Recruiting & Personalmarketing im öffentlichen Bereich

Transkript

1 Recruiting & Personalmarketing im öffentlichen Bereich Softwaregestütztes Bewerbermanagement in der Praxis Ursula Drosihn, Lisa Hentschel, Marcel Heitkötter Hüfferstraße 27 Fon +49 (0) D Münster

2 Softwaregestütztes Bewerbermanagement in der Praxis Inhalt 1. Die FH Münster im Überblick 2. Wie alles begann 3. Konsequente Weiterentwicklung 4. Heutige Nutzung 2 von 13

3 FH in Zahlen (Stand WS 2016/17) Lehre und Forschung Studierende Bachelor Master Absolventinnen und Absolventen Fachbereiche 12 Interdisziplinäre Einrichtungen 2 Forschungsinstitute 9 Studiengänge 87 Kooperativ Promovierende 126 Bild: Gerd Altmann / Pixelio.de 3 von 13

4 FH in Zahlen Personal (Stand WS 2016/17) Professorinnen und Professoren 276 davon weiblich 58 davon gestiftet 1 davon Honorar-/Adjunctprofessoren 7 Lehrkräfte für besondere Aufgaben 62 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter 694 Auszubildende 49 Gesamt Bild: Gerd Altmann / Pixelio.de 4 von 13

5 Wie alles begann each project is a journey Doppelter Abiturjahrgänge, viele Mittel viele Einstellungen Vorgänge und Personal an 2 Standorten Bewerbungen per Post und per Mail (Lagerkapazität) Eintragungen in Excellisten Manuelle Eingangsbestätigungen Nach Bewerbungsschluss Übersendung der Bewerbungen an die Auswahlkommission Manuelle Absagen und Rücksendung Online-Prozesse von der Ausschreibung bis zur Einstellung Online-Formular für Bewerber einfache optische Gestaltung Anzeigen besserer Service der Personalabteilung Bedienung mehrerer Medien Löschung/Archivierung der Daten auf Knopfdruck 5 von 13

6 Wie alles begann Abfrage möglicher Ängste und Hemmnisse im Rahmen einer Bachelorarbeit 6 von 13

7 Wie alles begann Systemauswahl: Sammlung weiterer Anforderungen Einholen von Angeboten Software und IT-Infrastruktur sollen bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und durch die FH Münster genutzt werden (SaaS Lösung) aber eigene Erstellung und Änderung von Rollen-/ Benutzerrechten Einhaltung von Datenschutzbestimmungen keine Speicherung der Bewerberdaten auf Servern im Ausland Hohe Bedienungsfreundlichkeit für Bewerber, Personaler und Auswahlkommissionen geringe Kosten für die Einrichtung und den Betrieb Testbetrieb möglich gute Unterstützung durch den Anbieter Erstellung von Statistiken möglich z.b. Bewerberstatistik m/w Entscheidung für den Bewerbermanager der Firma Bite mit einer Testphase von einem halben Jahr 7 von 13

8 Wie alles begann Testphase Juni November 2014 Von 0 auf 48 Ausschreibungen mit Bewerber/innen Projektteam:4 Personen (davon 2 als Systemadministratoren) + Studierender des Fachbereichs Wirtschaft in enger Kooperation mit der Firma Bite Systemeinrichtung und Datenschutz Notwendige Datenfelder auswählen, Erarbeiten und Hochladen von Serienbriefvorlagen, Verfahrensbeschreibung erstellen und Datenschutzvorabkontrolle durchführen lassen, Nutzungsbedingungen festlegen, Einbindung in die Homepage Workshops und Schulungen Aufnahme der Prozessabläufe mit der Firma Bite Schulungen mit Einbindung der Personalräte und Gleichstellungsbeauftragten Beteiligung der Personalräte Grundsätzlich offen, kritisch beim Datenschutz Zwei Pilotverfahren Ausschreibung einer Professur und einer Stelle für Tarifbeschäftigte Intensive Zusammenarbeit mit den Kunden zur Klärung von Fragen und zusätzlichen Anforderungen 8 von 13

9 Konsequente Weiterentwicklung Kommunikationskonzept & Umsetzung vieler weiterer Wünsche Neue neutrale Internetadresse des Bewerbermanagers 5d34cf07a21b46dde667a Linkverkürzer zur Auswertung des Erfolgs der Anzeigenschaltung Zusammenführen mehrerer Bewerberdateien in einem PDF Dokument Erweiterte Bewertungsmöglichkeiten für die Auswahlkommissionen Zeitversetzte s usw. usw. Anlegen eines Initiativbewerberpools mit diversen Auswertungsmöglichkeiten 9 von 13

10 Nutzung heute! Prozess Die beiden Systemadministratoren erhalten fertige Stellenausschreibung zur Veröffentlichung Stellenausschreibung im System anlegen, generieren und veröffentlichen Möglichkeit über den BITE Bewerbermanager die Ausschreibung auch direkt bei anderen Jobbörsen zu veröffentlichen (z. B. Agentur für Arbeit) Nutzer anlegen, Freigabe erteilen und Zugangsdaten mitteilen Bewerberinnen und Bewerber erhalten automatische Eingangsbestätigung Termine für Vorstellungsgespräche teilt die Auswahlkommission nach Ablauf der Bewerbungsfrist mit Einladungen, Absagen und Anforderung weiterer Unterlagen etc. werden über das System verschickt (automatisch neuer Status) Bewerberübersicht kann als PDF generiert werden, um Gremien zu informieren nach Beendigung des Verfahrens wird allen Nutzern die Freigabe entzogen (Status Inaktiv ) Archivierung der Stellenausschreibung 10 von 13

11 Online-Bewerbung ohne große Hürden! Bewerbungsformular einfach auszufüllende Onlinemaske, auch durch Übernahme der Daten vom eigenen Xing- bzw. Linkedinprofil möglich Pflichtfelder sind gekennzeichnet Eingabefelder der Onlinemaske können beliebig ausgewählt werden Individuelle Datenfelder können festgelegt werden Weitere Seiten zur Abfrage können erstellt werden (z. B. Werdegang) 11 von 13

12 Online-Bewerbung ohne große Hürden! Bewerbungsformular Hochladen der Bewerbungsunterlagen Kurzer Text mit Hinweis die Bewerbungsunterlagen hochzuladen und die Eingaben auf Vollständigkeit zu prüfen bei fehlenden Eingaben kann die Bewerbung nicht abgeschickt werden Möglichkeit ein Passbild hochzuladen 12 von 13

13 Vielen Dank! 13 von 13