktion eintragen...86 Zellbereiche mit der Maus kopieren oder verschieben...87 Über die Zwischenablage kopieren oder verschieben...87 Spalte oder Zeile einfügen...88 Spalte oder Zeile löschen...88 Arbeitsmappe schließen...88 Nachgefragt Zellen formatieren 90 Übersicht...90 Zahlen formatieren...90 Datumsformat ändern...91 Zeilenumbrüche einfügen...92 Rahmenlinien verwenden...92 Zellinhalte ausrichten...92 Zellen verbinden...93 Füllfarbe ändern...94 Formate übertragen...94 Tabellen schnell mit AutoFormat gestalten...94 Formate bzw. Zellinhalte löschen...95 Nachgefragt Mit Formeln rechnen 97 Übersicht...97 Formel erstellen...97 Formel mit Zellbezügen eingeben...98 Relative Bezüge verwenden...99 Absolute Bezüge verwenden Gemischte Bezüge verwenden Nachgefragt Funktionen nutzen 103 Übersicht Formel mithilfe einer Funktion erstellen Einfache Funktionen mit dem Symbol AutoSumme eingeben Berechnung von einer Bedingung abhängig machen Fehler in Formeln finden Nachgefragt Diagramme und Grafiken einfügen 109 Übersicht Diagrammtypen im Überblick Diagramm mit mehreren Datenreihen erstellen Diagramm mit einer Datenreihe erstellen Diagrammtyp bzw. -untertyp nachträglich ändern Diagrammelemente markieren und Farben im Diagramm ändern Größe des Diagramms ändern Diagramm drucken Grafiken einfügen Nachgefragt Große Tabellen bearbeiten 116 Übersicht Tabellen sortieren Sortierschlüssel anwenden Zeilen und Spalten fixieren Zellinhalte suchen Zellinhalte ersetzen Rechtschreibfehler finden und korrigieren Nachgefragt Arbeitsmappen und Arbeitsblätter verwalten 121 Übersicht Zwischen den Arbeitsblättern einer Arbeitsmappe wechseln Neues Tabellenblatt einfügen Arbeitsblatt umbenennen Arbeitsblatt löschen Arbeitsblatt mit der Maus verschieben oder kopieren Arbeitsblatt über ein Fenster verschieben oder kopieren Arbeitsmappe exportieren Arbeitsmappe fürs Web speichern Nachgefragt Arbeitsmappen drucken 125 Übersicht Seitenansicht nutzen Druckseite einrichten Seitenränder ändern Drucktitel und weitere Druckeinstellungen festlegen Kopf- und Fußzeile verwenden Bestimmte Einstellungen beim Drucken verwenden Nachgefragt

4 Inhalt D PowerPoint Willkommen zu PowerPoint Was ist PowerPoint 2003? PowerPoint starten PowerPoint im Überblick Titelfolie ausfüllen Folie hinzufügen Aufzählung ausfüllen Entwurfsvorlage zuweisen Präsentation speichern Präsentation vorführen Präsentation schließen PowerPoint beenden Erstellen einer Beispiel-Präsentation mit dem AutoInhalt-Assistenten Mit dem Assistenten schrittweise eine Präsentation erstellen Nachgefragt Präsentationen bearbeiten 144 Übersicht Präsentation öffnen Zwischen Präsentationen wechseln Ansicht wechseln Folie verschieben, kopieren oder löschen Folienlayout ändern Nachgefragt Text bearbeiten 148 Übersicht Text markieren Aktion rückgängig machen Text in der Gliederungsansicht hinzufügen Text formatieren Farbe auswählen Text ausrichten Abstand einstellen Aufzählung ändern Aufzählungs- und Nummerierungsstil einstellen Notiz eingeben oder bearbeiten Nachgefragt Bilder, Zeichnungen und Diagramme einfügen 155 Übersicht Bilder einfügen Bild- bzw. Platzhaltergröße verändern Zeichnung erstellen Diagramm einfügen Datenblatt ausfüllen Diagrammtyp ändern Was ist ein Organigramm? Organigramm einfügen Organigramm bearbeiten Nachgefragt Folien übergreifend bearbeiten 163 Übersicht Kopf- oder Fußzeile erstellen Folienmaster bearbeiten Nachgefragt Effekte anwenden 166 Übersicht Animation erstellen Benutzerdefinierte Animation erstellen Übergang auswählen Nachgefragt Präsentation fertigstellen 170 Übersicht Rechtschreibung prüfen Folien, Notizen oder Handzettel drucken Seitenformat einrichten Präsentation exportieren Folie vorübergehend ausblenden Nachgefragt Stichwortverzeichnis 176 4

5 Dokumente anlegen, bearbeiten, verwalten 3 Übersicht Im folgenden Kapitel geht es um das Öffnen und Anlegen von Word-Dokumenten. Dabei lernst du folgende Punkte: Dokumente anlegen Mehrere Dokumente öffnen Zwischen Dokumenten wechseln Text verschieben oder kopieren Dokumente schließen Dateieigenschaften einblenden Dokument anlegen Wenn du Word gestartet hast, wird automatisch ein leeres Dokument angelegt. Du kannst aber auch zu einem späteren Zeitpunkt ein neues Dokument anlegen: Klicke auf, um ein neues Dokument zu erzeugen. Das auf diese Weise erzeugte Dokument basiert auf den Standardeinstellungen. Dokument auf Basis einer Vorlage anlegen Mithilfe von Vorlagen kannst du oft benötigte Dokumente, z. B. Briefe, Faxe, Memos oder Berichte, schnell und mit einheitlicher Formatierung erstellen. Wähle DATEI NEU. Klicke im Aufgabenbereich unter Vorlagen auf Auf meinem Computer. Wähle im Fenster Vorlagen die gewünschte Vorlage aus: 1 Kategorie wählen 2 Vorlage anklicken 3 Vorlage kontrollieren 4 Dokument erstellen Du kannst die gewünschte Vorlage auch mit einem Doppelklick auswählen. 20

6 3 Dokument öffnen Klicke auf oder wähle DATEI ÖFFNEN. Wähle im Fenster Öffnen das gewünschte Dokument aus: 2 Dokument auswählen 1 Verzeichnis wählen 3 Dokument öffnen Um mehrere Dokumente in einem Rutsch zu öffnen, markierst du sie mit einem Mausrahmen bzw. hältst S gedrückt und klickst nacheinander die gewünschten Dateien an. Danach klickst du auf Öffnen. Ein einzelnes Dokument kannst du auch per Doppelklick öffnen. Zwischen Dokumenten wechseln So wechselst du zwischen Dokumenten, die du gleichzeitig geöffnet hast: Über das Menü Fenster Über den Task-Switcher, den du mit der Tastenkombination À+T öffnest Mit der Tastenkombination À+T Über die Schaltflächen in der Taskleiste Text mit der Maus verschieben oder kopieren (Drag & Drop) Markiere den Text, den du verschieben oder kopieren möchtest. Klicke in die Markierung und ziehe den markierten Text mit gedrückter Maustaste an die gewünschte Position. Ein gepunkteter Cursor zeigt die Einfügeposition an. Wenn du den Text nicht verschieben, sondern kopieren möchtest, hältst du beim Ziehen der Maus S gedrückt. 21

7 Dokumente anlegen, bearbeiten, verwalten Möchtest du einen Textabschnitt in ein anderes geöffnetes Dokument kopieren bzw. verschieben, ziehst du den markierten Text über die Taskleiste auf die Schaltfläche des Zieldokumentes. Warte kurz, bis Word automatisch in das andere Dokument wechselt, und bewege dann den Text an die gewünschte Position. Text über die Zwischenablage verschieben oder kopieren Die Zwischenablage ist ein Speicherbereich im Computer, in dem du markierten Text (und auch andere markierte Objekte, z. B. Bilder) vorübergehend ablegen kannst. Du erreichst alle Funktionen der Zwischenablage über die Tastatur, über die Symbolleiste oder über das Menü. Da du in Word ohnehin die meiste Zeit am Tippen bist, geht es über die Tastatur am schnellsten. Ausschneiden S+x BEARBEITEN AUSSCHNEIDEN Kopieren S+c BEARBEITEN KOPIEREN Einfügen S+v BEARBEITEN EINFÜGEN Markiere den Textabschnitt, den du kopieren möchtest. Drücke S+c, um den Abschnitt in die Zwischenablage zu kopieren. Setze den Cursor an die Position, an der du den Text einfügen möchtest; das kann auch in einem anderen Dokument sein. Drücke S+v, um den Text einzufügen. Wenn du den Text nicht kopieren, sondern verschieben möchtest, verwendest du S+x statt S+c. Lerne die Tastenbefehle der Zwischenablage auswendig. Dadurch sparst du viel Zeit, und zwar nicht nur in Word: Die Tastenbefehle sind in allen Programmen, in denen du die Zwischenablage benutzen kannst, gleich. Dokument schließen Um die Übersicht zu bewahren, solltest du geöffnete Dokumente, die du nicht länger benötigst, schließen. Klicke auf oder wähle DATEI SCHLIESSEN, um ein Dokument zu schließen. Wenn du an dem Dokument Änderungen vorgenommen hast, musst du es vor dem Schließen speichern! Dokumente mit dem Dialogfenster Speichern unter bzw. Öffnen verwalten Solange du keinen anderen Speicherort angibst, speichert Word deine Dokumente immer im Ordner Eigene Dateien. Das hat zur Folge, dass sich im Laufe der Zeit immer mehr Dokumente in diesem Ordner ansammeln. Um trotzdem die Übersicht in einem Ordner zu behalten, kannst du z. B. weitere (Unter)Ordner erstellen. Mithilfe der Symbolleiste im Dialogfenster SPEICHERN UNTER bzw. ÖFFNEN und der Umgebungsleiste kannst Du deine Dokumente bequem verwalten. Öffne das Dialogfenster über den Menüpunkt DATEI SPEICHERN UNTER. 22

8 3 Ordner- und Dateienliste Symbolleiste des Dialogfensters Umgebungsleiste Inhaltsbereich Alle Ordner werden standardmäßig mit dem gleichen Symbol dargestellt. Eine Ausnahme bilden einige bereits vorhandene Ordner, deren Ordnersymbol zusätzlich mit einer Grafik versehen ist (z. B. Ordner Eigene Bilder). Neuen Ordner erstellen Wähle das Verzeichnis, in dem du den Ordner speichern möchtest. Klicke im Dialogfenster auf das Symbol. Gib im folgenden Dialogfenster einen Namen für den neuen Ordner ein. Word erstellt den Ordner und öffnet ihn, sodass du im Dialogfenster einen leeren Inhaltsbereich siehst. Datei umbenennen Klicke zweimal (kein Doppelklick) auf den Dateinamen. Ändere den Dateinamen. Betätige die Taste Ü. Wenn du Dateinamen änderst, darfst du auf keinen Fall die Dateinamenerweiterung.doc überschreiben, sonst weiß dein Computer nicht, mit welchem Programm die Datei geöffnet werden soll. Datei kopieren/verschieben Klicke mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei und kopiere sie über den Kontextmenübefehl KOPIEREN bzw. AUSSCHNEIDEN in die Zwischenablage. Wechsle zu dem Ordner, in den du diese Datei einfügen willst. Klicke mit der rechten Maustaste in den Inhaltsbereich und wähle den Kontextmenübefehl EINFÜGEN. Wenn der Zielordner im Inhaltsbereich angezeigt wird, kannst du die Datei auch mit Drag & Drop in den betreffenden Ordner verschieben bzw. kopieren. 23

9 Dokumente anlegen, bearbeiten, verwalten Datei löschen Markiere die Datei durch Anklicken und klicke auf das Symbol Bestätige die Rückfrage mit Ja. oder betätige die _-Taste. Datei exportieren Wenn dein Text in einem fremden Programm weiterverarbeitet werden soll, musst du ihn eventuell in einem anderen Dateiformat speichern. Das nennt man Exportieren. Wähle den Dateityp aus, unter dem du die markierte Datei exportieren möchtest. Hier einen Überblick über die gebräuchlichsten Dateiformate: Als Dokumentvorlage speicherst du den Text so, dass er als Grundlage für zukünftige Dokumente des gleichen Typs genutzt werden kann. Der Dateityp RTF (Rich Text Format) speichert den Text und die wichtigsten Formatierungen. Dieses Format kann von praktisch allen anderen Textverarbeitungsprogrammen geöffnet werden. Das Format Nur Text enthält den reinen Text, völlig ohne Formatierungen. Wählst du Word & 6.0/95 - RTF als Dateityp, wird das Dokument so gespeichert, dass es von älteren Word- Versionen geöffnet werden kann. Schnell die zuletzt bearbeiteten Dateien öffnen Word merkt sich die Dateien und Ordner, die du zuletzt verwendet hast, und legt eine Verknüpfung zu den Dokumenten bzw. Ordnern in einem gesonderten Ordner ab. Du kannst im Dialogfenster ÖFFNEN die entsprechenden Dateien schnell öffnen. Klicke in der Umgebungsleiste des Dialogfensters auf das Symbol Zuletzt verwendet. Öffne die gesuchte Datei, indem du doppelt auf die entsprechende Verknüpfung klickst. 24

10 3 Dateieigenschaften einblenden Dateieigenschaften helfen dir und anderen Bearbeitern, schnell zu sehen, um welches Dokument es sich jeweils handelt, wer es wann erstellt und bearbeitet hat, wie viele Zeichen und Seiten das Dokument hat usw. Rufe den Menüpunkt DATEI EIGENSCHAFTEN auf. Wechsle in das Register, dessen Informationen du ansehen willst, z. B. Statistik. Wenn du nur schnell die Statistik des Dokuments ansehen möchtest, kannst du auch über EXTRAS WÖRTER ZÄHLEN eine Zusammenfassung einblenden lassen. Nachgefragt 1. Du möchtest ein Dokument auf Basis einer Vorlage erstellen. Womit beginnst du? Menü DATEI SEITE EINRICHTEN Menü DATEI NEU 2. Welche Taste hältst du gedrückt, um im Fenster Öffnen mehrere Dokumente gleichzeitig auszuwählen? S * Â+T Ê 25

11 Dokumente anlegen, bearbeiten, verwalten 3. Du möchtest zwischen mehreren geöffneten Dokumenten wechseln. Welche Vorgehensweise ist FALSCH? S+& Menü FENSTER Â+T Taskleiste anklicken Menü ANSICHT 4. Auf welches Symbol klickst du, um den markierten Text über die Zwischenablage in ein anderes Dokument zu verschieben? 5. Wie schließt du ein Dokument, ohne das Programm zu schließen? Menü DATEI BEENDEN Menü FENSTER SCHLIESSEN 26