LHR Modul << -Versand>>

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1 LHR Modul << -Versand>> LHR -Versand Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Neues Modul: Versand PDF (passwortgeschützt)... 3 Allgemeines... 3 Allgemeine Einstellungen für die Verwendung des -Versandes... 3 Hinterlegen von -Adressen je Dienstnehmer... 4 Lohn-/Gehaltszetteldruck... 5 Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck... 7 Batch Ansicht Reorganisieren Verschlüsselung Fehlerbehandlung LHR -Versand Seite 2

3 Neues Modul: Versand PDF (passwortgeschützt) Allgemeines Das Modul Versand ist ein eigenständiges Modul und muss extra erworben und eingerichtet werden. Mit dem Modul -Versand haben Sie die Möglichkeit, Lohn-/Gehaltszettel per an einzelne Dienstnehmer zu verschicken, alle LHR Personalverrechnungsausdrucke separat oder im Batchlauf an bestimmte Personen per zu verschicken, bei der Verwendung des Pakets Reisekosten nach der Freigabe einer Reisekostenabrechnung durch die Buchhaltungsabteilung den Reisekostenabrechnungsausdruck automatisch an den Dienstnehmer und den Projektverantwortlichen/Kostenträgerverantwortlichen per zu verschicken. Neu ist, dass man die Mails mit einem Passwort versehen kann (s. weiter unten). Grundsätzliches Der Mailversand findet über den LHR Personalverrechnung Datenbankserver statt. Sie haben ist daher die Möglichkeit, einen SMTP-Server vom LHR Personalverrechnung Datenbankserver aus anzusprechen. Die Erstellung der Ausdrucke erfolgt am Personalverrechnung Applikations-Server. Die erstellten PDF-Dateien werden vom Applikationsserver in die Datenbank überspielt, damit diese von dort aus verschickt werden können. Allgemeine Einstellungen für die Verwendung des -Versandes In der LHR Personalverrechnung verwenden Sie bestimmte Systemparameter (Stammdatenmenü/Firma/Parameter/variable Systemparameter), die festlegen, wie der SMTP-Server von der Datenbank aus erreicht werden kann: Diese Parameter sind: MAIL: -Absender Hier geben Sie die Mail-Adresse des Absenders ein. MAIL: server Domain Hier geben Sie die Domäne Ihres servers ein. MAIL: server Host Hier geben Sie den Host Ihres servers ein. MAIL: server Port Hier geben Sie den Port Ihres servers ein. MAIL: server Benutzer Hier geben Sie den Benutzernamen ein. MAIL: server Passwort Hier geben Sie das Passwort ein, um sich beim Mailserver anzumelden. Diese sechs Parameter hinterlegen Sie in der Maske Stammdatenmenü/Firma/Parameter/Variable Systemparameter mit Werten. LHR -Versand Seite 3

4 Hinterlegen von -Adressen je Dienstnehmer Im Dienstnehmerstamm im Register Erreichbarkeiten tragen Sie die -Adresse mit der neuen Erreichbarkeitsart AV ( -Adresse alternativ für Versand) ein. Wird diese neue Erreichbarkeitsart nicht eingetragen, wird die Erreichbarkeitsart für den automatischen versand verwendet. LHR -Versand Seite 4

5 Lohn-/Gehaltszetteldruck Aktivieren des -Versandes je Dienstnehmer Im Dienstnehmerstamm definieren Sie nun im Feld Gehaltsinfo, dass dieser Mitarbeiter seinen Lohn-/Gehaltszettel per bekommen soll. Bei der Eingabe per wird überprüft, ob die -Adresse des Dienstnehmers vorhanden ist. Wenn dies nicht der Fall ist, erhalten Sie eine Fehlermeldung bei der Eingabe. LHR -Versand Seite 5

6 Druck einer Abrechnung In der Maske Abrechnen gibt es das Feld Druckart : Druckart Hier wählen Sie folgende Werte aus: Nur Papier: Druckt die Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die den Lohn- /Gehaltszettel nicht per und nicht per Kontoauszug erhalten. Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker Mit Einzeldruck: Keine Maildrucker möglich Nur Kontoauszug: Druckt den Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die diesen per Kontoauszug erhalten Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker Mit Einzeldruck: Keine Maildrucker möglich LHR -Versand Seite 6

7 Nur Druckt den Lohn-/Gehaltszettel der Dienstnehmer, die diesen per erhalten Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker Mit Einzeldruck: Nur DNMAIL DN erhalten auch tatsächlich das Modul Budget: Lohn-/Gehaltszettel nur in den Ordner des Mailversandes generierten. Kein versenden. Alle (DEFAULT) Druckt alle Lohn-/Gehaltszettel Ohne Einzeldruck: SOFORTMAIL, SAMMELMAIL, alle anderen Drucker Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck Um den Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck zu aktivieren, wählen Sie als Druckart nur aus. Nach dem Klick auf Abrechnen erscheint die Druckersteuerung und ein Drucker vom Typ DNMAIL wird automatisch von der Software vorgeschlagen (es wird nicht jener DNMAIL-Drucker vorgeschlagen, der im Parameter RK: Maildrucker verwendet wird). Bei diesem Druckertyp können Sie keine -Adresse hinterlegen, da die -Adresse aus dem Dienstnehmerstamm verwendet wird. Wird in der Druckersteuerung kein -Betreff eingegeben, wird beim Einzeldruck der Text Lohn und Lohn-/Gehaltszettel Monat verwendet. Die Auswahl eines DNMAIL-Druckers ist nur beim Lohn-/Gehaltszettel Einzeldruck möglich! LHR -Versand Seite 7

8 Batch Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Standardauswertungen haben Sie die Möglichkeit, zusätzlich zu den Druckern eine -Empfänger-Liste (strichpunktgetrennt und ohne Leerzeichen) und einen Text, der als -Body-Text verwendet wird, anzugeben. Das Feld -Adressen wird eingabepflichtig, sobald Sie einen Drucker vom Typ %MAIL eintragen. Sie können max. 255 Zeichen in der Spalte -Adressen eingeben. Den -Drucker können Sie in jedem der 3 Drucker-Felder eintragen. Zur leichteren Auswahl des richtigen -Druckers wird in der Auswahlliste der Drucker die E- Mail-Body-Vorschlags-Text-Bezeichnung angezeigt. Drucker vom Typ DNMAIL können Sie ebenfalls in allen 3 Drucker-Feldern verwenden. Jedoch werden die s nur dann einzeln an die Dienstnehmer verschickt, wenn der Lohn- und Gehaltszettel mit der Option Einzeldruck und Druckart nur aufgerufen wird. Sie können nur Listen per verschicken. Das Verschicken von Datenträgern per ist vorerst NICHT möglich. LHR -Versand Seite 8

9 Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Durchführungsaufträge können Sie ebenfalls die -Adressen und den -Text hinterlegen. Das Feld -Adressen wird eingabepflichtig, sobald Sie einen Drucker vom Typ SOFORTMAIL oder SAMMELMAIL eintragen. Den Drucker vom Typ SOFORTMAIL können Sie einzelnen Ausdrucken zuweisen. Dann werden die Ausdrucke sofort einzeln verschickt (pro Ausdruck ein Mail). Wenn Sie den Drucker vom Typ SAMMELMAIL verwenden, dann verwenden Sie diesen in Verbindung mit dem Aufruf "mailversand" - s. weiter unten, im Beispiel die Aufruf-Nummer 901. Der Vorteil vom SAMMELMAIL ist, dass die Empfänger ein Mail mit mehreren Anhängen erhalten. Wenn Sie den Drucker vom Typ SAMMELMAIL ohne den Aufruf mailversand verwenden, dann verschicken Sie die Mails manuell in der Maske Kommunikation/Austausch/ . Den -Drucker können Sie in jedem der 3 Drucker-Felder eintragen. Als -Betreff wird der Name des Aufrufs und das Monat verwendet. (Beispiel: Zahlungsverkehr-Betragserm ) Die Felder -Adressen und Text sind im Berechtigungsverwaltung in der Feldberechtigung enthalten und so haben Sie die Möglichkeit, nur bestimmten Benutzern Berechtigung für diese Felder zu geben. LHR -Versand Seite 9

10 Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Listenverwaltung können Sie ebenfalls die -Adressen und den -Text hinterlegen. Das Feld -Adressen wird pflichtig, sobald ein Drucker vom Typ MAIL eingetragen wird. Den -Drucker können Sie in jedem der 3 Drucker-Felder eintragen. Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufe vor jeder Abrechnung werden die -Adressen und der -Text angezeigt. Unter dem Menüpunkt Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung/Aufrufe nach jeder Abrechnung werden die -Adressen und der -Text angezeigt. LHR -Versand Seite 10

11 Mail am Ende des Batchlaufs mit mehreren Anhängen verschicken Sie haben die Möglichkeit am Ende des Batchlaufs verschiedene Listen an verschiedene Empfänger zu senden. Als Parameter für das Mail-Versand-Programm können Sie den Empfänger, den Betreff und den Text des s übergeben. Wird kein Betreff oder kein Text übergeben, werden die offenen s nach Empfänger, Betreff und Text gruppiert und verschickt. Wird sowohl ein Betreff als auch ein Text übergeben, werden die offenen s nach Empfänger gruppiert und verschickt. Als Betreff und Text werden die als Parameter übergebenen Werte verwendet. Das enthält dann alle Anlagen der offenen s für den (übergebenen) Empfänger. Beispiel: Alle Buchhaltungslisten, die im aktuellen Batch erstellt wurden, werden an dem Empfänger geschickt. Alle Buchhaltungslisten können somit gesammelt in einem einzelnen verschickt werden. In der Aufrufverwaltung (Abrechnungen/Batchabrechnen/Verwaltung) hinterlegen Sie dazu das Programm für den Mailversand mit folgenden Einstellungen und hinterlegen Sie dieses in der Maske Standardauswertungen: LHR -Versand Seite 11

12 -Ansicht Unter Kommunikation/Austausch/ s fragen Sie die versendeten s ab. LHR -Versand Seite 12

13 Empfänger Betreff Datum Hier sehen Sie den E-Mai-Empfänger. (255 stellig / alphanumerisch / pflichtig) Hier sehen Sie den Betreff der . (255 stellig / alphanumerisch / pflichtig) Hier sehen Sie das Datum, an dem das erstellt worden ist. (16 stellig / Datum (Format: TT.MM.JJJJ HH24:MI) / pflichtig) Verschickt Hier sehen Sie das Datum, an dem das verschickt worden ist. (16 stellig / Datum (Format: TT.MM.JJJJ HH24:MI) / pflichtig) Download Anlage Mit diesem Button laden Sie die Anlage des s auf den Client-PC zur Ansicht herunter. Ersteller Hier sehen Sie den Benutzernamen, der den Auftrag zum Erstellen des s gegeben hat. (30 stellig / alphanumerisch / Auswahl für Abfrage / pflichtig) Dienstnehmer Text Hier sehen Sie den Dienstnehmer, dem das geschickt wurde. (z.b. im Falle des Gehaltszettel Einzeldrucks oder der Reisende beim automatischen Reisekosten- -Versand) (5 stellig / numerisch / Auswahl für Abfrage) Hier sehen Sie den Text der . (2000 stellig / alphanumerisch / pflichtig) Empfänger Hier haben Sie die Möglichkeit den Empfänger einzutragen, für den seine offenen s verschickt werden sollen. Den -Versand starten Sie über den Button versand starten. (Nur möglich bei Aktion O) (255 stellig / alphanumerisch) LHR -Versand Seite 13

14 Betreff Text Anlage Aktion Hier haben Sie die Möglichkeit den Betreff einzutragen, der beim Versenden von offenen s über den Button versand starten verwendet wird. (Nur möglich bei Aktion O) (255 stellig / alphanumerisch) Hier haben Sie die Möglichkeit den Text einzutragen, der beim Versenden von offenen s über den Button versand starten verwendet wird. (Nur möglich bei Aktion O) (3 stellig / numerisch / Auswahl) Hier sehen Sie die Bezeichnung der Anlage des s. Welche Aktion soll durchgeführt werden? A Das aktuell markierte (noch einmal) verschicken? O Alle offenen s (eines Empfängers) verschicken? (1 stellig / alphanumerisch / Dropdown) versand starten Mit diesem Button verschicken Sie die Mails nochmals. LHR -Versand Seite 14

15 Reorganisieren Unter Systemverwaltung / Reorg / s löschen Sie die versendeten s aus der Ansicht. In dieser Maske löschen Sie s von einem bestimmten Zeitraum, an einen bestimmten Empfänger oder mit einem bestimmten Betreff. LHR -Versand Seite 15

16 Verschlüsselung Nun wurde auch die Variante "zip-verschlüsseln" realisiert. Das Passwort wird aus dem Dienstnehmerstamm gelesen. Hierfür ist im Dienstnehmerstamm ein neues Feld auf der Seite 1 unter Bankverbindung neben dem Feld Gehaltsinfo angelegt worden. Die Lohn- und Gehaltszettel werden automatisch verschlüsselt wenn im Dienstnehmerstamm ein Passwort (max. 32 Stellen) angegeben ist. Wenn ein Passwort angelegt ist, wird die PDF-Datei nach Erzeugung gezippt, in diesem Schritt verschlüsselt und anschließend als BLOB in der Datenbank gespeichert. Falls kein Passwort angegeben ist, ist der Ablauf wie folgt: Die PDF Datei wird erzeugt und als BLOB in der Datenbank gespeichert und von dort aus versendet. LHR -Versand Seite 16

17 Die verschlüsselte Zip-Datei ents Schlüsselnie mit den Programmen 7-Zip oder WinRAR. Rechte Maustaste/7-Zip oder WinRAR/ Extract files Es erscheint die Aufforderung zur Passwort Eingabe. LHR -Versand Seite 17

18 Fehlerbehandlung Treten Fehler bei der Erstellung des s bzw. bei der Kommunikation mit dem SMTP-Server auf, sehen Sie diese im Trace-Modul (Fehlermeldungsmaske in der Einstiegsmaske, Doppelklick auf: Sprechblase mit Fehlern ). Treten Fehler beim Versand des s auf (z.b. -Adresse ist nicht gültig) kann dies nicht festgestellt oder angezeigt werden. LHR -Versand Seite 18