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5 GmbH-Jahresabschluss leicht gemacht

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7 Elmar Goldstein GmbH-Jahresabschluss leicht gemacht 4. Auflage Haufe Gruppe Freiburg München Stuttgart

8 Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Print: ISBN Bestell-Nr.: epdf: ISBN Bestell-Nr.: Elmar Goldstein GmbH-Jahresabschluss leicht gemacht 4. Auflage Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg Produktmanagement: Dipl.-Kfm. Kathrin Menzel-Salpietro Lektorat und Satz: Helmut Haunreiter, Marktl am Inn Umschlag: RED GmbH, Krailling Druck: Beltz Bad Langensalza GmbH, Bad Langensalza Alle Angaben/Daten nach bestem Wissen, jedoch ohne Gewähr für Vollständigkeit und Richtigkeit. Alle Rechte, auch die des auszugsweisen Nachdrucks, der fotomechanischen Wiedergabe (einschließlich Mikrokopie) sowie der Auswertung durch Datenbanken oder ähnliche Einrichtungen, vorbehalten.

9 Inhaltsverzeichnis Einleitung Vorbereitungen zum Jahresabschluss Vortragen der Eröffnungsbilanz Eigenkapital und Umsatzsteuer in der Eröffnungsbilanz Bilanzberichtigungen bei Eröffnung Abstimmen der Buchhaltung Allgemeine Prüfungspunkte Abstimmen der Aktiva Abstimmen des Anlagevermögens Abstimmen des Umlaufvermögens Abstimmen der Passiva Eigenkapitalkonten Steuerliche Rücklagen Rückstellungen Darlehen und erhaltene Anzahlungen Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten Sonstige Verbindlichkeiten Umsatzsteuerverbindlichkeiten Abstimmen der Gewinn- und Verlustrechnung Abstimmen der Umsatzerlöse und der sonstigen betrieblichen Erträge Betriebsausgaben Debitoren und Kreditoren Verträge Checkliste zu den Abschlussvorarbeiten Jahresinventur Methoden der Vorratsinventur Vorbereitung und Ablauf der Inventur

10 Inhaltsverzeichnis 8 Abschlussbuchungen und Aufstellen der Bilanz Vorbereitungen Größenklassen und Bilanzschema Gesellschafter und Geschäftsführer Zusätzliche Angaben im Jahresabschluss (Davon-Vermerke) Anlagevermögen und Abschreibungen Abschreibungen von Anlagevermögen Anlagenverzeichnis Positionen des Anlagevermögens Umlaufvermögen Bewertung der Vorräte Buchen von Bestandsveränderungen bei Vorräten Teilwertabschreibung Forderungen und sonstige Vermögensgegenstände Wertpapiere Schecks, Kassenbestand, Bundesbank- und Postgiroguthaben, Guthaben bei Kreditinstituten Rechnungsabgrenzungsposten Passiva Eigenkapital Rückstellungen Verbindlichkeiten Rechnungsabgrenzungsposten Passive latente Steuern Gewinn- und Verlustrechnung Positionen der GuV Lohnkosten Bewirtungskosten Dividenden- und Zinserträge Spenden Weitere Erlöse und Aufwendungen Steuererklärungen ELSTER-Verfahren Umsatzsteuererklärung Gewerbesteuererklärung

11 Inhaltsverzeichnis 13.4 Körperschaftsteuererklärung Gewinnausschüttung und Kapitalsteuererklärung Fertige Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung Bilanz Gewinn- und Verlustrechnung Anhang und Anlagespiegel Anhang zum Jahresabschluss Entwicklung des Anlagevermögens Feststellung und Offenlegung des Jahresabschlusses Gesellschafterbeschluss zum Jahresabschluss Offenlegung Übermitteln der E-Bilanz E-Bilanz-Übermittlung durch den Bundesanzeigerverlag Kritischer Blick auf die E-Bilanz Die Positionen der Kerntaxonomie Der Jahresabschluss nach BilRUG Stichwortverzeichnis

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13 Einleitung»Wie, ich darf den Jahresabschluss selbst machen? Muss ich nicht einen Steuerberater damit beauftragen?«. Es gibt viele Unternehmer, die zwar ihre Buchhaltung selbst erledigen, den teuren Jahresabschluss aber vom Steuerberater erstellen lassen. Die Bilanz einer GmbH aufzustellen und die Steuererklärungen auszufüllen ist ungleich komplizierter als die laufende Buchhaltung. Praktiker brauchen deshalb einen Leitfaden, der den schwierigen Jahresabschluss leicht macht. Dieser Leitfaden holt den Buchhalter einer GmbH (bzw. einer in Deutschland geführten Limited) am Ende der Dezemberbuchhaltung ab und führt ihn Schritt für Schritt vom Abstimmen der Konten über Umbuchungen, Abgrenzungen, Abschreibungen etc. zum Jahresabschluss (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung mit der speziellen Gliederung, den Davon-Vermerken und dem Anhang). Auch der Eintrag in die Steuererklärungen und das Publizieren im Bundesanzeiger werden behandelt. Für wen ist dieser Leitfaden zum Jahresabschluss gedacht? 1. Das Praxisbuch ist von großem Nutzen für Kleinunternehmer, Handwerker und Dienstleistende, die Abschluss und Steuererklärung ihrer GmbH selbst erstellen wollen. 2. Es richtet sich aber gerade auch an jene GmbH-Buchhalter, die nicht blindlings ihr Werk aus der Hand geben wollen. Sie sind mit diesem Buch in der Lage, den Jahresabschluss gezielt vorzubereiten und das spätere Ergebnis nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Damit können gravierende Fehler, z. B. falsche oder fehlende Bilanzansätze, rechtzeitig aufgedeckt werden. 3. Durch die Verwendung der DATEV-Kontenrahmen ist dieses Buch auch für die Ausbildung in Steuerwesen und Buchhaltung sowie das BWL-Studium interessant. Hier kann der Bezug mit der Praxis hergestellt werden und das erworbene theoretische Wissen ist damit leichter in die Praxis umzusetzen. Dieser Leitfaden ist mit dem Anspruch aufgelegt, Sie Schritt für Schritt durch die Jahresabschlussarbeiten der GmbH zu führen. Sie bekommen hiermit ein möglichst einfaches Standardschema an die Hand, mit dem Sie sich den Abschluss leicht machen können bis hin zur Abgabe der Steuererklärung. 11

14 Einleitung Schwierig sind die Ausnahmefälle, von denen wohl viele, aber längst nicht alle behandelt werden konnten. Würde man die schwierigen Fälle aus der Praxis und die zahlreichen Fachbegriffe ignorieren, so wäre der aufgestellte Jahresabschluss zwar klar und schlicht aber auch schlichtweg falsch. In einem kniffligen Fall werden Sie deshalb möglicherweise keine Lösung, sondern nur ein Problembewusstsein entwickeln können und dann professionelle Hilfe in Anspruch nehmen müssen. Denn dieses Buch kann keine mehrjährige Ausbildung zum Bilanzbuchhalter und Steuerfachangestellten ersetzen. Angesichts des seit 2010 anzuwendenden Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) und der seit 2013 verbindlichen E-Bilanz soll lediglich auf zwingende Vorschriften eingegangen werden und rein handelsbilanzielle Wahlrechte ohne steuerliche Auswirkungen unbesprochen bleiben. Es mag eine spannende Aufgabe sein, einerseits in der Handelsbilanz ein gutes Ranking herzustellen und sich zur gleichen Zeit gegenüber dem Finanzamt arm zu rechnen. Um solche Aufgaben zu lösen sei jedoch auf weitergehende und detaillierte Lehrbücher verwiesen. Die laufende Buchhaltung ist der Teil des Rechenwerks, in den jeder Buchhalter mit etwas Zeit und Übung hineinwachsen kann. Der Jahresabschluss dagegen dient häufig dazu, zunächst die Fehler des abgelaufenen Jahres zu korrigieren. Das kann kaum derjenige erledigen, der diese Fehler unwissentlich oder allzu sorglos begangen hat. Daran anschließende Entscheidungen bei den Abschlussbuchungen haben mitunter gravierende steuerliche Auswirkungen. In dem Steuerchaos behält gerade noch ein Steuerberater aufgrund seiner Ausbildung und Erfahrung den Überblick und das nur, wenn er ständig am Ball bleibt. Dieses Know-how hat seinen mitunter hohen Preis den viele Unternehmer nicht mehr bereit sind zu zahlen oder wirtschaftlich nicht mehr aufbringen können. Der Jahresabschluss ohne Steuerberater entspricht jedoch einer fehlenden Haftpflichtversicherung. Wenn es gut geht, freut man sich darüber, die hohen Versicherungsbeiträge gespart zu haben. Wenn jedoch ein Schaden eintritt, dann wünscht man sich, man hätte die Prämien gezahlt. Natürlich gab es immer schon Lehrbücher zum Jahresabschluss und es werden zunehmend elektronische Buchhaltungsprogramme angeboten, die den Abschluss auf Knopfdruck erledigen. Für einen solchen idealen Jahresabschluss muss die Buchführung jedoch vollständig und richtig vorliegen. An diesem Punkt 12

15 Einleitung setzen die meisten Lehrbücher zum Jahresabschluss an und beschreiben einzelne Positionen der Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Wie Sie dorthin gelangen, wird oft nur mit ein paar Sätzen abgehandelt. In diesem Ratgeber nehmen dagegen das Abstimmen der laufenden Buchhaltung und das Zusammenstellen der zum Jahresabschluss benötigten Unterlagen den größten Stellenwert ein. In einem gesonderten Kapitel werden die Inventur der Vorräte und die dazugehörigen organisatorischen Vorbereitungen behandelt. Danach schließen sich die Abschlussarbeiten an, wie Abschreibungen im Anlagevermögen, Umlaufvermögen, Eigenkapital, Rückstellungen und Verbindlichkeiten. Abschließend sind die einzelnen Steuererklärungen ggf. mit Berechnung der Steuerschuld und Rückstellung auszufüllen sowie der Abschluss zur Veröffentlichung im Bundesanzeiger einzureichen. Beachten Sie! In diesem Buch können nur Standardfälle der kleinen GmbH (siehe Kapitel 8.2) behandelt, und daher muss sowohl auf feingetunte Bilanzpolitik durch neue Wahlrechte nach BilMoG wie auch auf die Besprechung umfangreicher Vorschriften für mittelgroße und große Kapitalgesellschaften verzichtet werden. Der Einfachheit halber ist jeweils der mit dem Bilanzstichtag gleichgesetzt. Die GmbH kann einen anderen Bilanzstichtag als den und ein abweichendes Wirtschaftsjahr festlegen. Bis auf die Umsatzsteuererklärung, die nach wie vor für das Kalenderjahr abgegeben wird, ergeben sich dadurch keine Besonderheiten beim Jahresabschluss. Die Erstellung des Jahresabschlusses mithilfe der EDV kann man in drei Arbeitsschritte aufteilen: 1. Abstimmen der Buchhaltung und Zusammenstellen der Unterlagen (Abschluss vorbereiten) 2. Umbuchungen und Jahresabschlussbuchungen 3. Erstellen des Jahresabschlusses (Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung und ggf. weiterer Bilanzen und Berichte) sowie der Steuererklärungen 13