Mai Produktbeschreibung. Intelligente Formulare für E-Government & E-Business

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1 Mai 2017 Produktbeschreibung Intelligente Formulare für E-Government & E-Business

2 Inhaltsverzeichnis Überblick Seite 3 Basiskonzepte Seite 4 Features Seite 7 Integration in Portale und Webanwendungen Seite 17 Antragsbearbeitung und schnittstelle Seite 18 Wartung und Betrieb Seite 20 Lizenzmodell / All-In Wartung Seite 22 Systemvoraussetzungen Seite 22 Verbundene Produkte Seite 23 Anhang: Extender-Liste Seite 24 Anhang: Referenzen Seite 27 Kontakt Seite 28 Seite 2

3 Überblick Mit AFORMSOLUTION (AFS) werden Online-Dialoge zur Datenerfassung (Formulare) einfach erstellt und effizient verwaltet. AFS Formulare stehen für PCs, mobile Geräte und als Druckformular zur Verfügung. Der AFS-WebAdmin ermöglicht die Erstellung und Verwaltung, der AFS-Formularserver die Präsentation von Formularen. Zusätzliche Module runden die AFORMSOLUTION-Produktsuite ab: Das AFS-Antragspostfach nimmt Antragsdaten entgegen und ermöglicht die manuelle Bearbeitung, sowie die automatische Übergabe an Fachsysteme mittels APF-Relay. Die AFS-Formularmappe verknüpft einzelne Formulare zu Formularanwendungen. Damit werden Dienstleistungen nach dem Lebenslagenprinzip oder fachlicher Zuständigkeit gebündelt. Der AFS-Automatisierte Formulartest überprüft die permanente Verfügbarkeit des Formularbestandes. Formularerstellung AFS-Formulare werden aus Basiskomponenten wie Feldern, Blöcken, Validierungen, Dynamik- und Logikbausteinen erstellt. Es stehen viele fertige Bausteine zur Verfügung, die individuell erweiterbar sind. Die Formularerstellung mit dem AFS-WebAdmin ist einfach und benutzerfreundlich. Validierungen, Berechnungen, dynamisches Verhalten und Schnittstellen zu Fachsystemen, können von Personen ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden. Die resultierenden AFS-Formulare sind barrierefrei nach WCAG 2.0 in der Stufe AAA, tragen das Österreichische E-Government Gütesiegel und erfüllen wesentliche Schweizer ech E-Government Standards. Dabei unterstützt AFS länderspezifische Signatur- und Identifikationstechnologien wie SuisseID, die österreichische Bürgerkarte, die Handysignatur, lisign und lilog. Große Formularbestände können einheitlich strukturiert und kostengünstig umgesetzt werden. Das AFS-Bausteinprinzip führt zu einem wartungsfreundlichen und damit zukunftssicheren Formularbestand. Formularbetrieb AFS kann durch den Lizenznehmer oder von aforms2web betrieben werden. AFS-Formulare sind mandantenfähig und eignen sich auch zum Cloud-Betrieb. AFS basiert serverseitig auf Java-Technologie und kann daher auf gängigen Open-Source oder kommerziellen Plattformen installiert werden. AFS-Formulare integrieren sich in bestehende Internet-Auftritte und Portale. Clientseitig können AFS-Formulare mit den gängigen Endgeräten und Browsern ohne zusätzliche Erweiterungen genutzt werden. Der AFS-Automatisierte Formulartest unterstützt die Betriebsüberwachung und erleichtert die Migration auf neue Produktversionen. Seite 3

4 Basiskonzepte Spezialisiert & integriert Spezialisierte Systeme SOA Moderne Softwarelösungen sind häufig eine Kombination spezialisierter Einzelkomponenten. Im Unterschied zu den monolithischen Alles-Könnern vergangener Tage, sind spezialisierte Systeme auf ihren Aufgabenbereich fokussiert und werden mittels serviceorientierter Architektur (SOA) zu Gesamtlösungen kombiniert. Im Fokus von AFS steht die strukturierte Datenerfassung. Mit AFS können Online-Dialoge optimal umgesetzt werden. AFS verfügt über Schnittstellen zu allen, im Rahmen der Datenerfassung relevanten, Einzelkomponenten. Auch die Prüf- und Businesslogik von Fachapplikationen kann in AFS-Formularen einfach eingebunden werden. Durch die Integration von Formular und nachgelagertem Fachsystem entfällt die Duplizierung von Code. Integration in CMS-Systeme Portale Anwendungen AFS-Formulare können in Internetauftritte (CMS-Systeme) aber auch Portale und Rahmenanwendungen eingebettet werden. Die Einbindung erfolgt ebenfalls mit SOA-Technologie. Bausteinbasiert Wiederverwendung Strukturierte Formularsammlungen Die Effektivität von AFS basiert auf dem Bausteinprinzip. Ein reichhaltiger Pool wiederverwendbarer Formularelemente und Logikbausteine kann mit eigenen Komponenten erweitert werden. Formulare und Formularkomponenten werden in Formularsammlungen gruppiert, um eine Strukturierung, z. B. nach Ressorts, zu ermöglichen. Seite 4

5 Formularkomponenten können zentral zur Verfügung gestellt, versioniert und zwischen Formularsammlungen ausgetauscht werden. Versionierung Formulare ohne Programmierkenntnisse Die Formularerstellung mit AFS ist einfach und benutzerfreundlich. Validierungen, Berechnungen, dynamisches Verhalten und Schnittstellen zu Drittsystemen können von Personen ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden. Single (XML-) Source Mit AFS definierte Formulare werden in einem XML-Repository zentral abgelegt und stehen sofort für PCs, mobile Geräte und als Druckformular zur Verfügung. Darüber hinaus können Formulardaten auch über eine Webservice-Schnittstelle eingereicht werden (Maschine- Maschine Kommunikation). Repository Online Mobile Print Service Zu den Formularen werden technische und organisatorische Metadaten gespeichert. Damit kann die Dokumentation des Formularbestandes ausschließlich in AFS geführt werden. Metadaten Barrierefrei Mit AFS generierte Online-Formulare sind barrierefrei nach WCAG 2.0 in der Stufe AAA. Die eingebetteten AJAX-Komponenten sind ARIA-konform. Die Überprüfung der Barrierefreiheit erfolgt durch unabhängige Experten. aforms2web unterstützt Formulardesigner bei der Erstellung barrierefreier Online-Formulare. WCAG 2.0 ARIA Plattformunabhängig AFS basiert serverseitig auf JAVA-Technologie und kann daher auf gängigen Open-Source oder kommerziellen Plattformen betrieben werden. Clientseitig können AFS-Formulare mit gängigen Browsern auf Desktop- und Mobilgeräten ohne zusätzliche Erweiterungen verwendet werden. JAVA Browser Mandantenfähig & Mehrsprachig AFS-Formulare sind mandantenfähig. Formulare können von mehreren Organisationen im eigenen Layout und mit spezifischen Daten (z. B. Auswahllisten) angeboten werden. So werden z. B. Formularvorlagen für die Städte eines Bundeslandes nur einmal erstellt. AFS unterstützt auch multilinguale Formulare. Dafür wird ein Formular in einer Standardsprache (Deutsch) erstellt und auf Basis von exportierbaren Übersetzungsdateien oder direkt in der Oberfläche des AFS-WebAdmin übersetzt Layout Daten Seite 5

6 Standardkonform Look & Feel Styleguides AFS-Formulare werden zentral definiert und entsprechend nationaler Normen, einheitlich generiert. Die Verwendung der Formulare ist einfach und folgt Vorgaben des E-Government Musterlandes Österreich. Der Generator kann an vom Kunden vorgegebene Styleguides angepasst werden. Datenstrukturen AFS wird mit fertigen Formular-Bausteinen (Felder, Blöcke) ausgeliefert. Diese Datenstrukturen (z. B. Person, Adresse) entsprechen nationalen Vorgaben. Ihre Verwendung garantiert die Standardkonformität der erfassten Daten. Sicher Sensible Daten Jährliche Audits Datenschutz, Datensicherheit, Nachvollziehbarkeit sowie die umfassende Unterstützung nationaler Identifikations- und Signaturtechnologien sind wesentliche Grundvoraussetzungen für den Erfolg von AFS. Vielfach werden sensible Daten mit AFS-Formularen erfasst und angezeigt. Die jährlichen Audits unserer Kunden bescheinigen AFS auch für kritische Einsatzgebiete ein hohes Sicherheitslevel. Produktdesign an Kundenanforderungen Jährliches Update Koordination AFS wird laufend gemäß Kundenanforderungen weiterentwickelt. Die neuen AFS-Versionen werden einmal jährlich im Rahmen der All-In Wartung zur Verfügung gestellt. aforms2web koordiniert kunden- und länderübergreifend die Gestaltung und Finanzierung von Produkterweiterungen Seite 6

7 Features In nachfolgender Übersichtsgrafik werden die Funktionen und Eigenschaften nach Themengruppen im Formularverlauf geordnet. Sie finden die Detailbeschreibungen unter den angegebenen Kapitelnummern. Eingabeseiten, Kontrollseite, Abschlussseite Die Verwendung von AFS-Formularen erfolgt immer in drei Schritten Dateneingabe, Kontrolle der erfassten Daten und Abschluss mit Bestätigung der Einreichung. Zuerst füllt der Anwender die erforderlichen Formularfelder auf Eingabeseiten aus. Dabei wird er durch Formular-Validierung, -Dynamik und -Logik unterstützt. Das Speichern und Drucken der erfassten Daten kann bereits zu diesem Zeitpunkt erlaubt werden. Dies ermöglicht dem Anwender, die Formularsitzung zu unterbrechen oder den Antrag in Papierform fertig zu stellen. Nach der Datenerfassung wird dem Anwender die Kontrollseite angezeigt. Hier besteht die Möglichkeit alle erfassten Daten zu überprüfen und - je nach Konfiguration des Formulars - den Antrag zu drucken und postalisch zu übermitteln oder den Antrag elektronisch zu senden. Für elektronische Sendungen kann eine Antragstellersignatur und E-Payment vorgesehen werden. Die Anträge werden in das AFS-Antragspostfach oder eine Drittanwendung gesendet. Zuletzt wird die Abschlussseite mit den gesendeten Daten und einer signierten Eingangsbestätigung angezeigt. Die bestätigten Adressdaten können gedruckt und gespeichert werden. Alternativ zur Abschlussseite kann direkt ein generiertes Druckdokument angezeigt werden. Zusammen mit der E-Payment Anbindung von AFS, werden so besonders bürgerfreundliche E-Government-Services möglich. So erfolgen z. B. Beantragung, Bezahlung und Erhalt einer Fischereikarte oder einer Parkberechtigung in einem Schritt. Validierung Dynamik, Logik Speichern Drucken Drucken Senden Signieren E-Payment Eingangsbestätigung E-Government in einem Schritt Seite 7

8 Gruppieren von Seiten Individuelle Gestaltung Formularnavigation & Fortschrittsanzeige AFS-Formularen kann eine Navigationsleiste und Fortschrittsanzeige optional zugeschaltet werden. Dadurch ist es möglich eine oder mehrere Formularseiten zu einem logischen Schritt zusammenzufassen. Die Leiste dient auch dem Aufrufen von bestimmten Seiten im Formular (Seiten-Navigation). Die Formularnavigation kann individuell je Formular aktiviert und konfiguriert werden. Formulare mit Formularnavigation sind weiterhin barrierefrei. Das Aussehen der Schrittanzeige kann mittels CSS individuell gestaltet werden. Desktop Mobile Die Schrittanzeige steht sowohl in der Desktop- als auch in der Formularansicht für mobile Geräte zur Verfügung. Für letztere wird die Anzeige auf das Minimum reduziert. Serverseitige Prüfung Fehler und Warnungen Validierung Fehler & Warnungen Die eingegebenen Formulardaten werden serverseitig überprüft. Zur Validierung können sowohl einfache Eingabe- und Feldwertkontrollen als auch komplexe Abhängigkeitsprüfungen und Backend-Prüfungen definiert werden. Die Eingabepflicht kann statisch und dynamisch (in Abhängigkeit von Benutzereingaben) festgelegt werden. Für Blöcke stehen zusätzlich Eingabemuster wie Ganz oder gar nicht oder Eingabepflicht mit freier Auswahl zur Verfügung. Neben spezifischen Feldwertprüfungen wie IBAN/BIC und Sozialversicherungsnummer, können die Benutzereingaben gegen Zielwerte und Wertebereiche geprüft werden. Die Formatierung wird mit Standardformaten und Regular Expressions vorgegeben. Fachspezifische Formatierungen und Prüfungen können mit kundenspezifischen Erweiterungen durchgeführt werden. Auch bereits bestehende Prüf- und Businesslogik von Fachapplikationen kann in AFS- Formularen mittels Webservices einfach eingebunden werden. Durch die Integration von Formular und nachgelagertem Fachsystem entfällt die Duplizierung von Code. Für Validierungsfehler bietet AFS zwei unterschiedliche Fehlerzustände. Neben der klassischen Falschen Eingabe, die korrigiert werden muss bevor ein weiteres Ausfüllen des Formulars möglich ist, gibt es auch den Zustand Warnung. Hier wird auf eine Nicht plausible Eingabe nur einmal hingewiesen und bei erneuter Bestätigung durch Weiter als Feldwert akzeptiert. Automatische und spezielle Fehlermeldungen Timeout Warnung Fehler und nicht plausible Eingaben werden am Seitenanfang sowie direkt beim Feld angezeigt. AFS bietet für alle Fehler- und Warnungszustände automatische Texte, die mit spezifischen Hinweistexten ergänzt oder überschrieben werden können. Die Gefahr eines Sitzungsabbruchs durch Timeout, bei zu langer Inaktivität des Anwenders, wird zuvor als Warnmeldung angezeigt. Allgemein können AFS- Sitzungen so konfiguriert werden, dass sie aktiv bleiben wenn das Browserfenster noch geöffnet ist. Im Fall eines E-Payment Vorganges kann die Sitzung bis zum Eingang der Zahlungsbestätigung verlängert werden. Die Konfiguration von Validierungen, Fehlern und Warnungen erfolgt mit Hilfe von parametrierbaren Extendern. Diese werden im Kapitel 5. Formularlogik beschrieben. Seite 8

9 Formulardynamik Der Ablauf von AFS-Formularen kann dynamisch konfiguriert werden. In Abhängigkeit von Benutzereingaben, der Rolle des Anwenders, oder Steuerdaten aus dem Backendsystemen können die Anzeige von Formularseiten, Blöcken und Feldern gesteuert, einzelne Eingabefelder gesperrt, der passende Formularabschluss angeboten, das richtige Druckdokument ausgewählt, s versandt, die E-Payment-Funktion ermöglicht, eine elektronische Signatur freigeschalten und viele andere Abläufe und Funktionen ausgelöst werden. Die Konfiguration der Formulardynamik erfolgt mit Hilfe von parametrierbaren Extendern. Diese werden im folgenden Kapitel 5. Formularlogik beschrieben. Formularablauf steuern Formularlogik Logik im Formular wie Validierungen, Berechnungen, Schnittstellen zu Drittsystemen und auch die Formulardynamik können von Personen ohne Programmierkenntnisse umgesetzt werden. Eine große Anzahl mitgelieferter parametrierbarer Extender erlaubt es die Formularlogik einfach zu konfigurieren (siehe Anhang: Extender-Liste). Folgende Funktionen können mit Extendern umgesetzt werden: Validierungen Siehe 3. Validierungen - Fehler & Warnungen Dynamischer Ablauf Siehe 4. Formulardynamik Management von Beilagen Siehe 9. Beilagen-Management Funktionen zur Identifikation Siehe 10. Identifikation Feldbefüllung Felder in AFS-Formularen können vorbefüllt werden. Hierzu stehen frei definierbare Default- Werte und Eingabeaufforderungen (z. B. Bitte wählen ) zur Verfügung. Auch bereits erfasste Eingaben können in nachfolgende Felder übertragen werden. Neben generierten Feldwerten wie Unique IDs, können auch aus Fachsystemen bezogene Daten zur Vorbefüllung genutzt werden. Siehe 11. Anbindung Backend Systeme. Die Vorbefüllung kann kontextbezogen und mandantenspezifisch festgelegt werden. Vorbefüllte Felder sind, je nach Konfiguration, durch den Formularanwender überschreibbar oder gesperrt. Berechnungen Alle numerischen und kalendarischen Formulareingaben können für Berechnungen verwendet werden. Hierfür werden Felder als Quell- und Zielvariablen definiert und in mathematischen Formeln mittels SpEL (Spring Expression Language) verknüpft. SpEL erlaubt arithmetische (z. B. plus/minus), relationale (z. B. größer/kleiner). Logische (z. B. und/oder), konditionale (Ternär oder Elvis) sowie reguläre Ausdrücke. Die Berechnungen und Auswertungen werden über eine Schaltfläche oder automatisch (AJAX) ausgelöst. Datums- und Uhrzeitfunktionen Generieren von Druckdokumenten Siehe 12. Dokumentgenerierung In AFS-Formularen steht kundenseitig für Datumseingaben ein barrierefreier Datepicker zur Verfügung. Serverseitig können das aktuelle Systemdatum und die Uhrzeit für Vergleiche verwendet werden. Datums- und Uhrzeitfunktionen ermöglichen unterschiedliche Prüfungen wie das Errechnen einer Zeitdifferenz (z. B. Eingabe- zu Systemdatum/-zeit) oder Aktualität (z. B. Eingabedatum/-zeit in der Zukunft?). Eingaben können für Berechnungen genutzt und nach Sekunde, Minute, Stunde, Tag, Monat, Jahr gesplittet werden. Parametrieren statt programmieren Unique IDs Fachsystemdaten Überschreibbar oder gesperrt Quell- und Zielfelder mit SpEL verknüpfbar Datepicker Funktionen Systemzeit und -datum Seite 9

10 Verschlüsselte s mit Dokumenten Antragsdaten Metadaten Direkte Bearbeitung im APF Für Profis: Skripten statt parametrieren Versenden von s und Dokumenten Zu jedem Zeitpunkt der Formularnutzung können s generiert werden. Damit ist es z. B. möglich s zur Validierung der eingegebenen -Adresse zu versenden bevor der Antrag final eingebracht wird. Versendete s können auch (verschlüsselte) Antragsdaten und Beilagen enthalten. Durch Erweiterung der Vorlagen mit Formularfeldern können personalisierte und kontextspezifische Nachrichten konfiguriert werden. Der Versand kann dynamisch (in Abhängigkeit der Eingaben des Benutzers) erfolgen. AFS unterstützt die Anbindung mehrerer Mailserver. Kommunikation mit dem AFS-Antragspostfach (APF) Eine Gruppe von Extendern dient der Kommunikation mit dem AFS-Antragspostfach. Sie ermöglichen einerseits das Speichern und Laden von Antragsdaten im APF, um Inhalte bereits abgesendeter Anträge für Vorbefüllungen und Vergleiche im aktuellen Formular zu verwenden. Andererseits stellen diese Extender Schreib- und Lesefunktionen für Metadaten zur Verfügung. Metadaten speichern Zusatzinformationen wie Bearbeitungs- oder Genehmigungsstatus zu einem Antrag. Darüber hinaus ist es mittels Extender möglich Anträge im APF direkt zu bearbeiten (z. B. zu erledigen). Externe Referenzen AFS-Formulare können, vergleichbar mit externen Referenzen in MS-Excel-Sheets, Eingaben aus anderen Formularen referenzieren und für Validierungen und die Ablaufsteuerung verwenden. Scripting Extender Für IT-Spezialisten ist die Konfiguration eines Extenders oft nur der zweitbeste Weg um zum Ziel zu gelangen. Personen mit Programmierkenntnissen können in wenigen Codezeilen die gleichen Resultate schneller erzielen. AFS bietet hierzu die Möglichkeit mittels Groovy-Scripts Formularlogik zu programmieren. Im Unterschied zu bestehenden Extendern ist der Entwickler hier völlig frei in der Gestaltung der Businesslogik. Anders als beim Programmieren von zusätzlichen JAVA-Klassen für AFS muss der Formularserver nicht neu compiliert und ausgeliefert werden. Der Scripting-Extender ermöglicht die Definition von Input- und Outputfeldern, die Definition von Variablen, die Scripteingabe oder den Verweis auf eine externe Scriptdatei sowie den Zugriff auf das gesamte Formularobjekt. CSS Kontextsensitive Hilfe AJAX ARIA-konform Formularlayout & Interaktivität Das Layout von AFS-Formularen folgt den Empfehlungen des österreichischen E-Government Styleguides. Alle Formularkomponenten können über CSS-Parameter individuell gestaltet werden. Die Auswahlfelder stehen als Dropdown, Radio-, Checkbox- und Switch listen zur Verfügung. Die Anordnung von Labels und kontextsensitiver Hilfe kann nach Bedarf angepasst werden. Dynamische Blocküberschriften und HTML-Felder bieten eine breite Gestaltungsmöglichkeit für Formulare. Die AFS-AJAX-Technologie bietet erweiterte Interaktivität. Der Einsatz von AJAX erlaubt sofort nach der Eingabe von Werten Feldwert-Berechnungen und -validierungen, Ein- und Ausblendungen von abhängigen Formularkomponenten, Autocomplete-Listen sowie die Vorbefüllung von anderen Feldern. Der Einsatz von AJAX im Formular ist eine Option. Die Barrierefreiheit von AFS-Formularen bleibt uneingeschränkt vorhanden. Die Implementierung ist ARIA-konform. Wiederholungen & Tabellen Für die Erfassung einer Anzahl gleichartiger Datensätze, wie Personen in einem Haushalt oder Buchungszeilen einer Spesenabrechnung, bietet AFS wiederholbare Formularelemente an. AFS-Formularseiten, und -blöcke können dynamisch hinzugefügt und gelöscht werden. Eine besonders strukturierte Form wiederholbare Elemente anzuzeigen, sind Tabellen. In der Tabellendarstellung werden wiederholte Blöcke in Zeilen der Tabelle angezeigt. Die Feldbeschriftungen werden zu Spaltenüberschriften. Tabellenzeilen können dynamisch hinzugefügt und gelöscht werden. Zeileninhalte können unveränderbar vorgegeben oder ausfüllbar sein. Seite 10

11 AFS-Tabelleninhalte können auch automatisch berechnet und sogar aus CSV-Dateien eingelesen werden. Diese Funktion eignet sich besonders für den Import von Massendaten, die beim Anwender bereits in elektronischer Form vorliegen. Dabei verfügen AFS-Tabellen über einen Blättermechanismus (Paging), um auch große Datenmengen komfortabel anzeigen zu können. CSV-Dateien einlesen Tabelleninhalte können nach eigenen Kriterien sortiert und gefiltert werden. Es ist möglich, mehrere Filter- und Sortierregeln zu anzuwenden. Die Anzahl der im Browserfenster darstellbaren Spalten ist begrenzt. Daher bieten AFS- Tabellen die Möglichkeit wichtige Felder immer anzuzeigen und Details zusätzlich einzublenden. Hierzu wird eine Auswahl getroffen welche Felder des hinterlegten Blockes bereits in der Tabellenzeile zu positionieren sind und welche Felder erst im aufgeklappten Modus sichtbar werden. Hilfe & Wizards Durch das Angebot von Online-Hilfen auf Feld-, Block- und Formularebene können AFS-Formulare besonders benutzerfreundlich gestaltet werden. Als Quelle für Hilfetexte können sowohl manuell erfasste Texte, als auch eigens gestaltete Hilfeseiten oder Links auf Content Management Systeme eingebettet werden. Auch die Einbindung von Ausfüllassistenten (sogenannten Wizards) ist möglich. Hier wird der Benutzer bei der Eingabe und Auswahl von Formulardaten besonders unterstützt. Links auf CMS Beilagen-Management AFS-Formulare können Felder zur Anlage von Beilagen (Attachments) enthalten. Die hochgeladenen Dateien sind in Bezug auf Größe (kbyte), Endungen (.pdf.jpg) und MIME-Typen (Art der Datei z. B. PDF-Dokument, JPEG-Bild) einschränkbar. PDF- und Bildformate können direkt nach dem Hochladen im Formularangezeigt werden andere Formate werden als Link zur Ansichtbereitgestellt. Bei PDF-Beilagen kann zusätzlich die Anzahl der Seiten ermittelt werden. Elektronische Signaturen der Anlagen können geprüft werden. Mit hinterlegtem Schutzprogramm wird auch eine Virenprüfung durchgeführt. Upload Beilagen Seite 11

12 SAML 2.0 Identifikation Ein AFS-Formular kann durch anonyme oder identifizierte Benutzer verwendet werden. Die Identifikationsanforderung (keine, wahlweise, verpflichtend) wird je Formular festgelegt. Ist die Identität des Anwenders bekannt, werden dessen Daten im Formular vorbefüllt und spezifische Abschlüsse freigeschaltet (z. B. Absenden ohne Signatur). AFS-Formulare können Identifikationsinformationen unterschiedlicher nationaler Systeme wie Bürgerkarte (AT), Handysignatur (AT), Portalverbund (AT), Unternehmensserviceportal (AT), SuisseID (CH) und lisign/lilog (FL) übernehmen. Weiters stehen Anbindungen zu internationalen Standards wie SAML 2.0, Windows Authentication oder Basic Authentication zur Verfügung. Für Anwendungsfälle mit niedrigen Sicherheitsanforderungen stellt AFS mit MTAN- Verfahren und Mailbestätigung niederschwellige Identifikations -Mechanismen bereit. Backend zu Formular Mapping Formular zu Backend Anbindung an Backend-Systeme AFS-Formulare können freigegebene Funktionen von Backend-Systemen nutzen und mit Daten aus Backend-Systemen befüllt werden. Zur Anbindung stehen unterschiedliche Technologien zur Verfügung: SQL: Direkte Abfrage von relationalen Datenbanken mit SQL-Statements (z. B. für Wertelisten) LDAP und Active Directory: Direkte Abfrage von Verzeichnisdiensten (z. B. für Benutzerrechte und Organisationsstrukturen) APF: Direkte Abfrage des AFS-Antragspostfachs (z. B. für Zugriff auf gesendete Antragsdaten, siehe 5. Formularlogik) Webservice (SOAP): Direkte Nutzung von SOAP-Webservices (z. B. zum Aufruf von Business-Logik im Backend-System) Als Webservices sind auch folgende spezifische Backend-Zugriffe realisiert: o SAML: Abfrage von personenbezogenen Registerdaten (z. B. zentrale Register, Attribute Authority) o Strukturdaten: Abfrage von strukturellen Informationen (z. B. Gemeinden, Schulen, Zivilstand) Die abgefragten Backend-Informationen können mittels Mapping-Tabellen einfach AFS- Feldern zugeordnet werden. Die in AFS erfassten Antragsdaten können in Backend-Systeme geschrieben werden. Zur Anbindung stehen unterschiedliche Technologien zur Verfügung: SQL: Direktes Schreiben in relationale Datenbanken mit SQL-Statements (z. B. Direktanbindung Formular -> Backend-System) APF: Speichern von Anträgen in das AFS-Antragspostfach APF: Schreiben von Statusinformationen und Metadaten (z. B. zur Vorgangsbearbeitung, siehe 5. Formularlogik) Webservice (SOAP): Direkte Nutzung von SOAP-Webservices (z. B. zum Schreiben von Antragsdaten in Backend-Systeme) Ohne Zusatzaufwand Zeitpunkt konfigurierbar Dokumentgenerierung Jedes mit AFS definierte Online-Formular steht sofort ohne weiteren Aufwand als PDF- Druckformular zur Verfügung. Die Funktion zur Anzeige der Druckversion des Formulars kann bereits neben dem Aufruflink der Online-Version, auf jeder Eingabeseite, der Kontrollseite oder erst auf der Abschlussseite des Online-Formulars angeordnet werden. Die ins Online-Formular eingegebenen Antragsdaten werden in das Druckdokument übernommen. Es stehen folgende Arten von Druckdokumenten zur Verfügung: Seite 12

13 A - Einfacher Antragsdruck Das Formular wird als übersichtlich strukturiertes PDF-Dokument ausgedruckt. Die Ausdrucke können zusätzlich um Textbausteine ergänzt werden. So lassen sich z. B. Unterschriftenblöcke, Hinweise oder Vertragsbedingungen kontextabhängig hinzufügen. B - Druckformular zur manuellen Befüllung Das Formular wird als Druckformular nach ÖNORM A1021 generiert. Diese Druckformulare können für die manuelle Datenerfassung, oder für den Ausdruck online erfasster Eingaben verwendet werden. Auch Druckformulare können dynamisch um Textbausteine erweitert werden. C - Manuell gestaltete PDF-Dokumente Genügt ein generiertes Druckformular (aus A, B) den fachlichen Anforderungen nicht, können manuell gestaltete PDF-Dokumente eingebunden werden. AFS prüft, ob alle Formularfelder des Online-Antrags auch im PDF-Formular abgebildet sind. Die in das Online-Formular eingegebenen Daten werden in das PDF-Dokument übernommen. D - Anbindung von Dokument-Generatoren Zur Erzeugung von vorlagenbasierten Ausdrucken (z. B. MS-Word, MS-Excel) können mittels Webservice auch Dokument-Generatoren anderer Hersteller angebunden werden. Weitere AFS-Funktionen für PDF-Druckdokumente sind Aufbringen von Barcodes, QR-Codes und Aztec-Codes Dynamisches Aufbringen von Wasserzeichen (erfordert AFS-Flattener) Einbindung von Bildern, die als Beilagen hochgeladen wurden Anfügen von PDF-Dokumenten, die als Beilagen hochgeladen wurden Erstellen von signierten PDF-Dokumenten nach dem PAdES Standard QR-Codes Wasserzeichen Bilder Signiertes PDF (Zwischen-) Speichern von Formulardaten & Mailversand Das lokale (Zwischen-) Speichern der Antragsdaten kann mittels Download oder per Mailversand erfolgen. Die Antragsdaten können vor dem Speichern mit einem persönlichen Passwort verschlüsselt werden. Die lokale Datenspeicherung ist als HTML-Link-Datei ausgeführt. Dies ermöglicht, das zuvor verwendete Formular inklusive der vorbefüllten Daten und Beilagen mittels Doppelklick zu öffnen. Neben der lokalen Speicherung können Formulardaten auch in umgebenden Webanwendungen und Portalen gespeichert werden, sofern diese eine entsprechende Webservice-Schnittstelle zur Verfügung stellen. Öffnen mit Doppelklick Inklusive Beilagen Speichern in Portalen Seite 13

14 Änderungsprotokoll Der Einsatz eines Änderungsprotokolls macht Anpassungen im Formular nachvollziehbar. Diese Funktion ist besonders nützlich für Formulare, die Registerdaten vorbefüllt anzeigen, die der Antragstelle anpassen kann. Die Generierung eines Änderungsprotokolls kann bei der Definition einfach zu geschaltet werden. Das Änderungsprotokoll wird auf der Kontrollseite angezeigt. Kombinierbare Einreicharten Einreichvarianten Für AFS-Formulare stehen verschiedene Einreicharten zur Verfügung. Je nach fachlicher Anforderung oder gesetzlicher Vorgabe können Anträge mit oder ohne Unterschrift eingereicht werden. Die Einreichart wird für jedes Formular festgelegt und kann kombiniert und einfach geändert werden. Duales Senden Signaturtechnologien Verzicht bei Identifikation Es ist möglich, Anträge direkt ohne Unterschrift zu senden. Hier kann eine Überprüfung der im Formular angegebenen Mailadresse bzw. der Telefonnummer zugeschaltet werden. Ist eine Unterschrift erforderlich, kann diese händisch auf den ausgedruckten Antrag (siehe 12. Druckdokumente) aufgebracht und zusätzlich eine elektronische Version des Antrags gesendet werden. Mit diesem Duales Senden genannten Verfahren ist es zusätzlich möglich die Antragsdaten elektronisch weiter zu verarbeiten. Jedes AFS-Formular kann elektronisch signiert werden. Es werden unterschiedliche nationale Systeme wie Bürgerkarte (AT), Handysignatur (AT), SuisseID (CH) und lisign (FL) unterstützt. Ist der Antragsteller zum Zeitpunkt der Einreichung identifiziert (siehe 10. Identifikation), kann ein Verzicht auf Mail/MTAN-Bestätigung oder elektronische Signatur konfiguriert werden. In diesem Fall wird der Antrag direkt gesendet. AdminPay BillingOnline PayUnity QPay SaferPay E-Payment In vielen Verwaltungsverfahren ist es möglich die Kosten und Gebühren direkt zu ermitteln. E-Payment ermöglicht die Bezahlung direkt im Rahmen der Antragstellung. So können besonders bürgerfreundliche E-Government-Services angeboten werden. AFS unterstützt die Anbindung namhafter E-Payment Anbieter wie AdminPay, BillingOnline (beide PostFinance), PayUnity (SIX Payment Services), QPay (Wirecard) und SaferPay (SIX Payment Services). Dabei wird sichergestellt, dass die Einreichung erst nach bestätigter Zahlung erfolgt. Antragsteller-Signatur AFS unterstützt alle in Österreich verfügbaren Bürgerkartenumgebungen (BKU), lokale BKU, Online-BKU und Mobile-BKU (Handy-Signatur). AFS unterstützt Identifikation mit lisign/lilog und Antragssignatur mit lisign, sowie die Identifikation von Antragstellern und die Antragssignatur mit SuisseID. Serverseitige Signatur XML & PDF Eingangssignatur AFS bestätigt den erfolgreichen Antragseingang mit einer serverseitigen Signatur. Diese wird sowohl auf die Antragsdaten (XML), als auch das PDF-Druckdokument aufgebracht. Die Seite 14

15 Eingangssignatur ermöglicht dem Antragsteller und der Verwaltung den Zeitpunkt und Inhalt des Antrages zu belegen. Die Eingangssignatur wird mit den vom Bundeskanzleramt Österreich als Open-Source Software zur Verfügung gestellten Signaturkomponenten MOA (Module für Online-Applikationen) erstellt. Alternativ können auch andere Signaturkomponenten angebunden werden. MOA Folgeformular Bei der Bestätigung des Antragseingangs kann der AFS-Formularserver weitere Formulare anbieten. Diese Folgeformulare können zur Erfassung der Kundenzufriedenheit oder zur Abbildung komplexer mehrstufiger Formularabläufe verwendet werden. Folgeformulare enthalten die bereits erfassten Daten des vorher gesendeten Antrags und können mit der Eingangsnummer einen direkten Zusammenhang zu diesem herstellen. Datenübernahme Bündelung mehrerer Formulare in Formularmappen Die AFS-Formularmappe bündelt Formulare nach Lebenssituationen (z. B. Umzug, Geburt eines Kindes) oder Fachgebieten (z. B. Bauformulare, Steuerformulare). Bündeln nach Lebenssituationen Dabei bleibt die bereichsspezifische Abgrenzung (Zuständigkeit für die Bearbeitung der Anträge) gewahrt. AFS-Formularmappen sind ideal für die Umsetzung von Amtshelfern. Hier wird der Kunde nach seinem Anliegen befragt, bevor die passenden Formulare angezeigt werden. Amtshelfer Seite 15

16 Dynamisch Ein-/ Ausblenden Die Formularmappe kann dynamisch, entsprechend der Kundeneingaben, Formulare einund ausblenden, Eingaben zwischen den Formularen austauschen, Formulare wiederholen, die Reihenfolge der Ausfüllung von Formularen vorgeben oder mehrere Formulare zu einem Antrag bündeln. Webservice für Drittapplikationen Anwendungsschnittstelle für Antragsdaten Antragsdaten können auch mittels Webservice entgegengenommen werden. Dabei wird das Online-Formular nicht angezeigt (Anwendungsschnittstelle). Dies ermöglicht die Anbindung von Drittapplikationen, die entweder über eigene Eingabeoberflächen verfügen (Fachanwendungen) oder Rahmenapplikationen, die vorausgefüllte AFS-Formulare verwalten und eine eigene Einreichlogik implementieren. Transformieren Optionale Transformation eines Input-Files im spezifischen Format der Drittapplikation mittels XSL in das AFS-EAntrag-Format vor der weiteren Bearbeitung. Ausfüllen Überschreiben der aus dem Eingangs-XML übernommenen Antragsdaten mit optional angegebenen Werten (Liste von Feldreferenzen und Werten). Prüfen (intern) Überprüfung des Input-Files entsprechend der konfigurierten Validierung und Dynamik des Online-Formulars (Simulation der Eingabe). Prüfen (extern) Optionale Validierung des Input-Files durch einen externen Validator. Durch die Zugriffsmöglichkeit auf historische Antragsdaten im AFS-Antragspostfach können auch Wertentwicklungen (z. B. Umsatzentwicklungen) zur Plausibilitätsprüfung herangezogen werden. Senden Optionale Übernahme des Antrags und Bestätigung durch Aufbringen der Eingangsbestätigung. Output Optionale Rückgabe des signierten Antrags als XML (EAntrag) HTML-Datei mit eingebetteten XML-Daten PDF-Druckformular an die Drittapplikation inklusive Eingangsbestätigung. Seite 16

17 Integration in Portale und Webanwendungen AFS-Formulare können einfach in Portale und Webanwendungen integriert werden. Dabei werden sie in einem eigenen Browserfenster oder direkt in der Portal- oder Anwendungsseite angezeigt. Browserfenster oder Portalintegration Der Link auf das AFS-Formular kann unterschiedliche Voreinstellungen mittels URL- Parameter enthalten. So können z. B. das Formularlayout, die Identität und Rolle des Anwenders oder die Formularsprache bestimmt werden. Die Parameter werden mittels Hash Message Authentication Code (HMAC) gegen Manipulation geschützt. Auch spezifische Rücksprungseiten bei erfolgreichem Absenden oder Abbruch des Formulars werden mittels URL-Parameter festgelegt. Spezialfunktionen wie der Nur- Lesemodus, der Testmodus Ausfüllen ohne Folgen, die direkte Anzeige als PDF-Druckformular und Vorbefüllung mit XML-Daten sind ebenfalls über Parameter aufrufbar. Nationale Portalsysteme AFS-Formularserver und AFS-WebAdmin unterstützen das österreichische Portalverbundprotokoll (PVP) und das Unternehmensserviceportalprotokoll (USP). Die Portal-Attribute können zur Vorbefüllung von Formularfeldern verwendet werden. Aufrufparameter HMAC PVP & USP Seite 17

18 Antragsbearbeitung und schnittstelle Eingangssignatur Benutzerverwaltung AFS-Antragspostfach - Webanwendung zur Antragsbearbeitung Das AFS-Antragspostfach (APF) verwaltet eingehende Anträge. Das APF versiegelt die Anträge mittels Eingangssignatur, informiert die zuständige Sachbearbeitung und visualisiert die Anträge. Interne Formulare zur Antragsbearbeitung (siehe Erledigungsformulare) können aus dem APF aufgerufen und die Bearbeitungsdaten den Anträgen zugeordnet werden (siehe Metadaten zu Anträgen). Auch Rückfragen zu Anträgen können mit dem APF gestellt werden. Die Fragen/Antworten werden zum Antrag zugeordnet (siehe Kommunikationsformulare). Andere Programme können mittels APF-Webservices auf Anträge zugreifen und diese übernehmen. Das APF protokolliert alle Zugriffe auf Anträge. Zur Verwaltung großer Antragsbestände bietet das APF eine erweiterte Suche (inkl. Antragsdaten und Metainformationen). Das APF bietet eine mehrschichtige Benutzerverwaltung. Die Authentifizierung erfolgt wahlweise mit Benutzername/Passwort, Portalverbund, Windows-Authentication mit Zugriff auf ActiveDirectory und LDAP. Jedem Benutzer können unterschiedliche Postfächer zugeordnet werden. Eingehende Anträge werden entsprechend Verteilungsregeln in diese Postfächer übertragen. Das APF ermöglicht so eine saubere Trennung zwischen verschiedenen Bereichen der Organisation (Bereichsabgrenzung). Workflow Mit dem AFS-Antragspostfach können auch einfache formulargetriebene Workflows eingerichtet werden. Hierfür stehen Erledigungs- und Kommunikationsformulare zur Verfügung. Seite 18

19 Erledigungsformulare Nicht jeder Bearbeitungsprozess rechtfertigt das Erstellen einer eigenen Fachanwendung. Wenn die Antragszahlen zu gering sind oder die fachlichen Anforderungen oft angepasst werden, lohnt sich die Investition in Fach-Software nicht. Eine Alternative stellen Formulare für die interne Bearbeitung von Anträgen dar. Diese so genannten Erledigungsformulare (ERF) können mit AFS für jeden Antrag konfiguriert werden. Die Aktivierung erfolgt im AFS-Antragspostfach mit dem Button Erledigen. ERFs zeigen die Antragsdaten komprimiert und unveränderbar an und erfassen die Bearbeitungsdaten (z. B. Entscheidungen) des Sachbearbeiters in zusätzlichen Eingabeelementen. Mit Hilfe von Metadaten können ERFs die Eingaben speichern (siehe Metadaten zu Anträgen). Eine häufige Verwendung von ERFs ist das Generieren von Erledigungsdokumenten (z. B. Bescheiden) aus Vorlagen. Diese werden mit Antragsdaten befüllt dem Sachbearbeiter bereitgestellt (siehe 12. Dokumentgenerierung). Zum Schutz vor Missbrauch von Erledigungsformularen kann der Aufruf von AFS-Formularen so eingeschränkt werden, dass Formulare immer, gar nicht, nur intern/extern oder nur aus dem AFS-Antragspostfach aufrufbar sind. Kommunikationsformulare Mit Kommunikationsformularen ist es möglich, zu jeder Antragsart ein strukturiertes Rückfrageformular zu definieren. Die Rückfrage wird vom Sachbearbeiter aus dem Antragspostfach angestoßen. Der Kunde erhält per eine Aufforderung, das verlinkte Rückfrageformular zu öffnen. Im Formular werden die von der Sachbearbeitung eingegebenen Rückfragen bzw. Nachforderungen angezeigt und die Antworten und Uploads des Antragstellers über die gesicherte Verbindung des Online-Formulars erfasst. Fragen und Antworten werden zum jeweiligen Antrag gespeichert. Metadaten zu Anträgen Im Zusammenspiel von AFS-Formularserver, AFS-Antragspostfach, Portalen und Webanwendungen können bei der Bearbeitung von Anträgen zusätzliche Informationen und Dateien gespeichert werden. Diese Metadaten werden über Webservice-Schnittstellen von AFS-Formularen oder von Drittapplikationen geschrieben, gesucht und gelesen. Dokumentgenerierung Aufrufbeschränkung Fragen und Antworten APF-Relay Schnittstelle zur Antragsübergabe Das AFS-Antragspostfach (APF) stellt Fachsystemen umfangreiche Webservices zur protokollierten Übernahme von Anträgen zur Verfügung. Die Nutzung dieser Schnittstellen erfordert eine entsprechende Erweiterung im Fachsystem. Ist dies nicht (wirtschaftlich) möglich, kann das APF-Relay helfen. Das APF-Relay ist eine Komponente des APF, mit der Anträge standardisiert aus dem APF gelesen und an spezifische Anwendungsschnittstellen übergeben werden können. Hierbei wird eine bereits vorhandene Schnittstelle des Fachsystems individuell unterstützt. Eine Anpassung des Fachsystems entfällt. Antragsübergaben mit dem APF-Relay sind fehlertolerant und werden protokolliert. Webservice Formularserver Webservice Fachsystem Seite 19

20 Wartung und Betrieb Clustering Kaskadierende Mailserver Ausfallsicherheit AFS unterstützt auch Clustering über Datenbanken. Das bedeutet, dass beim Absturz eines Applikationsservers (Tomcat oder JBoss) die Formulare weiter bearbeitet werden können, da ein anderer Applikationsserver die Session übernimmt. Zu diesem Zweck werden alle Session-Informationen in einer Datenbank gespeichert und für jede Session eine virtuelle ID vergeben. Bei Absturz des Servers, kann ein anderer Server die Session aus der Datenbank holen. AFS unterstützt die Anbindung mehrerer Mailserver. Benutzergruppen Benutzerrollen im Formulardesign Der AFS-WebAdmin verfügt über eine Gruppen- und Benutzerverwaltung, die es ermöglicht, jedem Formulardesigner ausschließlich die für seine jeweilige Aufgabenstellung notwendigen Formulare und Funktionalitäten zuzuweisen. Voransicht & Deployment Die fertigen Formulare können sofort im AFS-WebAdmin aufgerufen und zur Abnahme bzw. in den Echt-Betrieb übergeben werden (Deployment). Verschiedene Betriebsumgebungen Staging AFS-Formulare werden einmal im AFS-WebAdmin für verschiedene Betriebsumgebungen (z. B. Entwicklung, Abnahme, Produktion) konfiguriert. Es lassen sich Webservice-Zugriffe, Datenbanken und Formularparameter in Abhängigkeit der aktuellen Betriebsumgebung einstellen (Staging). So können AFS-Formulare ohne weitere Anpassungen in verschiedene Betriebsumgebungen ausgeliefert (deployed) werden. Zusätzlich ist es möglich zu steuern ob ein Formular produktiv aufrufbar ist. Damit verbunden gibt es eine Rolle für Benutzer um festzulegen, wer die produktive Formularfreigabe machen darf. Formularserver-Abgleich Der AFS-Formularserver kann im Betrieb den Formularbestand eines anderen Formularservers übernehmen. Damit ist es Formulardesignern z. B. einfach möglich, Formulare aus der Testumgebung in die Produktion zu übertragen. Periodische Prüfung Prüfung Weiterentwicklung AFS-Automatisierter Formulartest Der AFS-Automatisierte Formulartest (AUTT) dient der periodischen Überprüfung von Formularangeboten. Dabei werden alle an der jeweiligen Dienstleistung beteiligten Systeme (Formular, Mail, Backend, Antragsbearbeitung, Identifikations- & Signaturlösung, sowie Bezahllösung) gesamthaft auf korrektes Verhalten getestet. Auch bei der Weiterentwicklung eines Formularsystems wird sichergestellt, dass neben der Erweiterung auch die Basisfunktionalität des Formularangebotes gewährleistet bleibt. Das Erstellen von Testfällen mit AUTT ist für Anwender ohne Programmierkenntnisse durch einfache Definition neuer Testdatensätze (Speicherung von Formulardaten) möglich. Seite 20

21 Sessionmonitoring & -protokollierung Zur Betriebsunterstützung wird eine Anzeige der aktiven Sessions aller Formularserver in einer Betriebsumgebung zur Verfügung gestellt. Diese Funktion unterstützt Administratoren bei Abschaltungen von Formularservern für Wartungsarbeiten. Eine umfangreiche Protokollfunktion sowie eine Fehlerdatenbank ermöglichen eine professionelle Betriebsführung des Formularsystems. Statistik AFS bietet umfassende Statistiken zur Analyse der Formulare. Von der einfachen Erfolgskontrolle (Aufrufe vs. Abbrüche) bis hin zur detaillierten Aufzeichnung der Formularverwendung (Navigation, Fehler, Hilfe-Aufrufe etc.) wird das Benutzerverhalten anonymisiert aufgezeichnet. Die Statistikfunktion ist der Schlüssel zur kontinuierlichen Verbesserung von Formularen. Verbesserung von Formularen Seite 21

22 Lizenzmodell / All-In Wartung Das AFS-Lizenzmodell orientiert sich an der Anzahl der zu erreichenden Formularbenutzer. Es entstehen keine Zusatzkosten durch erhöhte Transaktions-, Formular- oder CPU-Anzahl. Bitte wenden Sie sich an uns, damit wir Ihnen ein auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot machen können. AFS-Kunden ergreifen zumeist die Möglichkeit der All-In Wartung um neben der Standard-Wartung (Hotline, Fehlervorklärung und Behebung) auch Upgrades auf neue AFS-Versionen zu erhalten. Mit der All-In Wartung bleibt die AFS-Lizenz immer auf dem neuesten Stand. So profitiert der Kunde vom Community- Gedanken: Von AFS-Kunden beauftragte Produkterweiterungen werden ohne Zusatzkosten in der nächsten Version zur Verfügung gestellt. AFS-Community Die Gemeinschaft der AFS-Kunden trifft sich mehrmals im Jahr um aktuelle Projekte mit AFS vorzustellen und die kooperative Weiterentwicklung abzustimmen. AFS-Kunden tauschen Formularkomponenten, Formulare oder ganze Formularsammlungen untereinander aus und profitieren so voneinander. Systemvoraussetzungen Prozessorarchitektur x86-64 x86-32 Server Betriebssysteme Suse Linux Enterprise Windows Server 2008/2012 Ubuntu LTS Red Hat 6.5 Datenbanken MS-SQL 2008 Oracle 10g/11g Postgres 9.1/9.4 MS-SQL 2005/2012 Webserver Apache 2.4 Apache 2.2 IIS (Server 2008/2012) Webcontainer J2SE 8.0 Tomcat 7.0.x/8.0.x Jboss EAP 6.4 *Präferierte sind fett dargestellt Browser Formularnutzung Desktop Firefox Chrome IE 11 IE 10 Safari Opera Formularnutzung Mobile Chrome Safari Firefox Formularerstellung Firefox Chrome IE 9/10/11 MOA SS/SP/ID Open Source Software für Serversignatur, Signatur-Prüfung & Identifikation v oder höher aktuell bei ID und bei SP/SS Bürgersignatur Handysignatur A-Sign Client MOCCA v 1.3.x Seite 22

23 Verbundene Produkte Für folgende Produkte bestehen standardisierte Schnittstellen. Weitere können projektspezifisch integriert werden. Acta Nova Acta Nova ( bietet die Lösung für Ihre Geschäftsfallbearbeitung mit Dokumenten- und Workflow-Management. Mit Acta Nova bilden Sie nachvollziehbar und durchgängig Ihre Geschäftsfälle in einer modernen Web-Anwendung ab. Unterstützt durch das Workflow-Management gelangt der Geschäftsfall in Acta Nova immer an den richtigen Empfänger und das vor allem nachvollziehbar. Dabei stehen durchgängig alle Stadien eines Geschäftsfalls, von der Erfassung des Eingangs, bis zum Abschluss und der Archivierung des Geschäftsfalls zur Verfügung. Document Partner Document Partner ( integriert sich nahtlos in Ihre Systemlandschaft und erzeugt automatisch relevante, personalisierte Dokumente. Document Partner versendet sie per Mail oder SMS, stellt sie auf einem Webportal zur Verfügung und druckt sie am Arbeitsplatz oder millionenfach über die Druckstraße. Es steuert Ihre automatische Kuvertierung und hilft Ihnen, mit intelligenter Portooptimierung Kosten zu sparen. dox42 - Dokumentengenerator Mit dox42 ( automatisieren Sie die Dokumenterstellung auf Basis ihrer bestehenden Word- Vorlagen. Mit dox42 integrieren Sie Formulardaten, aber auch Daten weiterer Systeme in Ihre Ergebnisdokumente. Generieren Sie Dokumente vollautomatisch aus der AFS-Online-Formularlösung als PDF, MS-Word oder Open- Office. Damit sind Self-Service Szenarien sowie automatische Verteilung von Dokumenten per einfach realisierbar. MOA - Serversignatur und Signaturprüfung Die Module für Online- Applikationen (MOA) ( dienen als Werkzeug, mit dem PKI-Aspekte von E-Government Applikationen effizient und sicher erstellt werden können. Die ersten MOAs, die entwickelt wurden, ermöglichen die Signaturprüfung (SP), Signaturerstellung (SS) sowie die Identifikation und Authentifikation (ID) von Personen. Die MOA wurden im Auftrag des österreichischen Bundeskanzleramtes und des Bundesministeriums für Finanzen erstellt und unter die Open Source Lizenz der Apache Foundation in der Version 2.0 gestellt. Die Distributionen der Module sowie der zugehörige Quellcode stehen somit allen Benutzern frei zur Verfügung. MOCCA - Signatursoftware ohne Clientinstallation MOCCA ( ist eine Signatursoftware, welche vom E-Government Innovationszentrum (EGIZ) der Technischen Universität Graz und dem österreichischen Bundeskanzleramt entwickelt wird. MOCCA steht großteils unter der Apache Lizenz 2.0 und somit allen Benutzern frei zur Verfügung. Mit Hilfe dieses Programms und einer aktivierten Signaturkarte kann der Benutzer Anträge online signieren. Auf unser Betreiben wurde MOCCA für Signaturkomponenten aus Liechtenstein (lisign) und der Schweiz (SuisseID) erweitert. nintex u. a. - Workflowsysteme Setzen Sie AFS Formulare in der Prozessautomation mittels Workflows ein, denn AFS integriert sich nahtlos mit führenden Workflowlösungen. AFS Formulare können Workflows nicht nur starten, sondern auch zum Einholen von Genehmigungen und ergänzenden Daten genützt werden. Dabei profitieren Sie von den Möglichkeiten, die Ihnen ein Workflowsystem bietet, wie: grafische Konfiguration des Prozessablaufs, automatische Ermittlung von genehmigenden Stellen, Erinnerungen, Berücksichtigung von Vertretungsregeln, Berechtigungssteuerung, Nachvollziehbarkeit und statistische Auswertbarkeit der Prozessabläufe. PrimeSign - Elektronische Signatur im Browser PrimeSign ( ist die Online-Alternative zu herkömmlicher elektronischer Signatur- Software. PrimeSign bedeutet online signieren von elektronischen Dokumenten ohne zusätzlicher Software, einfach mittels Browser. Dies ermöglicht Ihren Formularanwendern, Beilagen einfach zu signieren. TOPAX Bau TOPAX Bau ( nennt sich der Standard-Fachservice, mit dem Baugesuche elektronisch zwischen Bürger und Verwaltung abgewickelt werden können. Dem Bürger, Planer und Architekten steht eine Webapplikation zur Verfügung, worin er beliebig viele Baugesuche erstellen, verwalten und bei verschiedenen Gemeinden einreichen kann. TOPAX Bau ermöglicht dem Baugesuchsteller die vollständig digitale Abwicklung seines Bauvorhabens bis zum vollendeten Bauwerk. Seite 23

24 Anhang: Liste der parametrierbaren Extender Extender auf Formularebene Ablauf dynamisch festlegen Es können einzelne Felder, ganze Blöcke oder Seiten entweder im Formular selbst, oder auf der Kontroll- und Abschlussseite ausgeblendet werden. Vorbefüllung aus Antragspostfach Der Extender bietet die Möglichkeit ein Formular mit den Daten eines im Antragspostfach vorhandenen EAntrags zu befüllen. Formular vorzeitig beenden Eine vorhandene Formularseite kann als Abschlussseite definiert werden. Optional können Schaltflächen, die auf dieser Seite angezeigt werden würden, ausgeblendet werden. Benutzerdefinierte Fehlermeldung Mit diesem Extender ist es möglich, benutzerdefinierte Fehlermeldungen für unterschiedliche Felder zu definieren. Blocküberschriften formatieren Das Layout eines Formulars kann verändert werden, wenn das Formular bereits in Betrieb ist. Damit wird es möglich, dasselbe Formular flexibel für verschiedene Zwecke einzusetzen. Dateinamen von Uploads ändern Mit diesem Extender ist es möglich, den Dateinamen der generierten XML, XSL und PDF Dateien im Antragspostfach selbst zu setzen. Externe Referenzen Zwischen Formularen kann es Abhängigkeiten geben. Dabei können Daten aus einem Formular in ein oder mehrere weitere Formulare übernommen werden. Aus WH-Block mappen Der Extender ermöglicht es Werte aus wiederholbaren Blöcken in andere Blöcke zu mappen. Dabei kann angegeben werden von welcher Wiederholung der Wert gemappt werden soll. Metadaten definieren Über diesen Extender wird definiert, welche Formularfelder als Metadaten eines Formulars gespeichert werden. Felder aus APF- Metadaten laden Der Extender bietet die Möglichkeit, als Metadatum zu einem Antrag gespeicherte Feldwerte auszulesen und in das Formular zu schreiben. APF-Metadaten schreiben Der Extender bietet die Möglichkeit Feldwerte eines Formulars zu einem Antrag im Antragspostfach als Metadatum zu speichern. Groovy-Script ausführen Dieser Extender führt ein Groovy-Script aus und ermöglicht so viele Funktionalitäten, für die sonst ein in Java geschriebener Custom-Extender programmiert werden müsste. LDAP-Daten auslesen Mit dem Extender können von einem Verzeichnis-Server objektbezogene Daten, wie z. B. Personendaten ausgelesen und in Formularfelder übertragen werden. Mail generieren Der Extender ermöglicht das Versenden von s auf einer bestimmten Seite. Es können Bedingung definiert werden und Benutzereingaben in den -Inhalt einfließen Neues Formular erzeugen Damit ist es möglich auf der Abschlussseite eine neue Instanz eines Formulars zu erzeugen und dabei bestimmte Blöcke mit den Daten aus dem abgesendeten Formular zu laden. Seite 24

25 Der Extender dient dazu, einen QR-Code (bzw. ähnliche 2D- und 1D-Codes) aus Formulardaten zu erzeugen. Der erzeugte QR-Code wird in ein File-Feld im Formular geschrieben QR-Code erzeugen Der Extender ermöglicht die Vorbefüllung von Formularen mit kontextrelevanten Daten und stellt dadurch eine deutliche Verbesserung der Usability für den Nutzer dar. Webservice- Extender Der TAN-Extender versendet eine Nachricht (meist zufällig generierte Zahl) an eine angegebene Mobiltelefonnummer oder -Adresse mit einem konfigurierbaren Inhalt. TAN-Extender Mit diesem Extender kann der Formulartitel für die Anzeige im APF angepasst werden (z. B. Ergänzung des Formularnamen mit den Werten aus Feldern wie Vor- und Familienname). Antragstitel in APF ändern Hiermit kann ein Workflow zwischen mehreren Formularen erstellt werden. Es können Formular-Daten an unterschiedliche Formulare weitergeleitet und bearbeitet werden. Workflow festlegen Dieser Extender bietet die Möglichkeit, die Seitenanzahl einer hochgeladenen PDF-Datei zu ermitteln. Zähle Anzahl PDF-Seiten Es wird eine Änderungschronik als PDF angelegt, die die Unterschiede zwischen dem initialen Zustand des Formulars und den Daten beim Eintritt in die Kontrollseite aufzeigt. Änderungs- Protokoll anlegen Die IP-Adresse des Antragsstellers kann optional in ein verstecktes Feld geschrieben werden. Hierbei gilt die Beachtung der Datenschutzvorgaben des jeweiligen Landes. IP-Extender Mit diesem Extender können dem Formular mehrere gesetzte Druck-PDFs zugeordnet werden, die je nach einer Auswahl oder Eingabe angesprochen werden können. Druckvorlage wählen Mit diesem Extender können PDF Dokument Eigenschaften definiert werden wie und welche Formularkomponenten beim Erstellen eines Leerformulars angezeigt werden sollen. Leerformular drucken Mit diesem Extender lassen sich PDF Dateien signieren. Dabei lassen sich sowohl die Position als auch der Text/das Logo der Signatur bestimmen. PrimeSign Anbindung Extender auf Blockebene Mit diesem Extender können Beilagen und die ausgewählte Art der Übermittlung geprüft werden. Beilagen validieren Mit diesem Extender können Felder definiert werden, die bei einem Kopiervorgang im Block nicht kopiert werden. Felder für Kopiervorgang sperren Dieser Extender dient dazu, ein HTML Feld in einer Tabelle mit verschiedenen Werten zu befüllen. HTML-Zellen in Tabelle befüllen Es können die minimale und maximale Anzahl an Wiederholungen eines Blockes festgelegt, die Gesamtzahl an Wiederholungen ermittelt und diese richtig nummeriert werden. Block-Wiederholungen steuern Seite 25

26 Extender auf Feldebene Spezifische Validierungen Es können Personendaten, Reisepassnummer, Sozialversicherungsnummern oder KFZ-Kennzeichen überprüft werden. Bestimmte Eingabepflicht Sobald ein Feld aus einer Gruppe von Feldern befüllt wird, werden die restlichen Felder der Gruppe ebenfalls zu Pflichtfeldern. Datum/Uhrzeit berechnen Einem ausgewählten Datumsfeld können Sekunden, Minuten, Stunden, Tage, Wochen, Monate und Jahren zugezählt oder abgezogen werden. Datum/Uhrzeit splitten Dieser Extender splittet Sekunde, Minute, Stunde, Tag, Monat und Jahr eines Datumfeldes in Integer- oder Stringfelder auf. Dynamische Pflichtfelder Mit diesem Extender können Felder dynamisch, während Ausführen des Formulars, als Pflichtfelder aktiviert oder deaktiviert werden. Dies wird über Bedingungen gesteuert. Felder löschen Dieser Extender löscht den Inhalt eines Eingabefelds, wenn eine bestimmte Bedingung erfüllt ist. Felder aus DB befüllen Leittexte dynamisch setzen Mittels Datenbankabfrage werden Felder befüllt. Mithilfe dieses Extenders ist es möglich, Leittexte dynamisch zu verändern. Es können z. B. Leittexte in einem WH-Block zur Identifikation mit einem Zähler versehen werden. Passwort setzen Dieser Extender dient dazu, ein Eingabefeld mit einem verschlüsselten Passwort zu versehen. Stammdaten wählen/zuordnen Strukturdaten wählen/zuordnen Über diesen Extender ist es möglich, Felder mit Stammdaten zu befüllen. Mithilfe dieses Extenders können Daten aus einer Datenbank in Map-Felder übertragen werden. Dieser Extender ist einfach zu bedienen (kein SQL notwendig). Systemdatum einfügen Mit diesem Extender kann ein Datumsfeld mit dem aktuellen Systemdatum vorab befüllt werden. Unique ID erzeugen Werte berechnen Dieser Extender ermöglicht es zufällige Unique-IDs verschiedener Typen zu erzeugen. Über diesen Extender ist es möglich, Berechnungen durchzuführen und das Ergebnis in ein Feld zu übertragen. Werte dynamisch übertragen Dieser Extender erlaubt es, nach formulierten Bedingungen neue Werte in Felder zu schreiben, oder Werte aus bestehenden Feldern zu übernehmen. Werte für Liste sammeln Dieser Extender sammelt mehrfache Eingaben eines wiederholbaren Blocks und stellt diese zusammengefasst in Form einer Liste (Dropdown Menü) dar. Werte vorbelegen Dieser Extender setzt Feldwerte einmalig nach der Initialisierung des Formulars. IBAN/BIC prüfen Der Extender überprüft ob eine IBAN oder ein BIC gültig sind und falls beide eingegeben werden, wird auch überprüft ob diese dasselbe Länderkürzel beinhalten. Seite 26

27 Anhang: Referenzen Landesregierungen Österreich Burgenland Kärnten Oberösterreich Salzburg Steiermark Ministerien Österreich Bundesministerium für Finanzen Städte Österreich Eisenstadt, Graz, Innsbruck, Kapfenberg, Klagenfurt, Krems, Leoben, Lienz, Schwechat, St. Pölten, Wien, Wiener Neustadt sowie mehr als 300 weitere Städte und Gemeinden Weitere Organisationen Agentur für Ernährungssicherheit Arbeiterkammer Kärnten Bundesdenkmalamt Bundeskanzleramt Österreich Medizinische Universität Innsbruck Medizinische Universität Wien Österreichisches Patentamt Sozialversicherung der Bauern SVC Studienbeihilfenbehörde Universität Linz Wirtschaft Energie Allianz Austria Kufgem GmbH Illwerke VKW VAV Versicherung Schweiz & Liechtenstein Kanton Obwalden ILZ - Obwalden & Nidwalden Kanton Schaffhausen KSD - Schaffhausen Kanton Schwyz Kanton Solothurn Kanton Zug Stadt St.Gallen Stadt Winterthur Gemeine Ebikon Liechtensteinische Landesverwaltung Finanzmarktaufsicht Liechtenstein Seite 27