Event-Konzept (Stand )

Transkript

1 Event-Konzept (Stand ) Der Event in Campus bezeichnet eine besondere Art der Veranstaltung, die im Gegensatz zu herkömmlichen Lehrveranstaltungen in der öffentlichen Ansicht ohne Angabe eines konkreten Titels erscheint. Somit dient die Event-Funktion also nicht der Veröffentlichung von Inhalten, sondern ist vor allem als ein Raumbelegungstool zu betrachten, mit dessen Hilfe Räume für Sonderveranstaltungen reserviert bzw. gebucht werden können. Hinter einem Event können sich inoffizielle, uniinterne Veranstaltungen wie beispielsweise Prüfungsausschuss- und Fakultätsratssitzungen oder Klausurtermine verbergen. Ebenso kann es sich bei einem Event aber auch um eine Absolventenfeier, einen offiziellen Empfang oder einen Festvortrag handeln. In einem Merkmal sind alle Events in Campus jedoch gleich ihr konkreter Titel soll nicht öffentlich angezeigt werden. Anlegen eines neuen Events in den Rollen Raumverwaltung oder Fachbereich Abb. 1: Neuen Event eingeben in der Rolle Fachbereich Klicken Sie unter Meine Funktionen auf Neuen Event eingeben, so erhalten Sie die Bearbeitungsmaske, in die die Grunddaten für einen Event eingetragen werden können. Während die Felder Semester und Titel der Veranstaltung (= Belegt) bereits mit Inhalten vorbelegt sind, werden die Felder Veranstaltungsnummer, Creator und Einrichtung erst mit dem Speichern des Eintrags vom System gefüllt. Diese Felder sind nicht editierbar. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 1

2 Tragen Sie den Titel des Events und die Veranstaltungsart in die entsprechenden Felder ein. Beide Einträge sind obligatorisch. Der Titel des Events wird im System jedoch nicht öffentlich sichtbar dargestellt. Optional können außerdem die Maximalen Teilnehmer, ein Hyperlink zum Event sowie eine Bemerkung zum Event angegeben werden. Auch die Angaben Hyperlink zum Event und Bemerkung zum Event sind im System nicht öffentlich sichtbar. Klicken Sie nun auf Speichern. Abb. 2: Event bearbeiten Mit dem Speichern vergibt das System für Ihren Event eine eindeutige Veranstaltungsnummer, identifiziert Sie namentlich als Creator und trägt im Feld Einrichtung automatisch den Bereich ein, dem Sie zugeordnet sind. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 2

3 Abb. 3: Event bearbeiten Termin und Raum eintragen Unter der Registerkarte Termine und Räume tragen Sie die Zeit und den Raum für Ihren Event ein. (Auf dem üblichen Weg kann an dieser Stelle auch eine Raumanfrage von zentral verwalteten Räumen gestellt werden, vgl. tuebingen.de/fileadmin/uni_tuebingen/einrichtungen/zdv/dokumente/campus- Newsletter/04_raumanfrage.pdf) Speichern Sie. Um die Raumbelegung durch Events möglichst schnell und unkompliziert zu gestalten, wurde die Funktion auf zwei Eingabemasken Registerkarten Event und Termine und Räume für die Grunddaten bzw. den Termin reduziert. Klicken Sie auf Details ansehen. Abb. 4: Detailansicht des Events nur in den Rollen Fachbereich und Raumverwalter sind inhaltliche Informationen zum Event sichtbar. In der Einzelansicht erhalten die Rollen Fachbereich und Raumverwalter einen Überblick über sämtliche Informationen zu einem Event insbesondere sehen sie den öffentlich nicht sichtbaren Titel, gegebenenfalls einen Hyperlink und Bemerkungen. Über das Icon Raumplan, gelangen Sie zum Raum-Belegungsplan. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 3

4 Der Event im Raum-Belegungsplan Abb. 5: Darstellung eines Events im Raum-Belegungsplan Während den Rollen Fachbereich und Raumverwalter beim Klicken auf den Titel Belegt sämtliche Details zu einem Event angezeigt werden (vgl. Abb. 4), sehen alle anderen Rollen im Raum-Belegungsplan lediglich, dass ein bestimmter Raum zu einer bestimmten Zeit besetzt ist. Der konkrete Titel des Events wird nicht genannt. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 4

5 Suche nach Events in den Rollen Raumverwalter oder Fachbereich Abb. 6: Suche nach einem Event Klicken Sie unter Meine Funktionen auf Event bearbeiten, so erhalten Sie eine Suchmaske über die Sie Events in der Rolle Raumverwaltung oder Fachbereich nach bestimmten Kriterien suchen können. Zentrum für Datenverarbeitung / Informations- und Verwaltungssysteme Campus@verwaltung.uni-tuebingen.de 5