Umstellung auf den neuen WISO-Mailserver (Stand: )

Transkript

1 Umstellung auf den neuen WISO-Mailserver (Stand: ) Inhalt: 1. Migration des Mailservers von Exchange 2003 auf Exchange/IMAP/POP3 was für ein Mailkonto habe ich? 3. Exchange-Konto in Microsoft Outlook 2003/2007/ Notwendige Nachjustierung eines Outlook-Exchange-Kontos 4. IMAP-Konto in Microsoft Outlook 2003/2007/ IMAP-Konto in Thunderbird/weiteren Mailprogrammen 6. Outlook Anywhere 7. Outlook Web App 1. Migration des Mailservers von Exchange 2003 auf 2010 Am Wochenende vom 22. bis zum geht der neue Mailserver unter Exchange 2010 in Betrieb. Dazu müssen ca Postfächer auf den neuen Server migriert werden. Ihre -Adressen sowie der Inhalt Ihrer Postfächer bleiben erhalten. Als Nutzer haben Sie dadurch folgende Vorteile: - mehr Möglichkeiten des mobilen Zugriffs auf Ihr Postfach über: o Outlook Web App für den Zugriff über den Browser o Outlook Anywhere für den Zugriff über Ihr privates Outlook OHNE VPN - bessere Kompatibilität (z. B. Unterstützung für Office 2011 für Mac) Sollten Sie bei der Umsetzung dieser Anleitung zusätzlich Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an die WiSo-IT, Tel. 6630,1537,6631,2969, support@wiso.uni-koeln.de. 2. Exchange/IMAP/POP3 was für ein Mailkonto habe ich? Exchange- und IMAP-Konten reagieren unterschiedlich auf die Umstellung. Um zu wissen, welcher Teil dieser Anleitung für Sie relevant ist, finden Sie bitte vorab heraus, wie Sie Ihr WISO-Mailkonto konfiguriert haben: als Exchange-Konto, als IMAP-Konto oder als POP3-Konto. 1 Wichtig: Wenn Sie mehrere Mailkonten in einem Outlook abrufen, sehen Sie bitte die Einstellungen für alle WISO-Konten nach. Die Umstellung betrifft alle WISO-Konten. So schauen Sie die Einstellungen in Outlook 2010 nach: 1 Das Protokoll POP3 ist veraltet und wird hoffentlich nicht mehr intensiv genutzt. Wir gehen deshalb hier nicht näher darauf ein. Melden Sie sich bitte bei Problemen bei uns, Tel. 6630,1537,6631,

2 Öffnen Sie Outlook und gehen zu: Datei Informationen Kontoeinstellungen Kontoeinstellungen Alternativ (bei geschlossenem Outlook): Systemsteuerung -Konten Hier im Beispiel werden zwei WISO-Mailkonten über Outlook abgerufen: Das Standardkonto ist ein Exchange-Konto. Daneben ist ein IMAP-Konto vorhanden 3. Exchange-Konto in Microsoft Outlook 2003/2007/2010 Wenn Outlook zum Zeitpunkt der Migration ausgeschaltet ist, sollte es sich beim nächsten Start automatisch an die neuen Gegebenheiten anpassen. Läuft Outlook zum Zeitpunkt des Umzugs Ihres Postfachs, erhalten Sie eine solche Fehlermeldung: 2

3 Nach dem Neustart von Outlook müssen Sie gegebenenfalls Ihr Passwort eingeben und sofern Sie dies wünschen speichern. Je nach Konfiguration Ihrer Outlook-Installation kann das Verbinden mit dem Server - nach der Umstellung - etwas länger dauern. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Sie bspw. RSS-Feeds eingerichtet haben. Wenn Sie Outlook nach der Umstellung erstmalig starten, vermeiden Sie bitte jegliches Arbeiten mit Outlook, solange die Verbindung zum Server noch nicht hergestellt ist. Sie erkennen dies daran, dass in der Statusleiste unten die Meldung Verbindungsversuch erscheint. Dieser Vorgang kann einmalig bis zu 20 Minuten dauern. Erst wenn Sie die Meldung Verbunden mit Microsoft Exchange sehen, können Sie mit Outlook arbeiten. 3.1 Notwendige Nachjustierung eines Outlook-Exchange-Kontos Um die Wartezeit beim Starten von Outlook zu verringern, nehmen Sie bitte noch folgende Einstellungen vor: 1. Schließen Sie Outlook 2. Öffnen Sie die Systemsteuerung 3. Doppelklicken Sie den Menüpunkt 4. Wählen Sie -Konten 3

4 5. Markieren Sie Ihr Exchange-Konto und klicken Sie auf Ändern 6. Wählen Sie weitere Einstellungen 4

5 7. Klicken Sie auf Verbindung 8. Exchange-Proxyeinstellungen 5

6 9. Haken Sie beide Kästen zur HTTP-Verbindung an, s. Screenshot 10. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie Outlook erneut. 4. IMAP-Konto in Microsoft Outlook 2003/2007/2010 IMAP-Konten passen sich nicht automatisch an. Sie müssen den neuen Server manuell eintragen. 1. Öffnen Sie dazu die Kontoeinstellungen. Datei Informationen Kontoeinstellungen Kontoeinstellungen Alternativ (bei geschlossenem Outlook): Systemsteuerung -Konten 6

7 2. Markieren Sie Ihr IMAP-Koto und wählen Sie Ändern 3. Schritt 1: Ändern Sie den Posteingangsserver und den Postausgangsserver jeweils von mail1.wiso.uni-koeln.de in mail2.wiso.uni-koeln.de Achtung: Versenden Sie aber Ihre Mails über den Postausgangsserver des Rechenzentrums ( smtp.uni-koeln.de oder smtp-auth.uni-koeln.de ), müssen Sie hier nichts ändern. Schritt 2: Haken Sie Anmeldung mithilfe der gesicherten Kennwortauthentifizierung (SPA) erforderlich an Schritt 3: Klicken Sie auf Weitere Einstellungen

8 4. Passen Sie die Einstellungen im Reiter Erweitert an, wie im Screenshot: 5. Passen Sie im Reiter Postausgangsserver die Einstellungen an: 6. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen und starten Sie Outlook neu. 8

9 5. IMAP-Konto in Thunderbird/weiteren Mailprogrammen Als Nutzer von Thunderbird oder einem anderen Mail-Programm (nicht Outlook), mit dem Sie ein IMAP-Konto abrufen, müssen Sie einige Einstellungen nach der Migration manuell vornehmen. Wenn Sie nach der Migration Ihres Postfaches Thunderbird starten, erhalten Sie eine solche Meldung: Um das Problem zu beheben, gehen Sie folgendermaßen vor: 1. Rufen Sie in Ihrem Mailprogramm die Servereinstellungen auf (Bei Thunderbird: Menü Einstellungen Server-Einstellungen) und passen Sie sie wie folgt an: Als Posteingangsserver (Server-Einstellungen in Ihrem Konto) geben Sie bitte mail2.wiso.uni-koeln.de ein. Die sonstigen Einstellungen sollten so aussehen wie auf dem Screenshot oben. wmt938 ist dabei durch Ihre eigene wm.-kennung zu ersetzen. 2. Rufen Sie die Postausgangseinstellungen auf (Menü Einstellungen Postausgang-Server (SMTP) Konto wählen Bearbeiten) 9

10 Steht dort mail1.wiso.uni-koeln.de als Postausgangsserver eingetragen, ersetzen Sie diesen bitte durch mail2.wiso.uni-koeln.de Setzen Sie die sonstigen Einstellungen so, wie auf dem Screenshot dargestellt. wmt938 ist dabei wiederum durch Ihre eigene wm.- Kennung zu ersetzen. Versenden Sie aber Ihre Mails über den Server des Rechenzentrums ( smtp.uni-koeln.de oder smtp.auth.uni-koeln.de ), müssen Sie nichts ändern. 3. Beim nächsten Empfangen sowie beim nächsten Versenden einer müssen Sie jeweils einmal Ihr Passwort erneut eingeben und speichern. 6. Outlook Anywhere Eine der großen Neuerungen nach der Migration des Mailservers ist die Verfügbarkeit von Outlook Anywhere und damit die Möglichkeit, jederzeit von zu Hause aus (ohne VPN 2 ) über Outlook Zugriff auf Ihr Postfach zu bekommen. Bevor Sie daheim Ihr konto mit Outlook Anywhere einrichten, beenden Sie bitte Outlook. Gehen Sie dann wie folgt vor: 2 VPN = Virtuelles Privates Netzwerk. Sie brauchen diese Verbindung über eine Klientensoftware, um sich von außen mit dem Netz der Uni verbinden und z.b. auf Ihre WISO-Laufwerke zugreifen zu können. Nähere Infos und Download der VPN-Software: 10

11 1. Rufen Sie die Systemsteuerung auf -Konten Neu 2. -Konto Weiter 11

12 3. "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" wählen Weiter 4. Dienst auswählen: "Microsoft Exchange oder kompatibler Dienst" auswählen Weiter 12

13 5. Servereinstellungen: Als Server wählen Sie mail2.wiso.ad.uni-koeln.de und aktivieren weiterhin die Option Exchange Cache Modus verwenden. Der benötigte Benutzername ist Ihre wm.-kennung. Achtung! In diesem Stadium nicht auf Namen prüfen klicken. Nachdem Sie alle nötigen Daten eingegeben haben, gehen Sie zu Weitere Einstellungen Im Reiter Allgemein haben Sie die Möglichkeit einen Namen für das zu erstellende Konto auszuwählen(z.b. Uni-Mail, HomeOffice, etc.). 13

14 Im Reiter Verbindung wählen Sie bitte folgendes: 1. Über das lokale Netzwerk verbinden (LAN) 2. "Verbindung mit Microsoft Exchange über http herstellen" Gehen Sie danach auf die "Exchange-Proxyeinstellungen." Exchange-Proxyeinstellungen In Proxyeinstellungen tragen Sie mail2.wiso.uni-koeln.de 14

15 als Proxyserver ein und haken "Nur SSL für Verbindung verwenden" sowie bei schnellen Netzwerken als auch bei langsamen Netzwerken " an. Unter den Proxyauthentifizierungseinstellungen wählen Sie "NTLM- Authentifizierung". Bestätigen Sie nun Ihre Eingaben. Danach ist Ihr Postfach eingerichtet. 7. Outlook Web App Die Möglichkeit, über einen Webbrowser auch außerhalb der Universität auf Ihr Postfach (exklusive Archiv) zuzugreifen, bleibt bestehen. Die Adresse lautet nach der Umstellung weiterhin: webmail.wiso.uni-koeln.de Tragen Sie diese einfach in das Adressfeld in Ihrem Browser ein. Internet Explorer, Firefox etc. bieten nun dieselbe, verbesserte Ansicht. Achtung: Wenn Sie am Wochenende der Umstellung ( ) Ihre Mails über Outlook Web App abrufen möchten, nutzen Sie bitte die temporäre Adresse mail2.wiso.uni-koeln.de. Die Adresse webmail.wiso.uni-koeln.de ist wieder ab dem , gegen 9 Uhr freigeschaltet. 15