Anfang der Präsentation. Dienstag 19. Mai 2015 dbb forum berlin

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1 Anfang der Präsentation Dienstag 19. Mai 2015 dbb forum berlin

2 Teil 1: Einführung in mpuls_s Die Software für das Deutschlandstipendium mpuls_s Bewerbungsserver mpuls_s Stipendienserver Intevation GmbH, Osnabrück Quelle: Stand:

3 Deutschlandstipendium: regelmäßig hoher Bewerbungseingang These: Die Leistung Ihrer Studierenden ist "normalverteilt". 68% 16% 16% Anzahl Leistung: gut durchschnittlich nicht so gut An Ihrer Hochschule gibt es viele Studierende, die für ein Deutschlandstipendium geeignet sind. Im Endausbau sollen 8% der Studierenden dauerhaft gefördert werden, heute bis zu 2%. "Leistung im Spiegel der Biographie": Viele Kriterien sind möglich/nötig für das Gesamtbild! Sie brauchen einen effizienten Prozess, damit sich regelmäßig ca. 5-20% der Studierenden bewerben können!

4 Lösungsangebot des BMBF: mpuls_s Software mpuls_s unterstützt bei Online-Bewerbung und Stipendienverwaltung Teilnahme jederzeit möglich ohne Installationsaufwand (Internetbrowser-basiert, zentrales Serversystem) kurze Vorbereitungs- und Einarbeitungszeit kostenloser Betrieb, kostenlose Hotline erprobt, sicher, lizenzfrei

5 mpuls_s: Bewerbungsserver und Stipendienserver - Auswahllisten - Bescheide - Absagen - Verlängerung - Statistikexport - Bewertungsschema mpuls_s Bewerbungsserver Bewerbungsabgabe durch die Studierenden mpuls_s Stipendienserver Bewerbungseingang und Bearbeitung durch die MitarbeiterInnen der Hochschule; Fördererverwaltung Die mpuls_s Systeme bieten einen durchgängig edv-gestützten Ablauf über Ausschreibung, Bewertung, Bewilligung, Verlängerung und Dokumentation.

6 mpuls_s Bewerbungssserver eigenes System zur Online-Bewerbungsabgabe aus Sicherheitsgründen getrennt vom mpuls_s Stipendienserver Online-Formular: gemeinsames Formular Stammdaten, Auswahlkriterien, Anlagen individueller Ausschreibungszeitraum individuelle Anleitung und Bedingungen Setup-Service durch die Intevation GmbH einfach wiederverwendbar im Folgejahr

7 mpuls_s Stipendienserver automatische Bewerberakten durch Import aus der Online-Bewerbung Pflichtfelder, Regelprüfungen Bewertungsschema Bewilligung und Absage Fördererverwaltung Stipendien-Verlängerung Wiedervorlage, Druckfunktionen Mindest- und Maximale Aufbewahrungsfristen Statistikmeldung Im- und Export

8 mpuls_s ist einfach und gesetzeskonform. Nutzer z. B.: mpuls_s Start in 2011 Bewerbungsserver-Angebot seit 2012 freiwillige Nutzung kontinuierliche Zunahme der Nutzer unterschiedliche Bewerbungsverfahren: einstufig mehrstufig papierbasiert oder kpl. digital Weiterentwicklung in Abstimmung mit den nutzenden Hochschulen

9 Betriebsvariante 1: Nutzung der zentralen Systeme Abbildung: schematische Darstellung des zentralen mpuls_s Stipendienserver-Systems; (nicht im Bild: mpuls_s Bewerbungserver-System) Teilnahme am gemeinsamen Serverkomplex aus der Projektförderung des BMBF zertifiziertes Rechenzentrum (BSI IT-Grundschutz ISO 27001) beste und günstigste Variante für kleine, mittlere und große Hochschulen Systembetrieb, Überwachung, Hotline & Service von der Intevation GmbH kostenlos.

10 Betriebsvariante 2: eigene Server im Uni-Rechenzentrum Servicevertrag mit der Intevation GmbH: Installation und laufende Überwachung Einbindung ins Uni-RZ-Backupsystem Anwenderhotline und Ausschreibungsservice lizenzkostenfrei (Freie Software, AGPLv3) Bitte erfragen Sie die Preise für Installation, laufende jährliche Kosten, Aufwand bei der Anpassung oder Eigenentwicklung. Software-Updates aus der Weiterentwicklung der zentralen Anwendung möglich individuelle Weiterentwicklung als zusätzlicher Projektauftrag Mischform möglich (Nutzung der zentralen Bewerbungsabgabe, lokale Stipendien- und Fördererverwaltung) gute Variante für große Universitäten bei Bedarf nach Individualisierung Kosten nicht durch BMBF-Auftrag abgedeckt

11 Kommen Sie an Bord: Senden Sie eine an Wir wünschen uns eine Kontaktperson pro Hochschule. Geeignet ist der/die LeiterIn/MitarbeiterIn im Stipendienmanagement oder in der Studierendenverwaltung als Multiplikator. Setup-Prozess: Zugang zu den Demo-Servern per sofort via Beauftragungspaket (Datenschutzgutachten, Sicherheitsdokumentation, Vertrag) via Zustimmung von Abt. Datenschutz und Recht, Nutzungsvertrag mit der Intevation GmbH Ausstellung des Sicherheitszertifikates, Zugangserteilung zu den Produktivsystemen Vorbereitung der Online-Bewerbung, Start der Online-Bewerbung Dauer der Produktivsetzung: Der Rekord bei den Abstimmungszeiträumen liegt z. Z. bei 16 Tagen (Erstnutzung) und 3 Tagen (neue Ausschreibung im Folgejahr). Bitte kalkulieren Sie bei erstmaliger Nutzung 4-6 Wochen Vorlauf bis zum Start der Online-Bewerbung für Ihren Weg zu allen Entscheidungsbeteiligten in der Hochschule!

12 Abschluss Teil 1 Nehmen Sie am Demobetrieb teil. Entscheiden Sie sich für den Einsatz von mpuls_s Bewerbungsserver und mpuls_s Stipendienserver. mpuls_s Support Team: Ariane Brörmann Dirk Massmann Joachim Knuf mpuls-s@intevation.de Tel. (05 41) Links: Hilfeportal - Hier finden Sie diese Präsentation: mpuls_s Bewerbungsserver:

13 Teil 2: Weiterentwicklung 2015 mpuls_s die Software zum Deutschlandstipendium Jahresveranstaltung Dienstag dbb forum Berlin

14 vorab: neue Nutzer in 2014 Studierende: Studierende: Bewerbungsmöglichkeit für ca Studierende zusätzlich in 2014 keine Lastprobleme, zentrales System läuft stabil

15 aktuelle Entwicklung 2015 Betriebssicherheit bis Ende 2016 Durch die BMBF-Auftragsverlängerung ist mpuls_s weiterhin kostenlos. Weiterentwicklungsauftrag: Die Umsetzung erfolgt im laufenden Betrieb. Dabei entsteht kein Aufwand für die Hochschulen im Updateprozess. Das Anwenderfeedback aus 1,5 Jahren Betrieb wird schrittweise umgesetzt.

16 Individualisierung in 2015 Nur-Lesen-Rolle für MitarbeiterIn in den Fakultäten zur Bewerbungssichtung automatisierte Bewerbungsauswertung als optionale Funktion flexibles Bewerbungsformular: die Hochschule kann festlegen: Auswahl der Felder Pflichtangaben Hilfetexte ggf. Verbot von Nachweisen (Anlagendateien), diese dann auf Papier oder in 2. Bewerbungsphase Einführung einer 2. Sprachversion (Englisch) des Ausschreibungsformulars

17 Während des laufenden Betriebes gilt weiterhin: Teilnahme jederzeit möglich kurze, "schmerzlose" Softwareeinführung an der Hochschule Updates ohne lange Betriebsunterbrechung/Aufwand in der Hochschule kostenlose Nutzung kostenloser Support Nehmen Sie Kontakt auf zum mpuls_s Support Team: Ariane Brörmann Dirk Massmann Joachim Knuf Tel. (05 41)

18 Ende der Präsentation Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Diese Präsentation finden Sie im mpuls_s Hilfeportal: Nehmen Sie Kontakt auf zum mpuls_s Support Team: Tel. (05 41) Ariane Brörmann Dirk Massmann Joachim Knuf