KDO Kunden- und Partnertag. Einführung der Personalabrechnung und weiterer Zusatzmodule bei der Stadt Nordhorn ein Erfahrungsbericht

Transkript

1 KDO Kunden- und Partnertag Einführung der Personalabrechnung und weiterer Zusatzmodule bei der Stadt Nordhorn ein Erfahrungsbericht

2 Stadt Nordhorn Lage: deutsch-niederländische Grenze zwischen Münster, Osnabrück und Enschede ca Einwohner 452 Mitarbeiter/-innen 5 Fachbereiche (davon 48 Beamte/-innen, 20 Azubis, 384 Beschäftige) 6 Mitarbeiter/-innen im Personalservice / Lohnrechnung Fotos von A. Sobott

3 Umstellung der Lohnrechnung Entstehung 2006 Abgabe der Lohnrechnung an den Landkreis Grafschaft Bentheim Reibungsverluste 2013 Wunsch nach ganzheitlicher Sachbearbeitung - Kontaktaufnahme zur KDO Kick-off-Gespräch (Klärung erster Details)

4 Umstellung der Lohnrechnung Umsetzung erfolgte zum Module: Lohnrechnung, Kostenplanung, Stellenplan (wurde neu angelegt) 6 monatige Testphase im Testbereich unter Aufsicht der KDO ab Übernahme in den Echtbereich

5 Umstellung der Lohnrechnung Warum zur KDO? Übernahme der Aufgabe sollte durch ein Rechenzentrum erfolgen Software-Programm P&I LOGA automatische Übernahme, somit geringer Nachbearbeitungsaufwand guter Service, gute Beratung, sehr gute Erreichbarkeit (hotline) während der Umstellung eine/-n Ansprechpartner/-in

6 Umstellung der Lohnrechnung Nutzung monatlicher Import der Umlagen für Versorgungskassenbeiträge für Beamte (m/w) Import Beiträge GUV, Gartenbau-BG, Personalnebenkosten dadurch Berücksichtigung in Hochrechnung Hinterlegung Arbeitsmedizinische Untersuchungen z. B. Augenuntersuchung Hinterlegung der Beihilfeberechtigung

7 Umstellung der Lohnrechnung Erfahrungen keine administrativen Tätigkeiten sehr gute Leitfäden Schulungen (Grund-und Aufbauschulung Anwendung LOGA) Schulungen (vorm. Recht durch Dozent, nachm. Eingabe im Programm) jederzeit Hilfestellung durch die Hotline

8 Umstellung der Lohnrechnung Fortsetzung Erfahrungen nach 6 Monaten war bereits eine eigene Erstellung der Personalkostenhochrechnung möglich Standartauswertungen Automatismus von Meldungen (SV, Steuer, VBL) einheitliche Lohnarten fester Terminplan zum Abrechnungslauf

9 Einführung Reisekostenmodul Entstehung/Umsetzung Abrechnung auf Vordrucken Einführung neues Steuerrecht Druck des Symbol M auf die Lohnsteuerbescheinigung Erstellung Nachweis für Mitarbeiter/-innen Projektberatung Einführung zum

10 Einführung Reisekostenmodul Nutzung Wegstreckenentschädigung bei privat anerkannten PKW

11 Einführung Reisekostenmodul Erfahrungen Mitarbeiter/-in erhält eine detaillierte und nachvollziehbare Reisekostenabrechnung, ggf. als Unterlage für die Einkommenssteuererklärung Auszahlung erfolgt mit Lohnabrechnung kann unter Archivierte Dokumente abgerufen werden Reisekostenrecht ist im Modul hinterlegt und wird ständig aktualisiert positive Rückmeldungen der Mitarbeiter /-innen

12 Einführung Zeitwirtschaft Entstehung altes Zeiterfassungsprogramm: miditec mtz 4000 doppelte Erfassung der Stammdaten manuelle Übergabe der Daten (Fehlzeiten, Zeitzuschläge) altes Programm wurde nicht mehr gewartet

13 Einführung Zeitwirtschaft Umsetzung erfolgte zum zusätzlich Einführung hcm-mitarbeiterportal

14 Einführung Zeitwirtschaft Nutzung in folgenden Bereichen Verwaltung über Terminal Außenstellen Schulsozialarbeit über hcm Mitarbeiterportal mit Musikschule 3 Minuten Wegezeit Jugendzentrum/ - treff Baubetriebshof (Terminal) zukünftig: Schulsekretärinnen, Erzieher/-innen

15 Einführung Zeitwirtschaft Nutzung Telearbeit automatische Berechnung der Zeitzuschläge (automatische Übergabe ins Lohnprogramm) Hinterlegung individueller Regelungen (z.b. Geburtstagsgutschrift) Sommer- und Winterarbeitszeit Baubetriebshof tägliche automatische Übergabe an Kostenrechnung

16 Einführung Zeitwirtschaft Nutzung Ampelkonto individuelle Kappungsgrenzen Rufbereitschaft (Rundungen/Wegezeit) Zugriff auch von Zuhause oder Privatrechner Monatsjournale, Verdienstabrechnungen, Bescheinigungen können gedruckt werden Urlaubsanträge und Zeitbuchungsanträge über workflow dafür ist die Einrichtung des Stellenplan erforderlich Hinterlegung von Dokumentationen

17 Einführung Zeitwirtschaft zukünftige Nutzung Dienstreiseantrag Zielvereinbarungen Personalkostenplanung Nutzung von außen nur über ein Zertifikat möglich direkter Aufruf wäre wünschenswert

18 Einführung Zeitwirtschaft Erfahrungen anfangs Skepsis bei den Mitarbeitern Umgewöhnung eigene Schulungen durchgeführt Bindung am Stellenplan

19 Einführung Bewerberverwaltung Entstehung Führen von Exceltabellen Erstellung von manuellen Serienbriefen manuelle Eingabe keine Onlinebewerbungen Vereinfachung durch Modul Einführung zum

20 Einführung Bewerberverwaltung Nutzung Hinterlegung Serienbriefe Onlinebewerbungen möglich durch selbst generierten Link auf der eigenen Internetseite Eingangsbestätigung vorab per verschiedene Auswertungen keine doppelte Eingabe falls Bewerber schon vorhanden Stammdaten können bei Einstellung übernommen werden

21 Einführung Bewerberverwaltung Erfahrungen Arbeitserleichterung 1/3 Onlinebewerbungen manuelle Eingaben sind nicht gänzlich zu verhindern

22 Noch Fragen?