Installation und Nutzung des Fax-Service KU.Fax

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1 Installation und Nutzung des Fax-Service KU.Fax Auf der Basis der Fax-Software Shamrock CapiFax bietet das Universitätsrechenzentrum berechtigten Benutzern einen einfach anzuwendenden Fax-Service, KU.Fax genannt, an. Zur Nutzung berechtigt sind alle bisherigen Anwender des TOBIT-Fax-Dienstes sowie alle weiteren Bediensteten der KU, die über eine für internationale Telefonie freigeschaltete Telefon- Nebenstelle verfügen. Diese letztgenannten Bediensteten können den Zugang zum Fax-Service KU.Fax formlos mit einer Mail an beantragen. Installation Bevor Sie als berechtigter Nutzer den Fax-Service KU.Fax nutzen können, müssen Sie mit einigen wenigen Installationsschritten die entsprechende CapiFax-Klientensoftware und den CapiFax-Druckertreiber auf Ihrem PC lokal installieren. Melden Sie sich dazu zunächst lokal als Administrator auf Ihrem PC an und stellen Sie anschließend über das rote N in der Systemleiste unten rechts und den mit Rechtsklick darauf erreichten Menüpunkt Novell-Anmeldung... eine Verbindung mit Ihrer Novell-Kennung (also z.b. ppa999) zu den Novell-Servern her. Öffnen Sie anschließend den Windows-Explorer. Sie werden feststellen, dass Ihnen unterhalb der Ebene Arbeitsplatz ein neues Laufwerk mit Namen Capifax angezeigt wird. Der Laufwerksbuchstabe (im Beispiel: W:) ist variabel und richtet sich nach den sonstigen Laufwerken, die bei Ihnen bereits eingerichtet sind. Innerhalb dieses Laufwerks befinden sich zwei Verzeichnisordner. Im Verzeichnis Clients ist das 1

2 Installationsprogramm abgelegt; im zweiten Verzeichnis, dem so genannten CapiFax-Konto, das im Namen Ihre Benutzerkennung enthält (im Beispiel: rza001.clt), werden Ihre eingehenden und ausgehenden Faxe bis zur endgültigen Weiterverarbeitung zwischengespeichert. Wechseln Sie nun in das Verzeichnis Clients und starten Sie die Installation durch Doppelklick auf SETUP.EXE. Unmittelbar nach dem Start erscheint eine Sicherheitsnachfrage. Bestätigen Sie diese durch Klicken auf die Schaltfläche Ausführen. Während der Installation werden Sie nach Ihrem aktuellen CapiFax-Kontoverzeichnis gefragt. In der Regel wird bereits der richtige Ordner (im Beispiel: W:/rza001.CLT) angezeigt; sollte das nicht der Fall sein, so wählen Sie über den Button Durchsuchen das Ihrer Benutzerkennung entsprechende persönliche Fax-Verzeichnis aus oder geben Sie dieses Verzeichnis mit dem korrekten Laufwerksbuchstaben ein. Nach der Auswahl Ihres persönlichen Fax-Verzeichnisses fahren Sie durch Betätigen der Schaltfläche Weiter > mit der Installation fort. Nach gegebenenfalls weiteren Warnhinweisen, 2

3 die Sie durch Klicken auf Installation fortsetzen beantworten, werden nun der CapiFax-Druckertreiber und alle übrigen Komponenten der CapiFax-Klientensoftware auf Ihrem PC installiert. Am Ende dieses Prozesses erhalten Sie die Meldung über die erfolgreiche Installation aller CapiFax-Komponenten. Bei den auf Ihrem PC eingerichteten Druckern finden Sie nun den neuen CapiFax-Drucker. 3

4 Über diesen Drucker können Sie künftig aus jeder Windows-Anwendung heraus ein Fax absenden. Für Sie eingehende Faxe werden Ihnen automatisch als PDF-Datei per zugestellt. Faxe empfangen Bei der Einrichtung Ihres CapiFax-Kontos wurde Ihre Fax-Nebenstellennummer 2xyz mit Ihrer Benutzerkennung verbunden. Damit ist es auf einfache Weise möglich, alle für Ihre Fax- Nebenstelle eingehenden Faxe an Ihre KU-Mailadresse weiterzuleiten. Eine solche Mail sieht dann in etwa so aus: Als Absender der Mail wird der Fax-Server der KU aufgeführt die Faxnummer des Fax-Absenders steht im Betreff (im Beispiel: Fax von ), das eigentliche Fax-Dokument befindet sich als PDF-Datei im Anhang dieser Mail. 4

5 Faxe versenden Das Versenden von Fax-Nachrichten von Ihrem Arbeitsplatzrechner aus erledigt der CapiFax- Druckertreiber. Wenn Sie aus einer beliebigen Anwendung heraus ein Fax senden möchten, wählen Sie aus dem Datei-Menü dieser Anwendung den Befehl Drucken... und anschließend aus der Liste der angebotenen Drucker den CapiFax-Drucker aus. Der CapiFax-Drucker erstellt dann eine Datei mit dem Inhalt des Fax-Dokuments. Wenn Sie mehrere Seiten aus unterschiedlichen Applikationen (z.b. Word, Excel, Scanner, etc.) zu einem Fax zusammenführen möchten, lassen Sie das Fenster mit dem Druckertreiber-Dialog einfach geöffnet stehen und drucken Sie nacheinander mit dem CapiFax-Drucker aus den verschiedenen Anwendungen. Alle Dokumente werden dann zu einem Fax zusammengefasst. Zum Senden können Sie die Faxnummer des Empfängers in das Feld hinter dem Button An: manuell eingeben oder durch Betätigen des Schaltknopfs An: aus Ihrem persönlichen Faxnummern-Verzeichnis einen oder mehrere Empfänger auswählen; über diesen Schaltknopf können Sie Ihr Faxnummern-Verzeichnis auch um weitere Einträge ergänzen. Da der Sendevorgang unter Verwendung Ihres CapiFax-Kontos abgewickelt wird, ist es für den Faxversand erforderlich, dass Ihr PC eine Verbindung zu den Novell-Servern aufgebaut hat. Nach dem Klick auf den Schaltknopf Senden wird das Fax durch die CapiFax-Serversoftware verschickt und Sie erhalten nach erfolgreicher Übermittlung eine an Ihre KU-Mailadresse mit dem Sendeprotokoll und dem gesendeten Fax-Dokument als PDF-Datei im Anhang. 5

6 Dabei wird unter Bemerkung: im Sendeprotokoll das aufgeführt, was Sie beim Senden im Feld Bemerkung: eingegeben haben (Voreinstellung dort: Dateiname des Dokuments, das Sie an den CapiFax-Drucker übergeben haben). Sollte das Fax nach drei Versuchen nicht erfolgreich versendet sein, wird der Fax-Versand abgebrochen und Sie erhalten das entsprechende Sendeprotokoll mit der darin vermerkten Fehlermeldung ebenfalls als zugestellt. 6

7 Im Gegensatz zum bisherigen TOBIT-Fax-Service muss beim KU.Fax der Faxnummer eines externen Fax-Empfängers die Amtsholungs-0 vorangestellt werden; dagegen muss beim Faxen an interne Fax-Nebenstellen der KU (z.b. an die Faxnummer des Universitätsrechenzentrums 2745) der bisher vorangestellte entfallen. Norbert Kropf Stand: Juni