Implaneum GmbH. Software Lösungen. Implaneum GmbH, Hänferstr. 35, Achern-Mösbach

Transkript

1 Software Lösungen Implaneum GmbH, Hänferstr. 35, Tel: ( ) Fax: ( ) FinanzProfiT Arbeitshandbuch Abrechnungsviewer

2 Inhaltsverzeichnis 1 Allgemeines Seite 3 2 Erstinstallation der Software Seite 3 3 Einstellungen zum Abrechnungsviewer Seite 4 4 Senden der Abrechnungen Seite 6 5a 5b Anzeige der verschlüsselten Abrechnungen Seite 7 Anzeige der unverschlüsselten Abrechnungen Seite 9 6 Problembehandlung Seite 10 Abr_viewer.doc Seite 2 von 10

3 1 Allgemeines Neben dem Ausdruck der Provisions-Abrechnungen steht auch der Versand per zur Verfügung. Da es sich um vertrauliche Informationen handelt, erfolgt der Versand als verschlüsseltes und durch Passwort geschütztes Archiv im Anhang einer . Als Empfängeradresse wird die -Adresse in den Agentur-Adressdaten verwendet. Die Empfänger-Agentur benötigt für das Entpacken und Visualisieren der Abrechnung ein spezielles Tool, das bei Implaneum GmbH bezogen und an die Mitarbeiteragenturen weitergegeben werden kann. (FinanzprofiT Abrechnungsviewer auf CD zum Preis von 74,90 netto) 2 Erstinstallation des AbrViewers Auf der von Ihnen erworbenen CD mit dem Programm Abrechnungs-Viewer befindet sich das Installationsprogramm mit Namen Setup.exe. Geben Sie diese CD zur Installation an alle Agenturen weiter, die Ihre Abrechnungen künftig per erhalten sollen Das Programm Abrview installiert sich durch Doppelklick des Setup.exe automatisch im Verzeichnis C:/Programme/Implaneum Wenn Sie dann von dort eine Verknüpfung auf dem Desktop erstellen, könnten Sie das Programm dann auch zukünftig von Desktop aus starten Abr_viewer.doc Seite 3 von 10

4 3 Einstellungen zum Abrechnungsviewer a) Arbeitsplatzeinstellungen Bevor die Abrechnungen per versendet werden können, müssen die Arbeitsplatzeinstellungen dafür angelegt werden: Hauptmaske/Einstellungen/ Arbeitsplatzeinstellungen/Optionen/Zu Abrechnung/Registerblatt 'Senden als ': Feldbeschreibung Senden aktivieren aktiviert die Möglichkeit des Sendens von Abrechnungsdokumenten als . Anschreiben Es stehen 3 Möglichkeiten zur Verfügung: a) interner Text: Als Text der wird ein kurzer, vom Programm generierter Text verwendet b) Serienbrief als -Anhang: Sie geben ein Serienbrief-Textdokument an, das als WORD-Dokument im Anhang der gesendet wird. Hier ist Ihr gestalterischer Spielraum für das Anschreiben am grössten. c) Serienbrief als -Text: Sie geben ein Serienbrief-Textdokument an, dessen Inhalt als -Text verwendet wird. Hier ist das selbst gestaltete Anschreiben sofort beim Öffnen des s sichtbar, aber es kann momentan nur als unformatierter Text ins übernommen werden Abr_viewer.doc Seite 4 von 10

5 Serienbriefvorlage Angabe des Serienbrief-Textdokuments für Punkt, siehe oben. verschlüsseln mit Hierzu gibt es 3 Möglichkeiten: verschlüsseln mit der Agenturnummer: Als Verschlüsselungscode und Passwort wird die jeweilige Agenturnr. des Empfängers verwendet. Das hat den Vorteil, dass jedes Abrechnungsdokument individuell verschlüsselt ist. verschlüsseln mit verschlüsseln mit anderes Passwort: Sie geben ein beliebiges Passwort an, das für die Abrechnungsdokumente aller Agenturen verwendet wird. Unverschlüsselt (nur für INTRANET) Die Abrechnung wird der Agentur unverschlüsselt an die eigene, im internen Netz vorhandene -Adresse gesendet. Passwort Angabe des beliebigen Passworts, siehe Punkt Sortierung Hier stellen Sie ein, wie das Abrechnungsdokument sortiert und gruppiert sein soll. Das entspricht der Einstellung, die Sie sonst erst im Moment des Ausdruckens vornehmen. Sendebericht Wenn Sie diese Option wählen, wird die beim Senden erstellte Log-Datei im Anschluss geöffnet und angezeigt. Sie enthält die Angaben über evtl. fehlende E Mail-Adressen, bzw. welche Abrechnung an welche -Adresse gesendet wurde. b) Einstellungen in der Adressen-Datei In der Adressen-Datei muss die -Adresse der Vermittleragentur, die zukünftig ihre Abrechungen per E- Mail erhalten soll, unter dem Feld 1. -Adresse eingeben werden. Abr_viewer.doc Seite 5 von 10

6 4 Senden der Abrechnungen a) Den Versand der Abrechnungen lösen Sie im Abrechnungsdruck (Berichte / Abrechnung / Abrechnungen / Abrechnungen wahlfrei drucken) über die Schaltfläche aus. (wenn nur einzelne Agenturen die Abrechnung per erhalten sollen, können Sie diese über die Selektivansicht auswählen). b) Um den Versand und die Anzeige zu testen, tragen Sie bei einer Agentur Ihre eigene -Adresse ein und senden sich ein Test-Mail. (Dazu muss das Tool vorher auf Ihrem Rechner installiert worden sein.) Abr_viewer.doc Seite 6 von 10

7 5a Anzeige der Abrechnungen verschlüsselt Standard-Vorgehensweise zum Öffnen von verschlüsselten Abrechnungsdokumenten bei der jeweiligen Vermittleragentur a) nach Empfang der mit der verschlüsselten Datei (Datei mit Endung.IABR), diese Datei bitte abspeichern: nicht nicht unter den Eigenen Dateien oder dem Desktop, sondern am besten unter C:/FinFocus oder C:/FinanzProfit SQL (je nachdem, ob Sie die ACCESS oder SQL-Version von FinanzProfiT im Einsatz haben). Sie können sich auch einen neuen Order im o.g. Pfad anlegen (z.b. C:/FinFocus/ Abrechnungsdokumente) (Evtl. erhaltensie noch vorab von OUTLOOK XP Sicherheitsabfragen bezügl. des Empfangens der diese bitte mit Ja beantworten) b) Geöffnet wird der Abrechnungsviewer (AbrViewer) unter C:\Programme\Implaneum\AbrView\ AbrView.exe, (oder auch über eine vorher angelegte Verknüpfung auf Ihrem Desktop) Abr_viewer.doc Seite 7 von 10

8 c) Anschließend wird der Pfad zur Berichtsdatei eingestellt: (=wo wurde die Abrechnungsdatei aus dem -Anhang abgespeichert) -> siehe Erklärungen unter a) d) Geben Sie hier anschließend das vereinbarte Passwort ein. e) Falls hier ein falsches Kennwort eingegeben wird, erhalten Sie die nebenstehende Fehlermeldung Versuchen Sie es dann bitte erneut mit dem vereinbarten Passwort f) Nach dem Bestätigen zeigt der Snapshot Viewer die gesendete Datei an. Hier könnten Sie Ihre Abrechnung dann auch ausdrucken (Datei/Drucken) Abr_viewer.doc Seite 8 von 10

9 5b Anzeige der Abrechnungen unverschlüsselt Standard-Vorgehensweise zum Öffnen von unverschlüsselten Abrechnungsdokumenten bei der jeweiligen Vermittleragentur a) nach Empfang der mit der unverschlüsselten Datei (Datei mit Endung.snp), kann diese Datei direkt geöffnet oder auch abgespeichert werden: nicht nicht unter den Eigenen Dateien oder dem Desktop, sondern am besten unter C:/FinFocus oder C:/FinanzProfit SQL (je nachdem, ob Sie die ACCESS oder SQL-Version von FinanzProfiT im Einsatz haben). Sie können sich auch einen neuen Order im o.g. Pfad anlegen (z.b. C:/FinFocus/ Abrechnungsdokumente) (Evtl. erhaltensie noch vorab von OUTLOOK XP Sicherheitsabfragen bezügl. des Empfangens der diese bitte mit Ja beantworten) b) Nach dem Öffnen der Datei zeigt der Snapshot Viewer die gesendete Abrechnung an. Hier könnten Sie Ihre Abrechnung dann auch ausdrucken (Datei/Drucken) Abr_viewer.doc Seite 9 von 10

10 6 Problembehandlung Sollten Sie oder eine Ihrer Agenturen eine per erhaltene Abrechnung nicht öffnen können, kann das folgende Ursachen haben (z. T. erscheint die Meldung: Snapshot-Datei 'C:\Programme.. Abrxxx_Ag_xxx.SNP' konnte nicht erzeugt werden): a) Die Kennwort-Eingabe war falsch b) Es wurde versucht, die Abrechnung wurde direkt aus dem -Anhang zu öffnen (immer zuerst abspeichern- am besten unter C:/FinFocus oder C:/FinanzProfit SQL). c) Die Abrechnung wurde im eigenen Benutzerprofil gespeichert (z. B. auf dem Desktop oder unter 'Eigene Dateien ). Dies führt zwangsläufig zu einem Fehler, da der Abrechnungsviewer im Profil gespeicherte Daten nicht dekomprimieren kann. (bitte deshalb am besten unter C:/FinFocus oder C:/FinanzProfit SQL abspeichern). d) An dem Rechner, auf dem die Abrechnung geöffnet werden soll, ist der Microsoft Snapshot Viewer nicht bzw. fehlerhaft installiert (er wird normalerweise automatisch mit dem Betriebssystem mitgeliefert). Der Snapshot Viewer ist notwendig, damit die Abrechnung nach dem Entschlüsseln als Bericht-Snapshot angezeigt werden kann. Wenn bei Problemen die unter a) und b) genannte Fehlerursachen ausgeschlossen werden können, sollte auf jeden Fall der Snapshot Viewer neu installiert werden (kann über herunter geladen werden). e) im Ordnernamen (=Speicherort der Abrechnungsdatei) z.b. "Abrechnungen Vermittler" ist evtl. ein Leerzeichen vorhanden. Lösung: Entfernen Sie das Leerzeichen oder Ersetzen Sie es durch einen Unterstrich, dann kann das Dekomprimierungsprogramm die Abrechnungsdatei entpacken. Hier noch einmal die Standard-Vorgehensweise zum Öffnen von verschlüsselten Abrechnungsdokumenten 1. nach Empfang der mit der verschlüsselten Datei, speichern Sie diese ab aber nicht nicht unter den Eigenen Dateien oder dem Desktop, sondern am besten unter C:/FinFocus oder C:/FinanzProfit SQL (je nachdem, ob Sie die ACCESS oder SQL-Version von FinanzProfiT im Einsatz haben). (Evtl. erhaltensie noch vorab von OUTLOOK XP Sicherheitsabfragen bezügl. des Empfangens der diese bitte mit Ja beantworten) 2. Sie öffnen den AbrViewer unter C:\Programme\Implaneum\AbrView\AbrView.exe, (oder auch über eine vorher angelegte Verknüpfung auf Ihrem Desktop), 3. Sie stellen den Pfad zur Berichtsdatei ein -> siehe Sie geben anschließend das geforderte Passwort ein. 5. Nach dem Bestätigen zeigt der Snapshot Viewer die Datei an. Abr_viewer.doc Seite 10 von 10