Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals)

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1 Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 1 von 15

2 Inhaltsverzeichnis 1.0 Einrichtung und Begriffserklärung Projektstrukturen anlegen 4 Allgemeines 4 Kategorie anlegen 4 Projekteinheiten anlegen 5 Projektstruktur anlegen 7 Projekte anlegen Register: Allgemein Register: Abrechnung Register: Status Register: Projektmitarbeiter 12 Projektzeit erfassen Allgemeines Erfassung in Echtzeit START/ENDE Nachträgliche Erfassung in Stunden Nachträgliche Erfassung mit Beginn und Ende Teamerfassung Tätigkeitshistorie/Projektübersicht 13 Buchung der Projektzeiten Projektzeiterfassung im WebPortal 14 Ergänzende Einrichtung Einrichtung Administrator 14 Arbeiten mit der Projektzeiterfassung 15 Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 2 von 15

3 1.0 Einrichtung und Begriffserklärung Hinweis: Es gibt die Projektzeiterfassung und es gibt für einen einzelnen Kunden, eine neu entwickelte Projektzeiterfassung. Dieser Abschnitt beschreibt die Einrichtung, die für beide Varianten identisch ist. Das spezifische befindet sich im Folgekapitel jeweils im Abschnitt "Ergänzende Einrichtung". Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 3 von 15

4 2.0 Projektstrukturen anlegen Allgemeines In einer Projektstruktur wird der Weg der Erfassung der Projektzeiten für ein Projekt angelegt. Dazu ist es notwendig Kategorien und Projekteinheiten anzulegen. Projekteinheiten sind Einheiten, die einem Projekt untergeordnet werden z.b. zu dem Projekt "Technik für Kunde xyz gehören die Projekteinheiten Software einrichten, Einkauf Hardware, Schulung Software und Server Lohnprogramm u. v. m. Somit ist über die Projektstruktur eine mehrstufige Erfassung der Projektzeiten möglich. Die Projekteinheiten werden in übergeordnete Kategorien eingeteilt; z.b. können die Projekteinheiten Software einrichten und Einkauf Hardware zusammen der Kategorie Dienstleistung zugeordnet werden. Wohingegen die Projekteinheit Server der Kategorie Produkt zugeordnet wird. Die Projektkategorien werden mit den Kategorien der Organisationseinheit verknüpft. Kategorie anlegen Unter PROJEKTE > STRUKUREN > Konfiguration legen Sie die Kategorien für die Projekteinheiten an. Kategorien sind übergeordnete Einheiten, durch welche die Projekteinheiten klassifiziert werden können. Im Feld <Kategorie Organisation> werden alle in der Organisationsstruktur angelegten Kategorien angezeigt. Über eine Auswahl einer Kategorie wird die Projekt-Kategorie mit der "Kategorie Organisation" verknüpft. Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 4 von 15

5 Im unteren Fenster des Registers <Konfiguration> können Sie die Funktionen "Teamerfassung und Teamübersicht anlegen. Die Teamerfassung ermöglicht einem Mitarbeiter im MitarbeiterPortal für die dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter Projektzeiten zu erfassen. Projekteinheiten anlegen Zu finden unter PROJEKTE > STRUKTUREN > Projekteinheiten. Ein Projekt kann aus mehreren Projekteinheiten bestehen. Im Register <Projekteinheiten> werden Einheiten angelegt, die dem Projekt untergeordnet werden sollen. Beispiel: Projekt Technik Kunde xyz besteht aus folgenden Projekteinheiten: Installation der Software Schulung der Mitarbeiter Einkauf Hardware/Software Konfiguration der Hardware Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 5 von 15

6 Diesen Projekteinheiten sind wiederum weitere Projekteinheiten untergeordnet: z.b. Einkauf Hardware/Software besteht aus folgenden Projekteinheiten: Computer Drucker Scanner Server Fibu Lohn Um eine mehrstufige Projektstruktur aufzubauen, werden den Projekteinheiten Kategorien zugeordnet. Projekteinheiten Installation der Software, Einkauf Hardware/Software gehört zur Kategorie Dienstleistung. Die Projekteinheiten Computer, Drucker, Fibu hingegen gehören zur Kategorie Produkt. Die Projekteinheiten können auf aktiv gesetzt oder deaktiviert werden. Sind Sie deaktiviert stehen diese bei der Anlage der Projektstruktur nicht mehr zur Verfügung. Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 6 von 15

7 Projektstruktur anlegen Zu finden unter PROJEKTE > STRUKTUREN > Projektstruktur Nach der Einrichtung der Projekt-Kategorien und der Projekteinheiten kann die Anlage der Projektstruktur erfolgen. Die Projektstruktur dient dazu, die Projekte in verschiedene Einheiten aufzuteilen, auf welche dann die Projektzeiten erfass werden. Projektstrukturen können mehrstufig angelegt werden und sind dem Aufbau der Organisationsstruktur ähnlich. Nachdem Sie über den Button <Neue Struktur anlegen> eine Bezeichnung für die Struktur eingegeben haben, können Sie über die rechte Maustaste eine erste Strukturebene anlegen. Wählen Sie hier eine Kategorie aus. Nach der Anlage der Strukturebene können Sie über die rechte Maustaste Projekteinheiten auswählen. Es werden nur die Projekteinheiten angezeigt, denen die ausgewählte Kategorie zugeordnet ist. Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 7 von 15

8 Bei der Auswahl der Projekteinheiten wird der aktuelle Tag als Gültigkeitsbeginn hinterlegt. Das Gültigkeitsdatum kann geändert werden. Unter dieser Strukturebene können wiederum weitere Ebenen angelegt werden. Beispiel: Projektstruktur für Kunde xyz: Strukturebene Dienstleistung : Installation der Software Schulung der Mitarbeiter Einkauf Hardware/Software Konfiguration der Hardware Strukturebene Produkt : Computer Drucker Scanner Server Fibu Lohn Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 8 von 15

9 Projekte anlegen Für die Neuanlage von Projekten wechseln Sie bitte ins Formular PROJEKTE > Projekte. Hier werden die Stammdaten zum Projekt und die dem Projekt zugeordneten Mitarbeiter hinterlegt Register: Allgemein <Kunde> Den Projekten können bestimmten Kunden zugeordnet werden. Eine Neuanlage ist über den Neuanlage-Button neben dem Feld möglich Register: Abrechnung PROJEKTEINSTELLUNGEN > Projektstruktur Durch eine Projektstruktur können den Projekten weitere untergeordnete Einheiten zugeordnet werden, so dass eine mehrstufige Erfassung der Projektzeiten möglich ist. Im Feld <Projektstruktur> hinterlegen Sie, mit welcher Struktur das Projekt verbunden werden soll. Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 9 von 15

10 PROJEKTEINSTELLUNGEN > Erfassungsmodus Die Projektzeiten werden über das Mitarbeiterportal erfasst. Es gibt drei Varianten, die Projektzeiten zu erfassen: Stundenerfassung Echtzeiterfassung Start / Ende Erfassung Start / Ende Hinweis: "Erfassung Start/Ende" ist ein nachträglicher Erfassungsmodus. Der allgemeine Erfassungsmodus wird in der Zeitwirtschaft unter EXTRAS > OPTIONEN > Projektzeiterfassung festgelegt und automatisch bei der Anlage der Projekte eingetragen. Es ist möglich im Projekte unter Register: Abrechnung in der Option PROJEKTEINSTELLUNGEN > Erfassungsmodus einen abweichenden Erfassungsmodus für ein einzelnes Projekt zu hinterlegen: PROJEKTEINSTELLUNGEN > Folgeprojekt Wenn ein Projekt abgeschlossen wurde, darf keine Buchung erfolgen. Allerdings kann es sein, dass Nacharbeiten für ein Projekt geleistet werden müssen. Dann kann bei der Anlage des Projektes eingeben werden, dass es sich um ein Folgeprojekt handelt. Im Feld <Folgeprojekt> wählen Sie das Vorgängerprojekt aus. Folgende Daten werden bei der Anlage eines Folgeprojektes aus dem Vorgängerprojekt übernommen: Kundendaten Erfassungsart Projektstruktur Projektmitarbeiter Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 10 von 15

11 Organisationseinheit zuordnen Allgemeines Die Projektzeiterfassung wird mit der Organisationsstruktur verbunden, so dass eine Erfassung auf einzelne Organisationseinheiten möglich ist. Das Projekt wird einer Organisationskategorie <Kategorie> (z.b. Mandant) und einer entsprechenden Organisationseinheit zugeordnet Register: Status Funktionsgruppe: Projektzeiten Hier werden der geplante Projektbeginn und das geplante Projektende hinterlegt. Status Über <Status> wird festgelegt, ob das Projekt aktiv, inaktiv oder gesperrt ist. Der Status wirkt sich auf die Erfassung der Projektzeiten folgendermaßen aus: aktiv = auf das Projekt kann weiter gebucht werden Inaktiv = auf das Projekt darf nicht gebucht werden Gesperrt = auf das Projekt darf nicht mehr gebucht werden (tatsächlicher Projektabschluss) Funktionsgruppe: Projektfortschritt Die für das Projekt aufgewendeten Stunden werden automatisch berechnet. Der Projektfortschritt ergibt sich aus dem Verhältnis der aufgewendeten Stunden zu den geplanten Stunden (Funktionsgruppe PROJEKTZEITEN > geplante Stunden). Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 11 von 15

12 2.5.4 Register: Projektmitarbeiter Im Register <Projektmitarbeiter> erfolgt die Zuordnung der Mitarbeiter zum Projekt. Bei der Projektzeiterfassung kann der Mitarbeiter nur Projekte erfassen, denen er auch zugeordnet ist (ACHTUNG! Hier bitte die Abschnitte Ergänzende Einrichtung bei beiden Ausprägungen beachten). Mitarbeiter können mehreren Projekten zugeordnet werden. Über das Feld <Anteil> wird festgelegt, zu welchem prozentualen Anteil der Mitarbeiter dem Projekt zugeordnet werden soll. Standardmäßig wird hier der noch verfügbare Anteil (bis 100%) des Mitarbeiters vorgegeben. Eine Überplanung (PLANUNG > 100%) wird zugelassen. Über das Feld <Funktion> werden dem Mitarbeiter zusätzliche Rechte vergeben. Die Funktionen werden im Formular <Projektstrukturen> angelegt und können dann im Formular <Projekte anlegen> ausgewählt werden. Als Berechtigungen können die Rechte <Teamübersicht> und die <Teamerfassung> vergeben werden. Projektzeit erfassen Allgemeines Die Erfassung der Projektzeiten kann von einem Mitarbeiter oder einem Projektleiter für seine Gruppe im MitarbeiterPortal vorgenommen werden. Eine Korrektur und Erfassung der Projektzeiten im WIN-Client ist nicht möglich Erfassung in Echtzeit START/ENDE Der Projektmitarbeiter erfasst die Projektzeit nach Auswahl seines Projektes und den Zusatzdaten über einen <Start> und <Ende> - Button. Der Mitarbeiter kann nur aus den Projekten bzw. Zusatzdaten auswählen, die ihm zugeordnet wurden. Beim Öffnen wird immer die aktuelle Uhrzeit angezeigt. Diese Zeit wird für den Zeitstempel durch Drücken des <Start> oder <Ende> Button verwendet Nachträgliche Erfassung in Stunden Eine nachträgliche Erfassung der Projektzeiten in Stunden ist möglich. Vom Mitarbeiter können nur Projekte erfasst werden, denen er auch zugeordnet worden ist Nachträgliche Erfassung mit Beginn und Ende Die nachträgliche Erfassung mit einer Uhrzeit erfolgt über die Eingabe des Projektbeginns und des Endes des Projektes. Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 12 von 15

13 2.6.5 Teamerfassung Ein Projektleiter kann für Projekte Projektzeiten, für die er die Berechtigung Teamerfassung besitzt. Die Teamerfassung wird über den Managerbereich des MitarbeiterPortals vorgenommen Tätigkeitshistorie/Projektübersicht Die Tätigkeitshistorie zeigt alle erfassten Projektzeiten mit Datum, Zeitraum und Projektdaten an und ist chronologisch sortiert. Buchung der Projektzeiten Die Projektzeiten werden auf dem Systemkonto <Projektzeitkonto> verbucht. Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 13 von 15

14 3.0 Projektzeiterfassung im WebPortal Ergänzende Einrichtung Einrichtung Administrator Der Arbeitnehmer benötigt in der Benutzerverwaltung Zugriff auf OBJEKTRECHTE > HRPORTAL > ZEITMANAGEMENT Projekte. Das Recht kann dabei auf Standard (blau) oder Zugriff (grün) stehen. Wichtig ist, für den User ist für das Rechte Vollzugriff ausgewiesen. Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 14 von 15

15 Arbeiten mit der Projektzeiterfassung Meldet sich ein AN an, wird entsprechend der Konfiguration der Rolle, seinen Projektzugehörigkeiten und seiner Funktion die Maske unter ZEIT > Projekte aufgebaut und mit Inhalt befüllt. Projektzeiterfassung einrichten (ohne Terminals) Seite 15 von 15