1.Begrüßung, Protokoll Offene Punkte Liste Raumtauschbörse Verschiedenes... 2

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1 Protokoll der 9. LSF AG vom Protokoll der 9. LSF AG Leitung: Kunde, Rohenroth Datum: Protokoll: Strachanski Zeit: 14:00 16:00 Uhr Zeiteinteilung: 2 Stunden Ort: Essen, SH 312 Teilnehmer: siehe Teilnehmerliste in Vermerk: der Anlage Termin der nächsten LSF AG: Doodle Umfrage Tagesordnung 1.Begrüßung, Protokoll Offene Punkte Liste Raumtauschbörse Verschiedenes Begrüßung, Protokoll Herr Rohenroth begrüßt im Namen des Prorektorats für Studium und Lehre die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zur 9. Sitzung der Arbeitsgruppe LSF an der UDE. Herr Rohenroth stellt die Tagesordnung vor. Die Tagesordnung wird ohne Änderungen angenommen. Das Protokoll der letzten Sitzung wird von allen Anwesenden inklusive der Änderungen von Herrn Cölfen akzeptiert. 2. Offene Punkte Liste Platzanzahl der Räume in LSF/conjectFM: Die Migrationsroutine für die Platzanzahl der zentral verwalteten Räume wurde eingerichtet; die Daten werden nun automatisch in das LSF übernommen Veranstaltungen werden nun im Rahmen des Zeitfenstermodells mit dem Vermerk "Kernzeit" bzw. "Wahlzeit" gekennzeichnet Eine Raumtauschbörse, in der Räume 1:1 getauscht werden können ist in Bearbeitung (siehe Abschnitt 2.1) Es gibt nun eine Funktion im Vergabeverfahren, mit der angemeldete Studierende auf Wartelisten über das Vergabeverfahren auf abgelehnt gesetzt werden können Die Protokolle der LSF AG sind nun im Wiki zu finden unter: due.de/lsf/index.php/protokolle_lsf AG 2.1 Raumtauschbörse Eine frühe Version der Software wurde anhand eines Screenshots von Herrn Strachanski vorgestellt. Räume werden in dieser Tauschbörse 1:1 getauscht. Die getauschten Räume sollen Seite 1 von 3

2 Protokoll der 9. LSF AG vom nicht wie angedacht händisch, sondern automatisch im LSF getauscht werden. Die Anwesenden wurden darauf hingewiesen, dass somit keine Protokollierung des Raumtausches im LSF möglich ist. Den Fakultäten wird im ersten Schritt eine Testversion (kein wirklicher Raumtausch im LSF) zur Verfügung gestellt. Wenn möglich soll die Authentifizierung direkt über LSF erfolgen, damit die Hürde einen Raum anzubieten möglichst klein gehalten wird. 3. Verschiedenes Beim Import von Veranstaltungen ist es möglich Zielgruppen für importierte Veranstaltungen hinzuzufügen und zu löschen, obwohl die Veranstaltung dem Importeur nicht gehört. Die Funktion soll trotz dieses Problems beibehalten werden. Herr Jensen (Fak. Bio) schildert ein Problem bei der Buchung von zentral verwalteten Räumen. Die Räume werden im LSF als frei angezeigt, obwohl diese vom Gebäude Management schon intern vergeben wurden. Dieses Problem tritt auf, weil Räume ohne zugehörigen Veranstaltungstitel beim Gebäude Management reserviert werden und diese erst eingetragen werden, wenn Sie einer Veranstaltung zugeordnet werden können. Die vom Gebäude Management verwalteten Räume sollen im LSF bzw. in conjectfm als solche ausgewiesen werden (bspw. im Kommentar /Bemerkungsfeld), damit man direkt mit dem Gebäude Management Kontakt aufnimmt. Es wird festgehalten, dass Computerklausuren laut Rektoratsbeschluss auf der Klausurfläche (PC Hall) Vorrang haben. Dies muss allerdings bei der Raumbuchung mitgeteilt werden, da sonst eine Priorisierung nicht möglich ist! Frau Kunde informiert die LSF AG über ein Problem einer Studentin bei der Anmeldung zu einer Klausur. Die Studentin hat versucht sich anzumelden, aber keine Rückmeldung vom System erhalten ob sie angemeldet ist oder nicht. Im Protokoll konnte kein Eintrag über diese Anmeldung gefunden werden. Nach kurzer Diskussion wurden von den Anwesenden die am häufigsten vorkommenden Fehlerursachen für nicht erfolgte Anmeldungen genannt Nicht auf speichern geklickt Unterbrochene WLAN Verbindung (Sitzungsdaten verloren) falsches Cookie Management Es wurde darauf hingewiesen, dass es im LSF Wiki eine Schritt für Schritt Anleitung zur Prüfungsanmeldung gibt. Dieses Handbuch ist in LSF direkt verlinkt (Meine Funktionen Handbuch Prüfungsverwaltung). Außerdem ist es erreichbar unter folgender Adresse: due.de/lsf/index.php/handbuch_pr%c3%bcfungsverwaltung. Herr Wagener vom Dez. Wirtschaft & Finanzen stellt den Prozess der Einführung einer neuen ERP Software vor (s. Anlage). Für den nächsten Termin wird eine Doodle Umfrage erstellt. Bei dieser sollen auch andere Tage als Donnerstag berücksichtigt werden, da es LSF Beauftragte gibt, die an Donnerstagen keine Zeit haben. Seite 2 von 3

3 Einführung einer neuen ERP-Software Aktueller Sachstandsbericht zur LSF AG am 21. Juli 2011 Zum Begriff ERP Software : Abk. für Enterprise Resource Planning Unterstützt die Geschäftsprozesse z.b. in den Bereichen Beschaffung, Finanzbuchhaltung, Personalwesen, Controlling usw. Für Hochschulen außerdem wichtig: Forschungsförderung/Drittmittel sowie kamerale und sonstige Berichtspflichten Nicht im Fokus: Campusmanagement

4 Bisheriger Verlauf: (1/2) Projekt HISinOne Ressourcenmanagement abgebrochen Rektoratsbeschluss zur Einführung einer neuen ERP Software zweistufiges Ausschreibungsverfahren gestartet (gemeinsam mit Uni Siegen) Leistungsbeschreibungen erstellt und Angebote angefordert Bisheriger Verlauf: (2/2) Auswertung der Angebote ab 1. März Angebotspräsentationen auf Ebene der Entscheider am 18. April Workshops mit Live Präsentationen in der ersten Mai Woche; anschließend Auswertung Weitere Verhandlungen mit zwei Anbietern Neue Angebote liegen vor

5 Möglicher Zeitplan für die Einführung Vorbereitung Produktionsvorbereitung Systeminstallationen Konzeption Realisierung Schulungen Echtbetrieb Qualitätssicherung Projektmanagement