BITE - Bewerbermanager Modernes E-Recruiting und effizientes Bewerbermanagement für den öffentlichen Dienst

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1 BITE - Bewerbermanager Modernes E-Recruiting und effizientes Bewerbermanagement für den öffentlichen Dienst am im Symposium Recruiting & Personalmarketing im öffentlichen Bereich BITE GmbH Resi-Weglein-Gasse Ulm Fon: Fax: Mail: Web: 07 31/ / info@b-ite.de

2 BITE GmbH Ihre Ansprechpartner Hubert Ketterer Geschäftsführer Volker Jahn Vertriebsleiter P E R S O N P R O J E K T E R F A H R U N G

3 Agenda 1) Live - Vorstellung BITE Bewerbermanager 2) Ihre Vorteile durch den BITE Bewerbermanager 3) USPs vom BITE Bewerbermanager 4) Wie sieht unser Projektablauf aus? 5) Angebote Aufbau und Inhalt 6) Datenschutz Zertifizierungen und Umsetzung der Anforderungen 7) Auszug Referenzen

4 1) BITE - Bewerbermanager Zertifiziertes Bewerbermanagementsystem 1) Beratungs- und Umsetzungserfahrung Professuren, Lehrbeauftragte, Wissenschaftliche Mitarbeiter Nichtwissenschaftliche Mitarbeiter und Ausbildungsstellen 2) Individualität und Geschwindigkeit Abbildung der individuellen Prozesse durch flexibles Workflowsystem und schnelle Einführung durch Standardsoftware garantiert 3) Datenschutz und Datensicherheit Zertifizierung der Software durch Bundesverband IT-Mittelstand e.v. vom Rechenzentrum durch TÜV SÜD (ISO 27001, Tier 3) und der BITE GmbH nach der ISO 27001

5 1) BITE - Bewerbermanager Themenbereiche der Live - Vorstellung: 1) Offene Stellen Stellenausschreibungen mit individuellen Vorlagen auf den gewünschten Veröffentlichungsplattformen 2) Sicht des Bewerbers / Bewerberin moderne, zielgruppen gerechte Möglichkeiten sich leicht zu bewerben 3) Bewerbermanagement A) Sicht des Personalbereichs B) Sicht des Fachbereichs C) Sicht der Gremien 4) Auswertungen im System und mit dem System individuell und voll automatisiert

6 2) Ihre Vorteile durch den BITE Bewerbermanager Automatisierung ergibt Zeitersparnis 1) Automatische Schaltung der Stellenausschreibungen mit individuellen Vorlagen auf den gewünschten Veröffentlichungsplattformen 2) Automatische Eingangsbestätigungen durch unterschiedliche eigene Vorlagen 3) CV Parsing d.h. Daten aus dem Lebenslauf werden automatisch erfasst für Papierbewerbungen / -Bewerbungen 4) Lebenslaufanalyse Lücken im Lebenslauf und Berufliche- und Schulische Stationen werden automatisch berechnet und visualisiert 5) Massen Absagen mit individuellen s oder Serienbriefen

7 2) Ihre Vorteile durch den BITE Bewerbermanager Standardisierung garantiert Prozesssicherheit 1) Individuelle Prozesse eigene Workflow-Schritte je Personalbeschaffungsprozess möglich 2) Eigene Brief und Vorlagen z.b. Arbeitsverträge / Einstellungsplan / Einarbeitungscheckliste 3) Beurteilungen durch den Fachbereich durch frei definierbare Bewertungsebenen 4) Individuelle automatische Auswertungen durch eigene Vorlagen abbildbar 5) Eigene Cockpits wie viele Bewerbungen sind in welcher Phase und wo sind die Flaschenhälse in meinem Prozess

8 2) Ihre Vorteile durch den BITE Bewerbermanager Modernes Bewerben durch Employer Branding 1) Optimierung für Mobile Endgeräte alle Ausschreibungen und alle Online Formulare sind automatisch responsive 2) Keine manuelle Eingabe für den Bewerber/ in Daten der Bewerber werden durch XING / LinkedIn / CV Parsing übernommen 3) Bewerbung Pausieren Fortsetzung zu einem späteren Zeitpunkt und an einem anderen Endgerät 4) One Click Bewerbungen durch Schnittstelle zu Indeed und komplett frei gestaltbare Online Formulare 5) Keine Hürden im Bewerbungsprozess Barriere freies Online Formular kein Bewerber Login erforderlich / ggf. Bewerbungen

9 2) Ihre Vorteile durch den BITE Bewerbermanager Stellen schneller besetzen durch Prozessoptimierung 1) Vorauswahl / Matching erfolgt anhand frei definierbarer Kriterien und zeigt geeignete oder ungeeignete Bewerbungen per Knopfdruck an 2) Papierbewerbungen werden auch automatisch im System erfasst 3) Erstellung der kompletten Schriftstücke durch Individuelle Vorlagen mit eigenen Ersetzungsbegriffen 4) Kommunikationshistorie alle eingehenden und gesendeten s sind automatisch bei der Bewerbung hinterlegt. Es muss nichts manuell erfasst werden! 5) Datenschutz keine oder deutlich geringere Anzahl von Papierbewerbungen im internen Umlauf zur Beurteilung / Einsatz von Verschlüsselungstechnologie

10 3.1) USP - Barrierefreies Bewerbungsformular 1) Braille-Zeilenunterstützung: d.h. Formular ist auch für Menschen mit einer Sehbehinderung und Seheinschränkung bedienbar s 2) Formular ist inkl. der individuellen Datenfelder (z.b. Berufserfahrung / Berufserfahrung außerhalb der Hochschule / Promotion / etc.) für Screen-Reader optimiert s 3) Veränderung der Kontraste und der Schriftgrößen möglich s 4) Flexibles Zoomen um individuell zu vergrößern d 5) Die Barrierefreiheit des Online-Formulars ist mittels Einbindung von ARIA Technologien vollständig gewährleistet. Seit ist in Österreich das Barrierefreie Bewerbungsformular durch das Gesetz über die Gleichstellung von Menschen mit Behinderungen bereits vorgeschrieben!

11 3.2) USPs kommunikation Interne und externe kommunikation aus dem System erfolgt über individuelle Firmendomains wie Die komplette Konversation wird automatisch im System beim Bewerber abgelegt. D.h. die versendeten s an Bewerber und Vorgesetzte sowie deren Antworten sind automatisch beim richtigen Bewerber hinterlegt, ohne dass diese manuell angefasst werden müssten. Bewerbung per ist ausschreibungsspezifisch möglich. Diese bewerbung wird ohne weiteren manuellen Arbeitsschritt direkt im System inkl. aller angefügten Dateianhänge hinterlegt und automatisch der richtigen Stelle und Ausschreibung zugeordnet.

12 3.3) USP - Matching Spart Zeit bei der qualitativen Vorauswahl: 1) Bewerber mit einem Klick entsprechend den individuellen Kriterien der Stellenausschreibung vorqualifizieren s 2) Von 25 auf nur noch sieben passende Bewerber mit einem Klick und dann s 3) automatisiert auf Wunsch sofort Formbriefe oder Einladungen versenden oder Weiterleitung an den Fachbereich etc.

13 3.4) USPs Eigene Domains Die URL der Stellenausschreibung ist als Subdomain der Hochschule geschaltet wie z.b. stellen.hm.edu und jobs.hs-albsig.de Dadurch werden alle Stellenausschreibungen im gewünschten CD erstellt und auf allen Kanälen veröffentlicht. Es lassen sich so viele Subdomains hinterlegen wie Sie es wünschen!

14 3.5) USPs Lebenslaufanalyse Lücken werden automatisch erkannt Dauer der Stationen wird automatisch berechnet

15 3.6) BITE Bewerbermanager weitere USPs Flexible und eigenständige Abbildung all Ihrer unterschiedlichen Recruiting-Prozesse (z.b. Professuren, Lehrauftäge, wissenschaftl.ma, Azubi, usw.) d Direktes Multiposting und kostenlose Veröffentlichung auf weiteren Jobbörsen wie z.b. Indeed zur Reichweitenerhöhung d Suchmaschinen sowie für mobile Endgeräte optimierte Ausschreibungen erhöhen die Sichtbarkeit beispielsweise bei Google d Vollständige Erfolgs- und Kostenkontrolle der Ausschreibungen inkl. aller Print-/ und Online Veröffentlichungskanäle d Eigenständiges Anlegen einer unbegrenzten Anzahl von individuellen Datenfeldern zur Aufnahme im Online-Formular und/ oder beim Bewerber. Die vollständige Auswertbarkeit dieser Datenfelder ist gewährleistet. d Eigenständige Erfassung einer unbegrenzten Anzahl von eigenen und Briefvorlagen inkl. eigener Ersetzungsbegriffe (auch für die individuell anlegbaren Datenfelder) für Serienbriefe und Serien s d Hochflexibles Auswertungs- und Berichtswesen welches eigenständig völlig frei angepasst werden kann

16 3.7) BITE - Bewerbermanager Key Features:

17 3.8) BITE - Bewerbermanager Ihre Vorteile!

18 3.9) Auswertungen im System und mit dem System Innerhalb des BITE Bewerbermanagers werden per Knopfdruck eine Vielzahl von Auswertungen zum Employer Branding und den Besuchshäufigkeiten der Stellenausschreibungen angezeigt. Zusätzlich können alle gewünschten Auswertungen direkt an unser System angebunden werden. Hierzu zählen u.a.: Wie viele Frauen / Männer und Schwerbehinderte haben sich beworben? Wie viele Frauen / Männer und Schwerbehinderte wurden eingeladen? Bei Professuren: Wie viele Frauen / Männer haben sich beworben, waren auf den Listenplätzen, haben den Ruf erteilt bekommen und haben den Ruf angenommen? Welche Ausschreibungskanäle bringen wie viele Talente? Wie lange dauert mein Prozess?

19 4) Wie sieht unser Projektablauf aus? Zielsetzung: Ihre Personalbeschaffungs-Prozesse sind inhaltlich besprochen, abgestimmt und dokumentiert. Vorgehensweise: Zur Vorbereitung der Workshops erhalten Sie eine Checkliste, welche alle benötigten Themen auflistet. Innerhalb des Workshops werden Ihre Prozesse mittels eines FlowCharts visualisiert und dokumentiert. Ergebnis: Prozesse sind dokumentiert & freigegeben. Prozess-Schritte (Status), die Bewertungslogik, die benötigten Vorlagen sind benannt und die Berichts- und Auswertesystematik sind vereinbart. ca. 1 MT Vor Ort Zielsetzung: Sie erhalten ein vollständig funktionsfähiges System, mit welchem Sie starten Können. Vorgehensweise: Ihre Key-User befüllen unter Anleitung das System mit allen erforderlichen Bestandteilen. Innerhalb dieses Teach the Teacher -Konzepts werden Ihre Mitarbeiter zusätzlich zu weiteren administrativen Aufgaben wie z.b. Rechte- und Rollenmanagement befähigt. Ergebnis: Ihre Prozess-Schritte (Status), -/ Dokumenten-Vorlagen, Bewertungsmetriken sowie die Berichts- und Auswertelogiken sind erfasst. Die offenen Stellen sowie zugehörigen Stellenausschreibungen sind eingetragen. ca. 1 MT Vor Ort Interner Aufwand zur Vor und Nachbereitung der Interner Aufwand MT Vor Ort beläuft sich auf zur Vor und Nachbereitung der ca.2 Tage MT Vor Ort beläuft sich auf ca.1 Tag Zielsetzung: Ihre Anweder werden adressatengerecht und durch typische Praxisfälle geschult. Vorgehensweise: Ihre Anwender arbeiten unter Anleitung am System die definierten Prozess-Schritte ab. Durch typische Praxisbeispiele werden wesentliche Schritte innerhalb des Systems befähigt. Ergebnis: Ihre Anwender kennen und verstehen die Umsetzung Ihrer Prozess-Schritte innerhalb des Systems. Zielsetzung: Sie erhalten nach der Schulung kostenlosen Support durch Ihren Projektleiter. Vorgehensweise: Ihre Key-Anwender können sich an unseren Projektleiter wenden, welcher dann Ihre Fragen der ersten eigenen Schritte innerhalb des Systems aufnehmen und beantworten wird. Ergebnis: Ihre Key-Anwender haben auch innerhalb der ersten eigenen Nutzung der Software jederzeit einen bekannten Ansprechpartner, welches das Unternehmen und Ihre Prozesse kennt.. ca. 1 MT Vor Ort Interner Aufwand zur Vor und Nachbereitung der MT Vor Ort beläuft sich auf ca.0,25 Tage kostenfrei

20 5) Angebote Aufbau und Inhalt Das Angebot beinhaltet 2 Bereiche: 1) Jährliche Kosten beinhalten: Lizenzkosten Wartungs-/ Instandhaltungskosten Option: CV-Parsing Option: Individuelle Domain Die Kosten sind abhängig von der Größe des Auftraggebers d.h. Anzahl aller Beschäftigter und den User-Lizenzen. 2) einmalige Kosten beinhalten: technische Einrichtung Einrichtung CV-Parsing Einrichtung Individuelle Domain HTML Vorlage(n) Manntagen (MT) für Prozessaufnahme, Inbetriebnahme und Schulung (vgl. Folie: Wie sieht unser Projektablauf aus?) Die Kosten sind abhängig von der Anzahl der erforderlichen MT Vor Ort. Diese wiederum sind stark abhängig Von der Anzahl an unterschiedlichen Personalbesetzungsprozessen. Erfahrungsgemäß werden ca. 3 MT Vor Ort benötigt.

21 6) Datenschutz 1) Colocation Alle Server sind ausschließlich das Eigentum der BITE GmbH, welche auch einzig und allein von BITE Mitarbeitern gemanagt, gewartet sowie betreut werden. Es erfolgt kein Hosting wie bei anderen Anbieter! 2) Zertifizierung des Rechenzentrums Zertifizierungsgrundlage ist die ISO und Tier 3 wodurch zusätzlich noch Anforderungen an die Infrastruktur des Rechenzentrums wie z.b. an die Stromversorgung, Klimatisierung und den Brandschutz erfüllt werden. 3) Zertifizierung der Software Der BITE Bewerbermanager ist vom Bundesverband IT-Mittelstand durch das Gütesiegel Software Hosted in Germany zertifiziert. e.v.

22 6) Datenschutz 4) Verschlüsselung der Daten Alle Nutzdaten werden ausschließlich in verschlüsselten Partitionen abgelegt. Keinerlei personenbezogene oder betriebsrelevanten Daten liegen unverschlüsselt auf den Datenträgern. Die Schlüsselverwaltung ist physisch getrennt. 5) Inhaltsverschlüsselung der s Innerhalb des Systems ist es möglich die externe und interne Kommunikation insofern diese per erfolgen soll mittels einer Inhaltsverschlüsselung (gpg) abzusichern. Der private Schlüssel wird auf dem Server in Augsburg generiert und verlässt diese Rechenzentrum und das Backup System nicht. Der öffentliche Schlüssel wird per Keyserver automatisch verteilt. Durch das rollierende Verfahren wird der private Schlüssel alle 12 Wochen ausgetauscht. Wobei der vorherige Schlüssel weitere 12 Wochen Gültigkeit besitzt. Der Minimalstandard als Schlüssellänge ist 4096 Bit

23 7) Auszug Referenzen